Nová úprava rozhodování per rollam u společností s ručením omezeným

Od 1. 1. 2021 nabyla účinnosti novela zákona o obchodních korporacích ("ZOK"), která významným způsobem mění mnohá ustanovení ZOK. Tato novela pak také zpřísňuje požadavky na rozhodování per rollam u společností s ručením omezeným v situacích, u nichž zákon vyžaduje, aby přijetí rozhodnutí valné hromady bylo osvědčeno veřejnou listinou. Tato možnost bývá hojně využívána např. u společností majících společníky z různých zemí apod.

Postup při rozhodování per rollam

Proces přijímání rozhodnutí per rollam vyžadujících osvědčení formou veřejné listiny lze rozdělit do dvou fází. V první fázi musí osoba, která svolává valnou hromadu, nechat sepsat o svém návrhu rozhodnutí per rollam notářský zápis. Jedná se o tzv. notářský zápis o návrhu rozhodnutí dle nového ustanovení § 80gc zákona č. 358/1992 Sb., notářský zápis, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „NŘ“) notářského řádu, který kromě běžných formalit převážně identifikačního charakteru musí zahrnovat také obsah návrhu rozhodnutí. Návrh rozhodnutí pak musí obsahovat lhůtu pro doručení vyjádření společníka stanovenou společenskou smlouvu (při absenci této úpravy platí ze zákona lhůta 15 dní), která počíná běžet od jeho doručení společníkovi, dále také podklady potřebné pro přijetí rozhodnutí a případné další údaje, které určí společenská smlouva.

Prostou kopii tohoto notářského zápisu je poté potřeba zaslat společníkům, a to na adresu uvedenou v seznamu společníků (eventuálně dostat do dispozice společníků jiným způsobem stanoveným společenskou smlouvou).

Společníci, kteří chtějí hlasovat pro návrh rozhodnutí, musí sepsat své vyjádření, v rámci něhož povinně uvedou text návrhu usnesení valné hromady a dále se vyjádří, že hlasují pro přijetí tohoto návrhu. Obdobně jako před nabytím účinnosti novely bude zapotřebí, aby byl jejich podpis na vyjádření úředně ověřen.

Předmětné vyjádření musí společníci doručit společnosti ve stanovené lhůtě dle společenské smlouvy (jinak ve lhůtě 15 dní). Zmeškají-li společníci tuto lhůtu, platí, že s návrhem nesouhlasí. Většina potřebná pro přijetí daného rozhodnutí se pak počítá z celkového počtu hlasů všech společníků.

Pokud bude dosaženo počtu hlasu potřebných k přijetí rozhodnutí, bude rozhodnutí přijato dnem, v němž dojde k doručení vyjádření posledního společníka k návrhu nebo marným uplynutím posledního dne lhůty, která je stanovena pro doručení vyjádření společníků.

Ve druhé, završující fázi musí osoba, která společníkům návrh rozeslala, notáři předložit listiny a jiné podklady nezbytné k tomu, aby bylo možné v notářském zápise ověřit přijetí rozhodnutí. Půjde především o notářský zápis o návrhu rozhodnutí, žadatel dále bude muset prohlásit a notáři doložit, že návrh zaslal všem společníkům způsobem stanoveným zákonem a určeným ve společenské smlouvě, dále že uplynula lhůta pro doručení vyjádření společníka nebo že bylo doručeno vyjádření všech společníků před uplynutím této lhůty a že rozhodnutí per rollam bylo nebo nebylo přijato (především na základě originálů vyjádření jednotlivých společníků opatřených úředně ověřenými podpisy). Výsledkem pak bude tzv. notářský zápis o rozhodování per rollam dle § 80gd NŘ.

Lhůta pro osvědčení rozhodnutí per rollam

Novela pak také stanoví, že nebude-li v případech, kdy to zákon vyžaduje, rozhodnutí orgánu společnosti ověřeno notářským zápisem nejpozději do 60 dnů ode dne jeho přijetí, nemá toto rozhodnutí účinky.

Přímý zápis

Pokud společnost zamýšlí skutečnosti, o nichž společníci rozhodli, nechat zapsat do obchodního rejstříku prostřednictvím tzv. přímého zápisu, slouží jako podkladový zápis notářský zápis o rozhodování per rollam společně s notářským zápisem o návrhu rozhodnutí. Lze tak doporučit nechat oba tyto zápisy sepsat jednoho notáře, v opačném případě by totiž nebylo možné realizovat zápis příslušných změn prostřednictvím přímého zápisu.

Přechodná ustanovení

Novela pak v rámci přechodných ustanovení vymezuje časový milník, od něhož se již použije novelizovaná podoba procesu přijímání rozhodnutí per rollam. Pokud byl návrh rozhodnutí per rollam společníkům rozeslán přede dnem nabytí účinnosti novely, dokončí se se celý následný proces přijímání rozhodnutí mimo zasedání orgánu obchodní korporace podle znění ZOK přede dnem nabytí účinnosti novely obsahující mírnější formální požadavky. Pokud byl tento návrh rozeslán poté, použije se již novelizovaná úprava.

Povinnost uchovávat zápis z valných hromad

Závěrem je třeba poukázat na nové ustanovení § 158a zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů, vztahující se k uchování dokumentace související s rozhodováním per rollam. Společnost je podle této úpravy povinna uchovávat po celou dobou své existence nejenom zápisy z valné hromady i s přílohami, ale také všechny dokumenty, které souvisí s rozhodováním per rollam (tedy nejenom předmětné notářské zápisy, ale např. také vyjádření společníků k návrhu rozhodnutí).