Průvodce zaměstnáváním cizinců v České republice

Zaměstnávání cizinců: Nová pravidla a strategické příležitosti v roce 2025

První a nejzásadnější změnou je povinná elektronická komunikace s Úřadem práce ČR při plnění informační povinnosti, a to na základě vyhlášky č. 117/2024 Sb., o stanovení elektronické komunikace pro plnění informační povinnosti zaměstnavatele při zaměstnávání zaměstnanců ze zahraničí. Papírová podání jsou minulostí.

Od 1. července 2024 je nutné veškerá hlášení (nástup, změny, ukončení) podávat výhradně digitálně. Od 1. července 2025 navíc musí být data odesílaná z vlastních softwarů ve specifickém XML formátu, jinak hrozí jejich odmítnutí.

Tento přechod na digitalizaci v sobě nese skryté riziko. Nejde jen o změnu procesu, ale o zavedení nové technické bariéry. Špatně naformátovaný XML soubor nebo chyba v přenosu přes datovou schránku znamená, že hlášení úřad vůbec nepřijme. Pro firmy bez silné IT podpory nebo externího partnera se z jednoduchého administrativního úkonu stává potenciální zdroj nesplnění zákonných povinností, což může vést k citelným sankcím.

Naši advokáti v ARROWS vám pomohou s právní i technickou stránkou souladu. Pro okamžité řešení vaší situace nás kontaktujte na konzultace@arws.cz.

Rozšíření „whitelistu“ zemí

Významnou příležitostí je rozšíření seznamu zemí, jejichž občané mají volný přístup na český trh práce. Tento takzvaný „whitelist“ nově zahrnuje státy jako Austrálie, Japonsko, Kanada, Korejská republika, Nový Zéland, Spojené království, USA, Singapur, Izrael a od března 2025 také Tchaj-wan. Pro zaměstnavatele to znamená dramatické zjednodušení náboru talentů z těchto ekonomicky vyspělých zemí.

Pozastavení testu trhu práce

Třetí klíčovou novinkou je možnost pozastavení takzvaného testu trhu práce i u standardních zaměstnaneckých karet, nejen u modrých karet. Tento test, který ověřuje, zda volné místo nelze obsadit kandidátem z českého trhu práce, mohl dříve prodloužit náborový proces až o 30 dní. V regionech s nízkou nezaměstnaností lze nyní test zcela obejít, což umožňuje podat žádost o zaměstnaneckou kartu prakticky ihned po nahlášení pozice.

Kdo je kdo? Správné určení statusu cizince je základem úspěchu

Než zahájíte jakýkoliv náborový proces, je naprosto klíčové správně určit, do jaké kategorie váš kandidát spadá. Chyba v tomto prvním kroku může vést ke zvolení špatného postupu, zamítnutí žádosti a zbytečným měsícům zdržení. Zaměstnanci ze zahraničí se podle českého práva dělí do tří základních skupin.

A. Občané EU/EHP a Švýcarska: Nejjednodušší cesta

Tito zaměstnanci mají v ČR prakticky stejné postavení jako čeští občané a mají volný přístup na trh práce. Vaší jedinou povinností jako zaměstnavatele je splnit takzvanou informační povinnost. Nejpozději v den nástupu takového zaměstnance musíte tuto skutečnost ohlásit příslušné krajské pobočce Úřadu práce prostřednictvím digitálního formuláře „Informační karta“.

B. Cizinci s volným přístupem na trh práce: Kdo sem patří a co to pro vás znamená?

Do této skupiny nepatří pouze občané zmíněných zemí z „whitelistu“. Volný přístup na trh práce mají i další kategorie cizinců, nejčastěji ti s trvalým pobytem v ČR nebo absolventi českých středních a vysokých škol. I u nich platí pouze zjednodušená informační povinnost.

Je však nutné zdůraznit klíčový bod, kde firmy často chybují. Volný přístup na trh práce automaticky neznamená, že má cizinec povolení k pobytu v ČR. I tito cizinci musí mít svůj pobytový status vyřešený platným povolením k pobytu, jinak se jejich práce stává podle české legislativy nelegální.

C. Příslušníci třetích zemí: Zde začíná skutečná složitost

Pro všechny ostatní cizince (tzv. příslušníky třetích zemí) je proces výrazně složitější a vyžaduje získání specifického oprávnění k práci. Nejčastěji se jedná o zaměstnaneckou kartu nebo modrou kartu. Tyto karty zpravidla spojují jak oprávnění k práci, tak povolení k dlouhodobému pobytu v ČR.

Rozhodnutí, zda pro vysoce kvalifikovaného kandidáta žádat o standardní zaměstnaneckou kartu, nebo o prestižnější modrou kartu, není pouhou administrativní volbou. Modrá karta, určená pro experty s platem dosahujícím alespoň 1,5násobku průměrné mzdy v ČR, nabízí držiteli i jeho rodině významné výhody – větší mobilitu na trhu práce v rámci EU, rychlejší proces sloučení rodiny a delší platnost. Zvolení standardní karty pro takového kandidáta může snížit atraktivitu vaší pracovní nabídky.

V ARROWS vám pomůžeme provést strategickou analýzu a zvolit optimální typ povolení pro každého kandidáta. Kontaktujte naše pražské advokáty na konzultace@arws.cz a získejte právní řešení na míru.

Zaměstnanecká a modrá karta: Detailní pohled na klíčová pracovní oprávnění v ČR

Pro většinu příslušníků třetích zemí jsou zaměstnanecká a modrá karta hlavními cestami k legálnímu zaměstnání v ČR. Porozumění jejich specifikům je klíčové pro úspěšné a rychlé vyřízení.

A. Zaměstnanecká karta: Duální vs. neduální – znáte rozdíl?

Zaměstnanecká karta existuje podle českého práva ve dvou základních variantách a jejich záměna vede k automatickému zamítnutí žádosti.

• Duální zaměstnanecká karta: Jedná se o standardní a nejčastější typ. Jak název napovídá, má dvojí funkci – slouží jako oprávnění k práci na konkrétní pozici a zároveň jako povolení k dlouhodobému pobytu. Je určena pro většinu příslušníků třetích zemí, kteří nemají volný přístup na český trh práce.

• Neduální zaměstnanecká karta: Tato karta slouží pouze jako povolení k pobytu. Je určena pro cizince, kteří již oprávnění k práci mají z jiného titulu – typicky absolventi českých škol s volným přístupem na trh práce nebo cizinci, kterým Úřad práce vydal samostatné povolení k zaměstnání (např. v případě vyslaných pracovníků).

Správné rozlišení těchto dvou typů je naprosto zásadní. ARROWS poskytuje jasné právní poradenství, abyste pro svého kandidáta zvolili správný typ karty, předešli fatálním chybám v žádosti a zbytečným průtahům. Potřebujete právní pomoc? Kontaktujte náš český právní tým na konzultace@arws.cz.

B. Modrá karta: Kdy je správnou volbou pro vaše experty?

Modrá karta je určena pro vysoce kvalifikované zaměstnance. Podmínky pro její získání jsou přísnější, ale přináší významné benefity. Žadatel musí podle české legislativy splnit následující kritéria:

• Ukončené vysokoškolské vzdělání nebo vyšší odborné vzdělání trvající alespoň 3 roky.

• Pracovní smlouva sjednaná na dobu nejméně 6 měsíců.

• Sjednaná hrubá měsíční mzda dosahující alespoň 1,5násobku průměrné hrubé roční mzdy v ČR.

Hlavní výhodou modré karty je výrazně snazší mobilita držitele a jeho rodiny v rámci Evropské unie a zrychlený proces pro sloučení rodiny.

Náborový proces krok za krokem: Co musíte jako zaměstnavatel zařídit?

Proces získání pracovního oprávnění pro příslušníka třetí země v ČR je sledem přesně definovaných kroků, které musí iniciovat zaměstnavatel. Každý krok má svá specifika a vyžaduje pečlivou přípravu.

A. Jak správně nahlásit volné pracovní místo („hlášenka“)?

Prvním a naprosto zásadním krokem je nahlášení volného pracovního místa příslušné krajské pobočce Úřadu práce ČR. Tento dokument, známý jako „hlášenka“, není pouhou formalitou. Je to strategický právní dokument, který definuje parametry pro celou následnou žádost o zaměstnaneckou kartu.

Způsob, jakým hlášenku formulujete, má přímý dopad na průběh celého procesu. Pokud ji napíšete příliš obecně, může vám Úřad práce začít posílat desítky místních kandidátů, se kterými budete muset formálně vést pohovory, abyste právně obhájili, proč zaměstnáváte právě vámi vybraného cizince. Naopak uvedení nereálných požadavků může vzbudit podezření při případné kontrole českých úřadů.

Klíčem je strategicky sladit požadavky v hlášence s prokazatelnými dovednostmi a kvalifikací vašeho kandidáta. V ARROWS vám pomůžeme hlášenku formulovat tak, aby byla právně neprůstřelná podle českého práva, minimalizovala administrativní zátěž a efektivně cílila na vašeho vybraného kandidáta. Naši pražští advokáti jsou připraveni vám pomoci – napište na konzultace@arws.cz.

B. Test trhu práce v roce 2025: Kdy se vás (ne)týká?

Po nahlášení volného místa standardně následuje „test trhu práce“. Během této doby (obvykle 10 až 30 dní) je pozice nabízena uchazečům z ČR a EU. Jak již bylo zmíněno, novela zákona o zaměstnanosti přinesla zásadní změnu: v závislosti na situaci na trhu práce v daném regionu může být tento test u zaměstnaneckých karet zcela pozastaven. To znamená, že cizinec může o kartu žádat ihned po zveřejnění volného místa, což celý proces dramaticky zrychluje.

C. Program kvalifikovaný zaměstnanec: Můžete zrychlit nábor?

Pro zaměstnavatele, kteří hledají pracovníky na pozice zařazené do hlavních tříd CZ-ISCO 4–8 (např. řemeslníci, montážní dělníci, operátoři strojů) z vybraných zemí (např. Filipíny, Indie, Kazachstán, Moldavsko, Mongolsko, Srbsko, Ukrajina), existuje vládní „Program kvalifikovaný zaměstnanec“. Tento program nabízí zrychlený režim vyřizování zaměstnaneckých karet v ČR.

Podmínky pro zařazení zaměstnavatele do programu jsou však velmi přísné:

• Působení na českém trhu alespoň 2 roky.

• Minimálně 6 zaměstnanců po dobu alespoň 3 měsíců.

• Bezdlužnost vůči českému státu (daně, sociální a zdravotní pojištění).

• Splnění mzdového kritéria (aktuálně 1,22násobek zaručené mzdy).

Posoudíme, zda vaše společnost a kandidát splňují podmínky Programu, a pomůžeme vám připravit žádost, která může zkrátit čekací dobu o měsíce. Pro zrychlení náboru nám napište na konzultace@arws.cz.

Agenturní zaměstnávání cizinců: Nová pravidla a vyšší ochrana od roku 2026

Agenturní zaměstnávání je pro mnoho firem flexibilním způsobem, jak pokrýt poptávku po pracovní síle, zejména v dělnických profesích. Statistiky však ukazují, že cizinci tvoří nejvýznamnější a zároveň nejzranitelnější skupinu agenturních zaměstnanců. V reakci na nekalé praktiky a pracovní vykořisťování připravuje česká vláda zásadní změnu, která by v případě nabytí účinnosti od 1. ledna 2026 měla zpřísnit podmínky pro agentury práce.

Omezení pro nové agentury a boj proti zneužívání

Hlavním cílem nové regulace je zamezit fungování nespolehlivých, často účelově zakládaných „ready-made“ agentur, které jsou prodávány a následně zneužívány k obcházení českého práva. Tyto subjekty často porušují práva zaměstnanců a poškozují trh práce.

Od 1. ledna 2026 budou s vysokou pravděpodobností moci dočasně přidělovat cizince na práce nevyžadující vyšší než střední vzdělání s maturitní zkouškou pouze agentury práce, které jsou držiteli „opakovaného povolení ke zprostředkování zaměstnání“.

Toto povolení se vydává až po třech letech bezproblémového fungování na trhu, což znamená, že nově vzniklé agentury nebudou moci tuto zranitelnou skupinu zaměstnanců první tři roky vůbec zprostředkovávat. Cílem je zajistit, aby agenturní zaměstnávání cizinců prováděly pouze prověřené a spolehlivé subjekty v ČR.

Nástup do zaměstnání: Klíčové povinnosti pro zajištění souladu

Získáním zaměstnanecké karty a příjezdem cizince proces nekončí. Naopak, začíná etapa plná administrativních povinností, jejichž zanedbání může podle české legislativy vést k vysokým pokutám.

A. Informační povinnost: Jak a kdy ohlásit nástup plně digitálně?

Jakmile cizinec nastoupí do práce, musíte splnit informační povinnost vůči Úřadu práce ČR. Od poloviny roku 2024 je to možné výhradně digitálně jednou ze tří cest: vyplněním webového formuláře, odesláním XML souboru do datové schránky Úřadu práce, nebo přímou integrací vašeho HR systému s rozhraním Ministerstva práce a sociálních věcí.

Lhůty jsou striktní: u občanů EU a cizinců s volným přístupem na trh práce musíte nástup ohlásit nejpozději v den nástupu. U držitelů pracovních oprávnění se lhůty liší, ale jejich dodržení je podle českého práva klíčové.

B. Jak vést evidenci cizinců, aby obstála při kontrole?

Zákon o zaměstnanosti (§ 102) ukládá zaměstnavatelům v ČR povinnost vést zvláštní evidenci všech zaměstnaných cizinců, a to včetně občanů EU. Tato evidence musí obsahovat přesně definované údaje:

• Identifikační údaje zaměstnance, adresa trvalého pobytu a adresa pro doručování.

• Číslo cestovního dokladu a orgán, který jej vydal.

• Druh práce a místo výkonu práce.

• Nejvyšší dosažené vzdělání a vzdělání požadované pro danou pozici.

• Údaje o pracovním oprávnění (typ karty, doba platnosti).

• Den nástupu a den skončení zaměstnání.

Kromě vedení této evidence jste povinni uchovávat kopie dokladů prokazujících oprávněnost pobytu cizince v ČR po celou dobu trvání zaměstnání a 3 roky po jeho skončení.

V ARROWS vám náš český právní tým pomůže s tvorbou interních směrnic pro vedení evidence cizinců, čímž zajistíte plný soulad se zákonem a připravíte se na případnou kontrolu. Neváhejte se obrátit na naši pražskou advokátní kancelář – konzultace@arws.cz.

C. Školení BOZP: Proč je srozumitelný jazyk vaší právní ochranou?

Každý zaměstnanec, bez ohledu na národnost, musí při nástupu absolvovat školení bezpečnosti a ochrany zdraví při práci (BOZP). Český zákoník práce však stanoví klíčovou podmínku: zaměstnanec musí být s předpisy seznámen srozumitelně.

V praxi to znamená, že školení provedené pouze v češtině pro zaměstnance, který česky nerozumí, je právně neplatné. V případě pracovního úrazu bude Inspektorát práce zkoumat, zda zaměstnanec bezpečnostním pokynům skutečně rozuměl. Podepsaná prezenční listina v češtině vás v takovém případě neochrání.

Neprovedení srozumitelného školení (např. za pomoci tlumočníka nebo přeložených materiálů) představuje závažné porušení povinnosti a může vést k plné odpovědnosti zaměstnavatele za škodu. ARROWS nabízí odborná školení pro management a HR, kde vysvětlujeme právní úskalí BOZP u cizinců a pomáháme nastavit procesy, které vás ochrání.

Během zaměstnání: Jak řešit změny a ukončení pracovního poměru?

Pracovní poměr s cizincem je dynamický a i v jeho průběhu je třeba myslet na specifické povinnosti, zejména při změně zaměstnavatele nebo ukončení poměru podle české legislativy.

A. Může zaměstnanec změnit zaměstnavatele? Co to pro vás znamená?

Držitel zaměstnanecké karty může změnit zaměstnavatele, ale platí pro to přísná pravidla. První změnu lze provést nejdříve po 6 měsících od vydání první karty (s určitými výjimkami, jako jsou organizační změny). Změnu je nutné ohlásit Ministerstvu vnitra (OAMP) nejméně 30 dní před plánovaným nástupem k novému zaměstnavateli a nastoupit smí až po obdržení souhlasu.

Po skončení zaměstnání má cizinec 60denní ochrannou lhůtu na nalezení nového zaměstnání a ohlášení změny, jinak může platnost jeho zaměstnanecké karty zaniknout.

B. Jak správně a včas ohlásit ukončení zaměstnání cizince?

Stejně jako nástup, i ukončení zaměstnání cizince je nutné ohlásit příslušné krajské pobočce Úřadu práce. Lhůta pro toto oznámení je 10 kalendářních dnů od data ukončení. I toto hlášení se dnes provádí výhradně digitální formou.

Když přijde kontrola: Jste připraveni na inspekci práce?

Kontroly zaměřené na zaměstnávání cizinců jsou v ČR stále častější a přísnější. Provádí je především Státní úřad inspekce práce (SÚIP), ale také Celní správa ČR. Počet odhalených případů nelegálního zaměstnávání, zejména u příslušníků třetích zemí, v posledních letech roste, což signalizuje zvýšený tlak ze strany českých státních orgánů.

Inspektoři se zaměřují na kompletní dokumentaci: platnost pracovních a pobytových oprávnění, vedení zákonné evidence, pracovní smlouvy a plnění ohlašovacích povinností podle českého práva.

Důsledky zjištění nelegální práce mohou být pro zaměstnavatele devastující. Pokuty mohou dosáhnout až 10 000 000 Kč, přičemž minimální sankce je stanovena na 50 000 Kč. Sankce hrozí i cizinci osobně (až 100 000 Kč) a mohou vést k jeho vyhoštění z ČR.

Naši pražští advokáti vás nejen připraví na kontrolu prostřednictvím preventivního auditu, ale také vás přímo zastoupí při jednání s inspektory a v následném správním řízení. Pro právní konzultace, které chrání před pokutami, nás kontaktujte na konzultace@arws.cz.

Zajistěte si právní jistotu a soustřeďte se na růst

Zaměstnávání cizinců je komplexní a dynamická agenda, která vyžaduje neustálou pozornost a hlubokou znalost aktuální české legislativy. Jak ukazuje tento průvodce, chyby nejsou jen administrativními přehmaty, ale představují vážná finanční a reputační rizika.

V ARROWS se touto problematikou zabýváme na denní bázi. Díky naší vybudované síti ARROWS International často řešíme případy s mezinárodním prvkem. Naše zkušenosti z dlouhodobé spolupráce s více než 150 akciovými společnostmi a 250 společnostmi s ručením omezeným nám umožňují poskytovat nejen právní rady, ale i strategická řešení, která chrání vaše podnikání v ČR.

Nenechávejte klíčovou oblast vašeho HR a compliance náhodě. Spojte se s námi na konzultace@arws.cz a získejte partnera, který vám zajistí právní jistotu, abyste se mohli plně soustředit na růst vašeho byznysu.