Povinná školení k AML a compliance

Proč je AML školení pro vaši firmu klíčové a nejen zákonnou povinností?

Nejde však jen o formální splnění litery zákona. Efektivní školení je vaší první a nejdůležitější linií obrany.

Česká národní banka (ČNB) a Finanční analytický úřad (FAÚ) již dávno nekontrolují pouze existenci interních směrnic. Zaměřují se na jejich skutečnou implementaci a funkčnost v praxi. 

Nedávné případy jasně ukazují, že nedostatečné proškolení zaměstnanců je vnímáno jako zásadní systémové selhání, které vede k dalším pochybením a v konečném důsledku k vysokým pokutám.

Příkladem je pokuta ve výši 9,5 milionu korun pro Fio banku, kde bylo jako jedno z klíčových pochybení identifikováno právě nedostatečné proškolování zaměstnanců. Podobně ING Bank obdržela pětimilionovou sankci za nedostatky v AML procesech. Tyto případy nejsou náhodné – signalizují jasný trend.

Regulátor vnímá kvalitní a prokazatelné školení jako základní kámen celého compliance systému.

V ARROWS pomáháme klientům vnímat compliance nejen jako náklad, ale jako strategickou výhodu. Správně nastavené procesy a vzdělaní zaměstnanci budují důvěru u obchodních partnerů, investorů i samotných regulátorů.

Koho přesně se povinnost školení týká? 

Častým omylem je domněnka, že povinnost AML školení se vztahuje pouze na pracovníky v přímém kontaktu s klienty. 

Zákon a dohledová praxe ČNB však hovoří zcela jasně a definují okruh školených osob mnohem šířeji, což má zásadní dopad na odpovědnost vedení společnosti.

Podle § 23 AML zákona je nutné proškolit všechny zaměstnance a také „spolupracující osoby“ (např. externisty na IČO), kteří se mohou při své činnosti setkat s podezřelými obchody. To ale není vše. 

Z dohledových zjištění ČNB explicitně vyplývá, že proškolení je nezbytné také pro členy statutárních a dozorčích orgánů a pracovníky interního auditu.

Proč je to tak důležité? Pokud dojde k závažnému AML selhání, může regulátor argumentovat, že vedení společnosti bylo ze své podstaty nedbalé, pokud samo nebylo adekvátně proškoleno o rizicích, za jejichž řízení nese konečnou odpovědnost. 

Neznalost nejvyššího vedení se tak stává přitěžující okolností, nikoliv omluvou.

Obsah a frekvence školení: Co ČNB skutečně očekává?

Aby bylo školení efektivní a obstálo při kontrole, musí splňovat specifické požadavky na obsah, načasování a pravidelnost. Nestačí jen odškrtnout si položku v seznamu – obsah musí být relevantní a načasování nekompromisní.

Zákon stanoví povinnost provést školení nejméně jednou za 12 měsíců. Zásadní a často opomíjený je však požadavek na proškolení nových zaměstnanců ještě před jejich zařazením na pracovní pozici, kde mohou přijít do styku s podezřelými obchody.

Dohledová zjištění ČNB opakovaně identifikují právě zanedbání vstupního školení jako časté a závažné pochybení.

Obsah školení musí být podle zákona průběžně aktualizován a zaměřen na čtyři klíčové oblasti:

1. Typologie a znaky podezřelých obchodů: Školení musí jít nad rámec obecných příkladů. Musí reflektovat konkrétní rizika spojená s vaším oborem podnikání, produkty a typy klientů, jak jsou definovány ve vašem interním hodnocení rizik.

2. Požadavky na identifikaci a kontrolu klienta (KYC/CDD): Zaměstnanci musí dokonale znát interní postupy pro ověřování identity, zjišťování skutečného majitele, posuzování rizikovosti klienta, a zejména specifická pravidla pro jednání s politicky exponovanými osobami (PEP) nebo klienty z vysoce rizikových zemí.

3. Postupy pro zjišťování rizikových faktorů klienta: Školení musí prakticky ukázat, jaké informace o klientovi a účelu transakce zjišťovat a jak je vyhodnocovat v kontextu AML rizik.

4. Postupy při zjištění podezřelého obchodu: Každý zaměstnanec musí znát přesný interní postup – komu a jak podezření nahlásit, jaká je role kontaktní osoby a jak probíhá následná komunikace s FAÚ.

Klíčovým aspektem je, že obsah školení musí být přímo navázán na váš Systém vnitřních zásad (SVZ). To v praxi znamená, že obecné, externě zakoupené e-learningové kurzy samy o sobě nestačí, protože nemohou postihnout specifika vašich interních procesů. 

Právníci ARROWS připravují a vedou odborná školení na míru, která přesně reflektují váš Systém vnitřních zásad a reálná rizika vašeho podnikání. Zajišťujeme i certifikáty o absolvování, které slouží jako klíčový důkaz při kontrole. Pro okamžité řešení vaší situace nám napište na konzultace@arws.cz.

Dokumentace a evidence: Jak obstát při kontrole?

Z pohledu regulátora platí jednoduché pravidlo: co není zdokumentováno, to se nestalo. Pečlivá a kompletní evidence o provedených školeních je proto naprosto zásadní. Právě dokumentace je jednou z prvních věcí, kterou si kontroloři z ČNB vyžádají.

Podle § 23 odst. 4 AML zákona jste povinni vést evidenci o účasti a obsahu školení, a to po dobu nejméně 5 let od jejich konání. Tato pětiletá lhůta představuje v kombinaci s fluktuací zaměstnanců skryté riziko. 

Pokud bude FAÚ zpětně prošetřovat transakci starou tři roky, musíte být schopni doložit, že konkrétní zaměstnanec, který ji zpracovával a ve firmě již dávno nepracuje, byl v dané době řádně proškolen.

Vaše auditní stopa musí být neprůstřelná a obsahovat:

• Detailní obsah školení: Osnova, použité prezentace, případové studie a veškeré školicí materiály.
• Doklad o účasti: Prezenční listiny s podpisy účastníků nebo digitální záznamy z online školení.
• Ověření znalostí: Výsledky závěrečných testů nebo kvízů, které prokazují, že účastníci látku nejen slyšeli, ale i pochopili.
• Základní údaje: Datum, čas, jméno školitele a seznam účastníků.

Součástí právních služeb ARROWS je i příprava kompletní dokumentace ke školením, která vám poskytne jistotu a pevný základ pro případnou kontrolu. Potřebujete právní pomoc s nastavením evidence? Kontaktujte nás na konzultace@arws.cz.

Rizika a sankce: Reálné dopady nedostatečného školení

Podcenění povinnosti školení není jen administrativním prohřeškem. Jde o významné riziko, které může mít pro vaši společnost vážné finanční i reputační následky. Sankce jsou citelné a jejich vymáhání ze strany ČNB je stále důslednější.

Přímá pokuta za neproškolení zaměstnanců může dle zákona dosáhnout až 5 000 000 Kč. To je však pouze začátek. 

Mnohem závažnější je, že nedostatečné školení je často považováno za hlavní příčinu dalších, systémových selhání, jako je neprovedení kontroly klienta nebo neoznámení podezřelého obchodu, kde se sankce pohybují v řádech desítek milionů korun.

Při kontrole musíte být schopni prokázat tzv. „rekonstruovatelnost“ vašich postupů – tedy zpětně vysvětlit a doložit, proč jste v daném případě postupovali určitým způsobem. 

Bez záznamů o kvalitním školení, které zaměstnancům dalo návod, jak postupovat, je taková obhajoba téměř nemožná.

Mezinárodní kontext: Jste připraveni na globální standardy?

Česká AML legislativa nevzniká ve vakuu. Je přímým odrazem evropských směrnic, které jsou implementací globálních standardů stanovených Mezinárodní skupinou pro finanční akci (FATF).

To znamená, že požadavky na compliance se neustále vyvíjejí a zpřísňují v souladu s mezinárodními trendy a nově identifikovanými hrozbami.

Pro společnosti s mezinárodními klienty, dodavateli nebo vlastníky je pochopení tohoto globálního kontextu naprosto zásadní. 

Lokální řešení již nestačí. Je nutné zajistit, aby vaše české AML postupy byly v souladu s celkovou firemní politikou a mezinárodními standardy.

Díky naší deset let budované síti ARROWS International prakticky denně řešíme případy s mezinárodním prvkem. Našim klientům tak nepřinášíme jen znalost českého práva, ale i vhled do globálních compliance trendů, což je klíčové pro ochranu jejich podnikání v zahraničí.

Jak může ARROWS transformovat vaši AML povinnost v konkurenční výhodu?

V ARROWS přistupujeme k AML compliance komplexně. Naším cílem není jen pomoci vám splnit zákonné minimum, ale vybudovat robustní a funkční systém, který vaši firmu skutečně ochrání a zároveň jí poskytne konkurenční výhodu v podobě vysoké důvěryhodnosti. Naše služby pokrývají celý cyklus AML povinností.

Začínáme u základů – připravíme vám na míru Systém vnitřních zásad a hodnocení rizik, které budou přesně odpovídat vašemu podnikání.

Na základě těchto klíčových dokumentů pak navrhneme a provedeme cílená školení pro všechny relevantní osoby ve vaší firmě. Jsme připraveni vás také zastupovat při kontrolách a ve správních řízeních s ČNB či FAÚ.

Naše zkušenosti jsou postaveny na dlouhodobé spolupráci s rozmanitým portfoliem klientů, které čítá více než 150 akciových společností, 250 společností s ručením omezeným a 51 obcí a krajů. 

Zároveň si uvědomujeme, že právo a byznys jsou spojené nádoby. Proto aktivně propojujeme naše klienty, pokud vidíme zajímavé obchodní či investiční příležitosti.

Nečekejte na kontrolu, jednejte proaktivně

Dohledová činnost ČNB je aktivní a její sankce jsou reálné a citelné. Spoléhat se na to, že kontrola nepřijde, je strategie, která se nemusí vyplatit.

Investice do kvalitních, na míru připravených AML procesů a školení je tou nejlepší pojistkou proti milionovým pokutám, reputačnímu poškození a zbytečnému stresu.

Správně nastavené AML procesy a školení jsou základem bezpečného podnikání. Nenechávejte nic náhodě.

Spojte se s našimi experty na konzultace@arws.cz a domluvte si nezávaznou konzultaci o tom, jak můžeme ochránit vaši firmu.