Dovolená pod kontrolou: pravidla, povinnosti a klíčové rozhodnutí Nejvyššího soudu

Autorka článku: JUDr. Barbora Kořenářová, ARROWS advokátní kancelář (office@arws.cz, +420 245 007 740)

Máte jasno v pravidlech čerpání dovolené? Klíčové je dodržet zákonné podmínky. Plánování dovolené je nedílnou součástí pracovního života a by mělo být především o odpočinku. Pokud však není dodržen správný postup, může se z plánované rekreace stát zdroj pracovních konfliktů. Rozhodnutí Nejvyššího soudu ČR sp. zn. 21 Cdo 1209/2024 ukazuje, jaké důsledky může mít nedodržení pravidel pro čerpání dovolené – od neplatnosti oznámení až po neomluvenou absenci a ukončení pracovního poměru.

Tento článek přehledně vysvětluje povinnosti zaměstnavatele a zaměstnance při plánování dovolené a ukazuje, jak se vyhnout nejčastějším chybám.

Povinnosti zaměstnavatele při plánování dovolené

Zákoník práce klade na zaměstnavatele odpovědnost za správné určení a čerpání dovolené. Podle § 218 zákoníku práce je na zaměstnavateli, aby zaměstnancům umožnil čerpání dovolené v kalendářním roce, kdy na ni vznikl nárok. Provozní důvody nebo překážky na straně zaměstnance však mohou odklad čerpání dovolené ospravedlnit – v takovém případě může být dovolená převedena do následujícího kalendářního roku.

Co se stane, když zaměstnavatel svou povinnost nesplní?

Zaměstnavatel musí své rozhodnutí o termínu dovolené sdělit zaměstnanci jasně a včas. Pokud zaměstnavatel neurčí čerpání dovolené do 30. června následujícího roku, přechází právo určit termín dovolené na zaměstnance. Zaměstnavatel nemůže libovolně omezovat zaměstnance, ale ani zaměstnanec nemá volnou ruku při určování dovolené.

Pravidla pro oznámení dovolené zaměstnancem:

Pokud zaměstnanec přebírá iniciativu při určování dovolené, zákon stanoví jasné podmínky. Tyto podmínky chrání zaměstnavatele před organizačními problémy a zároveň zajišťují zaměstnanci právo na odpočinek.

Co zaměstnanec musí splnit?

1. Dodržet 14 denní lhůtu pro oznámení. Pokud není se zaměstnavatelem dohodnuto jinak, zaměstnanec musí oznámit dovolenou alespoň 14 dní před jejím plánovaným začátkem. Zaměstnavatel má právo na včasnou informaci o plánované absenci zaměstnance, aby mohl zajistit chod provozu, zvláště pak v případě specifických provozů (např. záchranná služba).
2. Písemná forma oznámení. SMS nebo ústní oznámení nejsou dostatečné – zákon vyžaduje formální písemnou komunikaci, ideálně s elektronickým podpisem, pokud je doručení provedeno elektronicky.

Proč jsou tato pravidla zásadní?

Nedodržení zákonných podmínek činí oznámení zaměstnance neplatným. Pokud  zaměstnanec dovolenou oznámenou v rozporu se zákonnýma podmínkama přesto čerpá, riskuje, že jeho nepřítomnost bude považována za neomluvenou absenci, což může mít závažné důsledky, včetně ukončení pracovního poměru.

Příklad:

Představte si situaci, kdy zaměstnavatel z důvodu naléhavého provozu není schopen zaměstnanci umožnit čerpání dovolené do konce roku. V takovém případě zákon počítá s možností převedení nároku na další rok. Pokud ale zaměstnavatel nestanoví čerpání dovolené do 30. června následujícího roku, může si zaměstnanec termín dovolené určit sám. V řešeném případě zaměstnanec oznámil dovolenou prostřednictvím SMS zprávy sice dva týdny před plánovaným nástupem, nicméně písemná forma oznámení byla vůči zaměstnavateli splněna pouhé dva dny před odjezdem. Zaměstnavatel absenci vyhodnotil jako neomluvenou a okamžitě ukončil pracovní poměr. Nejvyšší soud potvrdil, že oznámení nesplňovalo zákonné požadavky. Kromě nedodržení lhůty byla forma oznámení rovněž nevyhovující.

Rozhodnutí Nejvyššího soudu sp. zn. 21 Cdo 1209/2024:

Nejvyšší soud zdůraznil, že 14 denní lhůta není pouze „pořádková“, ale jde o hmotněprávní podmínku platnosti oznámení. Nedodržení této lhůty tak činí oznámení zaměstnance neplatným, což může vést k pracovním konfliktům a v konečném důsledku až k okamžitému zrušení pracovního poměru. Toto rozhodnutí rovněž potvrzuje, že pokud zaměstnavatel nezajistí čerpání dovolené včas, nevzniká automaticky protiprávní jednání. Jinými slovy, protiprávní nebo nepoctivé jednání zaměstnavatele neopravňuje zaměstnance k porušování či nedodržování pracovněprávních předpisů. Přesto však zaměstnavatel musí zajistit, aby zaměstnanec své právo na dovolenou mohl reálně využít. Nejvyšší soud konstatoval, že zaměstnanec nemůže jednostranně rozhodnout o čerpání dovolené bez splnění zákonných podmínek, ani pokud zaměstnavatel neurčil termín dovolené včas. Zaměstnavatel má právo na včasnou informaci o absenci zaměstnance a zaměstnanec musí dodržet zákonné podmínky pro oznámení čerpání dovolené.

Klíčové ponaučení: Transparentní komunikace je základem úspěchu

Plánování dovolené by mělo být založeno na vzájemné spolupráci a respektu mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem. Zaměstnanci by měli dbát nejen na formální splnění svých povinností, ale také na komunikaci se zaměstnavatelem. Naopak zaměstnavatel by měl zajistit, že všechny procesy související s čerpáním dovolené jsou srozumitelné a odpovídají zákonným požadavkům.

Doporučení pro zaměstnavatele:

• Včas stanovte termíny dovolené a transparentně komunikujte se zaměstnanci.
• Pokud není možné určit dovolenou do 30. června následujícího roku, zajistěte, aby zaměstnanci měli jasné pokyny k oznámení vlastního čerpání.

Doporučení pro zaměstnance:

• Dodržujte lhůtu 14 dnů a používejte písemnou formu oznámení.
• Komunikujte se zaměstnavatelem a vyhněte se zbytečným nedorozuměním.