Skutečný majitel firmy:

Pojem „skutečný majitel“ může působit složitě a pro mnoho podnikatelů a jednatelů představuje zdroj nejistoty. Možná si kladete otázky, zda se tato povinnost týká i vás, jak správně postupovat a co se stane, když něco zanedbáte. V tomto článku najdete jasné a konkrétní odpovědi. Provedeme vás krok za krokem celým procesem od určení skutečného majitele až po důsledky případných chyb v evidenci, abyste měli jistotu, že jednáte v souladu se zákonem a chráníte svou firmu.

Autor článku: ARROWS advokátní kancelář (JUDr. Jakub Dohnal, Ph.D., LL.M., office@arws.cz, +420 245 007 740)

Proč je skutečný majitel tak důležité téma? Více než jen byrokracie

Evidence skutečných majitelů není jen dalším administrativním úkolem. Jedná se o klíčový nástroj, který zavedl zákon č. 37/2021 Sb., o evidenci skutečných majitelů (ZESM), v reakci na evropské směrnice proti praní špinavých peněz a financování terorismu. Cílem je zvýšit transparentnost firem a ztížit skrývání nelegálních aktivit za složitými vlastnickými strukturami.

Správně vedená evidence má však i praktické výhody pro vaše podnikání. Je to vaše vizitka transparentnosti, kterou kontrolují banky, obchodní partneři i státní orgány. Potřebujete zažádat o úvěr, dotaci nebo se zúčastnit veřejné zakázky? Ve všech těchto případech bude správný zápis skutečného majitele jednou z prvních věcí, kterou si protistrana ověří.

Chybný nebo chybějící zápis tak není jen formálním prohřeškem. Je to veřejný signál, který může poškodit vaši reputaci a zkomplikovat klíčové obchodní operace. V ARROWS našim klientům vždy zdůrazňujeme, že správná evidence skutečných majitelů není jen o splnění zákona, ale o budování důvěryhodnosti na trhu a prevenci rizik, která mohou firmu vážně ohrozit.

Kdo je skutečný majitel? Nová definice a praktické příklady

Zásadní změna přišla s novelou zákona v roce 2022, která opustila dřívější složité pojmy „koncový příjemce“ a „osoba s koncovým vlivem“. Nově je definice jednodušší a přímočařejší.

Skutečným majitelem je každá fyzická osoba, která v konečném důsledku vlastní nebo kontroluje vaši společnost či právní uspořádání.

Jak ale takovou osobu v praxi určit? Zákon stanovuje několik materiálních kritérií:

• Podíl na hlasovacích právech nebo základním kapitálu: Fyzická osoba, která přímo či nepřímo drží podíl větší než 25 %, je považována za skutečného majitele. Pokud tedy pan Novák vlastní
  30 % ve firmě A, s.r.o., je jejím skutečným majitelem.
• Podíl na prospěchu: Stejně tak je skutečným majitelem ten, kdo má právo na podíl na zisku, jiných vlastních zdrojích nebo likvidačním zůstatku větší než 25 %.
• Uplatňování rozhodujícího vlivu: Toto je klíčové kritérium pro složitější struktury. Jde o schopnost prosadit svou vůli v rozhodování firmy, a to i bez přímého podílu.

Mnoho firem se zapsalo podle starých pravidel a domnívá se, že mají vše v pořádku. Nová definice je však širší a mohla změnit, kdo je skutečným majitelem vaší firmy. Spoléhat se na starý zápis nebo automatický průpis dat z rejstříku je riskantní a může vést k nevědomému porušování zákona.

Představte si pana Dvořáka. Ten sice nevlastní vaši firmu A, s.r.o., přímo, ale vlastní 100 % firmy B, která drží 50 % podíl ve firmě C, jež vlastní 60 % vaší firmy A. Pan Dvořák tak v konečném důsledku vaši firmu kontroluje a je jejím skutečným majitelem. 

Rozkrytí takovýchto vlastnických řetězců (tzv. řetězení) je naprosto zásadní a vyžaduje pečlivou analýzu celé struktury, často pomocí grafického znázornění (organigramu). Právě v těchto složitých strukturách se nejčastěji chybuje. Naši právníci v ARROWS se na analýzu takovýchto řetězců specializují a mohou pro vás vyhotovit právní stanovisko, které vám dá jistotu, že jste skutečného majitele určili správně a předejdete tak budoucím problémům.

Nevíte si s daným tématem rady?

Když majitele nelze určit: Kdo je náhradní skutečný majitel?

Co když po důkladné analýze zjistíte, že žádná fyzická osoba nesplňuje kritérium podílu nad 25 % ani neuplatňuje rozhodující vliv? To se může stát například u akciových společností s rozptýlenou vlastnickou strukturou nebo u bytových družstev s velkým počtem členů.

Pro tyto případy zákon zavádí institut tzv. náhradního skutečného majitele. Nejde o únikový manévr, ale o zákonem definované řešení. V takovém případě se za skutečné majitele považují všechny osoby ve vrcholném vedení.

Konkrétně se jedná o každého člena statutárního orgánu – tedy všechny jednatele v s.r.o. nebo všechny členy představenstva v a.s..

Zapsání náhradního majitele však není pouhá formalita. Musíte být schopni kdykoli prokázat, že jste nejprve provedli řádnou analýzu a skutečně nebylo možné určit materiálního majitele. Pouhé konstatování, že nikoho takového nemáte, nestačí. V ARROWS vám pomůžeme připravit veškerou dokumentaci, která prokáže, že jste postupovali správně, a ochrání tak jednatele před případnými pochybnostmi ze strany úřadů.

Kdo Vám s tímto problémem poradí?

Proces evidence: Jak na zápis krok za krokem

Odpovědnost za správné a aktuální údaje v evidenci nese vždy vaše společnost, v zákoně označovaná jako evidující osoba. Je vaší povinností aktivně zjišťovat, kdo je skutečným majitelem, a bezodkladně zajistit jeho zápis.

Pro samotný zápis existují dvě hlavní cesty:

1. Přes příslušný rejstříkový soud: Návrh se podává elektronicky prostřednictvím inteligentního formuláře.
2. Prostřednictvím notáře: Notář může provést zápis na základě vaší žádosti, což je často rychlejší a jednodušší varianta.

K návrhu je nutné doložit listiny, které prokazují uváděné skutečnosti, pokud je nelze ověřit z veřejných rejstříků. Jedná se zejména o doklady totožnosti u zahraničních osob a dokumenty prokazující vlastnickou strukturu, jako jsou společenské smlouvy, seznamy akcionářů nebo již zmíněné organigramy.

Mnoho firem se mylně spoléhá na tzv. automatický průpis, kdy se údaje o majiteli automaticky propíší z obchodního rejstříku. Tento mechanismus je však zrádný.

Automatický průpis často neodhalí složitější vlastnické vazby a nezohledňuje neformální vliv. Spoléhat se na něj bez vlastní kontroly je jednou z nejčastějších a nejrizikovějších chyb. V ARROWS pro vás nejen zajistíme samotný zápis, ale nejprve provedeme revizi vaší stávající situace, ověříme data a připravíme kompletní podklady stanovené zákonem. Tím vám ušetříme čas a především vás ochráníme před riziky plynoucími z neúplných nebo nesprávných údajů.

Nevíte si s daným tématem rady?

Chyby v evidenci a jejich tvrdé dopady: Co vám reálně hrozí?

Důsledky nesprávného nebo chybějícího zápisu jsou mnohem vážnější než jen hrozba pokuty. Zákon zavedl soukromoprávní sankce, které mohou paralyzovat chod celé firmy a způsobit citelné finanční ztráty. Pokud soud zjistí problém, zahájí tzv. řízení o nesrovnalosti a do evidence zapíše veřejně viditelnou poznámku o nesrovnalosti – varovný signál pro všechny vaše partnery.

Následky mohou být devastující:

• Zákaz výkonu hlasovacích práv: Nezapsaný skutečný majitel nesmí na valné hromadě vykonávat svá hlasovací práva. To může zcela zablokovat přijímání klíčových rozhodnutí, jako je schválení účetní závěrky, volba jednatelů nebo rozhodnutí o strategických investicích.
• Zákaz výplaty zisku: Společnost nesmí vyplatit podíl na zisku či jiný prospěch nezapsanému skutečnému majiteli ani žádné firmě, kterou tento majitel vlastní. Majitelé se tak nedostanou ke svým penězům.
• Osobní odpovědnost vedení: Pokud jednatel nebo představenstvo i přes zákaz schválí výplatu zisku, porušují tím svou povinnost péče řádného hospodáře. Za takto vzniklou škodu pak mohou ručit celým svým osobním majetkem.
• Pokuta až 500 000 Kč: Kromě výše uvedeného hrozí firmě za přestupek i peněžitá sankce, a to i opakovaně.

Sankce jsou navrženy tak, aby byly citelné. Naštěstí, pokud soud zahájí řízení o nesrovnalosti, není vše ztraceno. Advokáti ARROWS vás mohou v tomto řízení efektivně zastupovat, komunikovat se soudem a pomoci nesrovnalost co nejrychleji odstranit, než dojde k nejhoršímu.

Typ sankce	Popis	Dopad na vás a vaši firmu
Peněžitá pokuta	Pokuta až 500 000 Kč, i opakovaně.	Přímá finanční ztráta pro firmu.
Zákaz výkonu hlasovacích práv	Skutečný majitel nemůže hlasovat na valné hromadě.	Paralýza rozhodování, nemožnost schválit klíčové kroky.
Zákaz výplaty zisku	Firma nesmí vyplatit podíl na zisku nezapsanému majiteli.	Majitelé nedostanou své peníze.
Osobní odpovědnost jednatele	Jednatel ručí za škodu způsobenou neoprávněnou výplatou zisku.	Osobní finanční riziko pro management.
Veřejná poznámka o nesrovnalosti	Veřejný záznam v evidenci, že údaje jsou zpochybněny soudem.	Ztráta důvěry u bank a obchodních partnerů.

Jak vám ARROWS pomůže zajistit klid a jistotu?

Problematika skutečných majitelů je komplexní, ale s odbornou pomocí ji zvládnete bez stresu a rizika. V ARROWS nabízíme komplexní služby, které pokryjí všechny vaše potřeby:

• Nejste si jisti, kdo je vaším skutečným majitelem?
  Poskytneme vám právní konzultace a vyhotovíme odborné právní stanovisko, které přesně určí skutečného majitele ve vaší struktuře.
• Máte složitou vlastnickou strukturu?
  Analyzujeme ji a připravíme kompletní dokumentaci, včetně organigramů, která bezchybně doloží vaši situaci soudu či notáři.
• Chcete se vyhnout chybám a sankcím?
  Zajistíme pro vás kompletní proces zápisu nebo revize a připravíme dokumentaci, která vás ochrání před pokutami a dalšími sankcemi.
• Potřebujete, aby vaši zaměstnanci a vedení rozuměli pravidlům?
  Nabízíme odborná školení pro zaměstnance či vedení, která jim vysvětlí jejich povinnosti a pomohou předcházet rizikům. Účastníci obdrží certifikát.
• Hrozí vám řízení o nesrovnalosti?
  Budeme vás zastupovat u soudů a správních orgánů a aktivně pracovat na odstranění problému.
• Potřebujete mít jistotu ve smlouvách a interních procesech?
  Připravíme nebo zrevidujeme vaše smlouvy a vyhotovíme interní směrnice, které zohlední povinnosti plynoucí z evidence skutečných majitelů.

V ARROWS se problematice evidence skutečných majitelů věnujeme denně. Máme zkušenosti se stovkami případů, od jednoduchých s.r.o. po složité mezinárodní holdingy. Víme, kde jsou rizika a jak jim předejít.

Nečekejte, až se ozve soud nebo vás odmítne banka. Ozvěte se nám ještě dnes a domluvte si nezávaznou konzultaci. Rádi vám pomůžeme uvést vše do pořádku a zajistíme vám klidné spaní.

Nechcete tenhle problém řešit sami? Advokátní kanceláři ARROWS věří více než 2000 klientů a jsme oceněni jako Právnická firma roku 2024. Podívejte se ZDE na naše reference a bude nám ctí pomoci vám při řešení vašeho problému. Poptávka je zdarma.