Zaměstnanec odešel ke konkurenci s databází zákazníků

Rozhodovací rámec: co z toho, co odešlo, je vůbec chráněné

Ne všechno, co si obchodník odnesl, je právně chráněné. Rozhodovací rámec má tři vrstvy a v každé je pozice firmy jiná.

První vrstvou jsou informace, které mají povahu obchodního tajemství. Sem patří seznam zákazníků s obchodními podmínkami, kalkulace, marže, dodavatelské ceny nebo technická dokumentace. Chráněné jsou ale jen tehdy, jsou-li konkurenčně významné, ocenitelné, běžně nedostupné a firmou skutečně utajované. Poslední podmínka vyřadí větší část toho, co firmy za své tajemství považují. Volně přístupný sdílený disk možnost prokázat utajení výrazně oslabuje, i když sám o sobě není automatickým důvodem, proč ochrana nevznikla.

Druhou vrstvou jsou osobní údaje zákazníků a kontaktních osob. Jejich odnesení je samostatný problém, protože firma jako správce odpovídá za to, kdo k údajům měl přístup a jak byl ukončen. Vedle sporu s bývalým zaměstnancem tak řeší i vlastní povinnosti a obojí běží současně.

Třetí vrstvou jsou znalosti a zkušenosti zaměstnance. Ty si odnést smí a snaha zakázat mu to je bezcenná. Neplatí ale, že by informace přestala být chráněná jen proto, že si ji zaměstnanec zapamatoval — rozhodující je povaha informace a způsob jejího použití, ne to, jestli odešla na flash disku. Obecná znalost trhu zůstává zaměstnanci, konkrétní neveřejná marže klienta nebo cenový model chráněné být mohou.

Pro rozhodnutí, jestli jít do sporu, je proto klíčová jediná otázka: umíme doložit, že šlo o data, která jsme chránili, a jak s nimi bylo naloženo? Obecné podezření, že bývalý zaměstnanec oslovuje naše zákazníky, nestačí. K nastavení ochrany dat se vyjadřujeme i v článku Právní ochrana datových sad jako obchodního tajemství.

Postup krok za krokem

První týden po odchodu rozhoduje o tom, jestli firma bude mít v ruce důkazy, nebo jen dojmy.

Prvním krokem je zajistit digitální stopy dřív, než se přemažou. Logy přístupů do CRM, historie exportů, odeslaná pošta, připojení externích disků. Většina systémů tato data uchovává jen po omezenou dobu, takže tento krok nesnese odklad na dobu, než se firma rozhodne, jestli chce spor vést.

Druhým krokem je zajistit zařízení. Notebook a telefon se nepřebírají a hned nepřeinstalují, ale zálohují ve stavu, v jakém byly vráceny, a o převzetí se sepíše protokol. Protokol má obsahovat i to, co na zařízení chybělo, tedy smazané složky nebo odhlášené účty.

Třetím krokem je zmapovat, co konkrétně chybí nebo bylo staženo. Ne obecně „databáze zákazníků", ale konkrétní soubor, datum, čas a rozsah. Soud i protistrana pracují s konkrétními čísly a obecné tvrzení o odnesené databázi neobstojí ani u jednání o narovnání.

Čtvrtým krokem je písemná výzva. Obsahuje označení informací, o které jde, výzvu ke zdržení se jejich užívání, k jejich odstranění a k písemnému potvrzení, že kopie nezůstaly. Výzva se posílá jak bývalému zaměstnanci, tak jeho novému zaměstnavateli. Ten na ni obvykle reaguje rychleji než sám zaměstnanec, protože riziko nese celá jeho firma.

Pátým krokem je posouzení, jestli odnesená data obsahují osobní údaje zákazníků nebo kontaktních osob. Jde-li o porušení zabezpečení, které může znamenat riziko pro dotčené osoby, běží firmě jako správci lhůta pro ohlášení dozorovému úřadu, a to bez zbytečného odkladu, nejlépe do 72 hodin od okamžiku, kdy se o něm dozvěděla. Dokumentovat se přitom musí každý incident, i ten neohlašovaný. U firem spadajících pod pravidla kybernetické bezpečnosti může vedle toho vzniknout samostatná ohlašovací povinnost.

Šestým krokem je rozhodnutí o dalším postupu: narovnání s písemným závazkem, předběžné opatření tam, kde hrozí bezprostřední škoda, nebo žaloba z nekalé soutěže.

Sedmým krokem je oprava vlastního nastavení: revize přístupových práv, omezení hromadných exportů, mlčenlivost v pracovních smlouvách a odebrání přístupů v den ukončení. Tento krok firmy odkládají nejčastěji, přitom rozhoduje o tom, jak dopadne příští odchod.

Co je na trhu standard a co varovný signál

Ve firmách, které to mají zvládnuté, je standardem, že citlivé dokumenty jsou označené jako důvěrné a přístup k nim má jen ten, kdo je potřebuje, a že hromadný export z CRM je buď zakázaný, nebo se loguje a schvaluje.

Standardem je i to, že obchodní podmínky u klíčových zákazníků zná víc lidí než jeden obchodník a že je firma vede v systému, ne v jeho poznámkách.

Standardem je i písemná mlčenlivost v pracovní smlouvě a u partnerů samostatnou smlouvou; její podobě se věnujeme v článku Vzor NDA s komentářem právníka.

Varovné signály se dají poznat dřív, než člověk odejde. Prvním je obchodník, který si dlouhodobě vede vlastní evidenci zákazníků mimo firemní systém, protože pak firma nemá kontrolu nad tím, co má v ruce. Druhým je nárůst exportů a stahování v období, kdy zaměstnanec podal nebo chystá výpověď.

Třetím signálem je situace, kdy vztahy s klíčovými zákazníky nezná nikdo jiný než jeden obchodník. Tomu se předchází sdílením kontaktů v týmu, ne právní úpravou. Souvisejícím nástrojem je zákaz konkurence, kterému se věnujeme v článku Konkurenční doložka v obchodněprávních vztazích.

Kde je právní hranice

Zákon dává firmě silné nástroje, ale podmiňuje je tím, že si informace chránila sama.

Základem je definice. Podle § 504 občanského zákoníku tvoří obchodní tajemství konkurenčně významné, určitelné, ocenitelné a v příslušných obchodních kruzích běžně nedostupné skutečnosti, které souvisejí se závodem a jejichž vlastník ve svém zájmu odpovídajícím způsobem zajišťuje jejich utajení. Poslední podmínka je v praxi rozhodující a posuzuje se podle celkového nastavení ochrany: omezení přístupů, autentizace, vnitřní směrnice, smluvní mlčenlivost i logování. Samotný nápis „důvěrné" nestačí a naopak volně přístupný soubor se za utajovaný obhajuje jen těžko.

Samotné jednání pojmenovává § 2985 občanského zákoníku. Porušením obchodního tajemství je jednání, jímž někdo jiné osobě neoprávněně sdělí, zpřístupní nebo pro sebe či pro jiného využije obchodní tajemství, které může být využito v soutěži a o němž se dozvěděl proto, že mu bylo svěřeno nebo se stalo přístupným na základě jeho pracovního poměru nebo jiného vztahu k soutěžiteli. Vlastní odpovědnosti se tak může vystavit i nový zaměstnavatel, zejména pokud ví nebo má vzhledem k okolnostem vědět, že využívá obchodní tajemství získané neoprávněně.

Nároky uvádí § 2988 občanského zákoníku. Osoba, jejíž právo bylo nekalou soutěží ohroženo nebo porušeno, může požadovat, aby se rušitel nekalé soutěže zdržel nebo aby odstranil závadný stav, a dále přiměřené zadostiučinění, náhradu škody a vydání bezdůvodného obohacení. Zdržovací nárok je klíčový, protože směřuje k zastavení dalšího používání informací. Podaná žaloba ale sama nic nezastaví, a je-li potřeba zasáhnout dřív než rozhodnutím ve věci, přichází na řadu předběžné opatření. Podle § 5a zákona č. 221/2006 Sb. navíc platí, že věděl-li rušitel o porušení obchodního tajemství, může soud stanovit náhradu škody i zadostiučinění paušálně podle obvyklého licenčního poplatku.

Po dobu trvání pracovního poměru pomáhá § 304 zákoníku práce, podle kterého zaměstnanci mohou vedle svého zaměstnání vykonávat výdělečnou činnost shodnou s předmětem činnosti zaměstnavatele jen s předchozím písemným souhlasem zaměstnavatele.

Pro dobu po skončení pracovního poměru platí zvláštní režim a obecná úprava konkurenčních doložek z občanského zákoníku se na zaměstnance nepoužije. Podle § 310 zákoníku práce se zaměstnanec může zavázat, že se nejdéle po dobu jednoho roku zdrží výdělečné činnosti shodné s předmětem činnosti zaměstnavatele nebo činnosti soutěžní povahy. Součástí doložky musí být závazek zaměstnavatele poskytovat za každý měsíc plnění přiměřené peněžité vyrovnání, nejméně ve výši poloviny průměrného měsíčního výdělku, a doložka musí být písemná. Sjednat ji lze jen tam, kde je to vzhledem k povaze získaných informací a znalostí spravedlivě požadovatelné.

Pozor i na způsob zajišťování důkazů. Podle § 316 zákoníku práce může zaměstnavatel přiměřeně kontrolovat, jestli zaměstnanec nepoužívá pracovní prostředky pro osobní potřebu, ale narušovat jeho soukromí kontrolou elektronické pošty smí jen ze závažného důvodu spočívajícího ve zvláštní povaze své činnosti, a i pak musí zaměstnance předem informovat o rozsahu a způsobu kontroly.

Samostatnou cestu nabízí ochrana databáze. Podle § 88a autorského zákona přísluší pořizovateli databáze zvláštní právo, představovalo-li její pořízení podstatný vklad, a to bez ohledu na autorskoprávní ochranu. U hromadně exportovaného CRM je to druhý právní základ vedle obchodního tajemství.

Závěrečné shrnutí

O výsledku sporu o know-how se rozhoduje dvakrát. Poprvé při nastavování přístupových práv, podruhé v prvním týdnu po odchodu zaměstnance, kdy se zajišťují důkazy. Kdo obojí zvládne, má pozici, ve které protistrana obvykle raději uzavře dohodu než spor.

Právní hranice se nedá obejít formulací ve smlouvě. Chráněné je to, co firma sama utajovala, zaměstnanci nelze zakázat, aby využíval vlastní zkušenost, a omezit ho po odchodu lze jen konkurenční doložkou podle zákoníku práce, tedy nejdéle na rok a za peněžité vyrovnání. Advokátní kancelář ARROWS vede tyto spory v rámci služby Obchodní a soudní spory a je pro případ profesní odpovědnosti pojištěna s limitem 350 000 000 Kč. Napište na konzultace@arws.cz.