Kamerový systém ve firmě: 7 klíčových bodů, které nesmíte opomenout

Autor článku: Mgr. Petr Hanzel, LL.M., ARROWS advokátní kancelář (office@arws.cz, +420 245 007 740)

Instalace kamerového systému není jen technickým úkolem, ale také právní a etickou výzvou. Nejde pouze o výběr zařízení, ale především o zajištění ochrany osobních údajů a respektování práv sledovaných osob. I když je praxe mnohdy odlišná, pečlivé posouzení potřebnosti, vyhodnocení rizik a balanční testy by mělo vždy předcházet samotné instalací. Následujících sedm kroků vám pomůže vytvořit systém, který bude efektivní, bezpečný a v souladu s právními předpisy.

1. Zhodnocení potřeby kamerového systému

Než se rozhodnete instalovat kamery, je nutné posoudit, zda je jejich použití nezbytné. Kamerový systém má být nasazen pouze tam, kde existuje reálné riziko, jako je vandalismus, krádeže nebo ohrožení bezpečnosti osob. Dokumentace těchto rizik, například prostřednictvím statistik nebo předchozích incidentů, je zásadním krokem.

Zvažte také alternativní opatření – například kontrolu přístupu, ostrahu nebo speciální antivandal povrchy. Kamerový systém by měl být až poslední možností.

2. Balanční test: Klíčový nástroj pro rozhodování

Balanční test, známý také jako test proporcionality, zajistí, že oprávněné zájmy správce nepřevažují nad právy sledovaných osob. Test zahrnuje zhodnocení přínosů kamerového systému, posouzení méně invazivních alternativ a porovnání dopadu na soukromí. Bez tohoto testu nelze oprávněnost systému prokázat a hrozí, že jeho provoz bude v rozporu s právy sledovaných osoby a tedy i s GDPR.

3. Definování účelu a rozsahu zpracování osobních údajů

Každý kamerový systém musí mít jasně stanovený účel, například ochranu majetku nebo prevenci trestné činnosti. Účel nesmí být příliš široký a musí odpovídat konkrétním oblastem sledování. Kamery by neměly snímat více, než je nezbytně nutné, a samozřejmě by neměly pokrývat citlivé prostory, jako jsou toalety nebo šatny.

Záznamy by měly být uchovávány pouze po nezbytně nutnou dobu. Podle doporučení Úřadu je obvyklá lhůta 72 hodin. Delší doba musí být vždy odůvodněna, například řešením konkrétního incidentu, povahou provozu, a nezahrnuje čas potřebný pro zásahy policie nebo jiných orgánů.

4. Právní základy a přístup k záznamům

Zpracování musí být podloženo právním základem, ve většině případů oprávněným zájmem správce. Přístup k záznamům by měl být omezen pouze na oprávněné osoby, které mají jasně definované povinnosti a odpovědnosti.

Záznamy mohou být sdíleny pouze s oprávněnými osobami nebo institucemi, jako jsou orgány činné v trestním řízení nebo pojišťovny, a vždy na základě oprávněného zájmu nebo zákonné povinnosti. Při sdílení je doporučeno používat předávací protokoly, anonymizovat nesouvisející osoby (například rozmazáním tváří) a uchovávat záznamy pouze v nezbytném rozsahu.

5. Technické zabezpečení systému

Kamery musí být nastaveny tak, aby minimalizovaly zásah do soukromí. To zahrnuje omezení záběrů na nezbytné oblasti, rozostření částí obrazu, nebo dokonce deaktivaci funkcí, jako je zvukový záznam, pokud není nutný. Záznamy by měly být šifrovány, přístup omezen na oprávněné osoby a bezpečnostní opatření pravidelně kontrolována.

6. Informovanost a práva sledovaných osob

Každý, kdo vstupuje do monitorovaného prostoru, musí být informován o přítomnosti kamer. Informace musí být jasná, dobře viditelná a obsahovat údaje o správci, účelu zpracování a právech sledovaných osob.

Sledované osoby mají právo na přístup k záznamu, kde jsou zachyceny, právo na výmaz svých dat, pokud již nejsou potřebná, nebo na omezení jejich zpracování.

7. Pravidelná revize a aktualizace

Provoz kamerového systému nekončí jeho instalací. Účel, nastavení a dopad na práva sledovaných osob by měly být pravidelně revidovány. Zároveň je nutné sledovat aktuální právní předpisy a technické inovace, které mohou nabídnout méně invazivní řešení.

Závěr

Správné nasazení kamerového systému je více než technická záležitost. Je to komplexní proces, který zahrnuje právní, technické i etické aspekty. Nedodržení pravidel může vést k pokutám až 20 milionů eur nebo 4 % celosvětového obratu společnosti. Kromě finančních postihů hrozí ztráta důvěry klientů, zveřejnění citlivých dat nebo dokonce nařízení zastavení provozu systému.

Pro zajištění souladu je nutné zpracovat klíčové dokumenty:

• Balanční testy: Pro posouzení proporcionality a oprávněnosti zpracování.
• Interní směrnice a pravidla: Stanovující jasné postupy pro provoz.
• Záznamy o činnostech zpracování: Doložení souladu s GDPR.
• DPIA: Posouzení vlivu na ochranu osobních údajů, pokud systém představuje vyšší riziko.
• Vzorové informační dokumenty: Zahrnující informační tabulky a podrobné informace pro sledované osoby.

Pokud si nejste jisti, jak tyto náležitosti zajistit, nebo potřebujete pomoc s nastavením systému, kontaktujte nás. Pomůžeme vám zajistit, že váš kamerový systém bude efektivní, bezpečný a po právní stránce v pořádku.