Soudní spory - jak mají postupovat zaměstnanci

Fáze nula: Okamžitá reakce na hrozbu sporu

Prvním a absolutně klíčovým pokynem je okamžité zavedení tzv. „Litigation Hold“. Jde o formální, prokazatelný pokyn všem relevantním zaměstnancům a IT oddělení k zastavení jakéhokoliv mazání relevantních dat. To zahrnuje e-maily, dokumenty, data z interních systémů, záznamy z chatů a databáze.

Nejde jen o to, že by zaměstnanec něco úmyslně smazal. Mnohem větší hrozbou v korporátním prostředí jsou automatizované procesy – rutinní mazání starých e-mailů, promazávání serverů nebo automatická archivace. Pokyn "nic nemažte" proto musí směřovat hlavně na IT oddělení, které musí tyto automatické politiky pro konkrétní uživatele a data ihned pozastavit.

Pokud tak neučiníte, vystavujete se obrovskému riziku. V právní praxi se tomu říká spoliation of evidence neboli zničení důkazů. I neúmyslné smazání dat, kterému jste mohli zabránit, může vést k fatálním následkům. Soud může dojít k závěru, že zničené důkazy by byly pro vaši firmu nepříznivé, což může vést k finančním sankcím nebo k přímé prohře celého sporu.

Právníci ARROWS vám pomohou okamžitě implementovat právní a technický proces „Litigation Hold“. Připravíme interní směrnici šitou na míru vaší firmě, která vás před těmito riziky ochrání.

Co hrozí při zničení důkazů zaměstnancem

Mlčenlivost je základ: Jak nastavit interní komunikaci?

Proč je ticho (mimo oficiální kanály) zlatem? Jakmile se ve firmě objeví informace o hrozícím sporu, zaměstnanci o ní nevyhnutelně začnou mluvit. To může vést k únikům informací, poškození reputace u klientů nebo k tomu, že protistrana získá neocenitelný vhled do vaší obranné strategie.

Klíčovým pokynem pro zaměstnance je proto povinnost mlčenlivosti. Musí dostat jasný pokyn, že o sporu, jeho detailech, interních jednáních nebo strategii nesmí mluvit s nikým – ani s kolegy, kteří nejsou přímou součástí týmu, a už vůbec ne externě (rodina, sociální sítě, bývalí kolegové, novináři).

Tato povinnost vychází z obecné povinnosti loajality nejednat v rozporu s oprávněnými zájmy zaměstnavatele  a měla by být specifikována v dohodách o mlčenlivosti (NDA). Ačkoliv nelze v pracovní smlouvě sjednat přímou smluvní pokutu za porušení, může takové jednání vést k náhradě škody a v krajním případě k ukončení pracovního poměru.

Pozor, absolutní zákaz mluvit je právně nebezpečný. Co když zaměstnanec odhalí nelegální jednání ze strany firmy? Moderní interní směrnice nesmí být v rozporu s ochranou oznamovatelů (whistleblowing). Pokyn by tedy neměl znít "mlčte o všem", ale: "O strategii sporu komunikujte výhradně s našimi právními zástupci. Pokud máte podezření na protiprávní jednání, využijte k tomu určený interní oznamovací systém."

Správné nastavení interní komunikace je klíčové. Naši právníci pro vás připraví interní pokyny pro komunikaci, revidují vaše dohody o mlčenlivosti a pomohou nastavit interní oznamovací systém v souladu se zákonem.

Když je zaměstnanec svědek: Příprava, nebo ovlivňování?

Jak eticky připravit zaměstnance na svědeckou výpověď? Pro management je klíčové, aby jejich zaměstnanci u soudu podali co nejpřesnější a nejvěrohodnější výpověď. Je přirozené, že soudy zkoumají věrohodnost svědka-zaměstnance, protože mohou předpokládat jeho určitou zaujatost vůči zaměstnavateli.

Je třeba striktně rozlišovat mezi legální přípravou a nelegálním ovlivňováním. Příprava znamená, že advokát se svědkem projde fakta, pomůže mu osvěžit si paměť, vysvětlí mu proces výslechu a naučí ho odpovídat pravdivě a přesně. Ovlivňování je nařizování, co má svědek říkat, nebo nabízení odměny za "správnou" výpověď.

Cílem přípravy není vytvořit "dokonalý" příběh. Cílem je zajistit, aby zaměstnanec nebyl v soudní síni zaskočen, nebál se a aby jeho (pravdivá) výpověď nebyla zbytečně poškozena nervozitou nebo špatnou formulací. Profesionální příprava vedená externím advokátem zahrnuje i simulovaný křížový výslech , který svědka naučí, že odpovědi "nevím" nebo "nepamuji si" jsou v pořádku, pokud jsou pravdivé. To jeho věrohodnost buduje, nikoli ničí.

Naši právníci se specializují na tzv. "witness preparation". Poskytujeme odborná školení pro zaměstnance, kteří mají svědčit. Tím zajistíme, že jejich výpověď bude věrohodná, fakticky správná a nepoškodí vaši pozici.

Musí se zaměstnanec dostavit k soudu? A kdo to zaplatí?

Toto je jedna z nejčastějších praktických otázek pro HR a finanční oddělení. Pokud je zaměstnanec předvolán soudem jako svědek (ať už ve věci týkající se firmy, nebo v úplně jiné), jedná se o překážku v práci z důvodu obecného zájmu (§ 200 Zákoníku práce).

Zaměstnavatel je povinen poskytnout mu pracovní volno v nezbytně nutném rozsahu. Klíčová informace pro vás: Toto volno je ze zákona bez náhrady mzdy ze strany zaměstnavatele.

Zaměstnanec má nárok na náhradu ušlého výdělku, tzv. svědečné, které mu vyplácí soud (nebo jiný orgán, který ho předvolal). V praxi to pro vaše HR oddělení znamená jediné: musíte zaměstnanci na vyžádání vydat "Potvrzení zaměstnavatele" o jeho průměrném hrubém hodinovém výdělku. Samotnou výplatu, zdanění a odvody už řeší soud.

Mezinárodní spory: Když svědčí zaměstnanec ze zahraničí

Jak zajistit důkazy z vaší pobočky v Maďarsku nebo Polsku? V globalizované ekonomice je běžné, že klíčoví svědci, data nebo know-how sídlí v zahraničních pobočkách. Soudní řízení v České republice přitom probíhá v češtině a veškeré důkazy musí být úředně přeloženy.

Získání svědecké výpovědi od zaměstnance v jiném státě EU vyžaduje formální proces přeshraniční právní pomoci a tzv. dožádání. Právě zde se ukazuje síla naší mezinárodní sítě.

Soudní spory s mezinárodním prvkem jsou naší denní praxí. Díky deset let budované síti ARROWS International jsme schopni efektivně zajistit důkazy, provést eDiscovery nebo koordinovat výslechy svědků napříč jurisdikcemi. 

Zatímco jiná kancelář by studovala, jak požádat o výslech v Maďarsku, právníci ARROWS zvednou telefon a zavolají kolegovi ze své sítě, který zná místní postup. To šetří měsíce času a tisíce eur nákladů.

Sběr dat pro soud: Co je eDiscovery a jak do něj zapojit zaměstnance?

Od "nic nemažte" k "přesně toto nám vydejte". Poté, co jste pomocí Litigation Hold zajistili, že se data nemažou, přichází druhá fáze: eDiscovery. Tento termín (Electronic Discovery) označuje formální proces identifikace, sběru, analýzy a produkce elektronicky uložených informací (ESI) pro soudní řízení.

Nestačí, aby zaměstnanec "něco přeposlal e-mailem". Sběr dat pro soudní účely musí probíhat forenzním způsobem, který zachovává metadata (kdo, kdy a co vytvořil nebo upravil) a zajišťuje, že data nebyla zmanipulována, často formou tzv. forenzní bitové kopie.

Zaměstnanci musí být instruováni, aby plně spolupracovali, zpřístupnili svá firemní zařízení (PC, telefony) a e-mailové schránky právníkům nebo určenému forenznímu týmu.

Největší právní minou jsou data na soukromých zařízeních (BYOD – Bring Your Own Device). Má firma právo na přístup k firemním datům na osobním telefonu zaměstnance? Bez předchozího souhlasu nebo jasné interní směrnice je to extrémně riskantní. Proto musí být vaše firma připravena ještě před sporem.

Proces eDiscovery je technicky i právně náročný. Naši právníci ve spolupráci s forenzními experty zajistí kompletní proces sběru dat tak, aby byl použitelný u soudu. Připravíme pro vás také interní směrnice, včetně pravidel pro BYOD, které ochrání vaše data.

Chyby v řízení zaměstnanců během sporu

Závěrečné shrnutí

Váš byznys partner ve sporu. Chápeme, že pracovněprávní spory nejsou jen o paragrafech. Představují obrovskou zátěž pro management, odčerpávají čas klíčových lidí a mohou narušit morálku v týmu. I "vyhraný" spor je drahý, pokud trvá příliš dlouho.

Naší filozofií je, že nejlepší spor je ten, který vůbec nezačne. Naše zkušenosti jsou postavené na dlouhodobých službách pro rozsáhlé portfolio klientů – staráme se o více než 150 akciových společností, 250 s.r.o. a 51 obcí a krajů. Zakládáme si na rychlosti, vysoké kvalitě a hlubokém pochopení byznysu.

Nejsme jen právníci. Umíme klienty propojit mezi sebou, pokud mají zajímavé investiční nebo obchodní příležitosti. Rádi si poslechneme i váš podnikatelský nápad.

Pokud čelíte hrozbě sporu nebo chcete svou firmu preventivně připravit, svěřte se do péče expertů, kteří rozumí právu i vašemu byznysu. Pro komplexní právní řešení na míru nás kontaktujte.