Nová povinnost zaměstnavatelů od 1. července 2026:

Co platilo dosud a co se mění

Zákon č. 323/2025 Sb. o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele je účinný od 1. ledna 2026. Zaměstnavatelé jej již od dubna 2026 používají k centralizovanému elektronickému podávání měsíčních hlášení České správě sociálního zabezpečení. Většina povinností tak již v praxi běží.

Zákonodárce však u části ustanovení zvolil odloženou účinnost. Konkrétně § 19 odst. 1 až 3 nabývá účinnosti teprve 1. července 2026. Doposud platilo pro přihlašování nových zaměstnanců následující pravidlo: u českých občanů stačilo přihlášení do 8 dnů od nástupu, zatímco pro zahraniční zaměstnance existovala přísnější povinnost — ti museli být přihlášeni nejpozději před okamžikem zahájení práce.

Od 1. července 2026 se přísnější pravidlo rozšiřuje na všechny zaměstnance bez rozdílu. Stát chce mít informaci o každém zaměstnání ještě dříve, než zaměstnanec vykoná první úkon v práci. Firmy, které jsou zvyklé přihlašovat zaměstnance pohodlně po jejich faktickém nástupu, musí svůj proces přepracovat.

Online školení pracovního práva pro HR tým může pomoci firmám přizpůsobit se novým pravidlům a zajistit, že budou v souladu se zákonem.

Povinnosti podle § 19 odst. 1: co přesně a kdy

Základní pravidlo § 19 odst. 1 zní jednoznačně: zaměstnavatel je povinen přihlásit zaměstnance do evidence zaměstnanců nejpozději před okamžikem jeho nástupu k výkonu práce. Přihlásit zaměstnance lze nejdříve 8 kalendářních dnů před předpokládaným dnem nástupu.

V praxi to znamená, že pokud zaměstnanec nastupuje v pondělí v 8:00, musí být přihlašovací podání doručeno ČSSZ ještě před tímto okamžikem — nejpozději v neděli večer, případně v pondělí ráno, ale vždy dříve, než dotyčný fakticky začne pracovat. Přihlášení učiněné až po zahájení práce, tedy např. v pondělí v 9:00, je z pohledu zákona pozdní a zakládá přestupek. Praktické dopady nových lhůt a nastavení procesů u zaměstnavatelů rozebíráme také v navazující novince Jednotné měsíční hlášení v praxi: Na co si dát pozor při komunikaci s dodavateli mzdových systémů.

Pokud zaměstnanec začne pracovat dříve, než proběhne registrace, je považován za „neohlášeného" — a firmám v takovém případě hrozí nejen pokuta za nepřihlášení, ale i postihy za nehlášenou práci ve smyslu zákona o zaměstnanosti, které mohou dosáhnout až 3 000 000 Kč.

V souvislosti s tímto tématem se může hodit informace o okamžitém ukončení pracovního poměru, které je dalším důležitým aspektem pracovního práva.

Částečné přihlášení: praktické řešení pro české zaměstnance

Zákon myslí na situaci, kdy zaměstnavatel v době těsně před nástupem nemá ještě k dispozici veškeré zákonem požadované údaje o zaměstnanci. Pro občany České republiky (nikoli pro zahraniční zaměstnance) proto § 19 odst. 2 zavádí institut tzv. částečného přihlášení.

Při částečném přihlášení zaměstnavatel uvede před nástupem zaměstnance pouze základní identifikační údaje:

·        jméno, příjmení, rodné příjmení,

·        rodné číslo,

·        místo narození,

·        státní občanství,

·        předpokládaný den nástupu do zaměstnání,

·        variabilní symbol zaměstnavatele.

Zbývající údaje vyžadované pro úplnou registraci je zaměstnavatel povinen doplnit do 8 dnů ode dne, kdy zaměstnanec k výkonu práce skutečně nastoupil. Tímto dvoustupňovým postupem zákon reaguje na praktické obtíže — například situace, kdy zaměstnanec doloží potřebné doklady (potvrzení zdravotní pojišťovny, údaje o bankovním účtu apod.) až při samotném nástupu.

Pro zahraniční zaměstnance institut částečného přihlášení použít nelze — ti musí být přihlášeni v plném rozsahu, a to nejpozději před okamžikem zahájení práce.

Získávání údajů od zaměstnance: co umožňuje § 19 odst. 3

Nová povinnost přihlásit zaměstnance ještě před nástupem s sebou nese praktický problém: jak zajistit, aby zaměstnavatel potřebné údaje vůbec měl? Na tuto otázku odpovídá § 19 odst. 3, který zaměstnavateli výslovně dává právo požadovat od zaměstnance sdělení potřebných údajů ještě před okamžikem nástupu k výkonu práce.

Tato zákonná úprava je důležitá zejména z pohledu ochrany osobních údajů. Zaměstnavatel je sice oprávněn údaje vyžádat předem, zákon však zároveň stanoví výslovnou podmínku: tyto údaje smí zaměstnavatel použít výhradně k účelu přihlášení zaměstnance do evidence zaměstnanců. Jakékoli jiné využití shromážděných dat je neoprávněné a zakládá odpovědnost zaměstnavatele.

V praxi to znamená, že zaměstnavatel by měl mít připravený strukturovaný formulář nebo online dotazník, prostřednictvím kterého nový zaměstnanec sdělí potřebné identifikační a pracovněprávní údaje ještě ve fázi před samotným nástupem — například po podpisu pracovní smlouvy. Právníci z ARROWS advokátní kanceláře doporučují, aby tento postup byl vždy podložen transparentní informací o zpracování osobních údajů podle GDPR, a to s jasným vymezením účelu zpracování.

Závěrečné shrnutí

Změna, kterou § 19 zákona o JMHZ přináší od 1. července 2026, je jednoduchá formulačně, ale náročná organizačně. Zanikají dosavadní osmidenní lhůty pro přihlášení nových zaměstnanců po jejich nástupu a nahrazuje je povinnost evidovat každého zaměstnance ještě před okamžikem, kdy poprvé začne pracovat. Zákon nabízí úlevu v podobě dvoustupňového postupu — částečného přihlášení pro české zaměstnance, ale i to vyžaduje předchozí organizační přípravu a nastavení spolehlivého procesu sběru dat od budoucích zaměstnanců.

Pro zaměstnavatele, kteří spoléhali na to, že přihlášení „nějak" zvládnou do osmi dnů po nástupu, tato změna přináší reálné riziko sankcí. Pokuty za nepřihlášení mohou dosáhnout až 100 000 Kč a v kombinaci s postihy za nehlášenou práci se celková odpovědnost firmy rychle vyšplhá na výrazně vyšší částky.

Právníci z ARROWS advokátní kanceláře se problematice JMHZ věnují komplexně — od nastavení interních HR procesů a GDPR dokumentace až po zastoupení při kontrolách nebo obraně před uloženými sankcemi. Pokud si nejste jistí, zda vaše firma na změnu od 1. července připravena je, obraťte se na konzultace@arws.cz.