Opakované nákupy bez administrativní zátěže

Autorka článku: Mgr. Alexandra Johnová, ARROWS advokátní kancelář (office@arws.cz, +420 245 007 740)

Zadávání veřejných zakázek nemusí být složitý a zdlouhavý proces. Dynamický nákupní systém přináší moderní, plně elektronické řešení, které umožňuje pružně a efektivně nakupovat běžné zboží, služby nebo stavební práce. Jak dynamický nákupní systém funguje, jaké jsou jeho výhody a na co si dát pozor? To vše se dozvíte v tomto článku.

Veřejné zadávání prošlo v posledních letech výraznou proměnou. S rostoucím důrazem na digitalizaci a transparentnost hledají zadavatelé způsoby, jak procesy zjednodušit, zrychlit a zpřístupnit širšímu okruhu dodavatelů. Dynamický nákupní systém (dále jen „DNS“) představuje moderní řešení, které umožňuje pružné zadávání veřejných zakázek na pořízení běžného, obecně dostupného zboží, služeb nebo stavebních prací, typicky se bude jednat např. o nákup kancelářských potřeb, běžně dostupné ICT techniky či překladatelské služby. DNS naopak nelze zavést např. v oblasti obrany nebo bezpečnosti.

Tento specifický nástroj je upraven v § 138 – 142 zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek (dále jen „ZZVZ“) a nabízí efektivní alternativu k tradičním zadávacím řízením, která mohou být zdlouhavá a administrativně náročná. Díky plné elektronizaci a otevřenosti se DNS stává atraktivní volbou pro zadavatele i dodavatele. Na rozdíl od rámcových smluv, které po svém uzavření omezují přístup novým uchazečům, DNS zůstává po celou dobu svého trvání otevřený a umožňuje průběžné přihlašování nových dodavatelů.

Jak dynamický nákupní systém funguje?

DNS lze nejlépe popsat jako dvoufázový proces. V první fázi zadavatel zavádí systém prostřednictvím zadávacího řízení, na které se přiměřeně užijí pravidla o užším řízení. Zadavatel v oznámení o zahájení zadávacího řízení definuje podmínky účasti, dobu trvání dynamického nákupního systému a kritéria, podle kterých budou dodavatelé přijímáni, přičemž lhůta pro doručení žádostí o účast nesmí být kratší než třicet dní.

Současně musí zadavatel zajistit, aby měli všichni zájemci neomezený dálkový přístup k zadávací dokumentaci, a to až do ukončení trvání dynamického nákupního systému. Další důležitou podmínkou je zákaz požadování úplaty (či poskytnutí jistoty) od účastníků řízení, což odstraňuje bariéry vstupu pro menší a střední podniky.

Zadavatel následně posoudí všechny žádosti o účast, který byly podány ve lhůtě pro podání žádostí, a to z hlediska jejich souladu se zadávacími podmínkami. Účastníky, kteří tyto podmínky nesplňují, zadavatel vyloučí z účasti v zadávacím řízení. Všem účastníkům, jejichž žádosti splňují zadávací podmínky, zadavatel doručí oznámení o zařazení do DNS, přičemž jakmile je oznámení doručeno poslednímu z účastníků, považuje se dynamický nákupní systém za zavedený.

Pokud však byl některý z účastníků zadavatelem vyloučen, je potřeba postupovat dle § 139 odst. 8 ZZVZ a vyčkat do okamžiku, kdy uplyne lhůta pro podání námitek, resp. v případě podání námitek, kdy uplyne lhůta pro podání návrhu, resp. v případě podání návrhu, kdy nabude právní moci rozhodnutí o zastavení správního řízení či zamítnutí návrhu. Správné určení momentu zavedení DNS je důležité, neboť bez jeho zavedení nelze účastníkům odeslat výzvu k podání nabídek.

Druhá fáze spočívá v samotném zadávání zakázek v rámci DNS. Pokud zadavatel potřebuje nakoupit konkrétní plnění, osloví všechny dodavatele, kteří jsou do systému zařazeni a odpovídají dané kategorii zakázky. Dodavatelé následně podají své nabídky a výběr probíhá na základě předem stanovených hodnotících kritérií. Tento přístup zajišťuje maximální transparentnost a hospodářskou soutěž, protože každá zakázka je soutěžena samostatně a účastnit se jí mohou všichni kvalifikovaní dodavatelé, kteří jsou v daném dynamickém nákupním systému zařazeni.

Po celou dobu trvání DNS mají dodavatelé možnost kdykoliv podat žádost o zařazení, což znamená, že zadavatel získává neustále aktualizovaný a konkurenceschopný seznam potenciálních dodavatelů. Každá žádost musí být dle § 140 odst. 1 ZZVZ vyhodnocena do deseti pracovních dnů od jejího doručení, ve výjimečných případech do patnácti. Pokud dodavatel splní podmínky, je zařazen do systému, v opačném případě obdrží odůvodněné odmítnutí.

Výhody dynamického nákupního systému

Hlavním přínosem DNS je jeho flexibilita. Zadavatelé nemusí opakovaně vypisovat nové soutěže na stejné typy plnění, ale mohou využít již zavedený systém, ve kterém oslovují pouze relevantní dodavatele. Zároveň se jednotlivé zakázky zadávané v druhé fázi DNS již nerozlišují podle své předpokládané hodnoty. V DNS tak lze zadat i nadlimitní zakázku, což vede k významnému zkrácení doby zadávání zakázek a snížení administrativní zátěže.

Pro dodavatele představuje DNS snazší vstup na trh veřejných zakázek. Mohou se do něj připojit kdykoli během jeho trvání a nejsou odkázáni na jednorázová výběrová řízení. Tento aspekt je klíčový zejména pro malé a střední podniky, které často nemají kapacitu účastnit se složitých a časově náročných veřejných soutěží.

Další významnou výhodou je transparentnost. Každá zakázka je soutěžena mezi všemi dodavateli, kteří splnili podmínky, což zajišťuje spravedlivou hospodářskou soutěž a lepší ceny. Systém zároveň umožňuje efektivnější řízení rozpočtů, protože zadavatelé mají lepší přehled o cenových pohybech na trhu a mohou pružně reagovat na změny.

DNS vs. rámcová dohoda: Který systém je pro vás lepší?

Dynamický nákupní systém i rámcová dohoda usnadňují opakované nákupy, ale zásadně se liší v otevřenosti a flexibilitě. Zatímco rámcová dohoda uzavírá okruh dodavatelů a po jejím uzavření už nové účastníky nepřijímá, DNS zůstává po celou dobu otevřený. To umožňuje neustálou konkurenci a lepší přizpůsobení se aktuálním tržním podmínkám.

Dalším rozdílem je délka trvání. Rámcová dohoda nesmí být kromě výjimečných a řádně odůvodněných případů delší než 4 roky. U DNS žádná časová omezení ohledně délky jeho trvání nenalezneme. Rozdílný je také způsob zadávání zakázek. V DNS probíhá každá soutěž samostatně, což podporuje lepší cenové nabídky a transparentnost. Rámcová dohoda naopak pracuje s pevně stanoveným seznamem dodavatelů, což může být výhodné pro dlouhodobé stabilní spolupráce.

Volba mezi DNS a rámcovou dohodou závisí na prioritách zadavatele. Pokud je cílem maximální konkurence, flexibilita a možnost průběžného vstupu nových dodavatelů, DNS je ideální volbou. Pro předvídatelnost a garantované podmínky spolupráce na delší období může být naopak vhodnější rámcová dohoda.

Zaveďte dynamický nákupní systém správně a bez komplikací ještě dnes

Dynamický nákupní systém představuje moderní přístup k veřejnému zadávání, který vychází vstříc potřebám zadavatelů i dodavatelů. Díky plné elektronizaci, otevřenosti a flexibilitě umožňuje rychlé a efektivní nákupy běžných komodit a služeb bez zbytečné administrativní zátěže. Pro zadavatele, kteří se potýkají s opakujícími se nákupy tak DNS nabízí ideální řešení, jak zjednodušit procesy a zvýšit transparentnost.

Chcete zavést dynamický nákupní systém bez starostí? Správné nastavení a soulad s legislativou jsou klíčem k úspěchu. Nechte právní otázky na nás – zajistíme Vám hladký průběh celého procesu a pomůžeme Vám plně využít všechny výhody tohoto systému. Kontaktujte nás a my se postaráme o právní a procesní stránku za Vás.

Zajímají vás veřejné zakázky z pohledu trestního práva? Připravili jsme si pro vás webinář.

Proč si vybrat právě nás?

Naše služby využívají veřejní zadavatelé i dodavatelé, protože jim poskytujeme komplexní právní podporu v oblasti veřejných zakázek. Například:

• Precizní příprava zadávací dokumentace: Pomůžeme vám s nastavením zadávacích podmínek tak, aby odpovídaly zákonu i vašim potřebám.
• Ochrana před riziky a námitkami: Pomáháme minimalizovat právní rizika, správně nastavit hodnoticí kritéria a efektivně řešit námitková řízení.
• Jasná a srozumitelná komunikace: Vysvětlíme vám vše jednoduše a přehledně, bez zbytečné právnické terminologie.

Víme, že orientace ve veřejných zakázkách může být složitá. Proto vám chceme ukázat, jak vám můžeme pomoci.

Chcete si nejdřív ověřit, že naše služby odpovídají vašim potřebám? Připravili jsme pro vás zdarma e-book, který demonstruje, jak precizně a efektivně řešíme problematiku veřejných zakázek. V e-booku najdete:

✅ Praktické rady, které můžete ihned využít při zadávání nebo účasti ve veřejných zakázkách.
✅ Konkrétní tipy, jak předejít nejčastějším chybám a právním problémům.
✅ Ukázku našeho přístupu: jak srozumitelně a efektivně předáváme odborné znalosti v oblasti veřejných zakázek.

Rádi vám pomůžeme s jakýmkoli aspektem veřejných zakázek – od přípravy po realizaci.

Napište si o e-book Jak na zakázky? ZDE

Nechcete tenhle problém řešit sami? Věří nám více než 2000 klientů a jsme oceněni jako Právnická firma roku 2024. Podívejte se ZDE na naše reference.