Jednotné měsíční hlášení v praxi: Na co si dát pozor při komunikaci s dodavateli mzdových systémů

Ing. Veronika Sečková
Ing. Veronika Sečková
4.5.2026 | ARROWS advokátní kancelář

Od 1. dubna 2026 je Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů (JMHZ) spuštěno v ostrém provozu. Reforma sice zjednodušuje komunikaci s úřady, ale zároveň odhaluje problémy s připraveností mzdových softwarů. Chybná hlášení mohou vést k sankcím a komplikacím s ČSSZ. Tento článek poradí, jak efektivně komunikovat s dodavateli softwaru a zajistit bezproblémové odesílání JMHZ.

Fotka zobrazuje právníka řešícího problematiku jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů.

Shrnutí v bodech

  • Nový systém vyžaduje konkrétní technické formáty. JMHZ se posílá výhradně v  – starý papírový nebo .xlsx přístup není možný a váš software to musí zvládat bezchybně.
  • Nesrovnalosti v datech znamenají sankce, nejen upozornění. ČSSZ ověřuje data v reálném čase, a pokud hlášení obsahuje chyby v povinných polích, nesprávné identifikátory nebo zakázaně vyplněné položky, hrozí vám žádost o opravy, sankce nebo blokace transakcí.
  • Dodavatel softwaru není právně vázán na kvalitu exportu – vy ano. Zákonnou odpovědnost za správnost hlášení nese zaměstnavatel, ne prodejce softwaru. Proto musíte mít jasno v tom, co po něm požadujete a jak se budete chránit v případě selhání.
  • Příprava už měla být hotová – teď jste v ostrém provozu. Období od  je kritické pro ověření kompatibility a pro odeslání prvních hlášení. Pokud nastanou problémy v květnu, je často pozdě.

Co znamená JMHZ pro vaši firmu a mzdový software

Jednotné měsíční hlášení není jen dalším formulářem, který si státní úřady vymyslely. Jde o zásadní změnu v tom, jak firma komunikuje s veřejnou správou a jak spravuje data svých zaměstnanců.

Do začátku dubna 2026 vaše firma patrně odesílala desítky jednotlivých výkazů různým institucím – například evidenční listy důchodového pojištění na ČSSZ, údaje o příjmech na Finanční správu, hlášení o sociálním pojištění, informace o zaměstnancích se zdravotním postižením na Úřad práce a řadu dalších. Každé hlášení mělo jiný formulář, jiný formát, jiné termíny a často se v datech opakovaly stejné informace.

Od dubna 2026 se vše centralizuje do jediného elektronického hlášení, které se odesílá měsíčně do 20. S ohledem na to, že správnost odvodů a pracovněprávních údajů nese zaměstnavatel, může být užitečné průběžně konzultovat nastavení interních procesů v oblasti pracovního práva. dne následujícího měsíce.

Hlášení má tři základní části: souhrnnou část se základními údaji o firmě a finančními daty, pojistnou část s odvody na sociální a zdravotní pojištění a individualizovanou část s informacemi o každém zaměstnanci zvlášť – nástup, odchod, neschopenka, rodičovská dovolená a podobně.

Tento systém znamená, že váš mzdový software musí umět nejen spočítat mzdu a zdaňovat ji, ale také exportovat data v přesně definovaném XML formátu tak, aby je ePortál ČSSZ přijal a zpracoval.

Zde se objevuje první kritické místo: řada mzdových softwarů, které firmy používají, nebyla původně na JMHZ připravena. Některé staršího data, komerční řešení od malých dodavatelů, či vlastní řešení vytvořená na míru – všechny tyto systémy potřebují upgrade, přizpůsobení nebo zcela nový modul.

Pokud váš software není připravený, máte v podstatě několik možností: investovat do jeho modernizace, koupit si nový, nebo dočasně exportovat data ručně a upravovat je v tabulkovém editoru. Žádná z těchto možností není ideální, a právě proto se v těchto týdnech řeší více problémů, než které zaměstnavatelé čekali. Praktický dopad na personální agendu (včetně evidencí a režimu práce na dálku) shrnuje i navazující text k tématu evidence pracovní doby při home office.

Jaké technické a datové požadavky JMHZ klade na mzdový software

Když máte pocit, že váš stávající software by měl být s JMHZ kompatibilní, prvním krokem je zjistit, co to ve skutečnosti znamená. JMHZ není jednoduchý export tabulky – jde o strukturovaný datový formát s přesnými pravidly, která vychází z nařízení a metodických pokynů státní správy. Software, který hlášení generuje, musí splňovat celou řadu technických a obsahových požadavků.

Nejdůležitější je, že hlášení se posílá výhradně v XML formátu prostřednictvím služby „Podání nahráním dat z účetního systému" na ePortálu ČSSZ. To znamená, že váš software musí mít funkci, která vám umožní exportovat data do XML souborů, které následně nahrajete do ePortálu.

Staré způsoby, jako tisk do PDF a ruční vyplnění webového formuláře nebo vložení tabulky do Excelu, zde nefungují. EPortál tyto formáty nepřijímá a hlášení se nepodá. Pokud se kvůli formátu a obsahu exportů otevírá i otázka smluvních garancí a odpovědnosti dodavatele, je vhodné opřít se o právní podporu v oblasti smluv a vyjednávání.

Druhá kritická vrstva je struktura a obsah dat. JMHZ musí obsahovat řadu povinných položek, které mají přesně definované formáty a rozsahy.

Jde například o identifikátor zaměstnance, jeho rodné číslo nebo IČ, měsíc, za který se hlášení podává, výše příjmů, sražených daní, pojistného, uplatněných slev, výsledků ročního zúčtování záloh a podobně.

Když software exportuje data, která v některé z těchto položek obsahují chybu – například špatný formát data, nepovolený znak, nebo chybí povinná hodnota – ePortál hlášení odmítne a vrátí seznam chyb. Specifické dopady změn na dohody a související odvody rozebírá také aktualita Dohody o provedení práce v roce 2026: jak správně nastavit limity, předejít nečekaným daňovým odvodům a sankcím po změnách zákoníku práce.

Třetí vrstva je návaznost na registr zaměstnanců. Každý zaměstnanec, kterého hlášení obsahuje, musí být registrován v systému ČSSZ a mít správně vyplněné základní údaje.

Pokud software exportuje data pro zaměstnance, který není v registru nebo u kterého chybí identifikátor, hlášení se nezpracuje. To znamená, že software musí mít přístup k údajům z registru zaměstnanců a musí umět komunikovat s ePortálem ČSSZ nebo alespoň ověřit, že identifikátory zaměstnanců v hlášení jsou platné.

Čtvrtá vrstva je správa více úprav a oprav během měsíce. Ve skutečné praxi se stává, že v průběhu měsíce zjistíte, že jste pro někoho špatně vypočítali mzdu, že zaměstnanec odjel na nemocenskou, nebo že se změnily pojistné sazby.

Software musí umožňovat provádět opravy a odesílat aktualizovaná hlášení bez toho, aby se tím poškodila integrita dat v systému.

Typické chyby v datech a jejich dopady na hlášení

Když se podíváme na reálná hlášení, která začala přicházet ČSSZ od 1. dubna 2026, nejčastěji se objevují konkrétní chyby, které vedou k zamítnutí nebo k výzvě ČSSZ k opravě. Je důležité vědět, o co jde, aby váš software a vaše komunikace s dodavatelem byla orientována správným směrem.

Nejčastější chybou jsou nevyplněná povinná pole. Hlášení obsahuje desítky polí, z nichž mnohá jsou povinná – musí být vždy vyplněna.

Patří sem identifikátor zaměstnance, jeho rodné číslo nebo IČ, měsíc, za který se hlášení podává, výše příjmů, výše pojistného a řada dalších. Když některé z těchto polí zůstane prázdné, ePortál hlášení odmítne a vrátí chybové hlášení.

Software musí proto mít zabudovanou validaci, která zkontroluje, že všechna povinná pole jsou vyplněna, ještě předtím, než se hlášení vůbec exportuje.

Druhou skupinou chyb jsou nepovolené nebo špatně vyplněné položky. Hlášení obsahuje také některá pole, která se mají vyplňovat pouze v určitých případech nebo která mají pevně definované hodnoty.

Když software vyplní něco, co se tam vůbec nemá nacházet, nebo když vyplní hodnotu, která není v seznamu povolených hodnot (číselník), hlášení se odmítne.

Příkladem může být pole typu neschopenky – pokud tam software uvede hodnotu, která není definovaná v systému ČSSZ, hlášení bude mít chybu.

Třetí skupinou jsou nesprávné kombinace identifikátorů. Každé hlášení musí obsahovat správné kombinace IČ firmy a jejího identifikátoru v systému ČSSZ (ID zaměstnání), případně identifikátory mzdových účtáren.

Když software exportuje hlášení s IČ, které se neshoduje s ID zaměstnání nebo s registrací mzdové účtárny, hlášení se zpracuje chybně nebo se vůbec nepřijme.

Čtvrtou skupinou jsou formátovací chyby a kódování znaků. XML formát vyžaduje přesné kódování a používání povolených znaků. Když software exportuje data, která obsahují speciální znaky (háčky, čárky, diakritiku), a nejsou správně kódovány, XML se stane nevalidním a ePortál jej nepřijme.

Pokud některá z těchto chyb vznikne, ČSSZ vás obvykle nejdříve upozorní a dá vám čas na opravu.

Pokud ale chyby trvají nebo je jich příliš mnoho, hrozí sankce – ČSSZ vám může uložit pokutu, může popřít účinnost hlášení (což znamená, že vám pojistné nebude uznáno), nebo vám může znemožnit další podání. V extrémních případech může jít věc až ke správnímu řízení nebo penalizaci.

Nejčastější otázky k technice a formátům JMHZ

1. Musíme si koupit zcela nový mzdový software, aby byl kompatibilní s JMHZ?. 
Ne nutně. Mnoho stávajících softwarů, zejména těch větších a novějších, už má, nebo brzy bude mít modul pro JMHZ. Nejdřív se ptejte svého dodavatele, zda má aktualizaci, kterou můžete aplikovat. Pokud ano, bude to zpravidla levnější a jednodušší než koupit nový systém. Pokud váš dodavatel nemá plán na JMHZ, nebo cena za update je neúměrně vysoká, pak koupi nového softwaru zvážit můžete.

2. Komu patří odpovědnost za to, když software exportuje chybná hlášení?
Zákonnou odpovědnost nese zaměstnavatel – tedy vaše firma. Pokud hlášení obsahuje chyby a ČSSZ vás na ně upozorní nebo vám uloží pokutu, nemůžete se vymlouvat tím, že „software to udělal". Pokud je chyba způsobena selháním softwaru (například že exportuje systematicky nevalidní XML), pak máte právo se domáhat náhrady od dodavatele na základě kupní smlouvy a ručení za vady. Ale až poté, co sami zažijete problém. Proto je důležité mít s dodavatelem jasnou smlouvu a jasné testy kompatibility ještě před ostrým provozem.

3. Co se stane, když v květnu 2026 zjistíme, že náš software neumí exportovat do JMHZ?
Pak máte akutní problém. Ještě stále budete povinni podat hlášení do 20. května za měsíc duben. Pokud software není připraven, budete muset údaje exportovat z něčeho jiného (například z agendy zaměstnanců, z účetnictví), ručně jej upravit v XML editoru nebo tabulkovém procesoru, validovat formát a až pak to nahrát do ePortálu. To je velmi náchylné na chyby. Nejlepší strategií je zjistit stav svého softwaru ještě dnes (tedy nejpozději do konce dubna), v případě potřeby koupit a nasadit nový a několikrát jej otestovat s daty za březen a duben, aby bylo v květnu vše připraveno.

Klíčové body v komunikaci s dodavatelem mzdového softwaru

Pokud už máte stávající mzdový software a musíte s jeho dodavatelem komunikovat o připravenosti na JMHZ, je důležité vědět, na co se ptát a jak si zajistit, že dostanete přesné odpovědi. Řada dodavatelů totiž není zvyklá na tak deklarativní a právně závazné odpovědi, jaké teď potřebujete.

Jasný plán a harmonogram připravenosti

Prvním krokem je zeptat se dodavatele, jaký má plán na JMHZ a kdy bude systém připravený. Měl by vám dát konkrétní datum, do kterého bude funkčnost k dispozici. Ideálně to bude dříve než květen, abyste měli čas na testování.
Pokud dodavatel odpovídá vágně („bude to brzy", „jsme na tom", „diskutujeme to"), je to varovný signál. Požádejte jej, aby vám odpověděl písemně. Když dostanete konkrétní termín v e-mailu nebo v aktualizovaném ceníku, máte to dokumentované a můžete se na něj později odvolat, pokud nebude dodržen.

Detailní popis funkcionality

Druhým krokem je zeptat se, co přesně software udělá. Měl by vám umět popsat, že bude exportovat XML v přesném formátu definovaném ČSSZ a že bude validovat data ještě před exportem.

Dále, že bude umět generovat hlášení pro více mzdových účtáren zvlášť (pokud to máte), zvládat opravy a aktualizace hlášení, a mít podporu pro všechny údaje, které musíte hlásit (nástup, odchod, nemocenská, čerpání dovolené atd.).

Požádejte o detailní podklady – ideálně manuál nebo specifikaci, co software umí a neumí dělat.

Podmínky testování a provozu

Třetím krokem je naplánovat, jak budete funkčnost testovat. Měli byste se s dodavatelem domluvit na tom, že v průběhu března a dubna 2026 bylo možné testovat export na testovacím serveru ČSSZ nebo v sandboxu.

Dále, že budete moci exportovat fiktivní či reálná hlášení a ověřit, že ePortál je přijímá bez chyb. Řada dodavatelů nabízí testovací období – využijte jej.

Když software během testu selže, je čas jej dolaďovat, ne panikařit během ostrého provozu v květnu.

Podpora a SLA

Čtvrtým bodem je ujistit se, že dodavatel poskytne podporu v kritické fázi. Ideálně byste měli mít kontakt na technický support, který vám bude dostupný během dubna a května, a přiměřeně krátkou dobu odpovědi (například v průběhu jedné pracovní doby).
Pokud je dodavatel malá firma nebo freelancer, je extra důležité se ujistit, že je dostupný. Pokud vám řekne, že je dostupný jen přes web, nebo že odpovídá jen v pátek, není to dobré znamení.

Aktualizační povinnost a doplňující funkce

Pátým bodem je objasnit, co se stane, když státní správa vydá další pokyny nebo změní formát. MPSV a ČSSZ už několikrát vydaly metodické dopisy, které upřesňují detaily o JMHZ. Pokud dodavatel vydá nový software či aktualizaci, měl by ji poskytovat zdarma (nebo alespoň za přiměřenou cenu), pokud se jedná o změny způsobené změnou státní regulace. Ujistěte se, že to máte domluveno.

Odpovědnost a možnost recenze

Šestým bodem je ujistit se, že máte možnost vrátit si peníze nebo si koupit služby jinde, pokud software nebude fungovat. To se často řeší v kupní smlouvě.
Běžné právo (zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník) vám dá jistá práva na vadu produktu, ale je lépe to mít explicitně sjednáno v kupní či licenční smlouvě. Právníci z ARROWS advokátní kanceláře vám mohou pomoci s revizí smlouvy s dodavatelem a ujistit se, že jsou vaše práva dostatečně chráněna – office@arws.cz.

Nejčastější otázky k dojednání s dodavatelem

1. Měli bychom si nechat podepsat prohlášení od dodavatele, že software je připravený na JMHZ?
Ano, to je dobrý krok. Pokud je software již v ostrém provozu a dodavatel tvrdí, že je připravený, požádejte jej o písemné prohlášení (i e-mail je dostačující), ve kterém bude tvrdit, že software splňuje všechny technické požadavky JMHZ a že export bude fungovat správně. Když se později ukáže, že to není pravda, budete mít důkaz. Pokud dodavatel odmítá takové prohlášení dát, je to podezřelé.

2. Kolik by měly stát úpravy starého softwaru na JMHZ?
To se liší podle rozsahu úprav. U větších komerčních systémů se cena pohybuje od tisíce do desítek tisíc korun, podle toho, jak moc se systém musí měnit. U menších systémů to může být méně. Pokud vám dodavatel nabídne cenu, která se vám nezdá, klidně si zjistěte, co nabízejí ostatní, nebo se poraďte s právníky z ARROWS advokátní kanceláře o tom, jestli je cena přiměřená – office@arws.cz.

3. Co se stane, když v prosinci 2026 zjistíme, že software má nějakou chybu v JMHZ exportu a jsme si ji roky nevšimli?
To záleží na tom, jak moc zásadní je chyba. Pokud se jedná o systematickou chybu (například software systematicky špatně počítá pojistné), měli byste právo na náhradu škody od dodavatele. Pokud jde o izolovanou chybu, kterou jste měli najít dříve, je to složitější. Nejdůležitější je zbývající měsíce (duben až září 2026) využít na to, aby vy sami kontrolovali, že hlášení jsou správná. Pokud si všimnete něčeho podivného, oznamte to dodavateli a požádejte o opravu. Tím si chráníte svá práva.

Praktické kroky v komunikaci s dodavatelem – kontrolní seznam

Abychom vám pomohli strukturovat vaši komunikaci s dodavatelem, zde je praktický seznam toho, co byste měli stihnout v průběhu dubna 2026:

  • Do konce března 2026: Měli jste kontaktovat svého dodavatele mzdového softwaru a zeptat se, jak je připravený na JMHZ. Vyžádejte si konkrétní informaci o termínu, funkčnosti a možnosti testování. Objednejte si aktualizaci, pokud není součástí stávajícího balíčku, nebo si zajistěte demo nového softwaru, pokud se rozhodujete koupit.
  • Začátek dubna 2026: Pokud máte přístup k testovacímu serveru ČSSZ, začněte testovat export. Pokud není dostupný, požádejte dodavatele o simulaci – tedy aby vám vygeneroval vzorový XML soubor, který byste mohli manuálně validovat. Zkontrolujte, zda je export v pořádku a zda  tato hlášení přijímá.
  • Druhá polovina dubna 2026: Odeslání prvních hlášení za měsíc březen. Pozorně sledujte, co vám ePortál vrátí. Pokud se hlášení přijme bez chyb, je to dobré znamení. Pokud se vrátí chybová hlášení, okamžitě je analyzujte a informujte o nich dodavatele. Požádejte jej, aby opravil software a otestoval znovu.
  • Konec dubna 2026: V poslední chvíli byste měli vědět, že software je (nebo není) připravený na běžný provoz v květnu. Pokud je všechno v pořádku, můžete odpočívat. Pokud si nejste jisti, není příliš pozdě koupit si nový software nebo sjednat mimořádnou podporu od svého dodavatele.

Možné problémy

Jak pomáhá ARROWS (office@arws.cz)

Software nefunguje a firma nemůže podat hlášení v termínu. Hrozí pokuta, popření účinnosti hlášení, blokace transakce.

Zajistíme vám právní zajištění proti pokutě – řeší se to s ČSSZ, a pokud je to objektivní selhání IT systému, lze se domluvit na odkladu. Pomáháme firmám také s formulací návrhu na odklad nebo s obhajobou proti pokutě, kterou ČSSZ uložila.

Hlášení obsahuje systematické chyby v datech (špatné pojistné, chybné identifikátory zaměstnanců). Vyústí v upozornění ČSSZ, požadavek na opravu, potenciální pokutu.

Analyzujeme, zda jde o chybu softwaru, nebo o chybu ve vstupních datech. Zajišťujeme komunikaci s ČSSZ a v souladu s jejich požadavky zajistíme opravu a přepodání hlášení. Pokud je chyba na straně dodavatele, pomáháme vám vymáhat náhradu škody.

Dodavatel nesplní sliby v termínu a software není připravený. Firma zůstává bez řešení a je nucena řešit věc ručně nebo v krizovém režimu.

Prověřujeme kupní smlouvu s dodavatelem a zajistíme vám zastupování v jednání s ním. Můžeme i podat podání u soudu na vymožení smluvní pokuty nebo vrácení peněz, pokud je to oprávněné. Pomáháme vám také s nákupem nového softwaru za rychlého časového tlaku.

Dodavatel vás nechá bez podpory v kritické fázi a nemáte koho se zeptat. Firma zůstává bez technické pomoci a riskuje další chyby.

Pomáháme vám s hledáním alternativního řešení – ať už je to najímání dočasné IT podpory, nebo koupě nového softwarového řešení. Pokud jde o porušení smlouvy o poskytování služeb, lze to řešit také právně.

Komunikace s dodavatelem není jasná a firma si není jistá, co se dojednalo a co se nedojednalo. Vede to k nedorozuměním, neočekávaným nákladům a rozčarování.

Prostředkujeme komunikaci a připravíme vám písemné shrnutí všech sjednaných podmínek. Pomáháme vám formulovat konkrétní požadavky na software, které pak máte dokumentované a můžete se jich držet.

Nové evidence a identifikátory zaměstnanců – co to znamená pro váš software

Vedle samotného exportu JMHZ přinesla legislativní změna také zavedení nových evidencí a identifikátorů. To znamená, že váš software musí nyní pracovat také s novými datovými položkami a systémy, se kterými dříve nemusel.

Konkrétně jde o to, že každému zaměstnanci je nyní v systému ČSSZ přidělován unikátní identifikátor, který se používá pro všechna hlášení, registrace a komunikaci.

Obraťte se na naše odborníky:

Váš software tedy musí umět pracovat s tímto identifikátorem – může jej mít už načtený z registru zaměstnanců, nebo jej musí mít možnost si jej vyžádat či importovat. Pokud software neuměl tento identifikátor využívat v minulosti, teď to musí.

Druhá vrstva je, že JMHZ zavádí nové kategorie údajů, které jste dříve nemuseli hlásit nebo jste hlásili jinak.

Patří sem například detailní údaje o pracovní a zdravotní schopnosti zaměstnance, údaje o sražených daních, údaje o čerpání sociálních výhod či údaje o provedených opravách odvodů z minulých let. Software musí umět všechny tyto údaje spravovat a exportovat do hlášení.

Třetí vrstva je, že máte-li více mzdových účtáren, každá z nich odesílá hlášení samostatně. Pokud váš software dříve pracoval s centrální databází všech zaměstnanců, teď musí umět logicky oddělit údaje podle jednotlivých mzdových účtáren a exportovat je v separátních souborech.

Pokud váš software všechny tyto funkce nemá, nebo je má, ale špatně, bude to vyústit v chyby při exportu JMHZ. Právě proto je tak důležité jej otestovat ještě před ostrým provozem.

Nejčastější otázky k evidencím a identifikátorům

1. Máme-li zaměstnance, který pracoval ještě loni a my teď neznáme jeho nový identifikátor v ČSSZ, co se stane?
Měli byste si tento identifikátor zjistit. Buď si jej můžete vytáhnout z ePortálu ČSSZ, kde si evidenci zaměstnanců ověříte, nebo se informace dostane od zaměstnance. Kdyby váš software neměl identifikátor vyplněný, hlášení by se nepodalo správně.
Proto je důležité provést si nyní (v březnu a dubnu) kontrolu všech zaměstnanců a ujistit se, že máte všechny identifikátory správně vyplněné. ČSSZ na tom trvá – identifikátor je povinný.

2. Co se stane s údaji zaměstnanců, které jsme zaměstnávali v lednu až březnu 2026, když teď odesíláme měsíční hlášení, ale informace jsme neměli v novém systému?
Právě proto jsou měsíce leden až březen v přechodném režimu. Zaměstnavatelé musí doposílat měsíční hlášení za tyto měsíce v období duben až červen 2026, a to až poté, co si doplní všechny chybějící údaje v registru zaměstnanců. Software vám musí umět pracovat s retroaktivními údaji – tedy abyste mohli zadat, že v únoru pracoval zaměstnanec X, i když jste jej zaregistrovali teprve v dubnu.

3. Pokud máme zaměstnance ze zahraničí nebo se zvláštním statusem (OSVČ, honorární pracovník), jak s ním software pracuje?
JMHZ má pravidla i pro různé typy zaměstnání a pro specifické situace. Software musí umět rozlišit mezi běžným zaměstnancem a osobou, která je registrována jako samostatně podnikající, nebo která pracuje pro firmu na základě dohody o činnosti. Pokud software toto nezvládá, bude mít problémy. Ptejte se tedy i na tuto funkcionalitu svého dodavatele.

Harmonogram a čas na přípravu – co se nestihne, to bude problém

Od spuštění JMHZ 1. dubna 2026 probíhá velmi specifický harmonogram, který si firmy musí hlídat. Pokud něco nepochopíte nebo nepůjde podle plánu, nastane průtah, který vás pak bude pronásledovat měsíce.

Období od 1. března do 31. března 2026 bylo určeno k tomu, aby si zaměstnavatelé ověřili evidenci zaměstnanců u ČSSZ, doplnili nové identifikátory a připravili se na nový systém.

To znamená, že právě teď (v půlce dubna) byste měli být v poslední fázi této přípravy. Pokud jste ji nestihli, měli byste to stihnout do konce dubna, dokud ještě není příliš pozdě.

Od 1. dubna 2026 jsou zaměstnavatelé povinni odesílat měsíční hlášení. To znamená, že prvním hlášením, které se podává v rámci ostrého provozu, je hlášení za měsíc březen, které se podává v dubnu.

Pokud máte software připravený a hlášení je bez chyb, je to v pořádku. Pokud jsou chyby, ČSSZ vám je oznámí a budete mít čas je opravit.

Od 1. května 2026 musí zaměstnavatelé podat hlášení za měsíc duben do 20. května (tedy „standardní" lhůta: od 1. do 20. dne následujícího měsíce). Toto je již běžný režim – zde už to nejde zpomalit ani vysvětlovat. Pokud hlášení nepodáte, hrozí vám sankce.

Od 1. ledna do 31. března 2026 nebyly zaměstnavatelé povinni odesílat měsíční Jednotná měsíční hlášení zaměstnavatelů (JMHZ) v běžných termínech. To je část přechodného režimu.

Za měsíce leden až březen 2026 musí zaměstnavatelé doposílat měsíční hlášení v období duben až červen 2026, pokud měli v těchto měsících zaměstnance.

To znamená, že v květnu bude firma odesílat hlášení jak za duben (standardně), tak i případně za některý z měsíců leden až březen (pokud tato hlášení ještě nedoposílala), což je trochu složitější.

Klíčová myšlenka je: doba přípravy je nejkratší právě teď. Měsíce květen a červen jsou už ostrý provoz. Pokud něco není připraveno, bude to mít dopady na roky.

Bezpečnostní aspekty a ochrana dat

JMHZ pracuje s citlivými osobními údaji zaměstnanců – jejich rodnými čísly, příjmy, zdaňovacími údaji, zdravotními informacemi (neschopenka, mateřská). Když software exportuje hlášení, mělo by se zajistit, aby tato data byla chráněna bezpečně.

Konkrétně to znamená, že komunikace mezi vaším softwarem a ePortálem ČSSZ by měla být šifrovaná (SSL/TLS). Dále, že přihlášení na ePortál by mělo být chráněno kvalitním heslem nebo dvoufaktorovou autentifikací.

Exportované XML soubory by se neměly archivovat v nezabezpečených místech (například na flashdiscích bez šifrování).

Pokud váš software to neumí, nebo pokud si nejste jisti, že data nejsou dostatečně chráněna, měli byste s dodavatelem řešit i bezpečnostní aspekty. Nejedná se jen o IT problém – je to také právní problém.

Česká legislativa (nařízení GDPR) stanovuje, že poskytovatel, resp. provozovatel software musí zvolit přiměřená bezpečnostní opatření.

Pokud by došlo ke zneužití dat z důvodu nedostatečné bezpečnosti softwaru, mohla by být společnost, která software připravila, odpovědná. To je dalším argumentem pro to, aby se s dodavatelem komunikovalo jasně a aby měl jasně definované bezpečnostní požadavky.

Zákazníci, podnikatelé a osoby odpovědné za HR – co byste měli vědět

Pokud pracujete v HR oddělení, ve finančním oddělení, nebo jste odpovědni za komunikaci s dodavateli, měli byste nyní vědět toto:

Jedním slovem – příprava na JMHZ nyní probíhá. Není to něco, co si můžete nechat na později.

Nejdůležitější je komunikovat s vaším dodavatelem mzdového softwaru teď (v dubnu), zjistit, jak je připravený, a počítat s tím, že možná budete potřebovat koupit nový software, dodatečné funkce nebo externí IT podporu.

Druhým slovem – odpovědnost nese firma, ne dodavatel. Pokud hlášení bude obsahovat chyby, ČSSZ vás bude žádat, abyste je opravili, a případně vám uloží pokutu.

Dodavatel softwaru touto odpovědností nesdílí (pokud si to explicitně nesjednáte v kupní smlouvě). Nezneužívejte to jako omluvu – raději věnujte čas tomu, aby software fungoval správně.

Třetím slovem – testování je bezplatné a nezbytné. Pokud máte přístup k testovacím serverům ČSSZ, používejte je. Pokud ne, alespoň si vyžádejte vzorové exporty a ověřte jejich správnost. Toto testování vás může zachránit před krizí.

Čtvrtým slovem – v dubnu 2026 už není čas na velké změny. Pokud budete kupovat nový software nebo dělat velké změny nyní, budete mít snad ještě týdny na testování. Pokud to odkládáte na květen, bude moc pozdě.

Právníci z ARROWS advokátní kanceláře vám mohou pomoci se sjednáním dodavatelské smlouvy, s formulací požadavků na software, s analýzou rizik, a v případě, že se věci pokazí, také s právním řešením sporu s dodavatelem – office@arws.cz.

Závěrečné shrnutí

Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů je historicky největší zjednodušení české administrativy – místo desítek formulářů jen jeden.

Ale to znamená také, že ten jediný formulář musí být naprosto správný. Pokud něco zkazíte s jedním hlášením, je to horší, než když jste předtím měli deset různých formulářů a jeden měl chybu.

Právě teď, v druhé polovině dubna 2026, jste uprostřed kritického období. Firmy, které jsou připravené, začínají odesílat svá první hlášení a všechno funguje hladce. Firmy, které nejsou připravené, zažívají chaos – jejich software neumí exportovat, ePortál vrací chyby, a oni nevědí, co s tím.

Vaše komunikace s dodavatelem mzdového softwaru je v tuto chvíli nejdůležitějším faktorem.

Pokud máte jasno v tom, co od něj chcete, pokud máte to sjednáno v kupní smlouvě, pokud jste provedli testování a znáte problémy, pak máte předpoklady pro úspěch. Pokud byste měli nejistotu, je teď čas se ptát a řešit věc s odborníky.

Právníci z ARROWS advokátní kanceláře se touto problematikou zabývají v praxi – pomáhají firmám se sjednocením s dodavateli softwaru, s analýzou rizik, s právní obranou v případě selhání, a v přechodné fázi také s komunikací s ČSSZ. Pokud si nejste jisti, jak postupovat, nebo pokud už máte problémy s vašim softwarem, obraťte se na nás – office@arws.cz. Společně si můžete udělat audit vašeho stavu připravenosti a vytvořit plán, jak bezpečně projít kritickými měsíci před vámi.

Nejčastější otázky k jednotnému měsíčnímu hlášení v praxi

1. Máme už starý software, který je 10 let zastaralý. Opravdu nebudeme moci používat nic jiného než nový systém, který podporuje JMHZ?
V teorii byste mohli nadále používat starý software pro vnitřní správu mezd, ale pro odesílání JMHZ byste museli data exportovat a ručně upravovat v XML editoru nebo v tabulkovém procesoru – to je ale velmi náchylné na chyby. Doporučujeme koupit alespoň modul či doplněk k vašemu softwaru, který bude exportovat do JMHZ formátu, nebo koupit nový software.

2. Pokud podáme hlášení s chybami a ČSSZ nás na ně upozorní, jaký budeme mít čas na opravu?
Lhůta na opravu není legislativně striktně definovaná – záleží na tom, jakou výzvu vám ČSSZ pošle. Obvykle máte několik dní na odpověď. Ale pokud se to stane opakovaně, ČSSZ již nemusí být trpělivá a může vám uložit pokutu. Proto je nejdůležitější, aby byla hlášení správná už v první chvíli.

3. Kolik by měl stát nový mzdový software, pokud si jej budeme muset koupit?
Cena se velmi liší podle velikosti firmy a funkcionality softwaru. Menší firmy s jednoduchou agendou můžou koupit software i za 5–15 tisíc korun ročního pronájmu. Větší firmy s komplexnější agendou mohou platit desítky tisíc korun ročně. Některé velké podniky si softwary sami vyvíjejí nebo je kupují za statisíce až miliony. Ptejte se na demo a na referenční zákazníky.

4. Jaký by měl být postup, pokud nám dodavatel softwaru slíbil, že bude JMHZ připravený, ale v dubnu řekne, že není?
Měl byste si ověřit kupní smlouvu a prověřit, zda je závazek na JMHZ explicitně v ní uveden. Pokud ano, máte právo na vrácení peněz, smluvní pokutu, nebo na odstoupení od smlouvy. Pokud ne, je to složitější – obecné právo vám dá některá práva na vadu produktu, ale ne všechna.

5. Musíme teď všechno přeprogramovat? Nemůžeme to brát jednoduše?
JMHZ není něco, co si můžete dovolit ignorovat – je to zákonná povinnost. Firma, která nepodá hlášení do termínu, riskuje pokutu od ČSSZ. Firma, která podá hlášení s chybami, riskuje opravy, další pokuty a potenciálně blokaci transakce. Nelze to tak brát jednoduše. Musíte si stanovit jasný plán a projít si jej se svým dodavatelem.

6. Jsou to všechno společné problémy, nebo jen my máme problém?
Jsou to společné problémy – od začátku dubna 2026 tisíce českých firem řeší stejné věci. Řada z nich má stejné problémy se svými mzdovými softwary. To je normální v přechodné fázi. Ale firmy, které se na to připravily s předstihem, teď prochází bez velkých problémů. Firmy, které si to nechaly na poslední chvíli, teď zažívají stres. Pokud ještě nejste připraveni, už to musíte stihnout do konce dubna.

Upozornění: Informace obsažené v tomto článku mají pouze obecný informativní charakter a slouží k základní orientaci v problematice dle právního stavu k roku 2026. Ačkoliv dbáme na maximální přesnost obsahu, právní předpisy a jejich výklad se v čase vyvíjejí. Jsme ARROWS advokátní kancelář, subjekt zapsaný u České advokátní komory (náš orgán dohledu), a pro maximální bezpečí klientů jsme pojištěni pro případ profesní odpovědnosti s limitem 400.000.000 Kč. Pro ověření aktuálního znění předpisů a jejich aplikace na vaši konkrétní situaci je nezbytné kontaktovat přímo ARROWS advokátní kancelář (office@arws.cz). Neneseme odpovědnost za případné škody vzniklé samostatným užitím informací z tohoto článku bez předchozí individuální právní konzultace.

Čtěte také