Chraňte sebe i firmu: Jak minimalizovat osobní ručení jednatele v B2B smlouvách

Uzavírat obchodní smlouvy v B2B prostředí patří k rutinní činnosti každého jednatele. Málokdo si však při podpisu zakázky uvědomí, že jediná nevýhodně nastavená smlouva může způsobit značné finanční ztráty firmě – a v krajním případě zasáhnout i osobní majetek jednatele. Český právní řád totiž stanoví, že jednatel společnosti ručí svým soukromým majetkem za dluhy firmy, pokud dluhy vznikly porušením jeho povinnosti jednat s péčí řádného hospodáře a společnost nemá majetek na jejich úhradu. Mezi nejčastější situace, kdy hrozí vymáhání škody přímo po jednateli, přitom patří právě uzavření nevýhodné smlouvy. Jinými slovy – špatně ošetřená zakázka může ohrozit nejen firemní finance, ale i Vaši osobní odpovědnost.

Nepříjemným scénářem bývá situace, kdy firma investuje do splnění zakázky (materiál, práce, čas) a odběratel nakonec zboží či službu neodebere nebo nezaplatí. Taková neuhrazená faktura dokáže ohrozit cash-flow i zaběhnuté společnosti – i jediná nezaplacená faktura vás může dostat do finančních potíží, nebo dokonce dohnat k insolvenci. Jako jednatel nesmíte tuto možnost podceňovat. Klíčem je předcházet rizikům už ve fázi sjednávání smluvních podmínek. Níže přinášíme praktické příklady ze stavebnictví, IT i výroby, kde chybné nastavení smlouvy vedlo k problémům. Zároveň ukážeme, jak měla smlouva vypadat správně – zejména jakou roli hrají zálohové platby, smluvní pokuty a odstupné při ochraně Vaší firmy.

Autor článku: ARROWS advokátní kancelář (JUDr. Kateřina Müllerová, office@arws.cz, +420 245 007 740)

Když prevence chybí: Tři příběhy z praxe

Nejprve se podívejme na reálné či modelové situace z různých odvětví. Uvidíme, jak absence preventivních opatření ve smlouvě může vést k nevymahatelným pohledávkám, ztrátám, ba i ohrožení firmy. Tyto příklady zdůrazňují, proč je důkladné ošetření smluv tak důležité.

Případ ze stavebnictví: Zakázka bez zálohy a „zmizelý“ odběratel

Majitel menší stavební firmy přijal zakázku na opravu skladové haly pro nového obchodního partnera. Práci řádně dokončil a vystavil fakturu na 300 000 Kč. Po splatnosti však platba nepřišla. Objednatel se vymlouval a žádal odklad, načež přestal komunikovat úplně. Zhotovitel nakonec zjistil, že sídlo odběratele je prázdné a firmu mezitím původní majitel narychlo prodal nastrčené osobě. Jinými slovy, stavební firma odvedla práci, ale nedostala zaplaceno ani korunu. Chyběly jakékoliv záruky – nebyla sjednána zálohová platba předem, ve smlouvě chyběla účinná sankce pro případ neplacení a jednatel ani neprověřil spolehlivost nového zákazníka. Výsledek? Stavební firma musela pracně vymáhat dluh, šance na úspěch byla velmi nízká a vznikla značná ztráta. Jednatel se ocitl v nepříjemné situaci, kdy ohrožené cash-flow firmy mohlo snadno přerůst v platební neschopnost – a tím i riziko osobního ručení.

Poučení: V tomto případě by správně nastavené platební podmínky zřejmě problém odhalily nebo zmírnily. Záloha před zahájením prací by odradila neseriózního klienta nebo pokryla aspoň náklady na materiál. Smluvní pokuta za prodlení s platbou či jasně sjednané úroky z prodlení by vytvořily tlak na úhradu. A v neposlední řadě, základní prověření obchodního partnera v rejstřících mohlo odhalit varovné signály předem. K ničemu z toho však nedošlo – a firma i její jednatel nesli následky.

Případ z IT: Vývoj softwaru bez jasných mantinelů

Podobné chyby se dějí i v IT sektoru. Představme si malou firmu vyvíjející zakázkový software (např. webovou aplikaci) pro většího klienta. Nadšeni z nové zakázky, pustí se do práce bez požadavku na zálohu. Smlouva je vágní a nestanoví detailně, kdy je dílo považováno za dokončené. Projekt se táhne; klient opakovaně přichází s dalšími úpravami a odmítá zaplatit závěrečnou fakturu, dokud „nebude vše podle představ“. Firma sice odvedla stovky hodin práce a fakticky dodala funkční produkt, ale kvůli nejasně definovanému ukončení projektu se platba stále odsouvá. Takový scénář skutečně nastal u jedné designérky, které klienti neustále vraceli projekt s připomínkami a odmítali zaplatit zbytek, přestože web už byl spuštěný a funkční. Chybějící záloha a nejednoznačné podmínky dokončení zde vedly k tomu, že dodavatel nedostal zaplaceno včas (nebo vůbec) za značnou část práce. Pro malou IT firmu to znamená ohrožení mezd zaměstnanců i vlastních závazků. Jednatel takové firmy navíc čelí otázce, zda nezanedbal povinnost ošetřit zájmy společnosti – pokud by z toho vznikla škoda, mohl by za ni nést odpovědnost.

Poučení: Precizní smlouva o dílo v IT mohla této situaci zabránit. Jednak zálohová platba (např. 30–50 % ceny předem) by zajistila, že firma nepůjde do rizika zcela „na své náklady“. Dále jasné vymezení pojmu „dokončení projektu“ ve smlouvě by zamezilo nekonečným revizím – dodavatel by mohl po splnění definovaných milníků vyžadovat doplatek. Pomohla by i smluvní pokuta za neoprávněné prodlevy či nesoučinnost klienta (například za to, že objednatel opakovaně rozšiřuje zadání nad rámec dohody). Konečně, dodavatel mohl sjednat, že finální výstup (zdrojové kódy, přístupy) předá až po úplném zaplacení – tím by měl páku, jak klienta motivovat platit. Správně nastavené mantinely tedy chrání IT firmu před neplatiči a drží projekt v rozsahu, na kterém se strany dohodly.

Případ z výroby: Neodebrané zboží a ztráta pro dodavatele

Ve třetím příběhu z oblasti výroby se podívejme na dodavatelsko-odběratelský vztah. Strojírenská firma uzavřela s odběratelem smlouvu na dodávku několika stovek kusů specializovaného komponentu. Výroba probíhala na míru – dodavatel musel nakoupit materiál a vyhradit kapacity. Smlouva však nepožadovala žádnou platbu předem ani žádnou smluvní pokutu či odstupné. Když bylo zboží vyrobeno, odběratel od smlouvy jednostranně odstoupil (prostě „si to rozmyslel“) a dohodnuté množství neodebral ani nezaplatil. Dodavateli zůstaly na skladě drahé výrobky, které byly navrženy pro konkrétního zákazníka – jen obtížně prodejné někomu jinému. Firma tak utrpěla ztrátu nejen přímými náklady, ale i ušlým ziskem, který měla ze zakázky mít. Nejvyšší soud ČR řešil v minulosti obdobný spor, kdy odběratel nesplnil odběr sjednaného množství výrobků a dodavateli vznikla škoda (ušlý zisk) ve výši cca 1,7 mil. Kč. Výrobní podnik se kvůli neodebranému zboží mohl ocitnout v sekundární platební neschopnosti – sám dlužil svým dodavatelům za materiál, ale nedostal zaplaceno od zákazníka. Jednatel tak řešil krizovou situaci a vystavil se riziku, že společníci či věřitelé budou vymáhat škodu přímo po něm za podcenění smluvních záruk.

Poučení: Tomuto fiasku se dalo předejít vhodně nastavenými ujednáními. Zálohová faktura před zahájením výroby by pokryla náklady na materiál a prověřila serióznost objednatele. Do smlouvy šlo zakotvit, že odběratel nemůže zrušit objednávku bez následků – buď vůbec ne (jen při zásadním porušení smlouvy ze strany dodavatele), nebo jedině za cenu odstupného (sjednané paušální náhrady) pro dodavatele. Například by si strany mohly dohodnout, že v případě zrušení objednávky uhradí odběratel odstupné ve výši, řekněme, 30 % z ceny zakázky. Tím by se dodavateli kompenzovaly náklady a částečně i ušlý zisk. Dále, smluvní pokuta za prodlení s odběrem zboží by odběratele motivovala převzít výrobky včas, nebo alespoň zaplatit skladné. V neposlední řadě si mohl dodavatel vyhradit vlastnictví ke zboží až do úplného zaplacení, případně si vymínit právo zboží prodat jinému zákazníkovi, pokud původní odběratel neodebere v lhůtě (vždy platí pro konkrétní případ a okolnosti). Tyto pojistky by výrazně snížily riziko, že zboží zůstane ležet nezaplacené na skladě.

Jak se chránit před neplatiči: klíčové nástroje ve smlouvách

Výše uvedené příklady odhalují společný jmenovatel – podcenění prevence při sjednávání smlouvy. Dobrou zprávou je, že existuje řada nástrojů, jak riziko nezaplacení nebo nepřevzetí snížit na minimum. Jako jednatel byste měl trvat na zakotvení těchto ochranných prvků do každé významnější smlouvy. Podívejme se na tři nejdůležitější: zálohy, smluvní pokuty a odstupné. Při správném použití pomohou motivovat obchodního partnera k řádnému plnění a zajistí, že v případě problému nepřijdete zkrátka.

Zálohové platby – první obranná linie

Záloha předem je jedním z nejjednodušších a nejúčinnějších opatření, jak předejít neuhrazeným fakturám. Jedná se o platbu části ceny dopředu ještě před dodáním zboží či zahájením práce. Zálohové platby výrazně minimalizují riziko nezaplacení a chrání finanční stabilitu dodavatele. Pro odběratele představuje zaplacená záloha závazek – má “kůži ve hře” a méně důvodů od smlouvy couvnout. Pro Vás jako dodavatele znamená záloha lepší cash-flow (nemusíte vše financovat z vlastních zdrojů) a krytí nákladů, kdyby se obchod pokazil.

Jak zálohy nastavit: Výše zálohy by měla odpovídat povaze zakázky. Běžně se sjednává 20–50 % z ceny zakázky předem, u rizikovějších obchodů klidně více. U delších projektů lze dohodnout více dílčích plateb (např. 30 % před zahájením, 40 % v polovině a 30 % po dokončení). Důležité je také jasně vymezit milníky, po jejichž splnění bude požadována další platba. Například: „Záloha 40 % při podpisu smlouvy, dalších 30 % po předložení funkční beta verze, zbytek po finálním předání díla.“ Taková úprava chrání obě strany – dodavatel průběžně dostává zaplaceno a odběratel vidí postup a kvalitu plnění. Nezapomeňte také do smlouvy vložit ustanovení, že vlastnické právo ke zboží či výstupům přechází na odběratele až po zaplacení celé ceny. Stejně tak můžete sjednat, že finální výsledky (např. zdrojové kódy, projektová dokumentace, hmotné produkty) budou předány až po uhrazení poslední faktury. Tím zvýšíte motivaci odběratele dostát svým závazkům včas.

Smluvní pokuta – motivace k plnění povinností

Smluvní pokuta je osvědčený nástroj, jak přimět obchodního partnera dodržet smluvené povinnosti. Jde o sankční platbu, na kterou vznikne nárok v případě, že druhá strana nesplní určitou povinnost řádně či včas. Smluvní pokuta patří k nejúčinnějším způsobům, jak dlužníka motivovat ke splnění jeho povinnosti. Už samotná její existence má psychologický efekt – partner si dvakrát rozmyslí porušit smlouvu, když ví, že by musel platit penále. Navíc, pokud k porušení dojde, věřitel (poškozená strana) může pokutu efektivně vymáhat i soudní cestou, protože jde o smluvně dohodnutý nárok.

Jak pokutu využít: Smluvní pokutu lze sjednat na různé typy porušení dle charakteru obchodu. Typicky se uvádí pokuta za prodlení – např. za každý den prodlení s úhradou faktury, s dokončením díla, s dodáním zboží nebo naopak s jeho převzetím. Další variantou je pokuta za porušení zákazu (např. smluvní pokuta, pokud by odběratel zkopíroval software či předal know-how třetí straně, apod.). Důležité je nastavit pokutu přiměřeně – neměla by být likvidační, ale zároveň dost vysoká, aby měla odstrašující efekt. U peněžitých plnění se často sjednává pokuta jako procento z dlužné částky či pevná částka za každý den/měsíc prodlení. U nepeněžitých závazků (např. nesplnění kvality, porušení exkluzivity) může jít o jednorázovou částku. Příklad: Ve smlouvě o dílo lze uvést, že za každý týden prodlení objednatele s převzetím díla náleží zhotoviteli smluvní pokuta, řekněme 0,5 % z ceny díla. Nebo že za každé porušení mlčenlivosti zaplatí strana pokutu 100 000 Kč. Smluvní pokuta by měla být sjednána písemně ve smlouvě a přesně definovat, při jaké situaci a v jaké výši vzniká nárok. Pamatujte, že uhrazením smluvní pokuty není dotčeno právo na náhradu škody – pokud škoda převyšuje pokutu, můžete ji vymáhat nad rámec (ledaže si ujednáte, že smluvní pokuta je paušalizovaná náhrada škody). Správně nastavená smluvní pokuta Vám tedy slouží jako pojistka a páka: partner ví, co ho čeká při nedodržení smlouvy, a Vy máte usnadněnou cestu k odškodnění.

Odstupné (storno) – pojistka pro případ zrušení zakázky

Dalším užitečným institutem je odstupné. Nepleťme si ho s odstupným v pracovních smlouvách – zde jde o smluvní ujednání v obchodní smlouvě, které umožňuje jedné nebo oběma stranám odstoupit od smlouvy za předem stanovenou finanční náhradu. Účelem doložky o odstupném je dát smluvní straně možnost jednostranně zrušit smlouvu zaplacením dohodnuté částky. Tato částka fakticky funguje jako paušalizovaná náhrada škody za nedokončení kontraktu. Odstupné se hodí v situacích, kdy si obchod vyžaduje investice, které by při stornu přišly vniveč – díky odstupnému má druhá strana jistotu, že když partner odstoupí, nezůstane jí prázdná ruka.

Kdy a jak odstupné sjednat: Odstupné nachází uplatnění typicky v zakázkách na míru, projektech s dlouhou realizací, nebo obecně tam, kde chcete umožnit odstoupení od smlouvy i bez porušení, ale ne zadarmo. Můžete si ve smlouvě dohodnout, že např. objednatel má právo odstoupit od smlouvy kdykoliv, avšak zaplatí dodavateli odstupné ve výši X % z celkové ceny (případně pevnou částku). Takové ustanovení motivuje odběratele rozmyslet si zrušení zakázky, protože by nesl finanční následek. Zároveň pokud skutečně musí odstoupit (změní se podmínky, rozpočet apod.), dodavatel získá kompenzaci za čas, kapacity a ušlý zisk. Odstupné lze sjednat i z druhé strany – např. dodavatel může mít právo odstoupit, pokud zjistí závažné problémy (a poskytne objednateli odstupné). V praxi se ale častěji používá na ochranu dodavatele, který investuje prostředky do plnění. 

Příklad: Výrobní firma si ve smlouvě dojedná, že pokud zákazník zruší objednávku po potvrzení výroby, zaplatí odstupné např. 25 % z ceny zakázky. Těchto 25 % pokryje náklady za již rozpracovanou výrobu a částečně uhradí také marži, o kterou firma přišla. Důležité je odstupné sjednat jasně písemně ve smlouvě – včetně výše nebo způsobu výpočtu. Pokud by k odstoupení došlo, smlouva zaniká zaplacením odstupného a strany si vypořádají už jen to, co bylo do té doby splněno. Pro úplnost – odstupné se uplatní, aniž by muselo dojít k porušení smlouvy. Nemá nahrazovat smluvní pokutu, spíše rozšiřuje možnosti ukončit závazek mimosoudně za předem daných podmínek. Pro Vás je to záchranná síť: když obchod padne, nejste zcela bez náhrady.

Prevence a právní konzultace se vyplácí

Jako jednatelé B2B firem nesete na bedrech velkou odpovědnost – za úspěch obchodů, za ekonomiku firmy i za její závazky. Dobře nastavené smlouvy jsou Vaší první linií obrany. Investovat čas a pozornost do smluvních podmínek se vyplatí nesrovnatelně více než následně řešit škody a soudní spory. Buďte prozíraví: věnujte pozornost prevenci rizik už při sjednávání zakázky.

Shrňme si nejdůležitější kroky, které byste měli před podpisem každé významné smlouvy udělat:

• Prověřit bonitu a pověst partnera: Zjistěte si o druhé straně maximum – existují registry dlužníků, reference od jiných dodavatelů, účetní závěrky apod. I drobný varovný signál je důvod zvýšit opatrnost.
  
  
• Nastavit jasné platební podmínky: Dohodněte si zálohy a rozvrh plateb. Nikdy nezačínejte pracovat na velké zakázce bez alespoň částečné platby předem.
  
  
• Zakotvit smluvní pokuty a úroky z prodlení: Dejte smlouvě „zuby“. Partner bude smlouvu respektovat daleko více, když bude vědět, že prodlení či porušení pocítí finančně.
  
  
• Ošetřit možnost storna smlouvy: Pokud by druhá strana chtěla odstoupit, mějte sjednané odstupné či storno poplatek, který pokryje vaše náklady.
  
  
• Důkladně dokumentovat a definovat plnění: Ve smlouvě přesně popište předmět plnění, kvalitu, termíny a způsob předání. Trvejte na předávacím protokolu či akceptačním testu, aby bylo prokazatelné, že jste své povinnosti splnili.
  
  

Dodržováním výše uvedených zásad nejen minimalizujete riziko, že Vaše firma přijde zkrátka, ale chráníte také sebe jako jednatele. Předejdete situacím, kdy by někdo mohl říci, že jste zanedbal péči řádného hospodáře. Budujete tím důvěryhodnost firmy vůči partnerům i důvěru vlastní – že máte věci pod kontrolou.

Neponechávejte ochranu náhodě. Konzultujte své smlouvy s právníkem nebo odborníkem na kontrakty dříve, než je uzavřete. Profesionál Vám pomůže odhalit slabá místa smlouvy a navrhne úpravy na míru Vašemu oboru. Taková investice je zlomkem částek, o které byste mohli přijít při špatně ošetřené zakázce. Budujte kulturu prevence – se správně nastavenými smluvními podmínkami se můžete pouštět i do velkých obchodů s klidným spánkem, protože víte, že jste pro ochranu firmy i svého majetku udělali maximum. Dobrý jednatel myslí několik kroků dopředu – a přesně to děláte, když nepodceňujete smluvní rizika.

Nechcete tenhle problém řešit sami? Věří nám více než 2000 klientů a jsme oceněni jako Právnická firma roku 2024. Podívejte se ZDE na naše reference.