Povinnost zaměstnavatele poskytnout zaměstnanci finanční náhradu za opotřebení vlastního zařízení

O tom, že i práce z domu, tzv. home office, má fungovat na základě pravidel stanovených mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem a o jaká pravidla či náležitosti se jedná, jsem již psala  ZDE. 

Doporučili jsme uzavření dohody o výkonu home office, která může být uzavřena buď jako dodatek k pracovní smlouvě (zde jsem upozorňovala na nutnou kontrolu místa výkonu práce) či jako samostatná dohoda, která bude upravovat podmínky práce či lze využít vnitřního předpisu.

Obecně platí, že všechny náklady spojené se závislou prací nese výhradně zaměstnavatel. Je tedy na zaměstnavateli, aby své zaměstnance, a to i ty, kteří pracují doma, vybavil potřebnými nástroji, stroji, zařízením, a celkově aby zaměstnanci vytvořil vhodné pracovní prostředí. Stejně tak je zaměstnavatel povinen vybavit zaměstnance předměty, které jsou pro výkon konkrétní práce nezbytné. 

Pokud však zaměstnanec při výkonu své práce pro zaměstnavatele použije své vlastní vybavení, software, typicky počítač, tiskárnu, vlastní mobilní telefon, vlastní odbornou literaturu (slovník), apod. (dále jen „Zařízení“), vzniká jeho zaměstnavateli povinnost mu za užívání tohoto Zařízení poskytovat finanční náhradu. To vše za podmínky, že tato Zařízení jsou skutečně potřebná pro výkon práce zaměstnance vyplývající ze sjednané pracovní smlouvy a že zaměstnavatel k použití tohoto Zařízení nutných pro výkon práce dá souhlas. 

Pravidla pro určení finanční náhrady lze stanovit buď vnitřním předpisem hromadně, když tento způsob se uplatní typicky tam, kde zaměstnavatel používá Zařízení zaměstnanců ve větší míře, nebo se individuálně určí před výkonem práce. Je-li náhrada určena individuálně, musí mít tato dohoda mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem písemnou formu, a to pod sankcí neplatnosti.

Pro zaměstnavatele i pro zaměstnance je jistě příjemné sdělení, že za předpokladu jejich správného propočtu se Náhrady za opotřebení Zařízení zaměstnance nezdaňují, stejně tak nepodléhají sociálnímu a zdravotnímu pojištění, a to do výše, v jaké by zaměstnavatel uplatňoval odpisy srovnatelného hmotného majetku při rovnoměrném odpisování. Pro zaměstnavatele jsou tyto náhrady daňovým nákladem. 

Pro správný výpočet a určení náhrady za opotřebení Zařízení zaměstnance je nutné si odpovědět zejména na následující:

• Kolik dnů v měsíci pracuje zaměstnanec doma, tzn. kolik dnů v měsíci používá své domácí Zařízení? 
• Jaká přesně Zařízení zaměstnanec užívá a jaké je jeho stáří? 
• Jaká je cena Zařízení? 

Dle jeho stáří lze vycházet buď z pořizovací či tržní ceny Zařízení. Jedná – li se o Zařízení s pořizovací hodnotou od 40.000,- Kč, pak se s odkazem na zákon o dani z příjmu pracuje s odpisy v rámci tzv. odpisových skupin. 

• Jaké je staří zařízení a tzv. odhad využitelnost daného Zařízení? 

Mám-li rok starý notebook a odhad jeho využitelnosti je na další 3 roky, tedy budu notebook využívat celkem 4 roky.

• Jaký je poměr využití Zařízení pro práci a pro soukromé využití? 

Nyní v rámci nouzového stavu, vycházíme-li z 8 hod pracovní doby, lze hovořit o poměru například 70% pracovní využití, 30% soukromé. Pro tento odhad je nutné brát v potaz i odpověď na to, kolik dnů v týdnu zaměstnanec pracuje například doma.

Všechny aktualizované informace spojené s koronavirem a krizovými opatřeními naleznete ZDE.

Čtěte také:

• Čerpání (hromadné) dovolené v době krizových opatření
• Mzdy proplatí firmám stát
• Pravidla home office
• Výpověď v době koronavirové
• Koronavirus - připravované změny v oblasti ošetřovného
• Hromadná karanténa měst a obcí
• Hromadné propouštění 2020
• Koronavirus z pohledu zákoníku práce