Audit pracovněprávní dokumentace: Co dnes firmám nejčastěji neprochází

9.12.2025

Pracovní smlouvy, vnitřní předpisy, evidence pracovní doby či ochrana osobních údajů zaměstnanců – kontrola ze strany inspekce práce může odhalit desítky nedostatků, které vás stojí statisíce korun na pokutách. V tomto článku se dozvíte, které oblasti pracovněprávní dokumentace dnes firmám při kontrolách nejčastěji neprochází, jaká rizika hrozí při jejich zanedbání a jak předejít finančním i reputačním ztrátám.

Potřebujete s tématem poradit? Obraťte se na advokátní kancelář ARROWS na e-mail office@arws.cz nebo telefon +420 245 007 740. Váš dotaz rád zodpoví "Mgr. Jan Pavlík", expert na dané téma.

Proč by měl každý zaměstnavatel provést audit pracovněprávní dokumentace

Rok 2024 byl pro Státní úřad inspekce práce rekordní. Přestože celkový počet kontrol mírně poklesl na 18 969, celková výše udělených pokut vzrostla na téměř 469 milionů korun, což představuje nárůst o více než 100 milionů oproti předchozímu roku. Porušení právních předpisů bylo zjištěno u více než 50 % všech kontrolovaných zaměstnavatelů.

Nejčastější prohřešky se týkají oblasti odměňování zaměstnanců (2 499 porušení), pracovních smluv a dohod (2 039 porušení), pracovní doby (845 porušení) a náhrad (702 porušení). Za tyto běžné nedostatky bylo v roce 2024 uloženo 1 565 pokut v celkové výši přes 45 milionů korun.

Právníci ARROWS denně řeší pracovněprávní agendu pro desítky klientů a dokážou odhalit nedostatky v dokumentaci dříve, než na ně přijde inspektor. Chcete mít jistotu, že vaše firma obstojí při kontrole? Napište na office@arws.cz.

Pracovní smlouvy: kde zaměstnavatelé chybují nejčastěji

Pracovní smlouva je základním dokumentem pracovněprávního vztahu, přesto právě zde vzniká největší počet pochybení. Zákoník práce v § 34 stanoví tři esenciální náležitosti, které musí každá pracovní smlouva obsahovat: druh práce, místo výkonu práce a den nástupu do práce.

Příliš obecné vymezení druhu práce

Jednou z nejčastějších chyb je příliš obecné nebo naopak příliš podrobné vymezení druhu práce. Pracovní smlouva, ve které je druh práce vymezen pouze jako „dělník" nebo „podle potřeby zaměstnavatele", nesplňuje podmínku určitosti právního jednání a může být považována za neplatnou. Na druhou stranu příliš podrobné údaje v pracovní smlouvě komplikují případné změny pracovních podmínek, protože vyžadují souhlas obou stran.

Chybějící písemná forma nebo pozdní uzavření

Pracovní smlouva musí být vždy uzavřena písemně, jinak může být považována za neplatnou. Zaměstnavatel se pozdě uzavřenou pracovní smlouvou vystavuje riziku pokuty při kontrole inspektorátu práce až do výše 10 milionů korun. Smlouva musí být podepsána nejpozději v den nástupu zaměstnance do práce.

Problémy se zkušební dobou

Zkušební doba musí být sjednána písemně a nejpozději v den vzniku pracovního poměru. Pokud není písemně sjednána, neexistuje. Zákon stanoví maximální délku tři měsíce pro běžné zaměstnance a šest měsíců pro vedoucí pracovníky. Častým omylem je domněnka, že zkušební dobu lze dodatečně prodlužovat – to však není možné, s výjimkou doby celodenních překážek v práci nebo dovolené.

FAQ – Právní tipy k pracovním smlouvám

1. Může být zkušební doba sjednána i u dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr?
Ano, zkušební doba může být výslovně sjednána i u DPP a DPČ, avšak nesmí přesáhnout polovinu sjednané doby trvání dohody.

2. Co když pracovní smlouva neobsahuje místo výkonu práce?
Místo výkonu práce je podstatnou náležitostí pracovní smlouvy. Bez jeho sjednání nemůže pracovní smlouva platně vzniknout.

Informační povinnost zaměstnavatele podle § 37 zákoníku práce

Od 1. října 2023 platí rozšířená informační povinnost zaměstnavatele. Pokud pracovní smlouva neobsahuje všechny zákonem stanovené údaje, je zaměstnavatel povinen zaměstnance písemně informovat do 7 dnů od vzniku pracovního poměru.

Povinné informace zahrnují:

výměru dovolené a způsob určování její délky
podmínky zkušební doby
postup při rozvazování pracovního poměru a délku výpovědní doby
stanovenou týdenní pracovní dobu a způsob rozvržení pracovní doby
informace o mzdě, splatnosti, termínu a místě výplaty
informace o orgánu sociálního zabezpečení

Nesplnění informační povinnosti představuje přestupek, za který hrozí pokuta. Řada zaměstnavatelů dosud neprovedla nutnou aktualizaci pracovněprávní dokumentace v souladu s novelou zákoníku práce. Právníci ARROWS vám pomohou s revizí a aktualizací všech dokumentů – napište na office@arws.cz.

Rizika a sankce	Jak pomáhá ARROWS (office@arws.cz)
Pokuta až 200 000 Kč za nesplnění informační povinnosti	Příprava vzorové informace o obsahu pracovního poměru v souladu s § 37 zákoníku práce
Neplatnost pracovní smlouvy pro chybějící esenciální náležitosti	Revize stávajících pracovních smluv a příprava nových vzorů
Pokuta až 10 mil. Kč za pozdní uzavření pracovní smlouvy	Nastavení procesů při přijímání zaměstnanců a kontrola dokumentace

Dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr: nové povinnosti od roku 2024

Změny v zákoníku práce účinné od 1. ledna 2024 zásadně proměnily práci na základě dohod o provedení práce (DPP) a dohod o pracovní činnosti (DPČ). Éra jednoduché a nenáročné administrativy u dohod definitivně skončila.

Nárok dohodářů na dovolenou

Zaměstnanci pracující na dohodu mají nově nárok na dovolenou. Za každých odpracovaných 20 hodin vzniká právo na přibližně 1,5 hodiny dovolené. Toto pravidlo platí bez výjimky pro všechny stávající i nové DPP a DPČ.

Zaměstnavatelé často chybují ve výpočtu dovolené, zejména při zaokrouhlování. Použití standardních matematických pravidel pro zaokrouhlování je hrubou chybou – zákon vyžaduje zaokrouhlení na celé hodiny nahoru.

Povinnost rozvrhovat pracovní dobu a poskytovat příplatky

Dohodáři mají nově nárok na příplatky za práci o víkendu, v noci, ve svátek a ve ztíženém prostředí. Zaměstnavatel musí také písemně rozvrhovat pracovní dobu.

Snaha vyhnout se těmto povinnostem umělým řetězením smluv na dobu kratší než 28 dní je velmi riziková. Takový postup může být inspekcí práce vyhodnocen jako obcházení zákona.

Evidence pracovní doby: nejčastější kontrolní zjištění

Porušení povinnosti vést evidenci pracovní doby patří mezi nejčastější kontrolní zjištění inspekce práce v oblasti pracovní doby. Zákoník práce v § 96 ukládá zaměstnavateli povinnost evidovat odpracované směny, práci přesčas, noční práci a dobu pracovní pohotovosti včetně vyznačení jejich začátku a konce.

Valná většina zaměstnavatelů evidenci pracovní doby vede, ale mnohdy ne tak, jak zákon požaduje. Rozšířeným nešvarem je takové vedení evidence, ze které pouze vyplývá, zda byl zaměstnanec v práci, či nikoli. Evidence pracovní doby bývá často neúplná nebo zkreslená – někteří zaměstnavatelé vykazují pouze osmihodinové směny, ačkoli zaměstnanci pracovali déle.

Dalším problémem je zneužívání dohod o provedení práce a dohod o pracovní činnosti k „pokrytí" práce přesčas. Zaměstnavatelé nutí zaměstnance uzavřít vedle hlavního úvazku i dohodu a pak jim na ni vyplácejí hodiny nad měsíční fond pracovní doby, čímž se snaží vyhnout povinnosti úhrady příplatků za práci přesčas.

FAQ – Právní tipy k evidenci pracovní doby

1. Musí evidence pracovní doby obsahovat přestávky na jídlo a oddech?
Evidence musí obsahovat začátek a konec směny. Přestávky se do pracovní doby nezapočítávají, proto je vhodné je v evidenci zachytit pro přesnost záznamu.

2. Lze vést evidenci pracovní doby pouze v elektronické formě?
Ano, zákon formu nepředepisuje. Evidence může být vedena elektronicky i v papírové podobě, záznamy však musí být přesné a pravdivé.

Odměňování zaměstnanců: oblast s nejvyšším počtem porušení

Porušování povinností v oblasti odměňování zaměstnanců je dlouhodobě nejčastějším kontrolním zjištěním při kontrolách pracovněprávních předpisů. V roce 2024 bylo zjištěno 2 499 porušení v této oblasti.

Mzdový výměr a jeho náležitosti

Mzda musí být sjednána, stanovena nebo určena před začátkem výkonu práce, za kterou má tato mzda příslušet. Zaměstnavatel je povinen předat zaměstnanci písemný mzdový výměr nejpozději první den výkonu práce. Mzdový výměr musí obsahovat údaje o způsobu odměňování, termínu a místě výplaty mzdy.

Chybně vystavený mzdový výměr, pokud je zaměstnanci přiznáno menší právo, než mu přísluší z kolektivní smlouvy nebo vnitřního předpisu, je v této části neplatný.

Příplatky za práci přesčas, v noci a o víkendu

Za práci přesčas náleží zaměstnanci dosažená mzda a příplatek nejméně ve výši 25% průměrného výdělku. Za práci v sobotu a neděli náleží příplatek ve výši nejméně 10% průměrného výdělku. Za noční práci (mezi 22:00 a 6:00) náleží rovněž příplatek nejméně 10% průměrného výdělku.

Důležité je si uvědomit, že všechny druhy příplatků se sčítají. Pokud zaměstnanec pracuje v neděli, na tento den připadá svátek a ještě pracuje v noci, musí mu zaměstnavatel vyplatit všechny příplatky.

Zaměstnavatelé z hlediska práce přesčas chybují zejména u zaměstnanců pracujících na kratší pracovní dobu. Těmto zaměstnancům nelze práci přesčas přikázat, může být konána pouze s jejich souhlasem.

Rizika a sankce	Jak pomáhá ARROWS (office@arws.cz)
Pokuta až 2 mil. Kč za porušení předpisů o odměňování	Audit mzdových výměrů a vnitřních předpisů – chcete revizi?
Soudní spory o nevyplacené příplatky a náhrady	Příprava mzdové dokumentace v souladu se zákoníkem práce
Diskriminace při odměňování – pokuta a náhrada škody	Právní analýza rovného zacházení v odměňování
Porušení zásady rovného odměňování napříč regiony	Nastavení transparentních pravidel odměňování

Ochrana osobních údajů zaměstnanců: dvojí riziko sankcí

Při nakládání s osobními údaji zaměstnanců vzniká riziko souběžného postihu od dvou úřadů: od Úřadu pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ) za chyby v GDPR a od Státního úřadu inspekce práce za porušení zákoníku práce.

ÚOOÚ může udělit pokutu až 20 milionů EUR nebo 4% z celosvětového obratu, zatímco Státní úřad inspekce práce může udělit pokutu až 1 000 000 Kč za narušování soukromí zaměstnance.

Nejčastější chyby v oblasti GDPR

V pracovních smlouvách se stále vyskytují ustanovení, ve kterých zaměstnanci souhlasí se zpracováním jejich osobních údajů v souvislosti s výkonem práce. Takový souhlas však není v souladu s GDPR, protože zpracování osobních údajů zaměstnanců se obvykle nezakládá na právním důvodu souhlasu.

Zaměstnavatelé také často chybují v tom, že nerespektují práva zaměstnanců jako subjektů údajů – právo na přístup k osobním údajům, jejich opravu nebo výmaz. Za ignorování žádosti zaměstnance o poskytnutí informací o zpracovávaných osobních údajích uděluje ÚOOÚ pokuty.

Právníci ARROWS vám pomohou s nastavením procesů zpracování osobních údajů zaměstnanců v souladu s GDPR i zákoníkem práce. Kontaktujte nás na office@arws.cz.

Konkurenční doložka: kdy je platná a kdy ne

Konkurenční doložka podle § 310 zákoníku práce může být sjednána mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem, pokud to lze po zaměstnanci spravedlivě požadovat. Aby byla doložka platná, musí splňovat následující podmínky:

Písemná forma – bez ní je doložka neplatná
Maximální doba trvání – nejdéle 1 rok od skončení pracovního poměru
Peněžité vyrovnání – minimálně ve výši 50% průměrného měsíčního výdělku za každý měsíc trvání doložky

Zaměstnavatelé často chybují, když sjednávají konkurenční doložku nepřiměřeně širokou. Sjednání konkurenční doložky v takovém rozsahu, který by nepřiměřeně omezoval zaměstnance ve výkonu výdělečné činnosti, by bylo neplatné.

Nejvyšší soud potvrdil, že konkurenční doložka nesmí být zneužívána k omezení zaměstnanců v jejich dalším pracovním uplatnění, pokud nechrání skutečně specifické zájmy zaměstnavatele. Nelze ji uzavřít s každým zaměstnancem, ale jen se zaměstnancem, u něhož to lze spravedlivě požadovat s ohledem na povahu informací, ke kterým má přístup.

Práce na dálku (home office): co musí dokumentace obsahovat

Novela zákoníku práce s účinností od 1. října 2023 přinesla zaměstnavateli povinnost uzavřít se zaměstnancem písemnou dohodu o výkonu práce na dálku, dohodne-li se s ním na tomto způsobu práce. Za nedodržení této povinnosti hrozí pokuta až do výše 300 000 korun.

Dohoda o práci na dálku by měla obsahovat:

označení místa či více míst pro výkon práce na dálku
rozsah práce konané na dálku
způsob komunikace mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem
způsob rozvržení pracovní doby
způsob náhrady nákladů vzniklých při výkonu práce na dálku

Dokumentace by měla reflektovat konkrétní podmínky výkonu práce na dálku, zakotvovat pravidla pro školení zaměstnanců a stanovit pravidla pro kontrolu pracoviště zaměstnance.

FAQ – Právní tipy k práci na dálku

1. Může zaměstnavatel nařídit home office jednostranně?
Zaměstnavatel může na nezbytně nutnou dobu písemně nařídit práci na dálku pouze za podmínky, že to povaha práce umožňuje a zaměstnanec má uzpůsobilé místo k výkonu práce.

2. Jak řešit náhradu nákladů při práci z domova?
Existují tři možnosti: skutečná náhrada nákladů, paušální náhrada nebo dohoda, že náhrada nenáleží. Paušální náhrada je nejjednodušší variantou.

Potvrzení o zaměstnání a pracovní posudek: časté opomenutí

Zaměstnavatel je povinen vydat zaměstnanci potvrzení o zaměstnání (zápočtový list) při skončení pracovního poměru, tedy nejpozději v den jeho ukončení. Tato povinnost se vztahuje i na skončení dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr za stanovených podmínek.

Řada zaměstnavatelů na tuto povinnost zapomíná a vystavuje se tak riziku pokuty od inspektorátu práce. Pokud zaměstnavatel potvrzení o zaměstnání včas nevydá nebo v něm uvede nepravdivé údaje, je povinen nahradit zaměstnanci škodu vzniklou takovým porušením povinnosti.

Na žádost zaměstnance je zaměstnavatel povinen vydat posudek o pracovní činnosti do 15 dnů od žádosti, avšak ne dříve než v době 2 měsíců před skončením zaměstnání. Pracovním posudkem jsou veškeré písemnosti týkající se hodnocení práce zaměstnance, jeho kvalifikace, schopností a dalších skutečností, které mají vztah k výkonu práce.

Pracovní posudek se musí omezit na konkrétní hodnocení činnosti zaměstnance a nemůže vyjadřovat v obecné rovině subjektivní hodnotící názor na vhodnost budoucího působení zaměstnance.

Rizika a sankce	Jak pomáhá ARROWS (office@arws.cz)
Pokuta za nevydání zápočtového listu	Příprava vzorů dokumentů při skončení pracovního poměru
Náhrada škody za nepravdivé údaje v potvrzení	Revize procesů ukončování pracovních poměrů
Soudní spor o úpravu nepravdivého pracovního posudku	Právní konzultace k obsahu a formě pracovních posudků

Pracovnělékařské prohlídky: co se změnilo

Zaměstnavatel má povinnost zajistit vstupní lékařskou prohlídku před vznikem pracovního poměru. Od roku 2024 se však pravidla upravila – povinná vstupní prohlídka se vyžaduje pouze u uchazečů o zaměstnání, kteří budou vykonávat práce zařazené do 2., 3. nebo 4. kategorie rizikovosti.

Pro kategorii práce 1 bez rizik může zaměstnavatel prohlídku požadovat dobrovolně. Zpřísnění se naopak týká osob pracujících na základě dohod mimo pracovní poměr – i tyto osoby musí vstupní lékařskou prohlídkou projít u prací od 2. kategorie.

Mladiství zaměstnanci (do 18 let) musí absolvovat vstupní prohlídku vždy, i při krátkodobé dohodě.

Nelegální zaměstnávání a švarcsystém: kde jsou hranice

Za umožnění výkonu nelegální práce hrozí zaměstnavateli pokuta až do výše 10 000 000 Kč, přičemž spodní hranice je stanovena na 50 000 Kč. V roce 2024 bylo odhaleno 1 384 případů výkonu závislé práce mimo pracovněprávní vztah a 295 případů švarcsystému.

Nelegální prací není jen práce „načerno" bez smlouvy, ale také spolupráce s OSVČ naplňující znaky závislé práce (švarcsystém). Úřad upozorňuje, že často je švarcsystém iniciován samotným zaměstnancem kvůli vyšším výdělkům, to však neznamená, že je v pořádku – švarcsystém zůstává nelegální bez ohledu na to, kdo ho iniciuje.

Od roku 2024 může inspekce práce uložit za nelegální práci nebo zastřené zprostředkování zaměstnání trest v podobě zákazu činnosti až na 2 roky.

Proč svěřit audit dokumentace odborníkům

Pracovněprávní problematika je v praxi výrazně složitější, než se na první pohled zdá. Jednotlivé kroky, které vypadají jednoduše, mají v reálném světě skryté výjimky, procesní detaily, návaznosti na další předpisy a rizika, která laik často nevidí.

Advokátní kancelář ARROWS řeší tuto agendu denně, čímž dokáže klientům výrazně zkrátit čas a minimalizovat riziko chyb. V portfoliu ARROWS je více než 150 akciových společností, 250 s.r.o. a 50 obcí a krajů. Zakládáme si na rychlosti a vysoké kvalitě.

ARROWS je pojištěna na škodu až do 500 000 000 Kč. Pro klienta je proto bezpečnější nechat věc profesionálně zajistit. Běžně jsme i partnery firemních právníků pro řešení speciálních záležitostí.

Díky deset let budované síti ARROWS International prakticky denně řešíme případy s mezinárodním prvkem a dokážeme zajistit právní služby i mimo Českou republiku.

Pokud nechcete riskovat chyby, škody nebo pokuty, můžete celou věc bezpečně přenechat ARROWS. Komplexní audit pracovněprávní dokumentace vám pomůže identifikovat všechna rizika a nastavit procesy tak, aby vaše firma při kontrole obstála. Stačí kontaktovat kancelář na office@arws.cz.

FAQ – Nejčastější právní dotazy k auditu pracovněprávní dokumentace

1. Jak často by měl zaměstnavatel provádět audit pracovněprávní dokumentace?
Doporučujeme provádět audit minimálně jednou ročně nebo vždy při významných změnách v legislativě, jako byla novela zákoníku práce účinná od října 2023. Průběžná kontrola dokumentace je prevencí před pokutami při kontrole inspektorátu práce. Pokud řešíte podobný problém, kontaktujte nás na office@arws.cz.

2. Jaká je nejvyšší pokuta, kterou může inspektorát práce uložit?
Za umožnění výkonu nelegální práce hrozí pokuta až 10 milionů korun. Za běžné pracovněprávní prohřešky v oblasti odměňování, pracovní doby či dokumentace se pokuty pohybují v řádu statisíců až jednotek milionů korun.

3. Vztahuje se informační povinnost podle § 37 zákoníku práce i na krátkodobé pracovní poměry?
Ano, informační povinnost platí bez ohledu na délku sjednaného pracovního poměru. Od 1. října 2023 již neplatí výjimka pro pracovní poměry kratší než 1 měsíc. Potřebujete poradit? Napište na office@arws.cz.

4. Musím jako zaměstnavatel vést evidenci pracovní doby i u zaměstnanců pracujících z domova?
Ano, povinnost vést evidenci pracovní doby se vztahuje na všechny zaměstnance bez ohledu na místo výkonu práce. U práce na dálku je navíc nutné písemně upravit způsob rozvržení pracovní doby v dohodě o práci na dálku.

5. Co mám dělat, když zjistím nedostatky v pracovněprávní dokumentaci?
Nedostatky je třeba co nejdříve napravit – aktualizovat pracovní smlouvy, doplnit chybějící informace zaměstnancům, upravit vnitřní předpisy. Doporučujeme provést komplexní audit s pomocí specializovaných právníků, kteří identifikují všechna rizika a navrhnou řešení. Spojte se s námi na office@arws.cz a získejte právní řešení na míru.

6. Mohu být postižen za porušení GDPR v oblasti zaměstnaneckých dat současně inspektorátem práce i ÚOOÚ?
Ano, hrozí souběžný postih od obou úřadů. ÚOOÚ může udělit pokutu až 20 milionů EUR nebo 4% z celosvětového obratu za porušení GDPR, zatímco inspektorát práce může udělit pokutu až 1 milion korun za narušování soukromí zaměstnance podle zákoníku práce.

Nechcete tenhle problém řešit sami? Advokátní kanceláři ARROWS věří více než 2000 klientů a jsme oceněni jako Právnická firma roku 2024. Podívejte se ZDE na naše reference a bude nám ctí pomoci vám při řešení vašeho problému. Poptávka je zdarma.