Przejdź do treści

Polityka prywatności spółki ARROWS advokátní kancelář s.r.o.

Niniejsza polityka prywatności (dalej „Polityka”) informuje Państwa o tym, w jaki sposób ARROWS advokátní kancelář, s.r.o. (czeska spółka z ograniczoną odpowiedzialnością) z siedzibą pod adresem U Trezorky 921/2, 158 00 Praha 5, numer identyfikacyjny (IČ) 067 17 586, wpisana do czeskiego rejestru handlowego (obchodní rejstřík) prowadzonego przez Sąd Miejski w Pradze (Městský soud v Praze) pod sygn. C 287750 (dalej „ARROWS” lub „Spółka”), pozyskuje, przechowuje i w inny sposób przetwarza Państwa dane osobowe w związku z Państwa relacją klienta lub inną relacją ze Spółką.

1. Postanowienia ogólne

Celem niniejszej Polityki przetwarzania danych osobowych zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej „RODO”) jest przekazanie informacji o tym, jakie dane osobowe osób fizycznych Spółka jako administrator danych osobowych przetwarza przy świadczeniu swoich usług, w jakich celach i jak długo Spółka przetwarza te dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, komu i z jakiego powodu może je przekazać, a także poinformowanie o tym, jakie prawa przysługują osobom fizycznym w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych i w jaki sposób mogą je wykonywać.

Niniejsza Polityka dotyczy przetwarzania danych naszych klientów, czyli Państwa, jeżeli są Państwo osobą fizyczną, i/lub Państwa pracowników lub członków organów, jeżeli są Państwo osobą prawną, lub osób odwiedzających strony internetowe ARROWS, każdorazowo w zakresie danych osobowych odpowiadającym Państwa pozycji wobec ARROWS. Wszystkie świadczone przez nas usługi są przeznaczone dla Państwa jako naszego Klienta, który działa w ramach swojej działalności gospodarczej lub innej działalności zarobkowej i/lub przy wykonywaniu swojego zawodu na rzecz swojego pracodawcy, który jest naszym klientem (dalej „Klient” lub „Państwo”).

Niniejsza Polityka obowiązuje od 25 maja 2018 r. i została wydana zgodnie z RODO w celu realizacji obowiązku informacyjnego Spółki jako administratora zgodnie z art. 13 RODO.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem Państwa danych osobowych jest Spółka, a aktualne dane kontaktowe są dostępne pod adresem https://www.arws.cz/kontakt

3. Inspektor ochrony danych

Spółka nie ma obowiązku wyznaczenia inspektora ochrony danych. Inspektor ochrony danych nie został w Spółce wyznaczony.

Z ARROWS jako administratorem danych osobowych mogą Państwo skontaktować się bezpośrednio: ARROWS advokátní kancelář s.r.o., U Trezorky 921/2, 158 00 Praha 5, tel.: +420 245 007 740, e-mail: konsultacja@arws.cz

4. Kategorie danych osobowych przetwarzanych przez ARROWS

Danymi osobowymi są wszelkie informacje dotyczące osoby fizycznej, czyli Państwa, na podstawie których Spółka jest w stanie Państwa zidentyfikować. W związku ze świadczeniem usług Spółka może przetwarzać następujące kategorie danych osobowych.

4.1 Podstawowe osobowe dane identyfikacyjne

Są to dane, które są lub w niektórych przypadkach mogą być niezbędne do zawarcia z Państwem umowy, w szczególności następujące dane osobowe:

  • tytuł naukowy;
  • imię i nazwisko;
  • data urodzenia;
  • adres zamieszkania / siedziby;
  • Państwa stanowisko (jeżeli zamawiają Państwo nasze usługi/towary jako przedstawiciel spółki);
  • Państwa pozycja jako organu spółki, która jest naszym klientem;
  • nr IČO, DIČ;
  • dane płatnicze.

4.2 Dane kontaktowe

Są to następujące dane osobowe:

  • imię i nazwisko;
  • e-mail;
  • numer telefonu;
  • adres do doręczeń.

4.3 Dane płatnicze związane ze świadczoną usługą

Są to następujące dane osobowe:

  • dane dotyczące numeru rachunku bankowego;
  • dane dotyczące dokonanych płatności;
  • dokumenty podatkowe.

4.4 Dane osobowe przetwarzane w związku ze świadczeniem usług prawnych

Są to dane niezbędne do świadczenia usług prawnych, przy czym może chodzić o szeroki zakres danych osobowych, które nam Państwo przekażą w celu ochrony swoich interesów prawnych, w szczególności o następujące dane osobowe:

  • imię i nazwisko;
  • dane osobowe dotyczące dokumentów tożsamości klienta (paszport, dowód osobisty, prawo jazdy i podobne), przy czym przetwarzany jest numer takiego dokumentu tożsamości, organ, który go wydał, oraz jego ważność;
  • data urodzenia;
  • czeski numer osobowy (rodné číslo);
  • nazwisko rodowe;
  • dane o stanie zdrowia;
  • dane o wysokości dochodów;
  • dane o sytuacji rodzinnej;
  • Państwa pozycja jako organu spółki, która jest naszym klientem.

4.5 Zapis korespondencji e-mailowej i pisemnej

Są to w szczególności dane osobowe zawarte w korespondencji e-mailowej i pisemnej z Klientem.

4.6 Dane osobowe przetwarzane w związku z wysyłką newslettera

Jest to Państwa adres e-mail oraz imię w przypadku personalizacji wysyłanego newslettera.

5. Cel, okres i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych

5.1 Przetwarzanie w celu wykonania umowy, obowiązków prawnych i prawnie uzasadnionych interesów

5.1.1 Przetwarzanie danych osobowych w celu wykonania zobowiązania umownego

Aby Spółka mogła świadczyć Państwu swoje usługi, musi znać Państwa dane osobowe, które następnie musi również przetwarzać. Państwa dane osobowe przetwarzamy w szczególności w celu zawarcia i wykonania umowy o świadczenie usług prawnych zawartej między Klientem a Spółką, a zatem podstawą prawną przetwarzania jest wykonanie umowy. W tych celach przetwarzane są dane osobowe w zakresie Podstawowych osobowych danych identyfikacyjnych określonych w pkt 4.1 niniejszej Polityki.

Przetwarzane w ten sposób dane osobowe pozyskujemy od Państwa bezpośrednio przy zawieraniu umowy o świadczenie usług, a także przed jej zawarciem, w trakcie negocjacji treści umowy, oraz w trakcie świadczenia usług prawnych.

Dane te są przetwarzane przez Spółkę wyłącznie przez okres trwania stosunku umownego między Klientem a Spółką, a następnie przez okres pięciu lat od zakończenia świadczenia usług prawnych między Państwem a Spółką lub przez okres, przez który nakładają to na Spółkę przepisy prawa.

5.1.2 Przetwarzanie danych osobowych w celu wypełnienia obowiązku prawnego

Przy świadczeniu usług Spółka jest zobowiązana wypełniać obowiązki wynikające z następujących przepisów prawa: czeskiej ustawy o rachunkowości (ustawa nr 563/1991 Sb., dalej „ustawa o rachunkowości”); czeskiej ustawy o podatkach dochodowych (ustawa nr 586/1992 Sb., dalej „ZDP”) oraz czeskiej ustawy o podatku od wartości dodanej (ustawa nr 235/2004 Sb., dalej „ustawa o VAT”), czeskiej ustawy o niektórych środkach przeciwko legalizacji dochodów pochodzących z działalności przestępczej (ustawa nr 253/2008 Sb., dalej „ustawa AML”).

Niektóre dane osobowe mogą znajdować się na dokumentach księgowych (tj. na fakturach lub innych dokumentach). Wyżej wymienione ustawy nakładają na Spółkę obowiązek przechowywania tych dokumentów przez okres do 10 lat. Jeżeli więc po stronie Spółki powstanie ustawowy obowiązek archiwizacji tych dokumentów, wraz z nimi przechowywane są również Państwa dane osobowe zawarte w danym dokumencie.

5.1.3 Przetwarzanie danych osobowych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu

W przypadku gdyby Państwo opóźnili się z płatnością, nie wykonali swojego zobowiązania lub gdybyśmy w ogóle nie otrzymali od Państwa płatności, ewentualnie gdyby z Państwa strony powstała po naszej stronie inna szkoda lub krzywda, możemy również przetwarzać dane osobowe na podstawie prawnie uzasadnionego interesu polegającego na dochodzeniu naszych wierzytelności i/lub ustaleniu, ochronie i wykonywaniu roszczeń prawnych Spółki. W tym celu możemy przechowywać Państwa dane osobowe przez okres przedawnienia zgodnie z czeskim Kodeksem cywilnym (ustawa nr 89/2012 Sb., dalej „KC”).

5.1.4 Przetwarzanie danych osobowych na podstawie Państwa zgody

Spółka przetwarza Państwa dane osobowe zasadniczo w przypadkach, gdy wymaga tego ustawa, gdy przetwarzanie danych jest niezbędne do wykonania umowy lub gdy odbywa się to na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Spółki. Jedynie wyjątkowo przetwarzamy dane osobowe na podstawie Państwa zgody, zgodnie z celem i przez okres wskazany w tej zgodzie.

5.1.5 Newsletter

Spółka może przesyłać Państwu jako klientom newslettery oferujące podobne usługi związane z usługami, które zostały już Państwu wyświadczone, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Spółki lub na podstawie udzielonej przez Państwa zgody. Newslettery będziemy Państwu przesyłać przez okres, w którym są Państwo klientami Spółki, lub do czasu wcześniejszego wycofania przez Państwa zgody. Wysyłkę newslettera mogą Państwo w każdej chwili zakończyć, po prostu rezygnując z subskrypcji na końcu każdego e-maila lub za pośrednictwem wiadomości e-mail wysłanej na adres konsultacja@arws.cz.

Spółka może przesyłać newsletter również osobom trzecim na podstawie udzielonej przez nie zgody.

6. Którym podmiotom trzecim przekazujemy dane osobowe

Przy wykonywaniu swoich zobowiązań i obowiązków wynikających z umów Spółka korzysta z fachowych i specjalistycznych usług innych podmiotów. Jeżeli ci dostawcy przetwarzają dane osobowe przekazane przez Spółkę, mają status podmiotów przetwarzających i przetwarzają dane osobowe wyłącznie zgodnie z poleceniami Spółki i nie mogą ich wykorzystywać w inny sposób.

Chodzi w szczególności o:

Z podmiotami przetwarzającymi, o których mowa w poprzednim akapicie, zawarliśmy umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, które gwarantują co najmniej taki sam poziom ochrony Państwa danych osobowych jak niniejsza Polityka prywatności.

W ramach wypełniania swoich obowiązków prawnych Spółka przekazuje Państwa dane osobowe organom administracji i urzędom określonym w obowiązujących przepisach.

  • współpracujących adwokatów;
  • zewnętrznych dostawców usług księgowych i podatkowych;
  • zewnętrznych dostawców usług administrowania systemami IT, siecią komputerową i sprzętem;
  • pliki cookies — w celu uzyskania bliższych informacji o tym, jakie pliki cookies i w jaki sposób przetwarzamy, prosimy odwiedzić sekcję Cookies na naszej stronie internetowej.

7. Zabezpieczenie danych osobowych

Spółka wdrożyła i utrzymuje niezbędne, odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, kontrole wewnętrzne oraz procesy bezpieczeństwa informacji zgodnie z najwyższą starannością wobec użytkowników i z uwzględnieniem ich praw, odpowiadające możliwemu ryzyku dla osób, których dane dotyczą. Jednocześnie uwzględnia stan rozwoju technologicznego w celu ochrony danych osobowych przed przypadkową utratą, zniszczeniem, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem. Środki te mogą obejmować między innymi w szczególności podjęcie odpowiednich kroków w celu zapewnienia odpowiedzialności pracowników mających dostęp do danych wrażliwych i dokumentów, szkolenia pracowników, regularne tworzenie kopii zapasowych, procedury odzyskiwania danych i zarządzania incydentami, ochronę programową urządzeń, na których przechowywane są dane osobowe, i inne.

Pracownicy Spółki są związani obowiązkiem zachowania poufności w odniesieniu do wszystkich faktów dotyczących Państwa, również po ustaniu stosunku pracy. Podpisane oświadczenie o zachowaniu poufności stanowi część umowy o pracę pracownika Spółki.

8. Państwa prawa dotyczące danych osobowych

Jeżeli skorzystają Państwo z któregokolwiek ze swoich praw zgodnie z niniejszym pkt 8 lub zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, poinformujemy o podjętym działaniu lub usunięciu Państwa danych osobowych bądź ograniczeniu przetwarzania zgodnie z Państwa żądaniem każdego odbiorcę, któremu dane te zostały ujawnione zgodnie z pkt 6 niniejszej Polityki, jeżeli takie powiadomienie będzie możliwe i/lub nie będzie wymagało niewspółmiernie dużego wysiłku.

Jeżeli chcą Państwo skorzystać z tych praw i/lub uzyskać odpowiednie informacje, mogą Państwo skontaktować się z nami za pośrednictwem e-maila info@arws.cz lub pisemnie na adres siedziby Spółki.

W przypadku wykonywania przez Państwa swoich praw możemy zażądać podania niektórych informacji identyfikacyjnych, które nam Państwo przekazali. Podanie takich danych jest niezbędne do weryfikacji, czy dane żądanie zostało rzeczywiście wysłane przez Państwa. Odpowiemy w ciągu jednego miesiąca od otrzymania Państwa żądania, przy czym zastrzegamy sobie prawo do przedłużenia tego terminu o dwa miesiące.

8.1 Prawo dostępu do danych osobowych

Zgodnie z art. 15 RODO mają Państwo prawo dostępu do swoich danych osobowych, które obejmuje prawo do uzyskania od Spółki:

  • potwierdzenia, czy przetwarza jej dane osobowe;
  • informacji o celach przetwarzania, kategoriach przetwarzanych danych osobowych, o odbiorcach, planowanym okresie przetwarzania, o istnieniu prawa do żądania sprostowania lub usunięcia danych osobowych lub ograniczenia ich przetwarzania lub do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, o prawie do wniesienia skargi do organu nadzorczego, o wszelkich dostępnych informacjach o źródle danych osobowych, o fakcie zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, o odpowiednich zabezpieczeniach przy przekazywaniu danych poza UE.

8.2 Prawo do sprostowania nieprawidłowych danych

Zgodnie z art. 16 RODO mają Państwo prawo do sprostowania nieprawidłowych danych osobowych, które Spółka o Państwu przetwarza. Mają Państwo również obowiązek informowania o zmianach swoich danych osobowych i wykazania, że taka zmiana nastąpiła. Sprostowania dokonamy bez zbędnej zwłoki, zawsze jednak z uwzględnieniem istniejących możliwości technicznych.

8.3 Prawo do usunięcia danych osobowych

Zgodnie z art. 17 RODO mają Państwo prawo do usunięcia dotyczących Państwa danych osobowych, jeżeli Spółka nie wykaże prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania tych danych osobowych. Spółka ma wdrożone mechanizmy zapewniające automatyczną anonimizację lub usunięcie danych osobowych w przypadku, gdy nie są one już potrzebne do celu, w którym były przetwarzane.

8.4 Prawo do ograniczenia przetwarzania

Zgodnie z art. 18 RODO osoba, której dane dotyczą, będzie miała do czasu rozpatrzenia sprawy prawo do ograniczenia przetwarzania, jeżeli kwestionuje prawidłowość danych osobowych, podstawy ich przetwarzania lub jeżeli wniesie sprzeciw wobec ich przetwarzania.

8.5 Prawo do przenoszenia danych osobowych

Zgodnie z art. 20 RODO mają Państwo prawo do przenoszenia dotyczących Państwa danych, które przekazali Państwo nam jako administratorowi, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego. Mają Państwo również prawo zażądać od nas przesłania tych danych innemu administratorowi.

Jeżeli wykonanie tego prawa mogłoby niekorzystnie wpłynąć na prawa i wolności osób trzecich, Państwa żądanie nie może zostać uwzględnione.

8.6 Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych

Zgodnie z art. 21 RODO mają Państwo prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Państwa danych osobowych przez Spółkę.

Jeżeli Spółka nie wykaże istnienia ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów lub praw i wolności osoby, której dane dotyczą, Spółka zakończy przetwarzanie na podstawie sprzeciwu bez zbędnej zwłoki.

8.7 Prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych

Jeżeli udzielą Państwo Spółce zgody na przetwarzanie danych osobowych, można ją w każdej chwili wycofać. Wycofanie wymaga wyraźnego, zrozumiałego i jednoznacznego oświadczenia woli, złożonego pisemnie na adres siedziby Spółki lub za pośrednictwem adresu e-mail konsultacja@arws.cz.

8.8 Prawo do zwrócenia się do czeskiego Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ÚOOÚ)

Mają Państwo prawo wnieść skargę dotyczącą przetwarzania przez nas Państwa danych osobowych do ÚOOÚ, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7. Strona internetowa urzędu: www.uoou.cz.

9. Aktualizacja Polityki prywatności

Niniejszym informujemy, że możemy zmieniać lub aktualizować niniejszą Politykę prywatności. Wszelkie zmiany niniejszej Polityki wchodzą w życie z chwilą ich opublikowania na stronie internetowej Spółki.