Zákoník práce a elektronické doručování zaměstnavateli

Zákoník práce v říjnu minulého roku přinesl spoustu novinek, mezi nimiž je mimo jiné i úprava elektronického doručování zaměstnance zaměstnavateli a naopak. V rámci tohoto článku se budeme předmětné problematice věnovat z pohledu, kdy zaměstnanec doručuje zaměstnavateli, jelikož pravidla pro elektronické doručování se v obou případechpřípadech liší.

Režimy doručování písemností

Ze všeho nejdříve je nutné si uvědomit, že zákoník práce stanovuje pro jednotlivé písemnosti různé režimy doručování. Obecným režimem doručování podle občanského zákoníku se jednoduše řídí doručování všech písemností, které nejsou v zákoníku práce zařazeny do zvláštního režimu doručování. Mezi tyto písemnosti patří (nově také) pracovní smlouvy nebo dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr. V případě obecného režimu platí, že projev vůle je doručen druhé smluvní straně, jakmile druhá strana získá možnost seznámit se s jeho obsahem. V praxi se bude jednat typicky
o odeslání e-mailové zprávy.

Zvláštnímu režimu doručování dle zákoníku práce pak podléhají tyto písemnosti:

• výpověď,
• okamžité zrušení pracovního poměru,
• zrušení ve zkušební době,
• další písemnosti týkající se skončení pracovního poměru nebo právních vztahů založených dohodou o provedení práce nebo dohodou o pracovní činnosti (například vytýkací dopisy),
• odvolání z pracovního místa vedoucího zaměstnance nebo vzdání se tohoto místa a
• mzdový výměr nebo platový výměr.

Nově od 1. 10. 2023 zákoník práce do tohoto zvláštního režimu nezařazuje dohody o rozvázání pracovního poměru/dohody o ukončení DPP/DPČ. Uzavření dohody o rozvázání pracovního poměru jinak než klasickým podpisem „papírové“ listiny je tedy jednodušší než kdy dříve.

Elektronické doručování zaměstnance zaměstnavateli ve zvláštním režimu

Elektronické doručování zaměstnance zaměstnavateli ve zvláštním režimu je pak upraveno v § 337 zákoníku práce, dle kterého zaměstnanec může zaměstnavateli doručit písemnost podléhající zvláštnímu režimu doručování na elektronickou adresu (e-mail), kterou zaměstnavatel pro tento účel zaměstnanci oznámil; typicky je tento e-mail uveden v pracovním řádu nebo nějaké jiné interní směrnici. U takto doručované písemnosti se vyžaduje pouze „obyčejný“ podpis zaměstnance,
tzn. není nutné, aby zaměstnanec písemnost podepsal uznávaným elektronickým podpisem.

Zákoník práce stanoví, že takto odeslaná písemnost je pak doručena dnem, kdy zaměstnavatel potvrdí převzetí písemnosti zaměstnanci. Pokud zaměstnavatel zaměstnanci převzetí písemnosti nepotvrdí do 15 dnů, nastává posledním dnem této lhůty fikce doručení. Doručení nicméně nikdy nemůže nastat za situace, kdy se písemnost zaslaná na elektronickou adresu zaměstnavatele vrátí zaměstnanci jako nedoručitelná (typicky pokud je e-mailová schránka plná nebo pokud zadaná adresa neexistuje).

Zaměstnanec samozřejmě může výše uvedené písemnosti doručit zaměstnavateli i prostřednictvím datové schránky. Potvrzení zaměstnavatele o převzetí písemnosti v případě doručování prostřednictvím datové schránky zákoník práce nevyžaduje, přičemž písemnost je doručena okamžikem, kdy se zaměstnavatel do své datové schránky přihlásí. Pokud se zaměstnavatel do datové schránky nepřihlásí ve lhůtě 10 dnů ode dne dodání písemnosti do datové schránky, považuje se písemnost za doručenou posledním dnem této lhůty. Tento způsob je tak vhodnější, pokud na doručení (nebo fikci, viz výše) spěcháte.

Závěr

Vzhledem k výše uvedenému je zřejmé, že doručování písemností v rámci pracovněprávních vztahů dle zákoníku práce představuje komplexní problematiku. V praxi je nezbytné dbát na to, aby byl zvolen správný způsob doručování písemností, neboť jakákoliv chyba v tomto procesu může vést k zbytečným sporům, a v konečném důsledku i k nechtěným právním a finančním následkům pro obě strany pracovněprávního vztahu. Pouze prevence a včasná konzultace s odborníkem mohou zabránit těmto nepříjemným důsledkům.

Pokud zrovna řešíte problém doručování v rámci pracovněprávních vztahů a nevíte si rady, neváhejte se na nás kdykoliv obrátit.