Jak przeprowadzić przetarg na usługi prawne w Azji: o czym pamiętać przy współpracy z lokalnymi kancelariami

Podsumowanie dla kadry zarządzającej

• Przetarg na usługi prawne w Azji wymaga fachowego przygotowania: Nie chodzi tylko o cenę, lecz o licencję, ubezpieczenie i znajomość lokalnych realiów.
• Kluczowa jest rola Lead Counsela: Koordynacja wielu jurysdykcji z jednego miejsca obniża koszty i zmniejsza ryzyko błędów.
• Umowa musi być nie do podważenia: Nalegajcie Państwo na Engagement Letter z jasnymi limitami wynagrodzenia (Fee Caps).
• Ufaj, ale sprawdzaj: Referencje i Conflict Check są niezbędne.

Dlaczego przetarg na usługi prawne w Azji różni się od przetargu w kraju

Drugą zasadniczą różnicą jest to, że relacja z kancelarią prawną opiera się na zaufaniu i poufności, a co do zasady podlega regułom umowy zlecenia zgodnie z czeską ustawą Kodeks cywilny (ustawa nr 89/2012 Sb., dalej „KC”). W przeciwieństwie do klasycznego przetargu, w którym dostawcę wybiera się jednorazowo, usługi prawne wymagają długoterminowej współpracy i głębokiego zrozumienia Państwa działalności. Prawnicy kancelarii adwokackiej ARROWS regularnie prowadzą przetargi na usługi prawne dla swoich zagranicznych klientów i wiedzą, na czym się skupić.

Rozumieją specyficzne wyzwania, jakie niesie azjatycki rynek prawny, i znają najczęstsze błędy popełniane przez zamawiających.

Zapewnienie usług prawnych w Azji – strategie i ryzyka

Gdy spółki decydują, jak zapewnić sobie usługi prawne w Azji, mają do wyboru kilka podejść. Najczęstsze to bezpośrednia współpraca z lokalną kancelarią, skorzystanie z międzynarodowej sieci z lokalną obecnością lub połączenie obu rozwiązań pod kierownictwem krajowego pełnomocnika (lead counsel). Zapoznajcie się Państwo z naszą usługą, w ramach której realizujemy te strategie. Każda strategia ma swoje zalety i ryzyka.

Przetargi w azjatyckiej przestrzeni prawnej muszą uwzględniać procedury różniące się w poszczególnych krajach, ponieważ organy państwowe w Singapurze czy Chinach stawiają inne wymogi przejrzystości niż sektor prywatny. Ramy prawne w każdym kraju określają, jakie dokumenty muszą przedłożyć firmy biorące udział w przetargu i jakie kryteria muszą spełnić. Doświadczenia prawników kancelarii adwokackiej ARROWS pokazują, że firmy często nie poświęcają wystarczającej uwagi lokalnym regulacjom.

Zasadniczym czynnikiem są ograniczenia regulacyjne dotyczące tego, kto w ogóle może świadczyć usługi prawne. Na przykład w Indonezji pełnozakresowe usługi prawne i zastępstwo przed sądem mogą świadczyć wyłącznie adwokaci licencjonowani zgodnie z prawem indonezyjskim. W Indiach obecność zagranicznych firm prawniczych jest regulowana i podlega szczególnym zasadom. Prawnicy kancelarii adwokackiej ARROWS mają praktyczne doświadczenie z tymi ograniczeniami i zapewnią wybór kancelarii uprawnionej do pełnego reprezentowania Państwa.

Faza przygotowania przetargu – planujcie jak najwcześniej

Przygotowanie przetargu na usługi prawne zaczyna się długo przed wydaniem zapytania ofertowego (Request for Proposal, RFP). Najpierw trzeba określić zakres usług prawnych (Scope of Work). Nie zawsze jest to proste, ponieważ potrzeby prawne różnią się w poszczególnych krajach Azji. Na przykład w Chinach potrzebni będą prawnicy znający zarówno lokalne regulacje, jak i ograniczenia dewizowe dotyczące repatriacji zysków.

Drugim krokiem jest określenie budżetu i ram czasowych, ponieważ usługi prawne w Azji mogą być kosztowne, zwłaszcza w centrach finansowych. Nie chodzi tylko o stawki godzinowe prawników. W Hongkongu czy Singapurze stawki starszych partnerów są porównywalne z Londynem lub Nowym Jorkiem, natomiast w Wietnamie czy Tajlandii mogą być nominalnie niższe. Trzeba jednak pamiętać, że niższa stawka nie musi oznaczać niższego kosztu całkowitego.

Trzecim elementem przygotowania jest analiza jurysdykcji. Jeśli będą Państwo działać tylko w jednym kraju, sytuacja jest prostsza. Jeśli jednak potrzebne jest wsparcie w kilku krajach, należy wybrać kancelarię, która ma sieć lub współpracuje ze sprawdzonymi lokalnymi prawnikami (tzw. sieci „best friends”). Prawnicy kancelarii adwokackiej ARROWS codziennie pracują z wieloma azjatyckimi jurysdykcjami i rozumieją specyficzne wyzwania związane z koordynacją doradztwa prawnego w regionie.

Kryteria wyboru partnera prawnego w Azji

Gdy przetarg jest już przygotowany, trzeba jasno określić kryteria oceny. W Azji jest to szczególnie istotne, ponieważ kultura prawna i postrzeganie obsługi klienta mogą odbiegać od standardów europejskich.

Ocena powinna opierać się na referencjach i rankingach, przy czym prawnicy kancelarii adwokackiej ARROWS rutynowo weryfikują dokumenty, aby ustalić rzeczywiste doświadczenie zespołu. Jeśli potrzebują Państwo pomocy przy M&A w Singapurze, wybierzcie kancelarię z potwierdzonym doświadczeniem w transakcjach w danym sektorze. Dobry przetarg musi obejmować weryfikację referencji – należy skontaktować się z dotychczasowymi klientami lub oprzeć się na niezależnych ocenach.

Drugim kryterium jest znajomość lokalnych realiów i relacje. Kancelaria prawna powinna dogłębnie rozumieć nie tylko przepisy, lecz także praktykę stosowania prawa przez urzędy. W niektórych krajach Azji znajomość niepisanych zasad i procedur administracyjnych jest kluczowa dla szybkości załatwienia sprawy.

Ze względu na różnicę czasu kluczowe jest, aby kancelaria miała jasny plan komunikacji, dlatego należy z góry uzgodnić osoby kontaktowe i czasy reakcji. Prawnicy kancelarii adwokackiej ARROWS mają doświadczenie w koordynowaniu pracy w różnych strefach czasowych i działają jako skuteczny pośrednik.

Czwartym kryterium jest cena i struktura wynagrodzenia. Stawki w Azji bardzo się różnią. Niektóre kancelarie preferują stawki godzinowe (Hourly Rates), inne stałe wynagrodzenie za czynności (Fixed Fees) lub połączenie z limitem (Capped Fees). W ostatnim czasie w sporach pojawiają się także success fees (udział w sukcesie), ale uwaga – w niektórych jurysdykcjach azjatyckich model ten jest ograniczony. W Republice Czeskiej model ten jest regulowany etycznie uchwałą w sprawie kodeksu etyki.

Kancelaria adwokacka ARROWS posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności do kwoty 350 000 000 CZK (ok. 14,4 mln EUR), co zapewnia klientom wysoki poziom bezpieczeństwa.

Zwróćcie Państwo uwagę na to, czy i do jakiej kwoty kancelaria jest ubezpieczona na wypadek błędu zawodowego, ponieważ w Azji limity się różnią.

1. Jak mogę zweryfikować jakość kancelarii prawnej w Azji?
Oprócz bezpośrednich referencji warto sprawdzić oceny w prestiżowych katalogach prawniczych, takich jak Chambers & Partners, The Legal 500 Asia Pacific czy IFLR1000.

Struktura zapytania ofertowego (Request for Proposal, RFP) na usługi prawne

RFP jest centralnym dokumentem każdego przetargu. W obrocie międzynarodowym powinno być sporządzone w języku angielskim.

Idealne RFP zawiera:

• Wprowadzenie i kontekst: Opis Państwa przedsiębiorstwa i powód poszukiwania partnera prawnego. Wskazanie krajów, których dotyczy projekt.
• Scope of Work (zakres prac): Bądźcie konkretni (np. „Potrzebujemy prawnego due diligence spółki docelowej w Wietnamie”).
• Kryteria oceny: Jak będzie przebiegał wybór (waga ceny, doświadczenia, zespołu).
• Wymogi dotyczące oferty: Struktura zespołu (Partner, Associate, Junior), CV kluczowych prawników, stawki godzinowe, szacunek kosztów całkowitych.
• Warunki umowne i handlowe: Warunki płatności, termin płatności faktur, waluta fakturowania, rozstrzyganie sporów.
• Informacje proceduralne: Termin składania ofert (deadline), osoba kontaktowa, harmonogram wyboru.

Ocena ofert – na co zwrócić uwagę

Przy ocenie ofert skupcie się Państwo nie tylko na cenie końcowej, lecz na wartości (Value for Money).

• Zrozumienie zapytania: Oferta nie powinna być jedynie skopiowanym szablonem. Musi odpowiadać na Państwa konkretne problemy.
• Skład zespołu: Kto faktycznie będzie wykonywał pracę? Często sprzedaje partner („rainmaker”), a pracę wykonują juniorzy. Żądajcie informacji o składzie zespołu i o tym, kto jest Państwa „Key Contact”.
• Konflikt interesów (Conflict Check): To punkt krytyczny. Kancelaria musi potwierdzić, że nie reprezentuje strony przeciwnej ani podmiotu o sprzecznych interesach. W Azji, gdzie kręgi biznesowe są często powiązane, dokładny conflict check jest niezbędny.
• Cena w kontekście: Najtańsza oferta może być pułapką (np. niska stawka, ale duża liczba godzin). Porównujcie całkowite szacunki (budget estimates) i żądajcie gwarancji (caps).

Postanowienia umowne – co uzgodnić przed rozpoczęciem współpracy

Współpraca powinna opierać się na umowie o świadczenie usług prawnych (Engagement Letter) lub umowie ramowej, która musi być zgodna z lokalnymi przepisami o adwokaturze, takimi jak w Republice Czeskiej czeska ustawa o adwokaturze (ustawa nr 85/1996 Sb.).

Kluczowe punkty umowy:

• Opis usług: Określenie, co jest, a co nie jest przedmiotem usługi (in-scope vs. out-of-scope).
• Wynagrodzenie i koszty: Jasne zasady fakturowania, rozliczania wydatków (podróże, kurierzy, opłaty sądowe) oraz VAT/podatków lokalnych (np. GST/VAT).
• Standardy usług: Oczekiwany czas reakcji, forma rezultatów pracy.
• Poufność i ochrona danych: Zobowiązanie do zachowania poufności (NDA) i zgodność z przepisami o ochronie danych osobowych – w Azji są to na przykład odpowiednia ustawa w Singapurze  lub właściwe przepisy w Chinach.
• Odpowiedzialność: Ograniczenie odpowiedzialności adwokata (zwykle do wysokości sumy ubezpieczenia lub wielokrotności wynagrodzenia) – tu należy zachować ostrożność.
• Prawo właściwe i rozstrzyganie sporów: Gdzie będą się Państwo procesować z własnym prawnikiem, jeśli popełni błąd? Idealny jest arbitraż w neutralnym miejscu lub sądy w jurysdykcji klienta, jeśli druga strona to zaakceptuje.

Koordynacja z lokalnymi prawnikami – Best Practices

Najważniejsze jest jednolite zarządzanie (Legal Project Management). Jeśli mają Państwo kilku prawników w różnych krajach, wyznaczcie jednego „Lead Counsel” (np. ARROWS), który będzie ujednolicał instrukcje i kontrolował rezultaty pracy. Zapewni to spójność dokumentacji prawnej w całym regionie.

Ważna jest również dokumentacja i archiwizacja. Wszystkie porady i opinie powinny mieć formę pisemną. W Azji należy dbać o to, aby końcowe dokumenty były w języku, który Państwo rozumieją (angielskim), łącznie z tłumaczeniami lokalnych umów.

Kwestie szczególne – praca z wieloma jurysdykcjami

W projektach obejmujących kilka krajów (np. Chiny, Wietnam, Singapur) napotyka się różne systemy prawne (Common Law vs. Civil Law). Prawnicy kancelarii adwokackiej ARROWS dbają o to, aby struktura prawna holdingu lub transakcji funkcjonowała jako całość i nie dochodziło do kolizji (np. podatkowych lub w zakresie odpowiedzialności organów statutowych). 

Ryzyka przy wyborze partnera prawnego – co często się zdarza

• Bariera językowa: Prawnik twierdzi, że zna angielski, ale umowy pisze w „Czenglish” lub „Chinglish”. Konieczna jest weryfikacja przez rodzimego użytkownika języka lub prawnika międzynarodowego.
• Ukryte koszty: Fakturowanie za każdy rozpoczęty kwadrans, kopiowanie, telefony. Żądajcie stawek „all-in” lub jasnego cennika kosztów.
• Konflikt interesów: Lokalna kancelaria może mieć powiązania z urzędnikami państwowymi lub Państwa konkurencją, o których Państwo nie wiedzą.

Podsumowanie artykułu

Wybór właściwego partnera prawnego w Azji jest decyzją strategiczną. Właściwy partner pomoże Państwu poruszać się w złożonym otoczeniu prawnym i uniknąć sankcji. Prawnicy kancelarii adwokackiej ARROWS zajmują się tymi procesami na co dzień i korzystają z sieci ARROWS International. Wiedzą, jak ustrukturyzować przetarg i jak zapewnić, aby partner prawny spełniał Państwa oczekiwania.

Mamy doświadczenie w obsłudze setek klientów korporacyjnych i ubezpieczenie od odpowiedzialności na wysokim poziomie. Jeśli Państwa przedsiębiorstwo wchodzi na rynki azjatyckie i szuka doradztwa, kancelaria adwokacka ARROWS zapewni Państwu fachowe wsparcie.

W celu konsultacji prosimy o kontakt pod adresem konsultacja@arws.cz.