Zemřel jednatel společnosti

Tři situace po úmrtí jednatele a proč se liší

Statutárním orgánem s.r.o. je jeden nebo více jednatelů a záleží na tom, jak je společenská smlouva nastavila. Z toho plyne, že po úmrtí se firma může ocitnout v jedné ze tří situací, a každá vyžaduje jiný postup. Rozhoduje počet jednatelů a způsob, jakým mají společnost navenek zastupovat, tedy kdo smí podepsat smlouvu, objednávku nebo platební příkaz.

První situace je nejpříznivější: firma má víc jednatelů a každý smí jednat sám. Neurčí-li zakladatelské jednání, jak členové statutárního orgánu zastupují právnickou osobu, činí tak každý člen samostatně (§ 164 odst. 2 občanského zákoníku). Zbývající jednatelé proto mohou podepisovat, platit a řídit provoz dál. Zákon i tak počítá s tím, že valná hromada zvolí za zemřelého nového jednatele do jednoho měsíce, a firma by to neměla odkládat.

Druhá situace nastává tam, kde společenská smlouva vyžaduje, aby jednatelé jednali společně. Pak úmrtí jednoho z nich může znamenat, že zbylý jednatel sám nepodepíše, protože chybí druhý podpis. Třetí situace je nejtvrdší: zemřel jediný jednatel a firma nemá nikoho, kdo by ji zastupoval ve všech záležitostech. Obě situace vyžadují rychlé rozhodnutí a jasné pořadí kroků.

Pokud zemřel jednatel, který byl zároveň společníkem, vzniká navíc otázka, kdo vykonává práva z jeho podílu a kdo hlasuje na valné hromadě. To je samostatné téma, které rozebírá text o tom, kdo řídí firmu během dědického řízení.

Co všechno se po smrti majitele nebo společníka firmy řeší, tedy dědictví, řízení společnosti a osud podílu, shrnuje text o tom, co se stane s firmou po smrti majitele. Tento článek se věnuje jen otázce, kdo smí za firmu jednat a podepisovat, když zemřel jednatel, a jak se funkce jednatele znovu obsadí.

Zemřel jediný jednatel: kdo smí jednat a jak se to řeší

Smrtí jediného jednatele společnost neztrácí právní osobnost ani svéprávnost, chybí jí ale statutární orgán, který ji může zastupovat ve všech záležitostech. Některá jednání mohou dál činit jiné oprávněné osoby: prokurista, zmocněnec s plnou mocí udělenou společností a zaměstnanci v rozsahu obvyklém vzhledem k jejich zařazení (§ 166 občanského zákoníku). Prvním úkolem je proto zjistit, kdo takové oprávnění má a v jakém rozsahu.

Zákon dává valné hromadě na volbu nového jednatele jeden měsíc. V případě smrti jednatele zvolí valná hromada do jednoho měsíce nového jednatele (§ 198 zákona o obchodních korporacích); volba patří do její působnosti (§ 190 zákona o obchodních korporacích). Společníci svolají valnou hromadu, zvolí kandidáta a nechají ho zapsat do obchodního rejstříku. Je to nejrychlejší cesta, pokud se valná hromada sejde v usnášeníschopném složení.

Potíž nastává tam, kde se to nepodaří. Zemřel-li jediný jednatel, který byl zároveň většinovým společníkem, ostatní společníci nemusí sami tvořit usnášeníschopnou valnou hromadu, dokud není jasné, kdo vykonává práva z jeho podílu. Nezvolí-li valná hromada jednatele včas, jmenuje ho na návrh osoby s právním zájmem soud, a to do doby, než bude řádně zvolen nový; jinak může soud společnost i bez návrhu zrušit a nařídit likvidaci.

Opatrovník je až další stupeň. Nejvyšší soud v usnesení sp. zn. 29 Cdo 3899/2015 dovodil, že zákon o obchodních korporacích má před občanským zákoníkem přednost a že opatrovníka podle § 165 občanského zákoníku lze s.r.o. jmenovat, nemá-li jednatele, valná hromada ho do měsíce nezvolila a návrh na jmenování jednatele soudem podán nebyl nebo mu nebylo vyhověno. Opatrovník je dočasné řešení a jeho funkce zvolením jednatele zaniká.

Prokura je užitečná pojistka, ale jednatele nenahrazuje. Prokura nezaniká smrtí jednatele, protože ji udělila společnost. Prokurista smí činit právní jednání, ke kterým dochází při provozu obchodního závodu, nemovitosti však zcizit nebo zatížit jen tehdy, je-li to v prokuře výslovně uvedeno. Vnitřní omezení prokury nemá vůči třetím osobám účinky. Působnost jednatele ani valné hromady ale prokurista nevykonává, a změny společenské smlouvy proto počkají na nového jednatele.

Svolání valné hromady zákon pro tuto situaci řeší výslovně: nemá-li společnost jednatele, svolá valnou hromadu kterýkoli společník. Neurčí-li smlouva jinak, pozvánka se rozesílá nejméně 15 dnů předem, společníci se ale mohou práva na včasné svolání vzdát. Zda už je namístě návrh soudu, nebo stačí valná hromada, posuzují právníci ARROWS advokátní kanceláře podle rozložení hlasů a stavu dědického řízení u každé firmy zvlášť.

Kolektivní orgán: když jednají jen dva společně

Více jednatelů tvoří kolektivní orgán, jen určí-li to společenská smlouva (§ 194 zákona o obchodních korporacích). Pro podpisy je ale rozhodující jiné ustanovení smlouvy, a to způsob zastupování navenek. Vyžaduje-li smlouva společné jednání, může jednatel firmu zastoupit samostatně jen jako zmocněnec k určitému právnímu jednání. Zbylý jednatel proto sám smlouvy nepodepíše, pokud nemá zmocnění.

Společenská smlouva může tuto situaci řešit předem. Určí-li tak, může být s podílem spojeno právo jmenovat jednatele, a tvoří-li jednatelé kolektivní orgán a společník do jednoho měsíce nikoho nejmenuje, mohou jednatelé, jejichž počet neklesl pod polovinu, jmenovat náhradního jednatele do doby, než společník své právo vykoná. Jde o úzce vymezený mechanismus, který funguje jen tehdy, je-li ve smlouvě výslovně zakotven.

Toto pravidlo obsahuje § 194a zákona o obchodních korporacích a firmu, která ho ve smlouvě má, chrání bez soudu. Nemá-li smlouva takové ustanovení, zbývá volba nového jednatele valnou hromadou a případně návrh soudu. Firma s kolektivním orgánem by proto měla otevřít otázku náhradníka už při sestavování smlouvy, jinak může jediné úmrtí ochromit podpisy.

Důležitá je také velikost orgánu a pravidlo pro podpis. Dvoučlenný orgán, v němž musí podepisovat oba jednatelé, je zranitelný nejvíc, protože po úmrtí jednoho z nich nemá kdo připojit druhý podpis. Orgán o třech členech, v němž stačí podpis dvou, výpadek jednoho zpravidla snese. Počet jednatelů a způsob jejich podpisu proto nejsou jen formální otázka, ale přímo ovlivňují odolnost firmy.

Praktický příklad ukáže riziko. Firma má dva jednatele, kteří podle smlouvy jednají vždy společně. Jeden zemře. Druhý jednatel zná provoz a chce podepsat objednávku, ale společný podpis není možný. Bez zmocnění nebo nového jednatele se zakázka zdrží a protistrana může odmítnout čekat. Firma se dvěma samostatně jednajícími jednateli by s podpisem téže objednávky problém neměla.

Postup v prvních dnech po úmrtí jednatele

První krok je zjistit, kdo za firmu smí jednat. Společnost projde obchodní rejstřík, prokury, plné moci a vnitřní předpisy a sestaví seznam osob, které mohou podepisovat, včetně rozsahu jejich oprávnění. Bez tohoto seznamu se firma po úmrtí vystavuje riziku, že podpis učiní osoba, která k němu nemá oprávnění.

Druhým krokem je zjistit, jaká jednání nesnesou odklad. Patří sem platby, smlouvy s lhůtami, daňové a jiné povinnosti vůči úřadům a rozhodnutí, na kterých závisí provoz. Společnost je roztřídí podle naléhavosti a rozhodne, které zajistí prokurista nebo osoba s plnou mocí a které musí počkat na nového jednatele. Díky třídění se vyhne zbytečným rizikům i zbytečnému spěchu.

Třetí krok je svolat valnou hromadu, na které se zvolí nový jednatel. Nemá-li společnost jednatele, svolá ji kterýkoli společník (§ 183 zákona o obchodních korporacích), a pozvánka musí splňovat zákonné náležitosti. Je-li zemřelý jednatel zároveň většinovým společníkem, je potřeba předem zjistit, zda se valná hromada může usnášet, a při pochybnostech počítat s návrhem soudu od začátku.

Čtvrtý krok je zapsat změnu do obchodního rejstříku a informovat banku, obchodní partnery a úřady. Banka zpravidla bude chtít doložit, kdo je oprávněn disponovat s účtem, a do té doby může přístup k penězům omezit. Firma proto připraví podklady předem a zajistí, aby nový jednatel mohl převzít jednání co nejdříve. Pořadí a obsah podkladů se liší podle banky i podle toho, zda jednatele zvolila valná hromada, nebo jmenoval soud.

Společnost by měla v prvních dnech komunikovat i navenek. Obchodním partnerům, bance a klíčovým zákazníkům sdělí, že firma funguje, kdo za ni nyní jedná a kdy bude obsazena funkce jednatele. Jasné sdělení omezuje otázky i obavy z výpadku a zabraňuje tomu, aby se partneři sami obraceli na rodinu zemřelého, která o firemních záležitostech nemusí nic vědět.

Pátým krokem je předání agendy. Nový jednatel potřebuje seznam smluv, termínů, účtů, přístupových údajů a spisů, které vedl zemřelý. Pokud agenda existuje jen v hlavě nebo v soukromém počítači zemřelého, firma ztrácí čas a informace. Které podklady jsou kritické a kdo je smí po zemřelém převzít, posuzují právníci ARROWS advokátní kanceláře podle toho, jakou agendu jednatel osobně vedl.

Standard trhu a varovné signály

Jedním z běžných preventivních řešení je více jednatelů, z nichž každý smí jednat samostatně nebo ve dvojici, prokura nebo předem připravený mechanismus náhrady ve společenské smlouvě. U menších firem se často volí druhý jednatel, nebo alespoň prokurista, který smí podepisovat při výpadku jednatele. Prokura ani plná moc ale nenahrazují jednatele ve všech věcech, a proto jde o doplňkové opatření, ne o náhradu.

Varovným signálem je firma s jediným jednatelem, který je zároveň většinovým společníkem. Taková firma po úmrtí nemá statutární orgán a valná hromada nemusí být schopná zvolit nového jednatele. Druhým varovným signálem je dvoučlenný orgán, kde musí podepisovat oba jednatelé. Třetím signálem je smlouva bez pravidel pro náhradníka a bez dohody společníků o tom, jak se v takové situaci bude hlasovat.

Prevence přitom nevyžaduje velké náklady. Společnost nastaví aspoň dva jednatele s oprávněním jednat samostatně nebo s mechanismem náhradního jednatele, vyřeší prokuru a plné moci a zajistí, že každý společník ví, kdo by se ujal řízení. Provozní opatření jako pravidelně aktualizovaný seznam oprávněných osob doplňují právní opatření a vycházejí podstatně levněji než spor nebo soudní řízení.

Společenská smlouva může obsahovat několik pojistek. Určuje, že jednatelé jednají samostatně, nebo aspoň ve dvojicích, umožňuje jmenovat náhradního jednatele, upravuje rozhodování společníků mimo valnou hromadu a stanoví, kdo předá agendu novému jednateli. Každá z těchto pojistek zkracuje dobu, kdy firma nemůže jednat, a snižuje potřebu obracet se na soud.

Otázky odpovědnosti jednatele při řízení firmy rozebírá text o odpovědnosti jednatele společnosti s ručením omezeným. Nový jednatel má povinnosti hned od okamžiku, kdy funkci přijme, a proto je dobré se s nimi seznámit dřív, než převezme podpisy a začne za firmu jednat s bankou, úřady a obchodními partnery.

Smluvní vztah mezi společností a jednatelem, tedy jeho odměnu, rozsah pravomocí a podmínky ukončení, řeší text o optimalizaci smluvních vztahů s jednateli. Při volbě nového jednatele se vyplatí uzavřít smlouvu o výkonu funkce rovnou, aby se otevřené otázky odměny a pravomocí nevracely později v méně vhodné chvíli.

Typické chyby a jejich cena

První chybou je jednání bez oprávnění. Zaměstnanec nebo rodinný příslušník podepíše smlouvu za firmu, i když k tomu nemá zmocnění ani to neodpovídá jeho běžné pracovní náplni, a firma pak řeší, zda je smlouva závazná. Cenou je spor s protistranou a riziko, že firma nedodrží závazek nebo že přijde o zakázku, protože nikdo nemohl včas podepsat.

Druhou chybou je spoléhat na to, že se firma „nějak“ domluví. Zákonné povinnosti společnosti běží dál i bez jednatele. Absence statutárního orgánu ale může prakticky znemožnit nebo zkomplikovat jejich řádné plnění, a tím vystavit společnost riziku prodlení či sankcí. Čekání na dědice nebo na rodinu bez návrhu soudu situaci jen prodlužuje a včas podaný návrh je často levnější než škoda z nečinnosti.

Třetí chybou je nepřipravit prostředí pro nového jednatele. Pokud se na funkci nikdo nechystal, volí se rychle a bez prověření. Nový jednatel pak může převzít firmu bez znalosti smluv, závazků a termínů. Rozumné je přípravu zahájit hned po zjištění úmrtí, ne až v den valné hromady, a zajistit předání informací.

Čtvrtou chybou je zapomenout na zákonné lhůty a povinnosti, které běží dál. Daňová přiznání, účetní závěrky a oznámení úřadům se po úmrtí jednatele neruší, a firma proto potřebuje někoho, kdo je podepíše. Pokud se tato osoba nenajde včas, hrozí pokuty, a proto se u každé povinnosti zjišťuje, kdo ji může splnit, ještě než se zvolí nový jednatel.

Právníci ARROWS advokátní kanceláře posuzují u každé firmy, kolik jednatelů měla, jak mají jednat a zda je valná hromada schopná zvolit nového jednatele do jednoho měsíce, protože od toho se odvíjí, zda stačí valná hromada, nebo je nutný návrh soudu. Teprve podle toho volí postup a pořadí kroků.

Rizika po úmrtí jednatele

Závěrečné shrnutí

Smrt jednatele neukončí existenci ani provoz firmy, ale může ji zbavit osoby, která smí podepisovat. Článek ukázal, že rozhodují počet jednatelů, způsob jejich jednání a schopnost valné hromady zvolit do měsíce nového jednatele, a že jinak ho na návrh jmenuje soud.

Pro vedení firmy z toho plyne jasný úkol. Je třeba zjistit, kolik jednatelů firma má a jak mají jednat, zajistit druhého jednatele nebo náhradníka a mít seznam osob s plnou mocí a prokurou. Odložení těchto kroků znamená, že se rozhoduje až v době, kdy firma nemůže jednat.

Právníci ARROWS advokátní kanceláře zastupují společnosti při volbě nového jednatele, podávají návrhy na jmenování jednatele soudem nebo opatrovníka a nastavují pravidla jednání tak, aby firma po úmrtí jednatele nezůstala bez zastoupení. Napište nám na konzultace@arws.cz nebo si projděte naši službu pro obchodní a soudní spory.