Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů (JMHZ 2026)

Oficiální slib versus realita: Co je JMHZ doopravdy?

Nenechte se však zmást. Ve skutečnosti je JMHZ především nástrojem státu pro vytvoření masivní databáze o trhu práce a příjmech v reálném čase. Ačkoli bude podání jednotné, příprava dat se stává násobně složitější, jelikož jedno hlášení může obsahovat až 400 různých datových položek. Stát tak efektivně přenáší zátěž spojenou se sběrem a kontrolou dat přímo na vás.

Jak se nezamotat do harmonogramu a vyhnout se porušení zákona?

Chybná interpretace časového harmonogramu je nejrychlejší cestou k problémům. Implementace neprobíhá v jednom kroku, ale ve třech fázích s odlišnými pravidly.

• Od 1. ledna 2026: Zákon je účinný, ale hlášení se ještě nepodává. Vaší klíčovou povinností je však začít sbírat veškerá nová, detailní data, přestože je odevzdáte až o několik měsíců později.
• Od 1. dubna do 30. června 2026: V tomto hybridním modelu již podáváte ostré JMHZ za duben a následující měsíce. Zároveň zpětně podáváte tři samostatná hlášení za leden, únor a březen. Důležitá výjimka: Pro registraci zaměstnanců (občanů ČR) stále platí stávající lhůta 8 dnů PO nástupu.
• 20. května 2026: Toto je termín pro podání prvního standardního měsíčního hlášení, a to za duben 2026.
• Od 1. července 2026: Začíná platit nová, striktní povinnost. Každého zaměstnance musíte přihlásit do evidence PŘED okamžikem, než začne reálně vykonávat práci.
  
  

Správné nastavení procesů v souladu s tímto složitým harmonogramem je klíčové. Právníci v ARROWS se na tuto problematiku specializují a připraví pro vás interní směrnice, které zajistí, že vaše společnost splní všechny zákonné lhůty. Pro okamžité řešení vaší situace nám napište na konzultace@arws.cz.

Nové povinnosti v praxi: Od technického nastavení po obsah hlášení

Příslib zjednodušení se hroutí při pohledu na rozsah nově vyžadovaných dat. Připravte se na hlášení informací, které jste dosud systematicky nesledovali:

• Dohody o pracovní činnosti (DPČ) s odměnou pod limitem pro účast na pojištění.
• Detailní statistická data pro ČSÚ, jako je nejvyšší dosažené vzdělání každého zaměstnance.
• Podrobný rozpis veškerých příjmů, včetně těch nezdanitelných, což Finanční správě umožní provádět vlastní posouzení jejich zdanitelnosti.

Dále implementace JMHZ vyžaduje důkladnou technickou i datovou přípravu. Papírová podání definitivně končí a veškerá komunikace bude probíhat výhradně elektronicky, a to jedním z následujících způsobů:

• Datovou větou ve formátu XML (přes datovou schránku).
• Přímým napojením přes API rozhraní (VREP/APEP).
• Ručním vyplněním na ePortálu ČSSZ (vhodné pouze pro firmy s minimem zaměstnanců).

Zásadní novinkou je zavedení dvou unikátních identifikátorů, které musí vaše systémy umět zpracovat a správně přiřazovat:

• Osobní identifikační číslo (OIČ): Unikátní kód pro každého zaměstnance, který ho bude provázet napříč všemi státními institucemi.
• Identifikátor pracovního vztahu: Jedinečný kód pro každý jednotlivý pracovněprávní vztah (včetně DPP a DPČ), který umožní přesnou evidenci souběžných úvazků.

Pozor, zdravotní pojišťovny zůstávají mimo systém!

Jedním z největších úskalí je fakt, že povinnosti vůči zdravotním pojišťovnám zůstávají beze změny. I po spuštění JMHZ budete muset nadále posílat samostatná hlášení a přehledy každé zdravotní pojišťovně zvlášť. Budete tak provozovat duální systém, což zvyšuje administrativní zátěž a riziko chyb.

Registrace zaměstnanců: Největší změna a nejvyšší riziko

Nejzásadnější a nejrizikovější změnou, kterou JMHZ přináší, je zrušení dosavadní osmidenní lhůty pro přihlášení zaměstnance a zavedení povinné registrace před jeho nástupem do práce. Tato změna si vyžádá kompletní revizi vašich onboardingových procesů. Dosavadní formulář "Oznámení o nástupu do zaměstnání" (ONZ) zaniká a je nahrazen novým, mnohem přísnějším procesem.

Tato povinnost se vztahuje na všechny zaměstnance bez výjimky, včetně těch pracujících na dohody o provedení práce (DPP) a dohody o pracovní činnosti (DPČ), a to bez ohledu na výši jejich příjmu či účast na nemocenském pojištění.

Pravidla pro cizince (účinnost od 1. 4. 2026)

Pro zaměstnance bez českého občanství platí nejpřísnější režim. Musíte provést jejich plnou registraci se všemi údaji nejpozději před okamžikem, kdy začnou vykonávat práci. Pro cizince není možné využít zjednodušenou, částečnou předregistraci. Tato úprava přímo navazuje na zpřísnění zákona o zaměstnanosti z října 2025, který zavedl pojem nehlášená práce se sankcí až 3 000 000 Kč.

Pravidla pro občany ČR (účinnost od 1. 7. 2026)

Pro občany ČR platí povinnost registrace rovněž před nástupem k výkonu práce. Zákon zde však umožňuje využít dvoufázový postup: provést částečné přihlášení před nástupem a zbývající údaje dohlásit ve lhůtě 8 dnů po nástupu. Pokud zaměstnanec, kterého jste již zaregistrovali, nakonec nenastoupí, máte povinnost tuto registraci stornovat do 8 dnů.

Jak se můžete vyhnout likvidačním pokutám?

Sankční model JMHZ je nekompromisní. Za opožděné či chybné hlášení hrozí pokuta až 5 000 Kč za každého jednotlivého zaměstnance, kterého se pochybení týká.

Jednoduchá chyba v dávkovém souboru u firmy s 500 zaměstnanci tak může vést k pokutě ve výši 2,5 milionu Kč. Lhůta pro podání je navíc fixní, bez možnosti individuálního prodloužení či prominutí. Pokud nepřihlásíte včas sebe jako zaměstnavatele nebo svého zaměstnance, hrozí vám pokuta až 100 000 Kč. Pokud cizinec začne pracovat dříve, než je řádně zaregistrován, může Státní úřad inspekce práce uložit pokutu až 3 000 000 Kč.

Pokud ČSSZ ve vašem hlášení zjistí chybu, vyzve vás k nápravě. Na její provedení máte lhůtu 8 dnů od doručení výzvy. Systém naštěstí umožňuje podat opravné hlášení, a to až 10 let zpětně.

Nejlepší obranou proti sankcím je prevence. Právníci ARROWS se specializují na přípravu dokumentace, která vás ochrání před pokutami a kontrolami. Zajišťujeme komplexní právní servis od revize smluv po zastupování u správních orgánů. Spojte se s námi na konzultace@arws.cz a získejte právní řešení na míru.

Jak se na JMHZ připravit a co pro to můžete udělat hned teď?

Podcenění přípravy se nevyplatí. Doporučujeme začít okamžitě a zaměřit se na čtyři klíčové oblasti:

1. Proveďte audit dat: Zkontrolujte, zda máte ve svých systémech všechny nově vyžadované údaje, jako je například nejvyšší dosažené vzdělání zaměstnanců.

2. Komunikujte s dodavatelem softwaru: Ověřte, že váš mzdový systém bude na JMHZ včas připraven a bude podporovat odesílání přes API rozhraní.

3. Přepracujte HR procesy: Upravte náborový proces tak, aby byl v souladu s povinností registrace zaměstnance před začátkem výkonu práce (platné od 1. 7. 2026).

4. Proškolte své lidi: Seznamte mzdové účetní a HR specialisty s novými pravidly a riziky.

Pro naše klienty, včetně těch s mezinárodním přesahem, zajišťujeme komplexní přípravu na JMHZ. Díky naší síti ARROWS International řešíme pracovněprávní problematiku denně i s mezinárodním prvkem a umíme nastavit procesy i v nadnárodních korporacích. Zajistíme pro vás odborná školení, připravíme potřebné interní směrnice a revidujeme stávající dokumentaci. Spojte se s námi na konzultace@arws.cz a získejte právní řešení na míru.