Příležitosti a nástrahy předběžných tržních konzultací: Co by měl zadavatel vědět

Autorka článku: Mgr. Alexandra Johnová, ARROWS advokátní kancelář (office@arws.cz, +420 245 007 740)

Předběžné tržní konzultace (dále jen „PTK“) jsou nástrojem, který zadavatelům veřejných zakázek umožňuje získat důležité informace vztahující se k zadávání veřejné zakázky ještě před zahájením zadávacího řízení. Správné využití PTK může přinést transparentnost, lepší podmínky pro dodavatele a úspory veřejných prostředků. Jaké jsou klíčové aspekty, na které byste jako zadavatelé neměli zapomenout?

Co to jsou předběžné tržní konzultace?

Předběžné tržní konzultace jsou institutem dle § 33 zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek (dále jen „ZZVZ“), který umožňuje zadavatelům před zahájením zadávacího řízení komunikovat s dodavateli či odborníky. Tento postup slouží k přípravě zadávacích podmínek, získání zpětné vazby a lepší orientaci v možnostech trhu, přičemž zadavatel si může dle vlastního uvážení zvolit, zda předběžnou tržní konzultaci uskuteční či nikoliv.

Předběžnou tržní konzultaci je vhodné využít zejména v situacích, kdy:

• zadavatel nemá dostatečnou odbornou znalost předmětu veřejné zakázky nebo nedisponuje potřebnými odborníky;
• není možné nebo účelné získat veškeré potřebné informace o předmětu veřejné zakázky z veřejně dostupných či jinak přístupných zdrojů, případně je třeba tyto informace doplnit nebo ověřit;
• existuje riziko, že zadávací podmínky budou definovány diskriminačně, nepřiměřeně nebo nestandardně vůči danému trhu.

Zadavatel tak může např. zvažovat nákup nového softwarového řešení, ale díky PTK zjistí, že jeho potřeby lze efektivněji pokrýt službami na bázi SaaS (software jako služba). PTK však musí být vždy  transparentní a nesmí narušit hospodářskou soutěž!

Proč se předběžné tržní konzultace využívají?

Hlavním cílem PTK je optimalizace zadávacích podmínek a snížení rizika chyb, které by mohly zadávací řízení prodražit nebo zpochybnit. Mezi nejvýznamnější přínosy patří:

• Získání zpětné vazby od trhu: Zadavatel může zjistit, jaká řešení jsou aktuálně dostupná na trhu a která nejlépe odpovídají jeho potřebám.
• Minimalizace rizika námitek: Transparentní příprava dokumentace snižuje riziko případných námitek ze strany dodavatelů.
• Efektivní využití veřejných prostředků: PTK pomáhá zadavateli lépe definovat „value for money“.

Na co si dát pozor při realizaci?

I když PTK přináší řadu výhod, skrývá také určitá rizika. Zadavatelé by měli být obezřetní zejména v těchto oblastech:

• Transparentnost výběru účastníků: Zadavatelé by měli jasně zdokumentovat, proč byli konkrétní odborníci nebo dodavatelé přizváni.
• Ochrana hospodářské soutěže: PTK nesmí zvýhodnit jednoho dodavatele na úkor ostatních.
• Kritické hodnocení získaných informací: Dodavatelé mohou mít zájem poskytnout informace, které jim přinesou konkurenční výhodu, proto musí zadavatel být schopen kriticky zhodnotit pravdivost a objektivnost takových informací.

Zákon stanovuje, že PTK musí být vedeny tak, aby nenarušovaly rovné podmínky a aby byly řádně dokumentovány. Doporučujeme zejména:

• Důkladnou přípravu: Formulace konkrétních otázek nebo sdílení části zadávací dokumentace zvyšují kvalitu získaných odpovědí.
• Zapojení odborníků: Přizvání nezávislých expertů může pomoci eliminovat riziko zavádějících informací od dodavatelů.
• Dodržení lhůt: Informace získané v PTK by měly být využity maximálně do 12 měsíců od konzultace, aby odpovídaly aktuálnímu stavu trhu.

Povinnosti zadavatele v zadávacím řízení

Pokud výsledky PTK ovlivní zadávací dokumentaci, musí zadavatel dle § 36 odst. 4 ZZVZ v dokumentaci uvést tyto informace spolu s identifikací osob podílejících se na PTK. Zadavatel je také povinen poskytnout všem dodavatelům stejný přístup k informacím získaným během konzultací. V neposlední řadě musí zadavatel zdokumentovat přijatá opatření v písemné zprávě zadavatele.

Zadavatelé by také měli stanovit dostatečně dlouhou lhůtu na podání nabídek, aby i ti dodavatelé, kteří se PTK nezúčastnili, měli možnost zpracovat kvalitní nabídku. Navíc je klíčové eliminovat riziko střetu zájmů, například sjednáním podmínek účasti již před realizací PTK.

Předběžné tržní konzultace představují důležitý nástroj, který pomáhá zadavatelům lépe definovat zadávací podmínky a získat tak optimální řešení. Klíčem k úspěchu je však transparentnost, pečlivá příprava a obezřetnost při vyhodnocování výsledků.

Potřebujete pomoci s formulací otázek v rámci PTK, s přípravou a provedením samotného procesu nebo s následným vyhodnocením výsledků PTK v zadávací dokumentaci? Pokud plánujete veřejnou zakázku a chcete využít PTK, obraťte se na naše odborníky. Pomůžeme Vám připravit předběžné tržní konzultace tak, aby byly přínosné a bez právních rizik. Začněte už dnes – kontaktujte nás!