Efektivní komunikace při vyjasňování nabídek: Klíč k úspěšnému zadávacímu řízení?

Autor článku: Mgr. Filip Ondřej, ARROWS advokátní kancelář (office@arws.cz, +420 245 007 740)

Formulace výzvy k vyjasnění nabídek může být klíčovým bodem zadávacího řízení. Správné pochopení § 46 zákona o zadávání veřejných zakázek (ZZVZ) vám může ušetřit čas, můžete se vyhnout zbytečným chybám a můžete zajistit rovné zacházení se všemi účastníky. Jak správně postupovat, abyste odstranili drobné nedostatky v rámci nabídek a zároveň neprodlužovali řízení na úkor efektivity?

Proč a jak § 46 ZZVZ využít?

Ustanovení § 46 ZZVZ bylo navrženo s cílem zajistit, že i méně závažné nesrovnalosti v nabídkách nebudou automaticky znamenat vyloučení dodavatele z formálních důvodů. Zadavatel tak získává možnost:

• požadovat objasnění předložených údajů, dokladů, vzorků nebo modelů,
• žádat o doplnění dalších údajů, které nebyly původně vyžadovány,
• řešit formální nedostatky, aniž by byl porušen princip rovného zacházení dle § 6 ZZVZ.

Představte si, že klíčová nabídka obsahuje drobnou nesrovnalost v dokumentaci. Bez možnosti vyjasnění by byla nabídka vyřazena, což by teoreticky mohlo vést k výběru méně výhodné nabídky. Použitím § 46 ZZVZ tak lze zajistit transparentní a férové řízení, kdy je možné takovou nabídku, v případě úspěšného objasnění, v zadávacím řízení zachovat.

Jak formulovat výzvu, která „necyklí“ proces?

Klíčem k efektivnímu vyjasňování nabídek je jednoznačně a srozumitelně formulovaná výzva.

Jak na to?

• Jasně vymezte požadavky. Vysvětlete přesně, co je třeba doplnit nebo vyjasnit.
• Vyvarujte se neurčitosti. Výzva, která umožní více interpretací, vede k dalším otázkám a „cyklení“ procesu.
• Lhůty. Nastavte realistickou a přiměřenou lhůtu pro odpověď.

Pokud výzva není konkrétní, hrozí, že dodavatel nabídne irelevantní informace, čímž zadavatel riskuje prodlužování řízení.

Na co si dát pozor

Přestože je § 46 ZZVZ mocným nástrojem, může přinášet jistá úskalí. Zadavatelé by si měli být vědomi následujících rizik:

Dobrá víra. Zadavatel musí postupovat čestně a transparentně. Výzva, která je formulována nejasně, může poctivého dodavatele uvést v omyl.

Nesprávné využití. Pokud zadavatel neformuluje výzvu správně, může být nucen ji opakovat, což prodlužuje proces.

Manipulace. Dodavatel může odpovědi záměrně prezentovat tak, aby splnil formální požadavky, ale nikoli reálné podmínky zadání.

Z rozhodovací praxe ÚOHS

Rozhodnutí Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže (ÚOHS) ze dne 3. 10. 2023, sp. zn. ÚOHS-R0146/2023/VZ zdůrazňuje, že zadavatel není povinen výzvu opakovat, pokud byla první výzva jednoznačná a dodavatel neodstranil pochybnosti, jde toliko o možnost zadavatele výzvu opakovat. Tento přístup chrání zadavatele před neefektivním prodlužováním řízení.

Jak vyplývá z rozhodnutí ÚOHS ze dne 13. 5. 2022, sp. zn. ÚOHS-S0118/2022/VZ, samotný dodavatel nemůže počítat s tím, že zadavatel bude využívat postupu podle ust. § 46 ZZVZ „donekonečna“, proto by i samotní dodavatelé měli odpovědět na správně formulovanou výzvu zadavatele „napoprvé“. V opačném případě by totiž mohlo docházet k neefektivnímu prodlužování řízení z důvodu na straně vyzývaného dodavatele.

Vyjasňování nabídek je nástrojem, který vám umožní efektivně a spravedlivě vést zadávací řízení. Klíčem k úspěchu je však správná formulace výzvy. Díky ní lze zachovat v zadávacím řízení nabídku, která vykazuje méně závažné nedostatky, pro něž by však mohla být ze zadávacího řízení vyloučena.

Potřebujete pomoci se správnou formulací výzev dle § 46 ZZVZ nebo s právním zastoupením při zadávacím řízení? Kontaktujte nás ještě dnes a zajistěte si profesionální právní poradenství, které ochrání vaše zájmy a zjednoduší celý proces.