Nowelizacja ustawy o zamówieniach publicznych

Głównym powodem tych zmian jest konieczność wdrożenia do prawa czeskiego nowego unijnego rozporządzenia w sprawie subsydiów zagranicznych (rozporządzenie (UE) 2022/2560, dalej także „Rozporządzenie”). Rozporządzenie to odpowiada na sytuację, w której subsydia od rządów państw trzecich nie podlegały dotychczas regulacji, w przeciwieństwie do pomocy publicznej udzielanej przez państwa członkowskie UE. Przedsiębiorstwa dotowane z zagranicy mogły więc mieć przewagę przy przejęciach czy w zamówieniach publicznych.

Nowelizacja ZZVZ wprowadza zatem nowe obowiązki i zasady dla zamawiających i wykonawców, aby zapewnić prawidłowe stosowanie tego rozporządzenia w praktyce. Jednocześnie podwyższono niektóre limity finansowe w postępowaniach o udzielenie zamówienia w celu zmniejszenia obciążeń administracyjnych zamawiających publicznych. W poniższym przeglądzie omawiamy główne zmiany, ich znaczenie i praktyczne skutki dla zamawiających.

Główne zmiany w ustawie o udzielaniu zamówień publicznych

Nowelizacja ZZVZ wprowadza kilka istotnych zmian. W pierwszej kolejności chodzi o zmiany związane z nowymi zasadami dotyczącymi subsydiów zagranicznych w zamówieniach publicznych:

Termin związania ofertą

Jeżeli postępowanie o udzielenie zamówienia podlega postępowaniu wyjaśniającemu Komisji Europejskiej w zakresie zgłoszonych subsydiów zagranicznych, termin związania ofertą określony w § 40 ust. 2 ZZVZ ulega przedłużeniu o czas trwania wstępnej weryfikacji lub szczegółowego postępowania wyjaśniającego dotyczącego zgłoszonych zagranicznych wkładów finansowych prowadzonego przez Komisję Europejską. Proces udzielania zamówienia może więc zostać czasowo wstrzymany do chwili wydania stanowiska przez Komisję.

Możliwość wycofania się wykonawcy w trakcie postępowania wyjaśniającego

Zgodnie z § 40 ust. 3 ZZVZ uczestnicy postępowania mogą obecnie wycofać się z postępowania w trakcie terminu związania ofertą, jeżeli Komisja Europejska wszczęła postępowanie wyjaśniające dotyczące zgłoszonych przez nich subsydiów zagranicznych. Informację o wszczęciu lub zakończeniu szczegółowego postępowania wyjaśniającego zamawiający przekazuje uczestnikom postępowania bez zbędnej zwłoki po otrzymaniu jej od Komisji Europejskiej.

Dotychczas oferty były wiążące przez cały termin związania ofertą. Nowelizacja umożliwia jednak wycofanie oferty w przypadku przedłużającego się postępowania wyjaśniającego, aby oferenci nie byli nieproporcjonalnie długo związani swoją ofertą.

Obowiązek uzupełnienia brakującego oświadczenia o subsydiach zagranicznych

Zgodnie z § 46 ust. 4 ZZVZ zamawiający ma obecnie obowiązek zażądać od wykonawcy dodatkowego zgłoszenia lub oświadczenia o zagranicznych wkładach finansowych, jeżeli oferta lub wniosek o dopuszczenie do udziału takich dokumentów nie zawiera.

W praktyce oznacza to, że w przypadku objętych tym zamówień uczestnicy postępowania muszą przy składaniu oferty zadeklarować, czy otrzymali subsydia zagraniczne przekraczające określony limit (zob. niżej), ewentualnie złożyć oświadczenie, że nie podlegają obowiązkowi zgłoszenia. Jeżeli oferent o tym zapomni, zamawiający wezwie go do uzupełnienia w terminie 10 dni roboczych.

Rozszerzenie podstaw wykluczenia uczestnika postępowania

ZZVZ uzupełniono w ten sposób, że zamawiający może wykluczyć uczestnika postępowania z przyczyn określonych w Rozporządzeniu. Innymi słowy, jeżeli bezpośrednio stosowane przepisy unijne – w szczególności rozporządzenie w sprawie subsydiów zagranicznych – przewidują, że dany uczestnik postępowania musi zostać wykluczony lub jego oferta odrzucona (np. z powodu stwierdzonego szkodliwego subsydium zagranicznego), zamawiający ma do tego podstawę ustawową.

Podwyższenie limitów dla zamówień o małej wartości

Oprócz przepisów dotyczących subsydiów nowelizacja zmienia także limity finansowe dla zamówień publicznych o małej wartości. Konkretnie próg obowiązkowego stosowania trybów ZZVZ podwyższa się następująco:

• w przypadku dostaw i usług z dotychczasowych 2 000 000 CZK (ok. 82 300 EUR) do 3 mln CZK bez VAT,

• w przypadku robót budowlanych z 6 000 000 CZK (ok. 246 900 EUR) do 9 mln CZK bez VAT.

Zamawiający mogą więc realizować więcej mniejszych zamówień poza reżimem ustawy (wyłącznie według własnych zasad wewnętrznych), co ma zmniejszyć obciążenia administracyjne. Powodem podwyższenia tych limitów jest przede wszystkim wzrost poziomu cen w ostatnich latach oraz dążenie do uproszczenia udzielania małych zamówień.

Podwyższenie progu obowiązkowej publikacji umowy na profilu nabywcy

Ponadto podwyższa się próg obowiązkowej publikacji umowy na profilu nabywcy – umowy będą obecnie obowiązkowo publikowane dopiero od wartości 1 000 000 CZK bez VAT zamiast dotychczasowych 500 000 CZK (ok. 20 600 EUR) bez VAT. To również odciąży zamawiających od obowiązku publikowania umów o bardzo niskiej wartości (należy jednak pamiętać o innych przepisach, takich jak czeska ustawa o rejestrze umów, która może przewidywać własne wymogi).

Związek z nowelizacją ustawy o pomocy publicznej

Nowelizacja ZZVZ jest ściśle powiązana z równoległą nowelizacją czeskiej ustawy nr 215/2004 Sb. o pomocy publicznej, która wdraża do czeskich ram prawnych problematykę subsydiów zagranicznych. Ustawa o pomocy publicznej tradycyjnie reguluje procedury udzielania i kontroli pomocy państwa (dotacji) zgodnie z przepisami UE.

Dotychczas zajmowała się jednak wyłącznie pomocą udzielaną przez Republikę Czeską lub inne państwa członkowskie UE. Nowelizacja tej ustawy rozszerza jej zakres również na subsydia z państw trzecich – także w jej tytule pojawia się sformułowanie „i subsydiów zagranicznych”. W praktyce oznacza to, że czeski Urząd Ochrony Konkurencji (ÚOHS) będzie obecnie pełnił rolę organu kontaktowego i współpracującego przy postępowaniach wyjaśniających Komisji Europejskiej dotyczących subsydiów zagranicznych.

ÚOHS uzyskuje ponadto uprawnienie do żądania od przedsiębiorstw informacji o otrzymanych subsydiach zagranicznych i przekazywania ich Komisji Europejskiej, a także do prowadzenia na wniosek Komisji kontroli na terytorium Republiki Czeskiej. Państwa członkowskie pełnią bowiem w procedurze przewidzianej w rozporządzeniu wyłącznie rolę pomocniczą – całość uprawnień decyzyjnych pozostaje w rękach Komisji Europejskiej.

Zmiana ta idzie w parze z nowelizacją ZZVZ. Podczas gdy ustawa o pomocy publicznej reguluje ramy instytucjonalne i proceduralne (kto i w jaki sposób będzie na poziomie krajowym współpracował z Komisją przy kontroli subsydiów zagranicznych), ZZVZ zapewnia, że zasady rozporządzenia przenikną do codziennej praktyki postępowań o udzielenie zamówienia.

Obie nowelizacje wspólnie tworzą warunki, aby nowe unijne mechanizmy ochrony rynku wewnętrznego przed zakłóceniami funkcjonowały także w czeskich zamówieniach publicznych. Z punktu widzenia zamawiającego istotne jest, że pojawiły się nowe obowiązki i możliwości (zob. wyżej) przy prowadzeniu postępowania – ich przestrzeganie może podlegać nadzorowi ÚOHS tak samo jak inne zasady ZZVZ.

Z drugiej strony zasady udzielania dotacji przez podmioty czeskie (pomoc publiczna) nie ulegają żadnej zmianie. Zmiana dotyczy wyłącznie wprowadzenia zasad dotyczących subsydiów zagranicznych obok dotychczasowej regulacji pomocy publicznej.

Skutki dla zamawiających

Z perspektywy zamawiających publicznych nowelizacja wprowadza nowe obowiązki w przypadku dużych zamówień i uproszczenia w przypadku małych. Zamawiający powinni przede wszystkim ocenić, czy będą ich dotyczyć zasady dotyczące subsydiów zagranicznych.

Dotyczą one wyjątkowo dużych przetargów – rozporządzenie przewiduje, że obowiązek zgłoszenia powstaje w przypadku zamówień o szacunkowej wartości co najmniej 250 mln EUR (ok. 6 mld CZK) i jednocześnie wtedy, gdy oferent (wraz z podmiotami powiązanymi i głównymi podwykonawcami) otrzymał od państw trzecich w ciągu ostatnich 3 lat wkłady finansowe w wysokości co najmniej 4 mln EUR od jednego państwa trzeciego. Większość zwykłych zamówień publicznych nie osiąga tak wysokich wartości.

Jeżeli jednak planują Państwo np. dużą koncesję lub przetarg infrastrukturalny finansowany w wysokości miliardów koron, muszą Państwo liczyć się ze stosowaniem tych zasad. W praktyce oznacza to konieczność ujęcia w dokumentacji zamówienia wymogu złożenia przez wszystkich uczestników zgłoszenia subsydiów zagranicznych (ewentualnie oświadczenia, że zgłoszenie nie jest wymagane). Zamawiający będzie zobowiązany niezwłocznie przekazać te zgłoszenia Komisji Europejskiej i nie zawierać umowy, dopóki Komisja bada ewentualne skutki subsydiów.

Standardowe terminy badania wynoszą 20 dni roboczych na wstępną ocenę i 110 dni roboczych (z możliwością przedłużenia) na szczegółowe postępowanie wyjaśniające na poziomie Komisji. Należy więc liczyć się z tym, że okres od złożenia ofert do podpisania umowy może wydłużyć się o kilka miesięcy, jeżeli zgłoszenie na podstawie rozporządzenia będzie wymagane.

Konieczne jest również śledzenie komunikacji z Komisją – w przypadku wszczęcia szczegółowego postępowania wyjaśniającego zamawiający powiadamia o tym uczestników postępowania, którzy mogą zdecydować się na wycofanie ofert (na co pozwala nowelizacja ZZVZ). Jeżeli Komisja Europejska stwierdzi następnie, że określone subsydium zagraniczne zakłóca konkurencję, może zakazać udzielenia zamówienia danemu oferentowi.

W takim przypadku zamawiającemu nie pozostanie nic innego, jak wykluczyć danego uczestnika i ewentualnie przystąpić do wyboru kolejnego w rankingu lub do nowego postępowania. Dlatego w przypadku zamówień strategicznych zalecamy wstępnie ustalić, czy rozporządzenie może mieć do nich zastosowanie, i odpowiednio wcześnie poinformować o tym kierownictwo organizacji oraz potencjalnych wykonawców.

Z kolei mniejsze zamówienia będą mogły być udzielane swobodniej. Podwyższenie limitów dla zamówień o małej wartości do 3 mln CZK (lub 9 mln CZK w przypadku robót budowlanych) oznacza, że wiele zakupów, które wcześniej musiały być przeprowadzane w formalnej procedurze według ZZVZ, może obecnie zostać zrealizowanych w prostszy sposób. Pozwoli to zamawiającym zaoszczędzić czas i koszty związane z administracją – według uzasadnienia motywacją była przede wszystkim redukcja obciążeń administracyjnych i kosztów.

Zamawiający powinni jednak zaktualizować swoje regulaminy wewnętrzne i procedury, które często określają szczegóły udzielania zamówień o małej wartości. Warto dostosować wewnętrzne limity i procesy zatwierdzania tak, aby odzwierciedlały nową regulację prawną (np. zmienić definicję tego, co Państwa organizacja uważa za małe zamówienie, oraz sposób zapraszania do składania ofert).

Jednocześnie, choć ustawa formalnie nie wymaga otwartej konkurencji w przypadku zamówień do 3 mln CZK, zalecamy zachowanie przejrzystości i niedyskryminacyjnego postępowania również przy tych mniejszych zamówieniach – np. zwrócenie się do kilku wykonawców i opublikowanie wyniku – aby zapewnić gospodarne wydatkowanie środków publicznych i uniknąć ewentualnych wątpliwości. Kolejną praktyczną zmianą jest podwyższenie limitu obowiązkowej publikacji zawartych umów na profilu nabywcy do 1 mln CZK bez VAT.

Oznacza to, że umów o wartości poniżej tego progu nie będą już Państwo musieli publikować na profilu nabywcy. Zmniejszy to obciążenia administracyjne zwłaszcza mniejszych gmin i organizacji, które zawierają dużą liczbę drobnych umów. Nadal jednak obowiązuje obowiązek prowadzenia ewidencji zamówień publicznych oraz przestrzegania zasad 3E (gospodarności, efektywności, celowości) także przy zamówieniach podprogowych i małych. Proszę pamiętać także o ustawie o rejestrze umów, która wymaga publikacji umów powyżej określonej wartości w centralnym rejestrze – obowiązek ten pozostaje niezmieniony niezależnie od ZZVZ.

Podsumowanie i zalecenia

Nowelizacja ZZVZ i związane z nią zmiany w obszarze pomocy publicznej wprowadzają połączenie środków unijnych i krajowych, które wpłyną na proces udzielania zamówień publicznych. Na poziomie unijnym chodzi przede wszystkim o zapewnienie kontroli subsydiów zagranicznych w największych przetargach, a na poziomie krajowym o uproszczenie zasad dla mniejszych zamówień. Dla zamawiających publicznych wynika z tego kilka kluczowych zaleceń:

• Proszę zapoznać się z nowymi obowiązkami: Jeżeli Państwa organizacja potencjalnie ogłasza bardzo duże zamówienia (rzędu kilku miliardów koron), należy zwrócić szczególną uwagę na zasady rozporządzenia (UE) 2022/2560. Proszę upewnić się, że dokumentacja tych przetargów obejmuje wymagane oświadczenia wykonawców, i liczyć się z możliwym wydłużeniem terminów na rozpatrzenie zgłoszeń przez Komisję Europejską.

• Proszę dostosować procesy i regulaminy wewnętrzne: Dzięki podwyższeniu limitów dla zamówień o małej wartości mogą Państwo stosować prostsze procedury w odniesieniu do szerszego zakresu zakupów. Proszę zatem zaktualizować przepisy wewnętrzne tak, aby odpowiadały nowym limitom – np. zmienić progi finansowe dla uproszczonych postępowań, kompetencje do zatwierdzania itp.

Nie warto czekać, aż nowe obowiązki Państwa zaskoczą – proszę przygotować się z wyprzedzeniem i uniknąć zbędnych komplikacji. Niezależnie od tego, czy chodzi o skutki subsydiów zagranicznych, czy o konieczność dostosowania regulaminów wewnętrznych, konsultacja ze specjalistami pomoże prawidłowo i pewnie ustawić procesy. Właściwe przygotowanie nie tylko minimalizuje ryzyka, ale przyczynia się również do uczciwszych warunków rynkowych i efektywniejszego zarządzania zamówieniami. Prosimy o kontakt, aby zapewnić sobie jasne i funkcjonalne rozwiązania – nowa regulacja obowiązuje od 3 kwietnia 2025.