Skuteczna komunikacja przy wyjaśnianiu ofert

Dlaczego i jak korzystać z § 46 czeskiej ustawy o zamówieniach publicznych (ustawa nr 134/2016 Sb., dalej „ZZVZ”)?

• żądać wyjaśnienia przedłożonych informacji, dokumentów, próbek lub modeli,
• wzywać do uzupełnienia dalszych informacji, których pierwotnie nie wymagano,
• usuwać braki formalne bez naruszenia zasady równego traktowania zgodnie z § 6 ZZVZ.

Wyobraźmy sobie, że kluczowa oferta zawiera drobną nieścisłość w dokumentacji. Bez możliwości wyjaśnienia oferta zostałaby odrzucona, co teoretycznie mogłoby prowadzić do wyboru oferty mniej korzystnej. Stosując § 46 ZZVZ, można zatem zapewnić przejrzyste i uczciwe postępowanie, w którym taką ofertę – w przypadku skutecznego wyjaśnienia – można utrzymać w postępowaniu o udzielenie zamówienia.

Jak sformułować wezwanie, które nie „zapętla” procesu?

Kluczem do skutecznego wyjaśniania ofert jest jednoznacznie i zrozumiale sformułowane wezwanie.

Jak to zrobić?

• Jasno określ wymagania. Wyjaśnij dokładnie, co należy uzupełnić lub wyjaśnić.
• Unikaj nieprecyzyjności. Wezwanie dopuszczające kilka interpretacji prowadzi do kolejnych pytań i „zapętlenia” procesu.
• Terminy. Wyznacz realistyczny i odpowiedni termin na odpowiedź.

Jeżeli wezwanie nie jest konkretne, istnieje ryzyko, że wykonawca przedstawi nieistotne informacje, przez co zamawiający naraża się na przedłużanie postępowania.

Na co należy uważać

Choć § 46 ZZVZ jest potężnym narzędziem, może nieść ze sobą pewne pułapki. Zamawiający powinni być świadomi następujących ryzyk:

Dobra wiara. Zamawiający musi działać uczciwie i przejrzyście. Niejasno sformułowane wezwanie może wprowadzić w błąd rzetelnego wykonawcę.

Niewłaściwe wykorzystanie. Jeżeli zamawiający nie sformułuje wezwania prawidłowo, może być zmuszony je powtórzyć, co wydłuża proces.

Manipulacja. Wykonawca może celowo przedstawiać odpowiedzi tak, aby spełnić wymogi formalne, ale nie rzeczywiste warunki zamówienia.

Z praktyki orzeczniczej czeskiego Urzędu Ochrony Konkurencji (ÚOHS)

Decyzja ÚOHS z dnia 3 października 2023 r., sygn. ÚOHS-R0146/2023/VZ podkreśla, że zamawiający nie jest zobowiązany do ponowienia wezwania, jeżeli pierwsze wezwanie było jednoznaczne, a wykonawca nie usunął wątpliwości – ponowienie wezwania jest jedynie możliwością zamawiającego. Takie podejście chroni zamawiającego przed nieefektywnym przedłużaniem postępowania.

Jak wynika z decyzji ÚOHS z dnia 13 maja 2022 r., sygn. ÚOHS-S0118/2022/VZ, sam wykonawca nie może liczyć na to, że zamawiający będzie stosował procedurę z § 46 ZZVZ „w nieskończoność”, dlatego również wykonawcy powinni odpowiedzieć na prawidłowo sformułowane wezwanie zamawiającego „za pierwszym razem”. W przeciwnym razie mogłoby bowiem dochodzić do nieefektywnego przedłużania postępowania z przyczyn leżących po stronie wezwanego wykonawcy.

Wyjaśnianie ofert jest narzędziem, które pozwala skutecznie i sprawiedliwie prowadzić postępowanie o udzielenie zamówienia. Kluczem do sukcesu jest jednak prawidłowe sformułowanie wezwania. Dzięki niemu można utrzymać w postępowaniu ofertę, która wykazuje mniej istotne braki, z powodu których mogłaby jednak zostać z postępowania wykluczona.

Potrzebujesz pomocy w prawidłowym formułowaniu wezwań zgodnie z § 46 ZZVZ lub zastępstwa prawnego w postępowaniu o udzielenie zamówienia? Skontaktuj się z nami jeszcze dziś i zapewnij sobie profesjonalne doradztwo prawne, które ochroni Twoje interesy i uprości cały proces.