Nejčastější chyby při zápisu skutečných majitelů do evidence:

Zápis do evidence skutečných majitelů (ESM) není jen další administrativní povinnost. Jeho zanedbání může vést k paralyzujícím sankcím, které ohrozí vaše finance i samotnou schopnost řídit firmu. Ačkoliv povinnost existuje již od roku 2018, až nový zákon přinesl skutečné postihy. V tomto článku naleznete přehled nejrizikovějších pochybení a konkrétní, srozumitelné návody, jak je včas identifikovat a napravit.

Autor článku: ARROWS advokátní kancelář (JUDr. Jakub Dohnal, Ph.D., LL.M., office@arws.cz, +420 245 007 740)

Proč je evidence skutečných majitelů klíčová pro vaše podnikání?

Povinnost evidovat skutečné majitele nevznikla samoúčelně. Je to zásadní nástroj, který má vnést transparentnost do často neprůhledných vlastnických struktur a chránit finanční systém před zneužitím.

Více než jen byrokracie: Ochrana proti praní špinavých peněz (AML)

Evidence skutečných majitelů je přímým důsledkem evropských směrnic proti praní špinavých peněz (AML). Jejím hlavním cílem je zabránit využívání firem a jiných právních entit k legalizaci výnosů z trestné činnosti nebo financování terorismu. Správný a aktuální zápis je dnes základním předpokladem pro obchodní styk s bankami, investory a pro účast ve veřejných zakázkách.

Kdo je skutečný majitel? Dva klíčové pojmy, které musíte znát

Skutečným majitelem je vždy konkrétní fyzická osoba – člověk, který v konečném důsledku vlastní nebo kontroluje vaši společnost.Nikdy jím nemůže být jiná firma.

Pro správné pochopení je nutné znát dva základní odborné termíny, které zákon používá:

1. Skutečný majitel podle § 4 ZESM: Tento pojem zjednodušil dřívější dělení na „koncového příjemce“ a „osobu s koncovým vlivem“. Zjednodušeně řečeno, jde o fyzickou osobu, která má podíl na zisku nebo hlasovacích právech větší než 25 % nebo uplatňuje rozhodující vliv jinými prostředky.

2. Náhradní skutečný majitel: Pokud po vynaložení veškerého úsilí nelze určit skutečného majitele podle výše uvedené definice, nastupuje tato právní fikce. Za skutečné majitele se v takovém případě považují všichni členové statutárního orgánu společnosti.

Původní legislativa před rokem 2021 postrádala citelné sankce, což vedlo mnoho firem k podcenění této povinnosti. Současný zákon zavedl sankce, které mohou firmu existenčně ohrozit, avšak v povědomí mnoha manažerů přetrvává mylný dojem, že jde o formalitu. Právě tento rozpor mezi vnímáním a realitou je zdrojem obrovského rizika. Správné určení skutečného majitele je základem, od kterého se vše odvíjí.

Právníci ARROWS denně pomáhají klientům s přesnou identifikací i v těch nejsložitějších mezinárodních strukturách, aby předešli chybné klasifikaci a následným rizikům.

Nejčastější chyby při identifikaci: Kdo skutečně řídí vaši firmu?

Identifikace skutečného majitele není vždy tak jednoduchá, jak se může zdát při pohledu do obchodního rejstříku. Skutečný vliv může být skrytý a jeho odhalení vyžaduje hlubší analýzu.

Jednání ve shodě nastává, když několik společníků, z nichž žádný sám o sobě nepřekračuje 25% hranici, koordinuje svůj postup a hlasuje společně.Typicky se jedná o rodinné příslušníky nebo partnery spojené akcionářskou dohodou. Jejich podíly se pro účely určení skutečného majitele sčítají.

Tento vztah není z veřejných rejstříků patrný a systém automatického průpisu jej nedokáže odhalit.

Zapsat jako skutečné majitele členy statutárního orgánu je možné, ale pouze jako poslední možnost.Společnost musí nejprve vynaložit veškeré rozumné úsilí k identifikaci skutečného materiálního vlastníka a tento postup musí být schopna doložit. Mnoho firem však volí tuto cestu jako pohodlnější, čímž se dopouští závažné chyby a jejich zápis je nesprávný.

Nevíte si s daným tématem rady?

Právní definice kontroly je mnohem širší než jen vlastnictví podílu zapsaného v rejstříku; zákon hovoří o faktickém nebo právním vlivu. Právě onen „faktický“ vliv je často přehlížen. To znamená, že i firmy, které se domnívají, že mají zápis v pořádku, mohou být ve stavu nesrovnalosti, protože provedly jen povrchní analýzu.

Naši právníci neposuzují pouze to, co je zapsáno v rejstříku. Provádíme důkladné právní analýzy vlastnických struktur, včetně posouzení dohod mezi společníky a jiných neformálních vazeb, abychom odhalili skrytá rizika, jako je jednání ve shodě, a zajistili přípravu neprůstřelné dokumentace.

Pasti v procesu registrace: Automatizace a nečinnost

Samotný proces zápisu do evidence skrývá další úskalí, která mohou vést k chybám, i když jste přesvědčeni, že máte vše pod kontrolou.

Stát zavedl mechanismus tzv. automatického průpisu, který má přenášet údaje z obchodního rejstříku do ESM.Tento systém je však notoricky nespolehlivý. Data mohou být neaktuální, neúplná nebo jednoduše chybná.Systém si neumí poradit se složitějšími strukturami a jakýkoli dřívější ruční zápis může automatizaci zastavit.

Společnost jako evidující osoba vždy nese plnou odpovědnost za správnost a úplnost údajů, bez ohledu na to, zda byly propsány automaticky.

Neuvěřitelné množství firem, včetně společenství vlastníků jednotek (SVJ) či odborových organizací, stále nemá v evidenci zapsaného vůbec nikoho. Důvodem je často laxnost, neznalost nebo fakt, že je společnost neaktivní. Nejedná se však o zapomenutý úkol, ale o aktivní porušování zákona s velmi vážnými a bezprostředními následky. Spoléhat na státní automatizaci je obchodní riziko.

Naši specialisté pro Vás

ARROWS pro své klienty, včetně portfolia více než 150 akciových společností a s.r.o., zajišťuje nejen prvotní zápis, ale i pravidelný monitoring a revizi správnosti údajů, aby byla jistota, že automatický průpis nezpůsobil skrytou chybu.

Chyby v evidenci nejsou jen teoretickým právním problémem. Mají přímý dopad na vaši schopnost podnikat, získávat financování a udržet si dobrou pověst. Následující tabulka shrnuje nejčastější provozní rizika.

Riziko k řešení	Potenciální problémy a sankce	Jak pomáhá ARROWS:
Neúplný popis struktury vztahů	Odmítnutí úvěru bankou (AML povinnost banky).Neúspěch v due diligence při vstupu investora. Zpochybnění transparentnosti.	Vyhotovení kompletní dokumentace včetně organigramů a doložení všech listin prokazujících vlastnickou strukturu.
Neaktuální údaje po změně společníka	Zápis poznámky o nesrovnalosti do ESM, která je veřejně viditelná. Ztráta důvěry obchodních partnerů.	Právní konzultace a rychlé podání návrhu na změnu zápisu u soudu či notáře, aby se předešlo zahájení řízení o nesrovnalosti.
Chyba způsobená automatickým průpisem	Spoléhání se na nesprávná data, což vede k neúmyslnému porušení zákona při hlasování nebo výplatě zisku.	Provedení auditu stávajícího zápisu a zajištění opravy chybných automaticky propsaných údajů.
Nezapsání skutečného majitele vůbec	Vyloučení z veřejné zakázky. Nemožnost založit bankovní účet. Negativní signál pro všechny obchodní partnery.	Kompletní zajištění prvotního zápisu, od identifikace majitele až po komunikaci s rejstříkovým soudem.
Složitá zahraniční struktura	Problémy s doložením dokumentů ze zahraničí.Neuznání zahraničních listin soudem. Průtahy v řízení.	Zajištění potřebných dokumentů a jejich ověření díky síti ARROWS International, komunikace se zahraničními registry a úřady.

Zákon zavedl dvě soukromoprávní sankce, které jsou v praxi mnohem bolestivější než jakákoli pokuta. Uplatňují se automaticky od okamžiku, kdy v evidenci vznikne nesrovnalost.

Nejzávažnější sankcí je, že společnost nesmí vyplatit podíl na zisku (ani jiný prospěch) skutečnému majiteli, který není v evidenci řádně zapsán.To platí i pro jakoukoli firmu, kterou tento nezapsaný majitel vlastní.

Pokud jednatelé či představenstvo takovou výplatu přesto schválí, dopouští se porušení péče řádného hospodáře a ručí za vzniklou škodu celým svým osobním majetkem.

Druhou paralyzující sankcí je, že nezapsaný skutečný majitel nesmí na valné hromadě vykonávat svá hlasovací práva.Pokud přesto hlasuje, k jeho hlasům se nepřihlíží. To může snadno vést k neplatnosti celého usnesení valné hromady, což zablokuje klíčová rozhodnutí, jako je schválení účetní závěrky, volba statutárních orgánů nebo strategické investice.

Tyto sankce nejsou jen hrozbou ze strany státu. Představují mocný nástroj, který může být zneužit v konkurenčním boji nebo při sporech mezi společníky. Nespokojený menšinový akcionář může snadno zablokovat výplatu dividend většinovému vlastníkovi tím, že poukáže na drobnou chybu v jeho zápisu v ESM. Správnost evidence se tak stává klíčovým prvkem korporátní obrany. Tyto sankce mohou paralyzovat vaši firmu.

Zastupování u soudů a správních orgánů, včetně řízení o nesrovnalosti, je naší denní praxí. ARROWS chrání své klienty a jejich management před osobní odpovědností a efektivně odvrací hrozbu neplatnosti klíčových firemních rozhodnutí.

Finanční a právní sankce v kostce

Kromě provozních rizik existují i tvrdé právní a finanční postihy. Tato tabulka vám dává přehled o konkrétních sankcích, které zákon o evidenci skutečných majitelů a související předpisy stanovují.

Riziko k řešení	Potenciální problémy a sankce	Jak pomáhá ARROWS:
Hlasování nezapsaného majitele na VH	Hlas je neplatný. Hrozí neplatnost celého usnesení valné hromady. Paralýza společnosti.	Příprava právního stanoviska o platnosti usnesení. Zastupování u soudu v řízení o určení neplatnosti.
Výplata zisku nezapsanému majiteli	Povinnost vrátit prospěch. Osobní odpovědnost statutárního orgánu za škodu (porušení péče řádného hospodáře).	Právní konzultace před výplatou zisku, které chrání management před osobní odpovědností a sankcemi.
Nezajištění zápisu po výzvě soudu	Pokuta až 500 000 Kč pro společnost (přestupek).	Příprava a podání bezchybného návrhu na zápis, který ochrání před pokutami a dalšími sankcemi.
Neposkytnutí součinnosti ze strany majitele	Pokuta až 500 000 Kč pro skutečného majitele, který firmě nesdělí potřebné údaje.	Komunikace se společníky a majiteli, zajištění potřebné součinnosti a dokumentace.
Zahájení řízení o nesrovnalosti	Zveřejnění poznámky o nesrovnalosti v ESM.Poškození reputace a varování pro banky a partnery.	Efektivní zastupování v řízení o nesrovnalosti s cílem rychlého odstranění poznámky a minimalizace škod.

 

Mezinárodní rozměr a prevence: Jak si zajistit dlouhodobý klid

S rostoucí globalizací se stále častěji objevují vlastnické struktury, které přesahují hranice České republiky. To přináší specifické výzvy.

Pokud vlastnická struktura zahrnuje zahraniční společnosti, celý proces se komplikuje. Je nutné zajistit správné a často i úředně ověřené dokumenty ze zahraničních rejstříků, které nemusí být vždy snadno dostupné nebo srozumitelné. Každá země má navíc svá vlastní pravidla a jazykovou bariéru nelze podceňovat.

Nevíte si s daným tématem rady?

Prevence je nejlepší strategie: Interní směrnice a školení

Evidenci skutečných majitelů nelze vnímat jako jednorázový úkol. Jde o nepřetržitý proces, který vyžaduje pravidelnou kontrolu a aktualizaci při každé změně ve vlastnické struktuře.Zavedení interních pravidel pro monitoring a ohlašování změn je nejlepší prevencí.

Bezchybná evidence není jen obrana před sankcemi, ale i konkurenční výhoda. Banky, auditoři a další instituce mají zákonnou povinnost kontrolovat ESM a hlásit nesrovnalosti. Firma s perfektně vedenou evidencí projde jejich kontrolou rychleji a bez problémů, což urychluje získání úvěru, vstup investora i účast ve veřejných zakázkách. Složitá vlastnická struktura? Pro nás žádný problém.

Díky deset let budované síti ARROWS International řešíme případy s mezinárodním prvkem na denní bázi. Zajišťujeme potřebnou dokumentaci a komunikaci napříč jurisdikcemi. Nejlepší ochranou je prevence. Proto pro klienty připravujeme interní směrnice a nabízíme odborná školení pro vedení i zaměstnance s certifikátem, která zajistí dlouhodobý soulad se zákonem.

Nečekejte na problém – Jednejte. S ARROWS máte jistotu.

Evidence skutečných majitelů je kritickou oblastí firemního řízení. Chyby nejsou jen administrativní přehmaty, ale strategická rizika, která mohou ohrozit samotnou existenci vaší firmy. ARROWS nenabízí jen právní rady; poskytujeme strategickou ochranu. Zakládáme si na rychlosti a vysoké kvalitě.

V ARROWS věříme v propojování. Rádi si poslechneme i vaše podnikatelské nápady a pokud to bude dávat smysl, propojíme vás se zajímavými investičními či obchodními příležitostmi z naší sítě klientů.

Nejste si jisti, zda je váš zápis v ESM 100% v pořádku? Neriskujte ochromení firmy a osobní postih. Obraťte se na nás. Provedeme rychlou a efektivní revizi vašeho stávajícího zápisu a navrhneme konkrétní kroky k nápravě. Zajistěte si klid a ochranu vašeho podnikání ještě dnes.

Nechcete tenhle problém řešit sami? Advokátní kanceláři ARROWS věří více než 2000 klientů a jsme oceněni jako Právnická firma roku 2024. Podívejte se ZDE na naše reference a bude nám ctí pomoci vám při řešení vašeho problému. Poptávka je zdarma.