NBÚ a bezpečnostní prověrky ve firmách: co může být problém

Získání bezpečnostní prověrky pro firmu, formálně známé jako osvědčení podnikatele, je klíčové pro vstup do lukrativních státních a mezinárodních zakázek. Tento proces, řízený Národním bezpečnostním úřadem (NBÚ) dle zákona č. 412/2005 Sb., je však plný skrytých rizik. V článku vám ukážeme, jaké konkrétní problémy NBÚ nejčastěji řeší – od vlastnické struktury po osobní dluhy jednatelů – a jak vám právníci z ARROWS zajistí hladký průběh celého bezpečnostního řízení.

Potřebujete s tématem poradit? Obraťte se na advokátní kancelář ARROWS na e-mail office@arws.cz nebo telefon +420 245 007 740. Váš dotaz rád zodpoví "JUDr. Jakub Dohnal, Ph.D.,LL.M.", expert na dané téma.

Proč je bezpečnostní prověrka pro vaši firmu strategický byznys?

Pro mnoho firem z oblasti IT, poradenství, stavebnictví nebo obranného průmyslu je získání prověrky od Národního bezpečnostního úřadu (NBÚ) strategickou nutností. Není to jen administrativní překážka, ale vstupenka k zakázkám, které vyžadují přístup k utajovaným informacím.

Podle zákona č. 412/2005 Sb. je utajovanou informací cokoliv, jehož vyzrazení nebo zneužití může způsobit újmu zájmu České republiky. Klíčové je, že tento zájem není definován jen jako obrana státu, ale zahrnuje také "ochranu ekonomiky". To znamená, že prověrku dnes potřebují i firmy podílející se na kritické infrastruktuře, energetických projektech nebo velkých státních IT systémech.

Úspěšné získání českého osvědčení je navíc základem pro mezinárodní působení. Otevírá dveře k získání "certifikátu NATO"  nebo tzv. Facility Security Clearance (FSC), které jsou vyžadovány pro účast v tendrech NATO a EU.

Naši právníci v ARROWS denně posuzují obchodní modely klientů a pomáhají jim identifikovat, zda a jaký typ oprávnění od NBÚ pro své zakázky potřebují. Pro okamžité řešení vaší situace nám napište na office@arws.cz.

Dva pilíře bezpečnosti: Jaký je rozdíl mezi prověrkou firmy a jejích lidí?

Zákon o ochraně utajovaných informací stojí na dvou hlavních pilířích, které NBÚ prověřuje odděleně, ale jejichž osud je neoddělitelně spjat.

Prvním je personální bezpečnost, která se týká fyzických osob – vašich zaměstnanců a manažerů. Ti procházejí řízením, na jehož konci získají (nebo nezískají) "osvědčení fyzické osoby". NBÚ zde zkoumá jejich minulost, finance, vazby a celkovou bezpečnostní spolehlivost.

Druhým pilířem je průmyslová bezpečnost, která se týká firmy jako takové (právnické osoby nebo podnikatele). Výsledkem je "osvědčení podnikatele". Zde NBÚ zkoumá vaši ekonomickou stabilitu, vlastnickou strukturu a schopnost informace reálně zabezpečit.

Klíčový problém, který mnoho firem podcení, je jejich vzájemná provázanost. Vaše firma může mít dokonalou dokumentaci a nejdražší trezory, ale osvědčení podnikatele nezíská, pokud selže klíčový člověk.

Zákon totiž stanoví jasnou podmínku: firma získá prověrku, pouze "pokud odpovědná osoba je držitelem platného osvědčení fyzické osoby" pro minimálně stejný stupeň utajení. Touto "odpovědnou osobou" je typicky jednatel, generální ředitel nebo předseda představenstva.

V ARROWS proto uplatňujeme dvojí přístup. Nejenže připravíme vaši firmu na proces průmyslové bezpečnosti, ale také diskrétně provedeme vaše klíčové manažery celým řízením o personální bezpečnosti. Potřebujete právní pomoc? Kontaktujte nás na office@arws.cz.

"Kostlivci" ve firmě: Co může vaši společnost okamžitě potopit?

Při prověřování firmy (průmyslová bezpečnost) se NBÚ nezajímá jen o váš obchodní rejstřík. Jde do hloubky a hledá jakákoli rizika, která by mohla vést k ohrožení utajovaných informací. Z naší praxe víme, že tři oblasti jsou pro české firmy nejrizikovější.

Problém č. 1: Netransparentní vlastnická struktura

NBÚ musí přesně vědět, kdo vaši firmu vlastní a kdo ji reálně ovládá – kdo je skutečný "zákulisní hráč". Jakékoli "netransparentní finanční toky"  nebo "v zahraničí neověřitelné vlastnické vztahy" jsou pro NBÚ varovným signálem.

Problém nastává typicky u složitých holdingových struktur, fondů nebo v případech, kdy konečný vlastník sídlí v jurisdikci, se kterou ČR nemá smlouvu o spolupráci (např. mimo EU/NATO). NBÚ v takovém případě nemůže ověřit, kdo firmu skutečně ovládá, a posuzuje to jako riziko "ovlivnitelnosti".

Pokud je vaše vlastnická struktura mezinárodní, je to pro NBÚ varovný signál. Díky naší deset let budované síti ARROWS International dokážeme zajistit a ověřit potřebné dokumenty o skutečných majitelích a finančních tocích prakticky kdekoli na světě. Připravíme vaši strukturu tak, aby byla pro NBÚ plně transparentní. Spojte se s námi na office@arws.cz.

Problém č. 2: Finanční (ne)stabilita firmy

Podmínkou pro vydání osvědčení je, že firma musí být "ekonomicky stabilní". NBÚ se přitom nedívá na výši vašeho obratu, ale na vaši zranitelnost.

Varovným signálem je například "záporná hodnota vlastního kapitálu". Proč? Protože to znamená, že chod firmy je plně financován z cizích zdrojů. NBÚ v takové situaci vyhodnocuje riziko, že se firma může "ocitat v područí věřitelů". Věřitel by pak mohl zadluženou firmu vydírat a nutit ji k vyzrazení utajovaných informací.

Naši právníci, ve spolupráci s daňovými poradci ARROWS, provedou hloubkovou analýzu vašeho financování a kapitálové struktury. Pomůžeme vám připravit podklady, které prokáží vaši ekonomickou stabilitu a eliminují pochybnosti o vnějším vlivu. Pro právní analýzu financování nám napište na office@arws.cz. 

Problém č. 3: Osobní selhání managementu (Statutární orgány)

Jak jsme zmínili, osud firmy je svázán s její "odpovědnou osobou". Osobní problémy statutárních orgánů se tak stávají přímým rizikem pro byznys. Může jít o probíhající trestní stíhání, exekuce, nebo netransparentní milionové půjčky, které nedokážou vysvětlit.

Riziko je navíc "dědičné". Soudní praxe potvrzuje, že NBÚ může zamítnout prověrku firmě i v případě, že problematický statutární orgán již ve firmě nepůsobí. Pokud NBÚ zjistí, že firma z jeho dřívější "činnosti proti zájmům státu" měla prospěch a nové vedení má na něj stále "zřetelné vazby", riziko pro úřad trvá.

ARROWS se specializuje na právní audity klíčových osob ve firmě. Provedeme diskrétní prověrku managementu (due diligence) a připravíme podklady pro jejich osobní bezpečnostní řízení, abychom ochránili prověrku celé vaší společnosti. Potřebujete právní pomoc? Kontaktujte nás na office@arws.cz. 

Nejčastější chyby ve firemním nastavení

Rizika a sankce	Jak pomáhá ARROWS
Netransparentní vlastnická struktura (např. fond, zahraniční vlastník mimo EU) vedoucí k okamžitému zamítnutí žádosti a ztrátě zakázky.	Právní analýza a restrukturalizace: Navrhneme a právně provedeme optimální holdingovou strukturu, která splní přísné požadavky NBÚ na transparentnost. Chcete prověřit svou strukturu? Napište na office@arws.cz.
Vazby managementu na bývalé "rizikové" statutáry, které NBÚ vyhodnotí jako pokračující bezpečnostní hrozbu.	Právní audit a Compliance programy: Provedeme interní audit vazeb, připravíme právní stanoviska a implementujeme compliance programy k prokázání "čistého stolu" firmy. Spojte se s námi na office@arws.cz.
Negativní kapitál nebo nejasné financování, které NBÚ vyhodnotí jako riziko "ovlivnitelnosti" věřiteli.	Právní a daňová restrukturalizace financování: Posoudíme vaše financování a navrhneme kroky (např. kapitalizace pohledávek) k prokázání vaší ekonomické stability. Pro okamžité řešení nám napište na office@arws.cz.
Rizikové obchodní kontakty firmy nebo jejích zástupců, které vedou k pochybnostem o spolehlivosti.	Due diligence partnerů a nastavení smluv: Prověříme vaše klíčové dodavatele a partnery a připravíme revizi smluv tak, aby odrážely bezpečnostní požadavky. Potřebujete připravit smlouvu? Kontaktujte nás na office@arws.cz.

FAQ – Právní tipy k vlastnictví a mezinárodním vazbám

1. Máme vlastníky v USA. Je to problém?

Není to automaticky problém, protože USA jsou členem NATO. NBÚ ale bude vyžadovat detailní ověření. Musíte být schopni doložit celou vlastnickou strukturu až ke konečným fyzickým osobám. Naši právníci jsou připraveni vám pomoci – napište na office@arws.cz. 

2. Co když je náš skutečný majitel v zemi, která není v EU/NATO?

Toto je vážná překážka. NBÚ může řízení zastavit pro "neověřitelnost". Je nutné zvážit právní restrukturalizaci před podáním žádosti. Pro diskrétní konzultaci vaší struktury nás kontaktujte na office@arws.cz. 

3. Jak ověříme zahraničního partnera v konsorciu?

Na vás dopadá povinnost prověřit své partnery. Díky síti ARROWS International jsme schopni zajistit hloubkovou prověrku (due diligence) obchodních partnerů a jejich vlastnických struktur prakticky kdekoli na světě. Neváhejte se obrátit na naši kancelář – office@arws.cz. 

Člověk jako nejslabší článek: Personální bezpečnost a rizika

Jak jsme si ukázali, statutární orgány jsou klíčové. Problémy se ale týkají každého zaměstnance, který bude k utajovaným informacím potřebovat přístup. Proces získání osvědčení fyzické osoby je v podstatě testem loajality a zranitelnosti.

Na vydání prověrky "není právní nárok" a NBÚ má při posuzování "značnou diskreci". Žadatel musí vyplnit "velmi podrobný" dotazník a jakékoli zatajování informací je prakticky jistou cestou k zamítnutí.

NBÚ nezkoumá, zda jste v minulosti něco "provedli". Zkoumá, zda jste ovlivnitelní a vydíratelní. Soudní praxe ukazuje extrémní případy: jednotlivec přišel o prověrku kvůli pouhému "styku s bývalým kolegou", který byl vyhodnocen jako bezpečnostní riziko. Soud potvrdil, že je nerozhodné, že žadatel nic nevěděl o protistátní činnosti svého kolegy. Samotný styk byl rizikem.

Právníci ARROWS poskytují zásadní právní podporu při vyplňování bezpečnostních dotazníků. Pomůžeme vám správně identifikovat a popsat veškeré potenciálně rizikové informace, jako jsou staré dluhy nebo komplikované osobní vazby, a připravíme vás na bezpečnostní pohovor. Naši právníci jsou připraveni vám pomoci – napište na office@arws.cz. 

Dokumentace a procesy: Kdy se administrativa stává bezpečnostním rizikem?

Firma musí NBÚ prokázat, že je "způsobilá zabezpečit ochranu" informací. To se nedělá čestným prohlášením, ale doložením rozsáhlé a detailní dokumentace.

Musíte mít zpracovanou Bezpečnostní dokumentaci podnikatele, která obsahuje analýzu rizik a popis ochranných opatření. Dále musíte vypracovat Projekt fyzické bezpečnosti, který detailně popisuje zabezpečení kanceláří, trezory, režimová opatření a dokonce i plány pro krizové situace.

V dnešní době je klíčová také Certifikace informačních systémů. To je často samostatný, technicky i právně náročný proces, který může vyžadovat schválení od Národního úřadu pro kybernetickou a informační bezpečnost (NÚKIB). Zde se řeší i takové detaily jako ověření proti "kompromitujícímu elektromagnetickému vyzařování".

Právníci ARROWS se specializují na kompletní přípravu bezpečnostní dokumentace, která ochrání před sankcemi. Vyhotovíme pro vás veškeré interní směrnice, bezpečnostní projekt i podklady stanovené zákonem pro certifikaci vašich IT systémů. Zajistíme, aby vaše administrativa nebyla rizikem, ale vaší ochranou. Neváhejte se obrátit na naši kancelář – office@arws.cz. 

Povinnosti zaměstnavatele a role "Odpovědné osoby"

Spolu se získáním osvědčení na sebe firma bere řadu trvalých povinností. Musí jmenovat "odpovědnou osobu" (nebo "bezpečnostního ředitele"), která je přímo podřízena vedení a odpovídá za ochranu utajovaných informací.

Tato osoba má ze zákona řadu úkolů. Musí "zajišťovat právní proškolování" všech zaměstnanců, kteří mají k informacím přístup, a provádět jejich "poučení". Dále vede evidenci a kontroluje dodržování zákona.

V ARROWS chápeme enormní tlak na "odpovědné osoby". Poskytujeme jim proto plnou právní podporu. Zajišťujeme odborná školení pro zaměstnance i vedení (včetně certifikátu), která prokazatelně splní vaše zákonné povinnosti. Tím chráníme nejen firmu, ale i vás osobně. Chcete zajistit školení? Napište na office@arws.cz. 

Procesní chyby a sankce

Rizika a sankce	Jak pomáhá ARROWS
Formálně vadná nebo chybějící bezpečnostní dokumentace, vedoucí k zastavení řízení a pokutě.	Příprava kompletní dokumentace na klíč: Vyhotovíme veškeré interní směrnice a podklady stanovené zákonem, které jsou nutné pro úspěšné řízení. Potřebujete připravit dokumentaci? Kontaktujte nás na office@arws.cz.
Neznalost zaměstnanců vedoucí k neopatrnému úniku informací a trestněprávní odpovědnosti za Ohrožení utajované informace (§ 317 Trestního zákoníku).	Odborná školení s certifikátem: Proškolíme vaše zaměstnance i management v oblasti ochrany utajovaných informací dle zákona 412/2005 Sb.. Chcete zajistit školení? Napište na office@arws.cz.
Pokuty od NBÚ (až 1 000 000 Kč) za správní delikty, jako je porušení povinností při ochraně nebo evidenci utajovaných informací.	Právní konzultace a audity: Provedeme audit vašich stávajících procesů a ochráníme vás před kontrolami a sankcemi. Hrozí vám kontrola? Napište na office@arws.cz.
Zamítnutí žádosti o osvědčení a nutnost podat "rozklad" ve složitém řízení, kde nemáte přístup ke všem informacím.	Zastupování v řízení o rozkladu a u soudu: Budeme vás bránit. ARROWS má rozsáhlé zkušenosti se zastupováním u správních orgánů a ve správních žalobách. Bylo vám zamítnuto? Napište na office@arws.cz.

Když NBÚ řekne "Ne": Jak se bránit proti zamítnutí?

Co dělat, když vaše firma nebo váš jednatel obdrží od NBÚ zamítavé rozhodnutí? První možností je podání "rozkladu" (odvolání) k řediteli NBÚ. Pokud ani tam neuspějete, následuje správní žaloba k soudu.

Musíte však vědět, že toto řízení je extrémně složité. Jak ukazují reálné soudní spory, NBÚ své rozhodnutí často opírá o utajované zprávy zpravodajských služeb. Soudy opakovaně potvrdily, že žadateli ani jeho advokátovi nemusí být umožněno nahlédnout do klíčové části spisu, která obsahuje utajované informace.

Jinými slovy, vedete právní bitvu, ve které neznáte důkazy protistrany.

Řízení o rozkladu je právně extrémně složité, protože často bojujete proti důkazům, které ani nesmíte vidět. Právě proto je klíčové mít právního partnera, který se na prevenci těchto problémů specializuje. Právníci ARROWS mají zkušenosti se zastupováním u správních orgánů a provedou vás celým řízením tak, abyste se do situace "rozkladu" vůbec nedostali. Pokud již zamítnutí čelíte, pro okamžité řešení nám napište na office@arws.cz. 

Závěr: Strategické partnerství s ARROWS

Získání osvědčení NBÚ není administrativní úkon, ale strategický proces, který prověřuje samotné jádro vaší firmy – od financí, přes vlastnictví až po spolehlivost vašeho managementu. Každá chyba v tomto procesu znamená měsíce zdržení a ztrátu klíčových zakázek.

V ARROWS se na tuto oblast dlouhodobě specializujeme. Naše zkušenosti z poskytování služeb pro více než 150 akciových společností a 250 s.r.o. nám umožňují vidět rizika, která ostatní přehlédnou.

Zakládáme si na rychlosti a vysoké kvalitě. Chápeme také, že byznys je o vztazích. Rádi propojíme naše klienty, pokud vidíme zajímavé obchodní příležitosti, a sami si poslechneme vaše podnikatelské nápady.

Ať už jste na začátku řízení, potřebujete připravit dokumentaci, nebo vám hrozí zamítnutí, naši specialisté na průmyslovou bezpečnost jsou připraveni vám pomoci. Spojte se s námi na office@arws.cz a získejte právní řešení na míru.

FAQ – Nejčastější právní dotazy k bezpečnostním prověrkám firem

1. Jak dlouho trvá řízení o osvědčení podnikatele?
Zákonné lhůty se liší podle stupně utajení, ale řízení může trvat mnoho měsíců. Klíčová je však přípravná fáze. Neúplná nebo chybná žádost vrátí celý proces na začátek a prodlouží ho o další měsíce. Pokud potřebujete procesem projít co nejrychleji, je nezbytná 100% příprava. Pro posouzení vaší situace nás kontaktujte na office@arws.cz. 

2. Musí mít prověrku i všichni naši zaměstnanci?
Ne. Prověrku musí mít pouze osoby, které se nezbytně potřebují seznamovat s utajovanými informacemi. Firma musí vést a NBÚ předložit "přehled míst nebo funkcí" těchto lidí. Pomůžeme vám s vyhotovením interních směrnic a tohoto přehledu. Pokud řešíte nastavení přístupu, napište nám na office@arws.cz. 

3. Co je "certifikát NATO" (Facility Security Clearance)?
Jde o mezinárodní ekvivalent českého osvědčení podnikatele. Vydává ho NBÚ na základě úspěšného národního řízení a opravňuje vás k přístupu k utajovaným informacím NATO. Řešíme mezinárodní bezpečnostní standardy na denní bázi. Kontaktujte nás na office@arws.cz. 

4. Stačí nám prověrka pro stupeň "Vyhrazené"?
Pro stupeň "Vyhrazené" (Restricted) je proces pro firmu výrazně jednodušší a vyžaduje pouze tzv. "Prohlášení podnikatele". Pro stupně "Důvěrné", "Tajné" a "Přísně tajné" je nutné plné osvědčení podnikatele. Stupeň utajení vždy určuje zadavatel zakázky. Pro právní analýzu vašich potřeb se obraťte na naše specialisty na office@arws.cz. 

5. Co když jsme zahraniční firma působící v ČR?
Pro NBÚ jste český "podnikatel" a musíte splnit všechny podmínky. Pokud již máte clearance z domovské země (v EU/NATO), můžete projít procesem "uznání bezpečnostního oprávnění cizí moci". Je to komplexní proces. Díky síti ARROWS International máme s těmito případy bohaté zkušenosti. Napište nám na office@arws.cz. 

6. Naše firma má dluhy. Znamená to automaticky zamítnutí?
Ne automaticky, ale je to vážné riziko. NBÚ posuzuje, zda jste "ekonomicky stabilní" a zda dluhy nepředstavují riziko "ovlivnitelnosti". Klíčová je transparentnost a schopnost doložit, že máte situaci pod kontrolou. Pokud řešíte podobný problém, kontaktujte nás na office@arws.cz. 

Nechcete tenhle problém řešit sami? Advokátní kanceláři ARROWS věří více než 2000 klientů a jsme oceněni jako Právnická firma roku 2024. Podívejte se ZDE na naše reference a bude nám ctí pomoci vám při řešení vašeho problému. Poptávka je zdarma.