Jak udělat tendr na právní služby v Asii: Na co myslet při spolupráci s místními kancelářemi

Pokud vaše společnost vstupuje na asijské trhy nebo řeší složité právní záležitosti v regionu, neměli byste tendr na právní služby podceňovat. Výběr správné kanceláře je klíčovým rozhodnutím, které vás chrání před neočekávanými náklady a sankcemi. V tomto článku se dozvíte, jak strukturovat výběrové řízení a na co si dát pozor při hodnocení nabídek od místních i mezinárodních kanceláří.

Shrnutí pro management

• Tendr na právní služby v Asii vyžaduje odbornou přípravu: Nejde jen o cenu, ale o licenci, pojištění a znalost místního prostředí.
• Klíčová je role Lead Counsela: Koordinace více jurisdikcí z jednoho místa šetří náklady a snižuje riziko chyb.
• Smlouva musí být neprůstřelná: Trvejte na Engagement Letter s jasnými limity odměny (Fee Caps).
• Důvěřuj, ale prověřuj: Reference a Conflict Check jsou nezbytné.

Proč je tendr na právní služby v Asii jiný než doma

Tendry na právní služby nejsou standardním nákupem komodit nebo běžných služeb. Právní práce vyžaduje specifické znalosti, které se v jednotlivých asijských jurisdikcích dramaticky liší. Jednoduše řečeno: právník, který skvěle zná právní systém Hongkongu (common law), nemusí být ideálním partnerem pro řešení problémů v Indonésii či Vietnamu (civil law). Každá země má svá pravidla, etické normy a procesní postupy.

Druhým zásadním rozdílem je to, že vztah s právní kanceláří je založen na důvěře a mlčenlivosti, který se v základu řídí principy příkazní smlouvy dle zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník. Na rozdíl od klasického tendru, kde si vyberete dodavatele jednorázově, právní služby vyžadují dlouhodobou spolupráci a hluboké pochopení vašeho podnikání. Právníci z ARROWS advokátní kanceláře běžně řeší tendry na právní služby pro své zahraniční klienty a vědí, na co se zaměřit.

Rozumějí specifickým výzvám, které přináší asijský právní trh, a znají nejčastější chyby, kterých se zadavatelé dopouštějí.

Zajišťování právních služeb v Asii – strategie a rizika

Když se společnosti rozhodují, jak zajistit právní služby v Asii, mají několik možných přístupů. Nejčastější je přímá spolupráce s lokální kanceláří, využití mezinárodní sítě s místní přítomností, nebo kombinace obou pod vedením domácího právního zástupce (lead counsel). Podívejte se na naši službu, kde tyto strategie realizujeme. Každá strategie má své výhody i rizika.

Tendry v asijském právním prostoru musí reflektovat procesy, které se v jednotlivých zemích liší, protože státní úřady v Singapuru či Číně mají jiné požadavky na transparentnost než soukromý sektor. Právní rámec v každé zemi určuje, jaké dokumenty musí tendrující firmy předložit a jaká kritéria musí splňovat. Zkušenosti právníků z ARROWS advokátní kanceláře ukazují, že firmy často nevěnují dostatečnou pozornost místním regulacím.

Zásadním faktorem jsou regulatorní omezení týkající se toho, kdo vůbec může poskytovat právní služby. Například v Indonésii mohou plnohodnotné právní služby a zastupování u soudu poskytovat jen advokáti licencovaní dle indonéského práva. V Indii je přítomnost zahraničních právních firem regulována a podléhá specifickým pravidlům. Právníci z ARROWS advokátní kanceláře mají s těmito limitacemi praktické zkušenosti a zajistí výběr kanceláře, která má oprávnění vás plně zastupovat.

Fáze přípravy tendru – plánujte co nejdříve

Příprava tendru na právní služby začíná dlouho před tím, než vydáte Request for Proposal (RFP). Nejprve musíte definovat rozsah právních služeb (Scope of Work). Není to vždy jednoduché, protože právní potřeby se v jednotlivých asijských zemích liší. Například v Číně budete potřebovat právníky, kteří znají jak místní regulace, tak i devizová omezení pro repatriaci zisků.

Druhým krokem je definovat rozpočet a časový rámec, protože právní služby v Asii mohou být nákladné zejména ve finančních centrech. Nejde jen o hodinové sazby právníků. V Hongkongu nebo Singapuru se sazby seniorních partnerů pohybují v částkách srovnatelných s Londýnem či New Yorkem, zatímco ve Vietnamu či Thajsku mohou být sazby nominálně nižší. Musíte si ale uvědomit, že nižší sazba nemusí znamenat nižší celkový náklad.

Třetím prvkem přípravy je analýza jurisdikcí. Pokud budete pracovat jen v jedné zemi, situace je jednodušší. Pokud ale potřebujete podporu ve více zemích, musíte si vybrat kancelář, která má síť nebo spolupracuje s prověřenými lokálními právníky (tzv. "best friends" sítě). Právníci z ARROWS advokátní kanceláře pracují denně s více asijskými jurisdikcemi a rozumějí specifickým výzvám, které přináší koordinace právního poradenství v regionu.

microFAQ – Právní tipy k přípravě tendru

1. Co musím přesně specifikovat v RFP na právní služby?
Buďte konkrétní ohledně typu právní práce (např. M&A, soudní spory, compliance, IP právo), geografického rozsahu, způsobu komunikace, jazyků a preferovaného modelu odměňování (hodinová sazba vs. cap fee/fixed fee). Vágne specifikace vedou k neporovnatelným nabídkám.

2. Jaký má být ideální obsah RFP?
RFP by mělo obsahovat popis vašich potřeb, kritéria evaluace (odbornost, cena, reference, konflikt zájmů), termín pro podání nabídky a základní informace o vašem podniku (v rozsahu, který neporušuje obchodní tajemství před podpisem NDA).

3. Jak dlouho má trvat výběrový proces?
V Asii se komplexní tendry na právní služby obvykle řeší v řádu týdnů až měsíců (cca 2–3 měsíce pro velké projekty). Zkušenosti právníků z ARROWS advokátní kanceláře ukazují, že unáhlený výběr bez due diligence právního partnera se nevyplácí.

Kritéria pro výběr právního partnera v Asii

Když už máte připraven tendr, musíte si jasně definovat kritéria pro hodnocení. V Asii je to obzvlášť zásadní, protože právní kultura a vnímání klientského servisu se mohou lišit od evropských standardů.

Evaluace by se měla opírat o reference a žebříčky, přičemž právníci z ARROWS advokátní kanceláře běžně prověřují dokumenty pro zjištění reálné zkušenosti týmu. Pokud potřebujete pomoc s M&A v Singapuru, zvolte kancelář, která má ověřené zkušenosti s transakcemi v daném sektoru. Dobrý tendr musí obsahovat ověření referencí – měli byste kontaktovat dřívější klienty nebo spoléhat na nezávislá hodnocení.

Druhým kritériem je místní znalost a vztahy. Právní kancelář by měla mít hluboké porozumění nejen zákonům, ale i aplikační praxi úřadů. V některých asijských zemích je znalost nepsaných pravidel a administrativních postupů klíčová pro rychlost vyřízení věci.

Vzhledem k časovému posunu je klíčové, aby právní kancelář měla jasný plán komunikace, proto byste si měli předem sjednat kontaktní osoby a reakční doby. Právníci z ARROWS advokátní kanceláře mají zkušenosti s koordinací práce napříč časovými pásmy a fungují jako efektivní prostředník.

Čtvrtým kritériem je cena a struktura odměňování. Sazby se v Asii velmi liší. Některé kanceláře preferují hodinové sazby (Hourly Rates), jiné fixní odměny za úkony (Fixed Fees) nebo kombinaci s limitací (Capped Fees). V poslední době se u sporů objevují i success fees (podíl na úspěchu), ale pozor – v některých asijských jurisdikcích je tento model omezený. V ČR je tento model eticky regulován usnesením o etickém kodexu.

ARROWS advokátní kancelář disponuje pojištěním odpovědnosti až do výše 400 000 000 Kč, což poskytuje klientům vysokou míru bezpečí. Věnujte pozornost tomu, zda a v jaké výši je právní kancelář pojištěna pro případ profesního pochybení, protože v Asii se limity liší. 

microFAQ – Právní tipy k evaluačním kritériím

1. Jak si mohu ověřit kvalitu právní kanceláře v Asii?
Kromě přímých referencí se podívejte na hodnocení v prestižních právních direktoriářích jako Chambers & Partners, The Legal 500 Asia Pacific nebo IFLR1000.

2. Jaké kvalifikace by měl mít právní partner?
To se liší dle jurisdikce. V zemích Commonwealthu (Singapur, Malajsie, HK) hledáte Solicitors/Barristers. V jiných zemích (Vietnam, Čína, Thajsko) musí mít platnou licenci u místní advokátní komory. Pozor na "právní konzultanty", kteří nemají advokátní licenci.

3. Měl bych vybrat jednu globální firmu, nebo více lokálních partnerů?
Pokud potřebujete jednotný přístup, je lepší globální firma nebo silná česká kancelář s mezinárodní sítí (jako ARROWS International). Pokud řešíte velmi specifický lokální problém, může být specializovaná místní "boutique" kancelář vhodnější.

Struktura Request for Proposal (RFP) na právní služby

RFP je centrálním dokumentem každého tendru. V mezinárodním styku by mělo být v angličtině.

Ideální RFP obsahuje:

• Úvod a kontext: Popis vašeho podniku a důvod hledání právního partnera. Specifikace zemí, kterých se projekt týká.
• Scope of Work (Rozsah práce): Buďte konkrétní (např. "Potřebujeme právní due diligence cílové společnosti ve Vietnamu").
• Kritéria evaluace: Jak budete vybírat (váha ceny, zkušeností, týmu).
• Požadavky na nabídku: Struktura týmu (Partner, Associate, Junior), CV klíčových právníků, hodinové sazby, odhad celkových nákladů.
• Smluvní a obchodní podmínky: Platební podmínky, splatnost faktur, měna fakturace, řešení sporů.
• Procesní informace: Termín pro podání nabídky (deadline), kontaktní osoba, harmonogram výběru.

Vyhodnocení nabídek – na co se zaměřit

Při vyhodnocení nabídek se zaměřte nejen na konečnou cenu, ale na hodnotu (Value for Money).

• Porozumění zadání: Nabídka by neměla být jen kopírovanou šablonou. Musí reagovat na vaše specifické problémy.
• Složení týmu: Kdo bude práci skutečně dělat? Často prodává partner ("rainmaker"), ale práci dělají junioři. Chtějte znát složení týmu a kdo je váš "Key Contact".
• Konflikt zájmů (Conflict Check): Toto je kritický bod. Právní kancelář musí potvrdit, že nezastupuje protistranu nebo subjekt s protichůdnými zájmy. V Asii, kde jsou obchodní kruhy často propojené, je důkladný conflict check nezbytný.
• Cena v kontextu: Nejlevnější nabídka může být pastí (např. nízká sazba, ale vysoký počet hodin). Srovnávejte celkové odhady (budget estimates) a chtějte garance (caps).

Smluvní ujednání – co si sjednat před začátkem

Spolupráce by měla být podložena smlouvou o poskytování právních služeb (Engagement Letter) nebo rámcovou smlouvou, která musí být v souladu s místními předpisy o advokacii, jako je v ČR zákon č. 85/1996 Sb., o advokacii.

Klíčové body smlouvy:

• Popis služeb: Vymezení toho, co je a co není předmětem služby (in-scope vs. out-of-scope).
• Odměna a náklady: Jasná pravidla fakturace, účtování hotových výdajů (cestovné, kurýři, soudní poplatky) a DPH/místních daní (např. GST/VAT).
• Standardy služeb: Očekávaná reakční doba, forma výstupů.
• Mlčenlivost a ochrana dat: Závazek mlčenlivosti (NDA) a soulad s předpisy na ochranu osobních údajů, v Asii je to například v Singapuru zákon  nebo v Číně .
• Odpovědnost: Limitace odpovědnosti advokáta (zpravidla do výše pojistného plnění nebo násobku odměny) – zde buďte obezřetní.
• Rozhodné právo a řešení sporů: Kde se budete soudit s vlastním právníkem, pokud udělá chybu? Ideální je arbitráž v neutrálním místě nebo soudy v jurisdikci klienta, pokud to druhá strana akceptuje.

microFAQ – Právní tipy ke smlouvě

1. Jaké jsou typické výpovědní lhůty?
U právních služeb může klient zpravidla vypovědět smlouvu kdykoliv (s úhradou již provedené práce) podle zásad příkazní smlouvy dle zákona č. 89/2012 Sb., § 2440, advokát jen ze zákonných důvodů, např. podle § 20 zákona o advokacii.

2. Co dělat, pokud právník nedodá práci včas?
Smlouva by měla pamatovat na termíny, ale u právních služeb jsou smluvní pokuty méně časté než slevy z odměny.

3. Jak se řeší konflikt zájmů během spolupráce?
Smlouva by měla zavazovat kancelář k průběžné kontrole konfliktů.

Koordinace s místními právníky – Best Practices

Nejdůležitější je jednotné řízení (Legal Project Management). Pokud máte více právníků v různých zemích, určete jednoho "Lead Counsel" (např. ARROWS), který bude instrukce sjednocovat a kontrolovat výstupy. Tím zajistíte, že právní dokumentace bude konzistentní napříč regionem.

Důležitá je také dokumentace a archivace. Veškeré rady a stanoviska by měly být písemné. V Asii je důležité dbát na to, aby finální výstupy byly v jazyce, kterému rozumíte (angličtina), a to včetně překladů místních smluv.

Speciální otázky – Práce s více jurisdikcemi

Při projektech zahrnujících více zemí (např. Čína, Vietnam, Singapur) narážíte na rozdílné právní systémy (Common Law vs. Civil Law). Právníci z ARROWS advokátní kanceláře zajišťují, aby právní struktura holdingu nebo transakce fungovala jako celek a nedocházelo ke kolizím (např. daňovým nebo v oblasti odpovědnosti statutárních orgánů). 

Rizika při výběru právního partnera – Co se často stane

• Jazyková bariéra: Právník tvrdí, že umí anglicky, ale smlouvy píše "Czenglish" nebo "Chinglish". Nutnost revize rodilým mluvčím nebo mezinárodním právníkem.
• Skryté náklady: Fakturace za každou započatou čtvrthodinu, kopírování, telefony. Chtějte "all-in" sazby nebo jasný ceník nákladů.
• Střet zájmů: Místní kancelář může mít vazby na státní úředníky nebo vaši konkurenci, o kterých nevíte.

Závěr článku

Výběr správného právního partnera v Asii je strategickým rozhodnutím. Správný partner vám pomůže navigovat složitým právním prostředím a vyhnout se sankcím. Právníci z ARROWS advokátní kanceláře se těmito procesy zabývají denně a využívají síť ARROWS International. Vědí, jak strukturovat tendr a jak zajistit, aby právní partner plnil vaše očekávání.

Disponujeme zkušenostmi s obsluhou stovek korporátních klientů a pojištěním odpovědnosti na vysoké úrovni. Pokud váš podnik řeší vstup na asijské trhy a hledáte poradenství, ARROWS advokátní kancelář vám poskytne odborné vedení.

Pro konzultaci nás neváhejte kontaktovat na office@arws.cz.

FAQ – Nejčastější právní dotazy k tendrům na právní služby v Asii

1. Jaký je typický časový horizont na výběr právního partnera?
Standardně 1–3 měsíce v závislosti na složitosti. U urgentních věcí lze proces zrychlit, ale zvyšuje se riziko. Můžeme vám ale rovnou doporučit někoho z naší sítě ARROWS international, protože mezinárodní věci řešíme denně.

2. Měl bych vybrat mezinárodní firmu nebo lokální?
Pro komplexní mezinárodní transakce je vhodnější mezinárodní firma nebo česká kancelář se zahraniční sítí (koordinace). Pro čistě lokální spory (např. pracovní právo v továrně v Hanoji) může být efektivní lokální specialista pod dohledem vašeho hlavního právníka.

3. Jaké ceny mohu očekávat?
V centrech jako Singapur či Hongkong jsou sazby srovnatelné se západní Evropou (stovky USD/EUR za hodinu). V rozvíjejících se zemích mohou být sazby nižší, ale u renomovaných firem obsluhujících zahraniční klientelu se stále pohybují ve standardních mezinárodních relacích.

4. Jak se liší právní systémy?
Hongkong, Singapur či Indie vycházejí z anglosaského práva (Common Law). Vietnam, Thajsko či Indonésie mají systémy blíže kontinentálnímu právu (Civil Law), často s místními specifiky. Čína má specifický socialistický právní systém.

5. Co je nejdůležitější v SLA/Smlouvě?
Jasná definice rozsahu práce, limitace nákladů (Budget Cap) a doložka o střetu zájmů. Kontaktujte nás na office@arws.cz pro revizi vašich smluv.

Upozornění: Informace obsažené v tomto článku mají pouze obecný informativní charakter a neslouží jako právní rada pro konkrétní případ. Právní předpisy a jejich výklad se mohou měnit. Pro řešení vaší konkrétní situace je nezbytné kontaktovat přímo ARROWS advokátní kancelář (office@arws.cz). Neneseme odpovědnost za škody vzniklé užitím informací bez odborné právní konzultace.