Audyty gospodarki finansowej w szpitalach

Czym są audyty gospodarki finansowej w szpitalach i dlaczego nie można o nich zapominać

Audytom podlegają szpitale korzystające ze środków publicznych – zarówno jednostki budżetowe (příspěvkové organizace) państwa lub krajów, jak i spółki handlowe z udziałem kapitałowym podmiotów publicznoprawnych. Kontrolę mogą przeprowadzać komórki audytu wewnętrznego, zewnętrzne firmy audytorskie, organ założycielski, czeskie urzędy skarbowe (finanční úřady), czeski Urząd Ochrony Konkurencji (Úřad pro ochranu hospodářské soutěže, ÚOHS) lub Najwyższa Izba Kontroli Republiki Czeskiej (Nejvyšší kontrolní úřad, NKÚ).

Praktyka pokazuje, że audyty często ujawniają problematyczne obszary, które kierownictwo szpitali lekceważy. Najczęściej chodzi o tzw. dzielenie zamówień publicznych, zakup usług bez podstawy prawnej, nieprawidłowe prowadzenie gospodarki magazynowej lub naruszenie obowiązków wynikających z czeskiej ustawy o rejestrze umów (ustawa nr 340/2015 Sb.). Każde z tych naruszeń ma dla szpitala konkretne skutki prawne i finansowe.

Doświadczenie pokazuje, że problemom najczęściej można zapobiec dzięki starannemu przygotowaniu postępowań o udzielenie zamówienia i systematycznemu podejściu do zarządzania ryzykiem (compliance).

Prawnicy z kancelarii adwokackiej ARROWS regularnie zajmują się sytuacjami, w których kierownictwo szpitala mierzy się z wynikami audytów zawierającymi poważne ustalenia.

Stosunki umowne i obowiązki publicznoprawne: gdzie szpitale często popełniają błędy

Szpitale nawiązują specyficzne stosunki prawne. Z jednej strony są to umowy z zakładami ubezpieczeń zdrowotnych (regulowane umowami ramowymi i rozporządzeniami w sprawie płatności), z drugiej umowy handlowe z dostawcami leków, wyrobów medycznych i technologii.

Umowy te podlegają licznym regulacjom ustawowym, przy czym główne ramy wyznaczają czeska ustawa o usługach zdrowotnych, czeski Kodeks cywilny (ustawa nr 89/2012 Sb.) oraz ustawa o rejestrze umów. W przypadku jednostek budżetowych obowiązuje także czeska ustawa nr 250/2000 Sb. o zasadach budżetowych budżetów terytorialnych lub czeska ustawa nr 218/2000 Sb. (w przypadku państwowych jednostek budżetowych).

W praktyce szpitale najczęściej popełniają błąd, realizując świadczenia na podstawie ustnych uzgodnień lub zamówień, które nie spełniają wymogów umowy, albo zawierając aneksy z mocą wsteczną, co jest prawnie wysoce ryzykowne. Częstym problemem jest również brak wstępnej kontroli zarządczej przed powstaniem zobowiązania. Są to naruszenia, które audytorzy łatwo identyfikują.

Kierownictwo musi zapewnić, aby wszystkie stosunki umowne były ekonomicznie korzystne i prawnie bez zarzutu, co wynika z wymogu działania ze starannością dobrego gospodarza. W postępowaniu sądowym lub administracyjnym bada się, czy organ statutowy działał w sposób poinformowany, w dającym się obronić interesie szpitala i z niezbędną lojalnością.

Prawnicy z kancelarii adwokackiej ARROWS regularnie zajmują się audytami, w których okazuje się, że szpital opłacał faktury bez ważnej podstawy umownej. Systematyczny przegląd dokumentacji umownej jest niezbędną formą prewencji.

Rejestr umów i przejrzystość – sankcje za brak publikacji

Czeska ustawa nr 340/2015 Sb. o rejestrze umów nakłada na szpitale (jako osoby prawne, w których państwo lub jednostka samorządu terytorialnego ma udział większościowy, albo jako jednostki budżetowe) obowiązek publikowania umów prywatnoprawnych w rejestrze umów.

Obowiązek publikacji dotyczy umów, których wartość świadczenia przekracza 50 000 CZK (ok. 2 100 EUR) bez VAT. Umowa musi zostać przesłana administratorowi rejestru do publikacji bez zbędnej zwłoki, najpóźniej jednak w ciągu 30 dni od jej zawarcia.

Jeżeli umowa nie zostanie opublikowana w rejestrze umów nawet w ciągu 3 miesięcy od jej zawarcia, uważa się ją za rozwiązaną od samego początku (nieważną). Jeżeli szpital realizował świadczenia na podstawie takiej umowy (np. płacił za sprzątanie), powstaje bezpodstawne wzbogacenie, które teoretycznie powinno zostać zwrócone, co powoduje ogromne komplikacje prawne i księgowe.

Audyty w szpitalach często ustalają, że umowy zostały opublikowane z opóźnieniem, w nieczytelnym formacie lub w ogóle nie zostały opublikowane. Prowadzi to do sytuacji, w której szpital korzysta ze świadczeń na podstawie nieważnych tytułów.

Wiele szpitali nie zdaje sobie sprawy, że prawidłowa publikacja jest warunkiem skuteczności umowy. Bez niej nie można legalnie opłacać faktur. Eksperci z

kancelarii adwokackiej ARROWS przeprowadzają przeglądy rejestru umów i pomagają usunąć wady tam, gdzie jest to jeszcze prawnie możliwe (np. poprzez zawarcie ugody i jej późniejszą publikację).

Zamówienia publiczne i zasady gospodarności: gdzie występują najczęstsze błędy

Zamówienia publiczne należą w szpitalach do najbardziej ryzykownych obszarów. Czeska ustawa o udzielaniu zamówień publicznych (ustawa nr 134/2016 Sb., dalej „ZZVZ”) nakłada na szpitale ścisłe obowiązki przy zakupie dostaw, usług i robót budowlanych.

W praktyce audyt najczęściej ujawnia następujące błędy:

• Dzielenie zamówień publicznych: Szpital kupuje podobne świadczenia (np. sprzęt IT lub materiały medyczne) w mniejszych częściach, aby uniknąć progów dla procedury otwartej.
• Prawo opcji i procedura negocjacyjna bez publikacji (JŘBU): Szpitale przedłużają umowy lub udzielają zamówień „z wolnej ręki” dotychczasowemu dostawcy bez spełnienia surowych ustawowych warunków dla takiego trybu.
• Niezgodne z prawem określenie przedmiotu: Warunki techniczne są ustalone tak, że odpowiadają tylko jednemu konkretnemu dostawcy (tzw. „szycie na miarę”), co jest sprzeczne z zasadą równego traktowania.

Zasady gospodarności, celowości i efektywności (3E) oznaczają, że szpital musi dokonywać zakupów tak, aby osiągnąć najlepszy stosunek ceny do jakości. Nie wystarczy jedynie przestrzegać procedury określonej w ZZVZ; zakup musi mieć sens ekonomiczny. NKÚ i inne organy kontrolne coraz częściej koncentrują się nie tylko na legalności, ale również na rzeczywistej gospodarności zakupów.

Prawnicy z kancelarii adwokackiej ARROWS regularnie prowadzą obronę w postępowaniach wszczętych na wniosek przed ÚOHS i pomagają szpitalom administrować postępowaniami o udzielenie zamówienia tak, aby były one prawnie odporne.

Odpowiedzialność karna osoby prawnej – gdy audyt prowadzi do ścigania karnego

Czeska ustawa nr 418/2011 Sb. o odpowiedzialności karnej osób prawnych i postępowaniu przeciwko nim (dalej „ZTOPO”) wprowadziła możliwość ścigania karnego samego szpitala. Szpital może być ścigany równolegle z osobami fizycznymi (kierownictwem).

Odpowiedzialność karna osoby prawnej powstaje, jeżeli czyn zabroniony popełnił organ statutowy lub pracownik kierowniczy w interesie szpitala lub w ramach jego działalności. Do najczęstszych przestępstw w tym kontekście należą naruszenie obowiązków przy zarządzaniu cudzym mieniem, uzyskanie korzyści przy udzielaniu zamówienia publicznego oraz oszustwo dotacyjne.

Przestępstwa najczęściej wiążą się z niegospodarnym zarządzaniem mieniem organu założycielskiego lub państwa (§ 220, § 221 czeskiego Kodeksu karnego (ustawa nr 40/2009 Sb.)) lub z manipulowaniem przetargami. Jeżeli szpital poda nieprawdziwe dane we wniosku o dotację, ryzykuje ściganie za oszustwo dotacyjne (§ 212).

Jeżeli organ audytowy (np. kontrola z kraju lub ministerstwa) ustali fakty wskazujące na popełnienie przestępstwa, ma z mocy ustawy obowiązek zawiadomienia organów ścigania. Prawnicy z

kancelarii adwokackiej ARROWS mają wieloletnie doświadczenie w reprezentowaniu osób prawnych w postępowaniu karnym oraz we wdrażaniu tzw. programów Criminal Compliance, które mogą uwolnić szpital od odpowiedzialności karnej.

Jak przygotować się do audytu i zminimalizować ryzyka

Najlepszą obroną przed negatywnymi ustaleniami audytu jest prewencja. Szpital, który ma ustanowione funkcjonujące procesy i przeprowadza kontrole wewnętrzne, wykazuje staranność dobrego gospodarza.

Przygotowanie do audytu powinno obejmować:

• Kontrola przedaudytowa (pre-audit) – Jeszcze przed przybyciem kontroli zewnętrznej szpital powinien przeprowadzić własny przegląd ryzykownych obszarów (zamówienia publiczne, rejestr umów, gospodarowanie lekami). Zyska w ten sposób czas na naprawę błędów.
• Program compliance – Szpital powinien mieć wdrożony system przestrzegania przepisów prawa (compliance). Obejmuje to jasne wytyczne dotyczące obiegu dokumentów księgowych, podpisywania umów i udzielania zamówień.
• Regularne szkolenia pracowników – Pracownicy na kluczowych stanowiskach (zakupy, pion techniczny) muszą znać aktualne progi zamówień publicznych i zasady publikowania umów.
• Konsekwentna dokumentacja – Każda decyzja zakupowa musi pozostawiać ślad audytowy (dlaczego coś kupiono, dlaczego ten dostawca, jak ustalono cenę).
• Profesjonalna komunikacja z audytorami – Podczas audytu kluczowe jest współdziałanie, ale jednocześnie świadomość własnych praw. Nieporozumienia lub błędne wyjaśnienie procesów mogą prowadzić do nieprawidłowych wniosków w sprawozdaniu z audytu.

Prawnicy z kancelarii adwokackiej ARROWS pomagają szpitalom we wdrażaniu tych środków zapobiegawczych, prowadzą szkolenia personelu i przeglądy wewnętrznych wytycznych.

Przykłady z praktyki: ryzyka w czeskich szpitalach

Historia kontroli w czeskiej ochronie zdrowia pokazuje, jak poważne mogą być skutki naruszenia zasad. Ryzyka nie są jedynie teoretyczne – dotyczą konkretnych decyzji kierownictwa i codziennego funkcjonowania.

Kontrole w szpitalach wojewódzkich (krajowych) wielokrotnie ujawniają uchybienia w zakresie zakupu leków i materiałów tzw. „bezpośrednio od producenta” bez prawidłowego postępowania o udzielenie zamówienia. Często brakuje konsultacji rynkowych, które pozwoliłyby sprawdzić, czy nie istnieje tańsza alternatywa. Skutkiem są kary od ÚOHS rzędu setek tysięcy, a nawet milionów koron czeskich.

W przeszłości rozpatrywano przypadki, w których usługi sprzątania lub IT były świadczone także po wygaśnięciu pierwotnej umowy, a faktury nadal opłacano. Takie postępowanie stanowi rażące naruszenie ustawy o kontroli finansowej oraz ustawy o udzielaniu zamówień publicznych. Często kończy się to zawiadomieniem o przestępstwie naruszenia obowiązków przy zarządzaniu cudzym mieniem.

Urząd Ochrony Konkurencji regularnie nakłada kary na szpitale za dzielenie zamówień, na przykład w przypadku remontów sztucznie podzielonych na etapy. ÚOHS karze takie postępowanie jako obejście prawa. Z tych przykładów wynika, że ryzyka są realne i dotyczą konkretnych osób w kierownictwie. Prawnicy z

kancelarii adwokackiej ARROWS mają doświadczenie w rozwiązywaniu właśnie takich sytuacji.

Podsumowanie

Audyty gospodarki finansowej w szpitalach nie są jedynie procesem administracyjnym – to kompleksowe kontrole legalności i efektywności gospodarowania środkami publicznymi. Wyniki audytów mogą prowadzić do kar, odprowadzenia środków za naruszenie dyscypliny budżetowej, ścigania karnego kierownictwa, a w skrajnych przypadkach do problemów zagrażających istnieniu organizacji.

Szpital, który ma ustanowione właściwe procesy, przeprowadza własne kontrole wewnętrzne i konsultuje skomplikowane sprawy z ekspertami, minimalizuje ryzyka. Najskuteczniejsza obrona polega na prewencji i profesjonalizmie.

Prawnicy z kancelarii adwokackiej ARROWS są gotowi zostać Państwa partnerami. Mamy doświadczenie w przygotowywaniu szpitali do audytu, w usuwaniu ustaleń audytowych, w obronie przed karami od ÚOHS oraz w reprezentowaniu w postępowaniach karnych.

Jeżeli grozi Państwu audyt lub audyt już trwa i obawiają się Państwo jego wyników, prosimy o niezwłoczny kontakt. Pod adresem konsultacja@arws.cz udzielimy Państwu wstępnej konsultacji. Kancelaria adwokacka ARROWS posiada ubezpieczenie odpowiedzialności zawodowej w odpowiedniej wysokości, co stanowi dla Państwa gwarancję bezpiecznego rozwiązania.