Whistleblowing

Proč je whistleblowing pro vaši firmu klíčový?

Advokáti z ARROWS ví, že v dnešním dynamickém podnikatelském prostředí je transparentnost a etické chování nejen morální nutností, ale i klíčovým faktorem pro dlouhodobý úspěch a udržitelnost. Whistleblowing, neboli ochrana oznamovatelů, se stává nedílnou součástí moderní firemní kultury a efektivního řízení rizik. Už dávno nejde jen o splnění zákonných povinností, ale o strategickou investici do důvěry, reputace a stability vaší společnosti.

(na fotografii Vendula Růžková, specialistka na právo o ochraně oznamovatele, ARROWS advokátní kancelář)

Whistleblowing označuje proces, kdy zaměstnanec nebo jiná osoba upozorní na potenciální protiprávní, neetické nebo nekalé jednání v rámci organizace. Může jít o cokoli od finančních podvodů a korupce po ohrožení zdraví, bezpečnosti nebo životního prostředí.

Cílem je odhalit a napravit problémy dříve, než způsobí rozsáhlé škody. Tento mechanismus je zásadní pro včasné odhalení a řešení interních problémů, což firmám umožňuje udržet kontrolu nad situací a předejít eskalaci, která by mohla vést k rozsáhlým finančním ztrátám nebo poškození dobrého jména.  

Nevíte si s daným tématem rady?

Ochrana oznamovatelů je kriticky důležitá, neboť se oznamovatelé často obávají odvetných opatření, jako je propuštění, přeřazení, snížení platu nebo jiné znevýhodnění. Zákon o ochraně oznamovatelů, který vychází ze směrnice EU 2019/1937, má za cíl tyto obavy eliminovat a zajistit oznamovatelům robustní ochranu.

Pro firmy to znamená nejen právní soulad, ale i posílení vnitřní integrity a prevenci interních podvodů. Implementace efektivního systému whistleblowingu tak posouvá firmy od pouhého plnění legislativních požadavků k aktivnímu budování transparentní a etické firemní kultury, která přitahuje a udržuje talentované zaměstnance a posiluje důvěru obchodních partnerů a investorů.  

V dnešní době se role právního poradenství v oblasti whistleblowingu významně rozšířila. Již nejde pouze o poskytování právních rad, ale o aktivní zapojení do vytváření a správy komplexní compliance infrastruktury. Díky spolupracujícím firmám řešíme v tématu komplexní služby pod jednou střechou.

To vám zajistí, že všechny aspekty whistleblowingu – od právního poradenství, přes nastavení IT systémů, až po daňové dopady – budou řešeny koordinovaně a efektivně, bez zbytečného chaosu a ztráty času. Tento integrovaný přístup umožňuje firmám získat ucelené řešení, které pokrývá všechny potřebné oblasti a minimalizuje administrativní zátěž.

Na koho se můžete obrátit? 

Co pro firmy v oblasti whistleblowingu advokátní kancelář ARROWS nejčastěji dělá

Advokátní kancelář ARROWS má zkušenosti s tím, že efektivní systém whistleblowingu je šitý na míru potřebám každé firmy a zohledňuje její specifika. Naši právníci běžně řeší pro klienty komplexní agendu spojenou s ochranou oznamovatelů, aby vaše podnikání bylo v bezpečí a v souladu se zákonem. Poskytování těchto služeb je pro firmy klíčové, neboť jim umožňuje přeměnit potenciální právní břemeno v nástroj pro posílení vnitřní integrity a prevenci rizik.

Nejčastější služby, které pro naše klienty zajišťujeme, pokrývají celé spektrum potřeb, od preventivního nastavení až po reaktivní řešení vzniklých situací. Tento komplexní přístup zajišťuje, že firmy jsou připraveny na všechny aspekty ochrany oznamovatelů a mohou se soustředit na své hlavní podnikatelské aktivity.

Komplexní nastavení interního oznamovacího systému (VOS)

Navrhujeme a implementujeme interní oznamovací systémy, které splňují všechny zákonné požadavky. To zahrnuje nastavení bezpečných a důvěrných kanálů pro podávání oznámení – ať už písemně, ústně, telefonicky nebo prostřednictvím online platforem. Zajišťujeme, aby systém umožňoval i anonymní podání, pokud to klient požaduje. Správné nastavení těchto kanálů je zásadní pro budování důvěry oznamovatelů a zajištění, že se důležité informace dostanou k těm, kteří je mohou řešit.  

Tvorba a revize interních směrnic a předpisů

Připravujeme a aktualizujeme veškerou potřebnou interní dokumentaci, včetně etických kodexů, pravidel pro whistleblowing a směrnic pro ochranu oznamovatelů, aby byly v souladu s českým právem a směrnicí EU. Kvalitní interní předpisy jsou základem pro transparentní a srozumitelný systém, který minimalizuje právní rizika.

(na fotografii tým advokátní kanceláře ARROWS)

Školení zaměstnanců a managementu

Provádíme školení pro vaše zaměstnance a vedoucí pracovníky, abychom zvýšili povědomí o whistleblowingu, jeho významu a správných postupech pro podávání a řešení oznámení. Efektivní školení je nezbytné pro budování kultury otevřenosti a proaktivního přístupu k odhalování protiprávního jednání.  

Interní šetření a řešení oznámení

Naši právníci provádějí důkladná interní šetření na základě přijatých oznámení, posuzují jejich důvodnost a navrhují vhodná nápravná opatření. Dbáme na dodržení lhůt a ochranu identity oznamovatele. Rychlé a diskrétní řešení interních problémů zabraňuje jejich eskalaci a možnému úniku na veřejnost, což chrání reputaci firmy.

Zastupování klientů ve sporech a před úřady

V případě sporů, kontrol ze strany Ministerstva spravedlnosti nebo jiných orgánů veřejné moci, poskytujeme komplexní právní zastoupení a obhajobu. Pomáháme firmám domáhat se náhrady škody v případě vědomě nepravdivých oznámení. Tento reaktivní aspekt služeb je nezbytný pro ochranu práv a zájmů firmy v případě, že dojde k právním komplikacím.  

IT řešení a zabezpečení dat

Spolupracujeme s prověřenými partnery na zajištění robustních a bezpečných IT řešení pro oznamovací kanály, včetně šifrované komunikace a ochrany osobních údajů. Využíváme moderní technologie, včetně umělé inteligence, pro efektivnější analýzu a zpracování dat. Zabezpečená IT infrastruktura je základem důvěryhodného systému, který chrání citlivé informace a identitu oznamovatelů.  

5 nejčastějších problémů, které pro klienty v této oblasti řeší právníci z ARROWS

Advokáti z ARROWS řeší pro klienty každodenní výzvy spojené s whistleblowingem, které mohou ohrozit stabilitu a reputaci vaší firmy. Chápeme, že se nechcete potýkat s právními komplikacemi, které odvádějí pozornost od vašeho hlavního byznysu. Tyto problémy se často proplétají, kdy právní selhání může vyústit ve finanční ztráty a poškození reputace, což podtrhuje potřebu komplexního řešení.

Následující tabulka shrnuje klíčová rizika a sankce spojené s nedodržením zákona o ochraně oznamovatelů, které mohou mít pro vaši firmu dalekosáhlé dopady.

Typ porušení	Hrozící sankce/dopady
Nezavedení VOS	Pokuta až 1 milion Kč pro firmu
Umožnění odvetných opatření	Pokuta až 1 milion Kč pro firmu ; Náhrada nemajetkové újmy oznamovateli
Vědomě nepravdivé oznámení	Pokuta až 50 000 Kč pro oznamovatele
Neřešené protiprávní jednání	Ztráta důvěry a reputační riziko ; Riziko trestní odpovědnosti právnické osoby

1. Vysoké pokuty a sankce za nedodržení zákona

Zákon o ochraně oznamovatelů stanovuje pro povinné subjekty (firmy s 50 a více zaměstnanci) jasné povinnosti, jejichž porušení může vést k citelným pokutám. Za nezavedení interního oznamovacího systému, nezajištění utajení totožnosti oznamovatele nebo umožnění odvetných opatření hrozí firmám pokuta až do výše 1 milionu Kč. Fyzické osobě, která podá vědomě nepravdivé oznámení, hrozí pokuta až 50 000 Kč. Tyto finanční sankce představují významné riziko pro rozpočet firmy a mohou narušit její stabilitu.

Právníci ARROWS běžně řeší v praxi nastavení systémů tak, aby se naši klienti těmto finančním postihům vyhnuli a měli klid v duši, že jsou v souladu se zákonem. Tento proaktivní přístup k dodržování předpisů je klíčový pro ochranu finančních zájmů a zajištění plynulého chodu podniku.

Nevíte si s daným tématem rady?

2. Ztráta důvěry a reputační riziko

Neřešené nebo špatně řešené interní problémy, které se dostanou na veřejnost, mohou způsobit obrovskou ztrátu důvěry u zákazníků, partnerů i zaměstnanců. Negativní publicita a reputační riziko mohou mít dlouhodobé dopady na hodnotu vaší značky a obchodní vztahy. V digitální éře se informace šíří rychle a poškození reputace může mít mnohem vážnější a trvalejší následky než samotné finanční pokuty.  

Advokátní kancelář ARROWS má zkušenosti s tím, že transparentní a efektivní systém whistleblowingu naopak posiluje firemní kulturu, zvyšuje důvěru zaměstnanců a chrání reputaci vaší firmy tím, že umožňuje diskrétní a včasné řešení problémů. To pomáhá udržet kontrolu nad narativem a předcházet mediálním krizím.  

3. Chaos a eskalace interních problémů

Bez jasně definovaných procesů pro příjem a řešení oznámení hrozí chaos. Interní problémy se mohou nekontrolovaně šířit, eskalovat a vést k vážným sporům uvnitř firmy, které narušují produktivitu a morálku. Nedostatečná struktura a nejasné odpovědnosti vedou k prodlevám, frustraci a pocitu bezmoci u zaměstnanců, což dále podkopává důvěru v management.  

Právníci ARROWS danou problematiku běžně řeší v praxi nastavením strukturovaných a srozumitelných procesů, které zajistí, že každé oznámení je řádně posouzeno a řešeno v zákonných lhůtách. To zabraňuje eskalaci a udržuje klid ve vaší firmě, umožňující managementu efektivně reagovat a udržet kontrolu.

4. Ztráta času a marně vynaložené náklady

Improvizované řešení whistleblowingu, nedostatečné právní znalosti nebo chyby v postupech vedou k obrovské ztrátě času a marně vynaloženým finančním prostředkům. Interní týmy, které nejsou specialisty na tuto oblast, mohou být přetíženy a odváděny od svých hlavních úkolů. Snaha řešit komplexní právní a compliance záležitosti bez odpovídající expertizy se často prodraží v podobě opakovaných chyb a neefektivních procesů.  

Advokátní kancelář ARROWS má zkušenosti s tím, že outsourcing této agendy na specializovanou advokátní kancelář, jako je ARROWS, vám ušetří drahocenný čas a zajistí nákladově efektivní řešení. Naše zkušenosti z poskytování dlouhodobých služeb našim klientům, včetně více než 150 akciových společností a 250 s.r.o., nám umožňují nabídnout optimalizované a prověřené postupy. Tím se minimalizují skryté náklady spojené s interní správou a maximalizuje efektivita.

Na koho se můžete obrátit? 

5. Riziko trestní odpovědnosti právnických osob

Vážná protiprávní jednání, jako je korupce, podvody nebo porušení předpisů v oblasti životního prostředí, mohou vést k trestní odpovědnosti právnických osob. Efektivní oznamovací systém slouží jako včasný varovný mechanismus, který může firmě pomoci včas identifikovat a napravit protiprávní jednání a tím se vyhnout trestnímu stíhání. Absence takového systému nebo jeho nefunkčnost může být přitěžující okolností v případě vyšetřování.  

Pomáháme firmám nastavit vnitřní procesy tak, aby byly daňově a časově efektivní, a zároveň minimalizovaly riziko trestní odpovědnosti. Proaktivní přístup k compliance a včasné řešení interních problémů jsou klíčové pro ochranu vedení společnosti a jejího majetku.

Whistleblowing v praxi

Advokáti z ARROWS ví, že pochopení teoretických základů je jedna věc, ale skutečná hodnota se ukáže v praxi. Proto vám přinášíme detailní vhled do toho, jak se whistleblowing projevuje v reálném firemním prostředí a jak vám naši právníci pomáhají tyto situace efektivně řešit. Komplexnost právních předpisů a jejich aplikace v různých jurisdikcích vyžaduje hluboké odborné znalosti a schopnost adaptace.

Zákonné povinnosti a praktické výzvy pro Vaši firmu

Český zákon o ochraně oznamovatelů (zákon č. 171/2023 Sb.) je přímou transpozicí evropské směrnice (EU) 2019/1937, která si klade za cíl posílit ochranu osob oznamujících porušení práva Unie. Česká republika byla jednou z posledních zemí EU, která tuto legislativu schválila, a to pod hrozbou vysokých pokut ze strany EU. Tato skutečnost podtrhuje význam a naléhavost implementace těchto systémů.  

Kdo má povinnost zavést systém?

Povinnost zavést interní oznamovací systém (VOS) se vztahuje na zaměstnavatele, kteří k 1. lednu kalendářního roku zaměstnávají alespoň 50 zaměstnanců. To zahrnuje zaměstnance na pracovní poměr i na dohody konané mimo pracovní poměr. Firmy s 250 a více zaměstnanci měly povinnost zavést systém již k 1. srpnu 2023. Menší a střední firmy (s 50 až 249 zaměstnanci) měly čas do 15. prosince 2023.  

(Prostory naší advokátní kanceláře, kde poskytujeme právní služby klientům.)

Co lze oznamovat?

Oznámení se týkají informací o možném protiprávním jednání, které má znaky trestného činu, přestupku s horní hranicí pokuty alespoň 100 000 Kč, porušování samotného zákona o ochraně oznamovatelů, nebo jiných právních předpisů či předpisů EU v oblastech jako jsou veřejné zakázky, finanční služby, ochrana osobních údajů, životní prostředí, veřejné zdraví, boj proti praní špinavých peněz a další.  

Praktické výzvy při implementaci

Implementace whistleblowingových systémů přináší řadu praktických výzev, zejména pro malé a střední podniky (SME), které často postrádají zdroje a infrastrukturu velkých korporací.  

Omezené zdroje

Malé a střední podniky často nemají dedikované compliance a právní oddělení, což ztěžuje zřízení sofistikovaných mechanismů pro whistleblowing. Implementace bezpečných oznamovacích kanálů, školení zaměstnanců a zajištění adekvátního následného šetření vyžaduje investice, které si mnoho SME nemůže dovolit.  

Zajištění důvěrnosti a anonymity

V menších organizacích, kde se zaměstnanci a management znají osobně, je udržení anonymity oznamovatele obtížnější. Riziko odhalení může odrazovat potenciální oznamovatele od podávání oznámení.  

Kulturní odpor

Někteří majitelé a manažeři mohou vnímat whistleblowing jako hrozbu, nikoli jako ochranu, a bránit tak budování kultury otevřenosti a transparentnosti. Překonání tohoto odporu a vytvoření prostředí, kde je oznamování vnímáno jako pozitivní příspěvek, je dlouhodobý proces.  

Složitost mechanismů

Procesy podávání oznámení mohou být pro zaměstnance nejasné a komplikované, což je odrazuje od jejich využití. Bez jasných, vizuálně přehledných pokynů se zaměstnanci mohou cítit nejistí, jak postupovat, a jejich obavy tak zůstanou neadresované.  

Jak efektivní oznamovací systém chrání Vaše podnikání?

Dobře nastavený a funkční systém whistleblowingu je mnohem více než jen právní povinnost. Je to silný nástroj pro proaktivní řízení rizik, který vaší firmě přináší hmatatelné výhody. Správně implementovaný systém nejenže chrání před sankcemi, ale také aktivně přispívá k posílení firemní kultury a důvěry.

Zabezpečené oznamovací kanály

Zákon vyžaduje, aby firmy umožnily podávání oznámení písemně (včetně fyzické schránky nebo online platformy), ústně (telefonicky nebo osobní schůzkou). Klíčové je zajištění důvěrnosti a ochrany osobních údajů oznamovatele. Příslušná osoba se s oznámeními seznamuje způsobem, který zajišťuje úplné skrytí totožnosti oznamovatele.  

Právníci ARROWS danou problematiku běžně řeší v praxi implementací technických a organizačních opatření, která zaručují bezpečnost a důvěrnost celého procesu, včetně šifrované elektronické komunikace a zabezpečených fyzických dokumentů. Tento důraz na bezpečnost a důvěrnost je zásadní pro povzbuzení zaměstnanců k oznamování a pro minimalizaci rizika úniku citlivých informací.

Role "příslušné osoby" – srdce systému

Příslušná osoba je klíčová pro nestranné a důvěrné posouzení oznámení. Musí být bezúhonná a vázaná mlčenlivostí. Její povinnosti zahrnují vyrozumění oznamovatele o přijetí oznámení do 7 dnů a o výsledcích posouzení do 30 dnů (s možností prodloužení na 90 dnů u složitých případů).  

Nevíte si s daným tématem rady?

Ochrana oznamovatele před odvetnými opatřeními

Zákon výslovně zakazuje jakákoli odvetná opatření vůči oznamovateli, jako je propuštění, demotivace, snížení platu nebo přeřazení na nižší pozici. Důkazní břemeno v případném sporu leží na povinném subjektu. Tato ochrana se vztahuje i na osoby blízké oznamovateli nebo ty, kteří mu pomohli s oznámením.  

Advokátní kancelář ARROWS má zkušenosti s tím, že efektivní ochrana oznamovatelů je základem pro budování důvěry a kultury "speak-up" ve firmě. Když se zaměstnanci cítí bezpečně, jsou ochotnější hlásit problémy interně, což firmě umožňuje řešit je diskrétně a efektivně, namísto toho, aby se informace dostaly na veřejnost.  

Výhody pro vaši organizaci

Efektivní systém whistleblowingu přináší řadu výhod, které přesahují pouhé dodržování právních předpisů.

• Včasná identifikace problémů: Systém funguje jako včasný varovný mechanismus, který umožňuje odhalit podvody, korupci nebo jiné nekalé praktiky dříve, než eskalují a způsobí rozsáhlé škody nebo ztrátu důvěry. To umožňuje firmě reagovat proaktivně a minimalizovat negativní dopady.  
• Prevence finančních ztrát a reputačního poškození: Včasné řešení interních problémů zabraňuje úniku informací na veřejnost a minimalizuje riziko pokut a poškození reputace. Diskrétní řešení interních záležitostí chrání firmu před veřejným skandálem a udržuje její dobrou pověst.  
• Posílení firemní kultury a motivace zaměstnanců: Proaktivní přístup k whistleblowingu signalizuje závazek k etice a transparentnosti, což posiluje důvěru zaměstnanců, zvyšuje jejich spokojenost a loajalitu. To přispívá k lepšímu pracovnímu prostředí, snižuje fluktuaci a vytváří kulturu, kde se zaměstnanci cítí bezpečně a jsou ochotni upozornit na problémy, což je pro dlouhodobý úspěch firmy neocenitelné.  

Proč ARROWS: Váš spolehlivý partner pro whistleblowing

Advokáti z ARROWS ví, že výběr správného právního partnera pro tak citlivou oblast, jako je whistleblowing, je zásadní. Naše advokátní kancelář je moderní firma, která se pyšní nejen rozsáhlými zkušenostmi, ale i proaktivním přístupem a závazkem k vašemu klidu a důvěře. Naším cílem je poskytnout komplexní řešení, které eliminuje chaos a ztrátu času spojenou s compliance, a umožní vám soustředit se na vaše podnikání.

Komplexní odbornost pod jednou střechou

S týmem více než 60 právníků a daňových poradců v České republice a díky spolupracujícím firmám, nabízíme kompletní právní a daňové služby. To znamená, že všechny aspekty vašeho whistleblowingového systému řešíme efektivně a koordinovaně. Tento integrovaný přístup zajišťuje, že klient nemusí hledat řešení u více subjektů, což šetří čas a minimalizuje riziko nedorozumění.  

Na koho se můžete obrátit? 

Zkušenosti, které se počítají

S více než 15 lety zkušeností na trhu a rozsáhlým portfoliem klientů, včetně stovek akciových společností a s.r.o., máme hluboký vhled do potřeb podnikatelů. Naši právníci ARROWS danou problematiku běžně řeší v praxi a přinášejí prověřená řešení. Tyto bohaté zkušenosti nám umožňují předvídat potenciální problémy a navrhovat proaktivní strategie, které chrání vaše podnikání.  

Globální dosah s lokálním pochopením

Díky naší deset let budované síti ARROWS International jsme schopni poskytovat právní služby i mimo Českou republiku a efektivně koordinovat mezinárodní projekty. Naše mezinárodní zkušenosti vám zajistí, že vaše podnikání bude v souladu s globálními standardy a zároveň zohlední specifika lokálních právních systémů. To je klíčové pro firmy s mezinárodním působením, které potřebují jednotný a spolehlivý compliance rámec.

Inovace pro vaši efektivitu

Jsme moderní firma, která se nebojí používat nejnovější technologie, včetně umělé inteligence, pro zefektivnění právních procesů. Využití AI, například v oblasti analýzy dokumentů nebo identifikace vzorců v oznámeních, nám umožňuje pracovat rychleji, přesněji a s nižšími náklady pro vás. To se přímo promítá do úspory vašeho času a finančních prostředků, což je pro vytížené manažery a investory klíčové.

Osobní přístup a partnerství

Chápeme, že právní záležitosti mohou být složité. Proto vám vždy přidělíme konkrétního právníka, který vás provede celým procesem a zajistí, že budete mít vždy jasné a praktické informace, nikoli nabubřelé formulace.

Nenechte rizika ohrozit vaši firmu. Kontaktujte právníky ARROWS pro nezávaznou konzultaci a zjistěte, jak můžeme ochránit vaše podnikání, posílit vaši reputaci a zajistit vám klid v souladu se zákonem.

Budoucnost transparentního podnikání s ARROWS

V dnešní době, kdy je transparentnost a odpovědnost pod drobnohledem, představuje efektivní systém whistleblowingu základní pilíř pro každou úspěšnou firmu. Není to jen o splnění zákona, ale o budování silné, etické a odolné organizace, která si váží důvěry svých zaměstnanců a partnerů. Proaktivní investice do robustního whistleblowingového systému je investicí do dlouhodobé stability a dobrého jména vaší společnosti.

Advokátní kancelář ARROWS je vaším spolehlivým partnerem na této cestě. S našimi hlubokými odbornými znalostmi, mezinárodním dosahem, moderními technologiemi a proaktivním přístupem vám pomůžeme nejen splnit všechny zákonné povinnosti, ale také přeměnit whistleblowing na strategickou výhodu. Naše komplexní služby jsou navrženy tak, aby vám poskytly jistotu, že vaše podnikání je v bezpečí a v souladu s nejvyššími etickými a právními standardy.

Nenechte nic náhodě. Kontaktujte nás ještě dnes a zjistěte, jak můžeme vaší firmě pomoci prosperovat v transparentním a bezpečném prostředí.

Přečtěte si:

• Výběr vhodné příslušné osoby: Klíč k úspěšnému oznamování v organizaci
• Co je Whistleblowing
• Specifické povinnosti a odlišnosti osob v režimu AML zákona 
• Co obsahuje Compliance systém
• Whistleblowing: Jen tak si písknout nebo lépe orchestrovat svoji firmu?

Nechcete tenhle problém řešit sami? Advokátní kanceláři ARROWS věří více než 2000 klientů a jsme oceněni jako Právnická firma roku 2024. Podívejte se ZDE na naše reference a bude nám ctí pomoci vám při řešení vašeho problému. Poptávka je zdarma.