Kontroly inspekce práce: jak se připravit a jak minimalizovat sankce

Oblastní inspektoráty práce provedly tisíce kontrol a uložily zaměstnavatelům pokuty v řádech stovek milionů korun. Pokud je vaše společnost mezi těmi, kterým přijde oznámení o zahájení kontroly, musíte vědět, jak postupovat. Vysvětlíme, čeho si inspektoři všímají nejčastěji a jaká máte práva. Především si ujasníme, jak se připravit tak, aby vás nečekaly likvidační pokuty a administrativní problémy.

Kontroly inspekce práce jsou součástí běžného dohledu na pracovním trhu

Státní úřad inspekce práce a jeho oblastní inspektoráty práce provádějí kontroly na základě zákona č. 251/2005 Sb., o inspekci práce. Jejich primárním cílem je zajištění toho, aby zaměstnavatelé dodržovali pracovněprávní předpisy, poskytovali bezpečné pracovní prostředí a nezaměstnávali „na černo“. V současné době se inspektoráty zaměřují především na odhalování nelegálního zaměstnávání a dodržování BOZP dle zákona č. 309/2006 Sb..

Kontrolu lze zahájit několika způsoby v souladu se zákonem č. 255/2012 Sb., kontrolní řád, například na základě ročního programu nebo podnětu od zaměstnance. Inspektoři mohou přijít také v návaznosti na hlášenou úrazovost nebo na podněty jiných úřadů. Některé kontroly jsou ohlášeny předem, kdy obdržíte písemné oznámení o zahájení kontroly, jiné jsou neplánované.

Tyto neplánované akce se často zaměřují na odhalování nelegální práce. V tomto případě se inspektor obejde bez předchozího upozornění a kontrola začíná předložením průkazu inspektora. Ať je kontrola ohlášena nebo ne, je důležité vědět, na co se inspektor podívá a jak se na to máte připravit.

Právníci z ARROWS advokátní kanceláře se setkávají s kontrolami inspekce práce pravidelně a mají dlouholeté zkušenosti s jejich průběhem. Podívejte se na naši službu Pracovní právo. Běžně pomáhají klientům s přípravou dokumentace, zastupují je během kontrol a řeší případné námitky proti kontrolním zjištěním i následná správní řízení.

Hlavní oblasti, na které se inspektoři zaměřují

Inspekce práce kontroluje zejména čtyři hlavní oblasti. První je dodržování povinností vyplývajících z pracovněprávních vztahů, což zahrnuje správné odměňování zaměstnanců včetně všech povinných příplatků dle § 114 a násl. zákoníku práce. Dále se kontroluje dodržování limitů pracovní doby, doby odpočinku a správné sjednávání a ukončování pracovních poměrů.

Pokud někoho zaměstnáváte bez uzavření písemné pracovní smlouvy nebo příslušné dohody, jedná se o nelegální zaměstnávání, ať práce trvá hodinu nebo měsíce. Jak stanoví zákon č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti, nelegální prací se rozumí výkon závislé práce fyzickou osobou mimo pracovněprávní vztah nebo práce cizince bez platného oprávnění.

V praxi se nejčastěji kontrolují nedostatky v oblasti odměňování, kdy zaměstnavatelé neproplácejí přesčasy nebo nedodržují zaručenou mzdu. Inspektoři také často zjišťují nedostatky v evidenci pracovní doby dle § 96 zákoníku práce, která se neshoduje s realitou, a v zajištění dokumentace BOZP.

microFAQ – Právní tipy k oblastem kontroly inspekce

1. Musím si připravit všechny dokumenty před kontrolou, i když není ohlášena?
Ano, povinnost poskytovat doklady a součinnost inspektorovi existuje ze zákona, konkrétně dle § 9 zákona o inspekci práce. U neohlášené kontroly musíte dokumenty, které se nacházejí na pracovišti (např. kopie pracovních smluv, evidence docházky), předložit ihned. Ostatní dokumenty lze obvykle doložit ve lhůtě stanovené inspektorem.

2. Mohu odmítnout vstup inspektora na pracoviště?
Nikoliv. Pokud inspektora nevpustíte, jedná se o porušení povinnosti poskytnout součinnost a fyzické osobě hrozí pořádková pokuta až do 50 000 Kč, kontrolované osobě (firmě) pak pokuta až do 500 000 Kč za maření kontroly dle § 10 zákona o inspekci práce. Má-li inspektor průkaz, musíte mu umožnit vstup do objektů a poskytnout informace.

3. Může inspektor hovořit se zaměstnanci bez mojí přítomnosti?
Ano. Inspektor je oprávněn dotazovat se zaměstnanců bez přítomnosti zaměstnavatele či vedoucích pracovníků na základě oprávnění v § 7 odst. 1 písm. c) zákona o inspekci práce. Právě proto je důležité, aby zaměstnanci znali svá práva a skutečný stav odpovídal dokumentaci.

Jak se připravit na kontrolu – praktický plán akce

Příprava na kontrolu inspekce práce není složitá, pokud máte pořádek v agendě. Výstupem kontroly je protokol, v němž jsou zaznamenána kontrolní zjištění. Pokud je kontrola ohlášena předem, máte zpravidla několik dní na to, abyste si prověřili, zda jsou všechny dokumenty kompletní.

Zaměstnávání bez písemné smlouvy může být klasifikováno jako umožnění nelegální práce, za což hrozí pokuta až 10 000 000 Kč dle § 140 odst. 1 písm. c) zákona o zaměstnanosti. V první řadě si ověřte stav všech pracovních smluv a dohod, jelikož zákoník práce vyžaduje, aby byly uzavřeny písemně. Proveďte také kontrolu evidence pracovní doby, která musí obsahovat začátek a konec odpracované směny.

Následně zkontrolujte mzdové listy. Nejčastějším porušením je nevyplacení příplatků nebo nedodržení minimální a zaručené mzdy dle nařízení vlády č. 567/2006 Sb.. V případě zaměstnávání cizinců mějte připraveny kopie jejich povolení k pobytu, zaměstnaneckých karet a hlášení na ÚP dle § 87 zákona o zaměstnanosti.

V oblasti BOZP si připravte dokumentaci o vyhledávání a vyhodnocení rizik, doklady o kategorizaci prací, záznamy o školení zaměstnanců a knihu úrazů dle § 105 zákoníku práce. Ujistěte se, že všechny zákonné odvody na sociální a zdravotní pojištění jsou řádně odvedeny a že prezenční listiny ze školení obsahují podpisy zaměstnanců.

Právníci z ARROWS advokátní kanceláře běžně pomáhají klientům s auditem dokumentace před kontrolou (tzv. Mock Audit). Více o našich zkušenostech v Reference advokátní kanceláře ARROWS. Jejich zkušenosti z řešení stovek případů vám umožní identifikovat rizika, která byste sami přehlédli. Pokud chcete předejít chybám, kontaktujte je na office@arws.cz.

Kdy máte povinnost poskytovat součinnost – a proč vznikají kontroly

V praxi vedou ke kontrole různé impulzy. Zaměstnanec (i bývalý), který se cítí poškozen, může podat podnět na místně příslušný oblastní inspektorát práce. Stejně tak může podnět podat konkurence nebo jiný úřad. Orgány inspekce práce ročně přijímají tisíce podnětů, přičemž značná část se týká právě nevyplacených mezd.

Inspektoři mají povinnost zachovávat mlčenlivost o totožnosti podatele podnětu dle § 8 zákona o inspekci práce. Pokud tedy kontrola přijde "náhodou" po konfliktním odchodu zaměstnance, lze předpokládat souvislost. Proto je klíčové mít vztahy i dokumentaci v pořádku průběžně.

Státní úřad inspekce práce každoročně ukládá pokuty v souhrnné výši stovek milionů korun. Efektivita kontrol roste a digitalizace státní správy umožňuje lepší typování rizikových subjektů.

microFAQ – Právní tipy k podnětům

1. Mohu zabránit podání podnětu?
Právně ne. Podání podnětu je právem každého. Nejlepší strategií je prevence – tedy nastavení procesů tak, aby podnět nebyl důvodný.

2. Na co si lidé nejvíce stěžují?
Dlouhodobě dominují stížnosti na oblast odměňování (nevyplacení mzdy, příplatků) a na vznik/skončení pracovního poměru. Rostou také podněty týkající se nelegální práce.

3. Co dělat, pokud je podnět lživý?
To prokážete v průběhu kontroly předložením bezchybné dokumentace. Pokud kontrola nezjistí porušení, sankci nedostanete. Právníci z ARROWS advokátní kanceláře vám pomohou argumentovat a předkládat důkazy ve váš prospěch. Napište na office@arws.cz.

Protokol z kontroly – co obsahuje a co s ním dělat

Výstupem každé kontroly je protokol o kontrole , který obsahuje popis zjištěného stavu a označení případných porušených právních předpisů dle § 12 zákona č. 255/2012 Sb., kontrolní řád. Protokol není rozhodnutím o pokutě, ale je klíčovým důkazem pro následné správní řízení.

Pokud se zjištěními inspektora nesouhlasíte, máte právo podat námitky proti kontrolnímu zjištění dle § 13 kontrolního řádu. Když obdržíte protokol, musíte si jej pečlivě prostudovat. Lhůta pro podání námitek bývá určena v protokolu (zpravidla 5 až 15 dnů). O námitkách rozhoduje inspektor nebo jeho nadřízený.

V praxi se setkáváme s tím, že zaměstnavatelé protokol podepíší bez výhrad a teprve poté chtějí situaci řešit. To je chyba. Pokud nepodáte námitky, stává se protokol podkladem pro uložení pokuty a těžko se jeho obsah později vyvrací.

Součástí protokolu bývá i opatření k nápravě – příkaz odstranit zjištěné nedostatky ve stanovené lhůtě a podat o tom písemnou zprávu.

Na koho se můžete obrátit? 

Mgr. Jakub Oliva, LL.M., MSc.

advokát, partner

• oliva@arws.cz

JUDr. Barbora Kořenářová

advokátka

• korenarova@arws.cz

Sankce a pokuty – co vám hrozí

Sankce za přestupky na úseku práce se pohybují ve vysokých částkách. Výše pokuty závisí na závažnosti, následcích a na tom, zda jde o opakované porušení.

• Maření kontroly: Za neposkytnutí součinnosti (např. nepředložení dokladů) hrozí právnické osobě pokuta až 500 000 Kč dle .
• Pracovněprávní vztahy: Za porušení povinností při odměňování, nedodržení pracovní doby nebo chyby v dokumentaci hrozí pokuta až 2 000 000 Kč dle .
• Nelegální práce: Za umožnění výkonu nelegální práce hrozí pokuta až 10 000 000 Kč dle . Od 1. 1. 2024 byla zrušena minimální hranice pokuty (dříve 50 000 Kč), nicméně úřady stále ukládají citelné sankce.
• BOZP: Za nedodržení povinností v oblasti bezpečnosti práce hrozí pokuta až 2 000 000 Kč (v případě závažného ohrožení i více) dle.

Kromě pokut hrozí v případě nelegálního zaměstnávání i tzv. blacklist – vyloučení z veřejných zakázek dle zákona o zadávání veřejných zakázek nebo nemožnost čerpat příspěvky od Úřadu práce či zaměstnávat cizince dle § 136 zákona o zaměstnanosti.

Správní řízení o uložení pokuty následuje po ukončení kontroly. V této fázi se rozhoduje o výši sankce. Právníci z ARROWS advokátní kanceláře běžně zastupují klienty v těchto řízeních a daří se jim navržené pokuty snižovat nebo zcela odvrátit, pokud prokáží, že k porušení nedošlo. Máte-li podezření na nesprávný postup úřadu, obraťte se na office@arws.cz.

Jak poučit pracovníky, aby byli na kontrolu připraveni

Vaši zaměstnanci hrají při kontrole klíčovou roli. Pokud uvedou do protokolu informace, které jsou v rozporu s předloženou dokumentací (např. „chodíme do práce o víkendu, ale do výkazu to nepíšeme“), je to pro inspektora jasný signál k udělení pokuty.

Měli byste zaměstnance řádně proškolit o tom, jaké jsou jejich povinnosti, jak se správně eviduje pracovní doba a kde mají k dispozici své pracovní smlouvy či mzdové výměry. Neměli byste zaměstnance navádět ke lži, což je nezákonné, ale zaměstnanci by měli vědět, kdo je za firmu oprávněn jednat s kontrolou.

Dobrá interní komunikace a jasná pravidla vás chrání. Právníci z ARROWS advokátní kanceláře mohou poskytnout odborné školení pro HR a vedení firmy. Tímto způsobem zajistíte, aby všichni chápali svou roli při dodržování právních požadavků. Pokud máte zájem o školení, napište nám na office@arws.cz.

Co dělat, když nesouhlasíte se zjištěními inspektora

Máte právo se ke zjištěním vyjádřit. Jak již bylo zmíněno, zásadním institutem jsou námitky proti kontrolnímu zjištění . Ty musíte podat písemně ve lhůtě stanovené v protokolu a musíte v nich uvést konkrétní důvody, proč se závěry inspektora nesouhlasíte (např. nesprávné právní posouzení, opomenutí důkazů) v souladu s § 13 a § 14 kontrolního řádu.

Následně úřad zahájí správní řízení o přestupku podle zákona č. 250/2016 Sb., o odpovědnosti za přestupky a řízení o nich, kde se rozhoduje o pokutě. Pokud inspektor námitkám nevyhoví, rozhoduje o nich jeho nadřízená osoba. Teprve po vypořádání námitek je kontrola ukončena a i ve správním řízení se můžete bránit a navrhovat důkazy.

Poslední instancí je správní žaloba k soudu dle soudního řádu správního. Právníci z ARROWS advokátní kanceláře vám mohou připravit podrobnou právní analýzu a sepsat kvalitní námitky, které často vedou k přehodnocení závěrů kontroly. Máme zkušenosti se zastupováním klientů ve všech fázích řízení. V případě potřeby se obraťte na office@arws.cz.

Dlouhodobá strategie – jak se vyhnout opakovaným kontrolám

Nejlepší strategií je prevence. To znamená systematicky dodržovat pracovněprávní předpisy. Mějte kvalitně zpracovaný pracovní řád, jasně definované procesy evidence doby a odměňování.

Právníci ARROWS projdou vaše smlouvy, mzdové listy a směrnice optikou inspektora, což vám umožní odhalit nedostatky dříve než úřad. Doporučujeme provádět pravidelný interní právní audit (Legal Audit). Zjistíte tak chyby včas a můžete je v klidu napravit bez hrozby sankce. Více o našem přístupu zjistíte v sekci Proč ARROWS.

Náklady na prevenci jsou vždy zlomkem nákladů na pokuty a právní spory. Máte-li zájem o dlouhodobou právní podporu, kontaktujte nás na office@arws.cz.

Executive shrnutí pro management

• Kontroly jsou časté a důsledné: Úřady provádějí desetitisíce kontrol ročně. Pokuta za nelegální zaměstnávání může dosáhnout až 10 milionů Kč dle .
• Nejčastější chyby: Formální nedostatky v pracovních smlouvách, nesoulad evidence pracovní doby s realitou a nevyplácení příplatků.
• Příprava šetří peníze: Firmy s připravenou dokumentací a proškoleným personálem procházejí kontrolami rychleji a s minimálními sankcemi.
• Rizika nejsou jen finanční: Pokuta přináší i reputační riziko, možnost vyloučení z veřejných zakázek a ztrátu dotací.
• Profesionální právní podpora: ARROWS advokátní kancelář nabízí komplexní služby – od preventivních auditů přes zastupování u kontroly až po obhajobu ve správním řízení. Portfolio zahrnuje stovky spokojených firemních klientů.

Závěr článku

Kontroly inspekce práce jsou rutinní součástí podnikání. Pokud víte, na co se zaměřit, můžete minimalizovat riziko. Nejdůležitější je mít v pořádku písemné smlouvy, vést pravdivou evidenci pracovní doby a dodržovat pravidla BOZP.

Vzhledem ke složitosti a častým změnám legislativy je pro mnoho zaměstnavatelů obtížné sledovat všechny povinnosti. Právníci z ARROWS advokátní kanceláře se na pracovní právo specializují a mohou vám poskytnout jistotu, že vaše podnikání je v souladu se zákonem. Pokud vám právě přišlo oznámení o kontrole, nebo chcete preventivně zkontrolovat stav vaší firmy, neváhejte. Kontaktujte advokáty z ARROWS na office@arws.cz.

FAQ – Nejčastější právní dotazy ke kontrolám inspekce práce

1. Jak dlouho trvá kontrola a kolik mě to bude stát?
Délka kontroly je individuální – od jednoho dne až po několik měsíců u rozsáhlých kontrol. Samotná kontrola je ze strany úřadu zdarma (neplatíte poplatek za provedení), ale nesete náklady na své zaměstnance a přípravu podkladů. Pokud dostanete pokutu, musíte navíc uhradit paušální náklady řízení (zpravidla 1 000 Kč) dle vyhlášky č. 520/2005 Sb.. Právní zastoupení minimalizuje časovou zátěž vašeho managementu. Kontaktujte nás na office@arws.cz.

2. Musí být při kontrole přítomný právník?
Zákon to nevyžaduje, ale je to vysoce doporučeno, zejména pokud hrozí vyšší sankce nebo je situace složitá. Právník dohlédne na to, aby inspektor nepřekračoval své pravomoci a aby byl skutkový stav zjištěn objektivně. ARROWS advokátní kancelář poskytuje operativní zastupování při kontrolách. Napište na office@arws.cz.

3. Co se stane, když neodstraním nedostatky ve lhůtě?
Pokud nesplníte nápravné opatření uložené inspektorem, hrozí vám další pořádková pokuta za nesplnění povinnosti dle § 10 zákona o inspekci práce, a to opakovaně. Cílem inspekce je dosáhnout nápravy stavu.

4. Lze se odvolat proti pokutě?
Ano. Proti rozhodnutí o uložení pokuty lze podat odvolání dle § 81 správního řádu, o kterém rozhoduje Státní úřad inspekce práce. Pokud ani tam neuspějete, lze podat správní žalobu ke krajskému soudu. Právníci z ARROWS vám pomohou s formulací odvolání i žaloby. Obraťte se na office@arws.cz.

5. Mohu dostat pokutu zpětně?
Ano, odpovědnost za přestupek zaniká až po uplynutí promlčecí doby, která je u většiny přestupků 1 rok, respektive 3 roky (v závislosti na typu a přerušení lhůty) dle § 30 a násl. zákona o odpovědnosti za přestupky. Inspektor může kontrolovat i období zpětně.

Upozornění: Informace obsažené v tomto článku mají pouze obecný informativní charakter a slouží k základní orientaci v problematice. Ačkoliv dbáme na maximální přesnost obsahu, právní předpisy a jejich výklad se v čase vyvíjejí. Pro ověření aktuálního znění předpisů a jejich aplikace na vaši konkrétní situaci je proto nezbytné kontaktovat přímo ARROWS advokátní kancelář (office@arws.cz). Neneseme žádnou odpovědnost za případné škody či komplikace vzniklé samostatným užitím informací z tohoto článku bez naší předchozí individuální právní konzultace a odborného posouzení. Každý případ vyžaduje řešení na míru, proto nás neváhejte oslovit.