Jak wpisać się do rejestru lobbystów i kto musi się zarejestrować?

Kim jest lobbysta według czeskiej ustawy

Aby prawidłowo zrozumieć proces rejestracji, musicie najpierw wiedzieć, kogo w sensie prawnym uważa się za lobbystę. Zgodnie z czeską ustawą o regulacji lobbingu (ustawa nr 168/2025 Sb., dalej „ustawa o lobbingu”) lobbystą jest osoba fizyczna lub prawna, która systematycznie prowadzi działalność lobbingową odpłatnie lub nieodpłatnie. Kluczowe są tu systematyczność (czyli działalność wykonywana wielokrotnie lub w celu osiągnięcia trwałego rezultatu) oraz rejestracja w Rejestrze lobbingu (RELOB).

Działalność lobbingowa to wszelka działalność wykonywana przez lobbystę (lub pośrednika lobbingowego) w celu wywarcia wpływu na proces przyjmowania przepisów prawa, umów międzynarodowych, dokumentów koncepcyjnych i strategicznych, programowych oświadczeń rządu, budżetu państwa oraz innych rozstrzygnięć określonych w ustawie, dotyczących szczebla ogólnokrajowego. Lobbing dotyczy wyłącznie centralnego szczebla państwowego – czyli parlamentu, rządu, ministerstw oraz wybranych organów i instytucji państwowych. Kraje i gminy nie są objęte regulacją.

Ważny wyjątek: Jeżeli Wasi prawnicy prowadzą zwykłe postępowanie przed sądem lub organem administracji, nie jest to działalność lobbingowa w rozumieniu tej ustawy. Lobbingiem jest dopiero sytuacja, w której poza formalnym postępowaniem próbujecie wpłynąć na twórców prawa lub procesy decyzyjne.

Ustalcie, czy rzeczywiście lobbujecie

Zanim rozpoczniecie rejestrację, musicie odpowiedzieć na zasadnicze pytanie: czy naprawdę lobbujemy? Ustawa zawiera szereg wyjątków i sytuacji granicznych, których błędna ocena może Was kosztować pieniądze. Ten etap nie powinien być pozostawiony improwizacji.

Najczęściej pytacie:

1. Czy zgłaszanie uwag do projektu przepisu w międzyresortowym postępowaniu opiniodawczym jest lobbingiem? Co do zasady nie – formalne postępowanie opiniodawcze za pośrednictwem systemu EKLEP/eLegislativa nie jest działalnością lobbingową w rozumieniu ustawy. Lobbingiem nie jest również udział w konsultacjach publicznych zainicjowanych przez organ będący adresatem lobbingu. Jeżeli jednak inicjujecie nieformalne spotkania z urzędnikami poza tym systemem i próbujecie ich przekonać, zanim formalnie złożycie swoją uwagę, granica się zaciera i może chodzić o lobbing.

2. Czy komunikacja z asystentami posłów jest lobbingiem? Zgodnie z ustawą asystenci posłów i senatorów, jeżeli działają na podstawie upoważnienia posła lub senatora, są uważani za osoby lobbowane. Pierwotny projekt rozważał ich wyłączenie, jednak ostateczna wersja ustawy ich obejmuje. Komunikacja z nimi w celu wpłynięcia na proces decyzyjny jest więc działalnością lobbingową.

3. Czy mogę uczestniczyć w konsultacjach publicznych lub posiedzeniach organów doradczych bez rejestracji? Tak, jeżeli chodzi o konsultacje publiczne zainicjowane przez organ państwowy lub jawne posiedzenia organów doradczych, których wyniki są dostępne. Nie jest to lobbing. Jeżeli jednak później zainicjujecie prywatne spotkania z członkami tych organów w celu wywarcia wpływu, może to być działalność lobbingowa.

Prawnicy z kancelarii adwokackiej ARROWS regularnie zajmują się właśnie takimi sytuacjami granicznymi i mogą przygotować dla Was konkretną opinię prawną, czy dana działalność Waszej firmy jest lobbingiem, czy nie. Często bowiem wydaje się, że chodzi o zwykłą komunikację biznesową, a w rzeczywistości spełnia ona znamiona lobbingu.

Zidentyfikujcie zaangażowane podmioty i ich role

Kolejny zasadniczy krok polega na identyfikacji osób i instytucji, które będą figurować w rejestrze. Chodzi o cztery różne podmioty i konieczne jest prawidłowe zrozumienie ich funkcji.

Lobbysta to podmiot prowadzący działalność lobbingową. Jest to osoba fizyczna lub prawna (zazwyczaj Wasza firma lub organizacja), która ma interes w tym, aby określone rozstrzygnięcia zostały lub nie zostały przyjęte. W przypadku osoby prawnej w rejestrze muszą zostać wskazani wszyscy członkowie organu statutowego. W przypadku osoby fizycznej wystarczy sama ta osoba.

Pośrednik lobbingowy to osoba fizyczna, która faktycznie prowadzi działalność lobbingową – czyli komunikuje się z osobami lobbowanymi. Jeżeli lobbystą jest osoba prawna (firma), pośrednik lobbingowy jest obowiązkowy. Jest nim zazwyczaj pracownik, prawnik, członek kierownictwa lub zewnętrzny doradca działający w imieniu firmy. Każdy taki pośrednik musi zarejestrować się samodzielnie jako pośrednik lobbingowy i wskazać, w imieniu którego lobbysty działa. Osoba prawna nie może faktycznie lobbować sama – zawsze potrzebuje osoby fizycznej, która będzie działać jako pośrednik lobbingowy.

Osoba lobbowana to osoba pełniąca funkcję w organie władzy publicznej (np. poseł, senator, członek rządu, kierujący urzędnik ministerstwa lub upoważniony przez niego urzędnik, prezes, wiceprezes i członkowie organów kontrolnych, prezes, wiceprezes i członkowie Najwyższej Izby Kontroli Republiki Czeskiej (Nejvyšší kontrolní úřad) itd.), do której kierowana jest działalność lobbingowa. Nie dotyczy to Was, jeżeli nie jesteście taką osobą.

Klient to osoba fizyczna lub prawna, w której interesie prowadzony jest lobbing. Jeżeli lobbujecie we własnym interesie, klientem jest Wasza własna firma (klienta się wówczas nie wskazuje, ponieważ lobbysta działa we własnym interesie). Jeżeli lobbujecie na rzecz osoby trzeciej, wskazujecie tę osobę trzecią jako klienta.

Przykład: Spółka budowlana XY chce wpłynąć na zmianę czeskiej ustawy budowlanej (ustawa nr 283/2021 Sb.). Firma jest lobbystą. Dyrektor ds. legislacji firmy, który będzie rozmawiał z posłami, jest pośrednikiem lobbingowym. Spółka budowlana działa przy tym we własnym interesie, dlatego klienta się nie wskazuje, ponieważ jest tożsamy z lobbystą. Gdyby firma lobbowała na rzecz stowarzyszenia kierowników budowy, to stowarzyszenie byłoby klientem.

Błędne określenie tych ról prowadzi do niedokończonej rejestracji i kar za niepełne dane, a prawnicy z kancelarii adwokackiej ARROWS nieraz zajmują się sytuacjami, w których firmy zarejestrowały się tylko częściowo, a następnie odkryły, że naruszyły ustawę.

Sprawdźcie warunki rejestracji

Nie chodzi wyłącznie o wypełnienie formularza. Ustawa stawia lobbystom i pośrednikom lobbingowym surowe warunki, które muszą zostać spełnione.

Warunek pełnej zdolności do czynności prawnych oznacza, że osoba fizyczna musi być w stanie samodzielnie dokonywać czynności prawnych. W przypadku osób fizycznych jest to oczywiste (osoba musi być pełnoletnia i nie może mieć prawnie ograniczonej zdolności do czynności prawnych). Osoby prawne muszą być w pełni zarejestrowane i zdolne do czynności prawnych.

Warunek niekaralności jest mniej oczywisty, ale znacznie poważniejszy. Za niekaraną nie uważa się osoby, która została prawomocnie skazana za umyślne przestępstwo popełnione w związku z działalnością lobbingową lub za przestępstwo przeciwko republice, przeciwko porządkowi w sprawach publicznych, przeciwko mieniu, przeciwko dyscyplinie gospodarczej, przeciwko istocie i funkcji osób prawnych, przeciwko wiążącym zasadom konkurencji rynkowej, przeciwko walucie, przeciwko uczciwości w obrocie gospodarczym, przeciwko systemowi podatkowemu, przeciwko publicznym przetargom i publicznym licytacjom albo za przestępstwo łapownictwa.

Za niekaraną nie uważa się również osoby prawomocnie skazanej za granicą za czyn o porównywalnych znamionach, jeżeli jej skazanie nie zostało dotychczas zatarte ani nie uważa się jej za niekaraną.

Jeżeli ktoś został skazany warunkowo, zależy to od konkretnego czynu i upływu terminu do zatarcia skazania. Należy sprawdzić aktualny stan w czeskim rejestrze karnym (rejstřík trestů). Czeskie Ministerstwo Sprawiedliwości (Ministerstvo spravedlnosti) wprawdzie samo weryfikuje dane (w przypadku osoby fizycznej zamieszkałej w Republice Czeskiej), ale ewentualne opóźnienia lub błędy w weryfikacji mogą prowadzić do odmowy rejestracji.

Jeżeli macie wątpliwości (na przykład macie w przeszłości coś, co do czego nie jesteście pewni, czy wpływa na niekaralność), lepiej omówić to z prawnikami z kancelarii adwokackiej ARROWS przed złożeniem wniosku. Błąd w oświadczeniu o niekaralności oznacza nieprawdziwe dane w rejestrze, co samo w sobie jest wykroczeniem zagrożonym karą do 300 000 CZK (ok. 12 300 EUR).

Zebranie niezbędnych dokumentów i danych

Chociaż rejestracja odbywa się przede wszystkim elektronicznie, musicie przygotować szereg danych, a w niektórych przypadkach także dokumentów.

Dla osób fizycznych – obywateli Republiki Czeskiej i UE/EOG:

• Imię (imiona) i nazwisko
• Adres miejsca pobytu
• Data urodzenia
• Czeski numer identyfikacyjny (rodné číslo) (dla obywateli Republiki Czeskiej) lub inny identyfikator (dla obywateli UE/EOG)
• Jeżeli działacie jako pośrednik lobbingowy – identyfikacja lobbysty, w imieniu którego działacie.
• Jeżeli działacie jako lobbysta na rzecz klienta – identyfikacja klienta (o ile lobbysta nie działa we własnym interesie).
• Oświadczenie o niekaralności (z uwzględnieniem przestępstw międzynarodowych)

Dla osób fizycznych – cudzoziemców (spoza UE/EOG):

Cudzoziemcy z państw trzecich rejestrują się podobnie, ale muszą przedłożyć zaświadczenie o niekaralności wydane przez właściwy organ państwa, którego są obywatelami, oraz państwa, w którym przebywali nieprzerwanie dłużej niż 3 miesiące w ciągu ostatnich 3 lat (lub oświadczenie, że takiego dokumentu nie można uzyskać). Dokumenty te nie mogą być starsze niż 3 miesiące i muszą zostać urzędowo przetłumaczone na język czeski.

Dla osób prawnych:

• Firma (nazwa)
• Numer identyfikacyjny (IČO)
• Siedziba
• Imiona i nazwiska wszystkich członków organu statutowego (ze wszystkimi ich danymi, numerem rodné číslo lub identyfikatorem)
• Imię i nazwisko pośrednika lobbingowego – obowiązkowo (osoba prawna bez pośrednika lobbingowego nie może prowadzić działalności lobbingowej)
• Dane klienta, jeżeli jest on inny niż lobbysta.
• Oświadczenie o niekaralności (za osobę prawną i wszystkich członków jej organu statutowego)

Osoby prawne muszą ponadto posiadać działającą skrzynkę danych (datová schránka), ponieważ to właśnie tam Ministerstwo Sprawiedliwości prześle dane logowania. Jeżeli nie jesteście pewni, czy macie skrzynkę danych, sprawdźcie to wcześniej na portal.gov.cz.

Rejestracja – kroki proceduralne według rodzaju podmiotu

Sama rejestracja odbywa się na stronie relob.gov.cz i różni się w zależności od tego, czy jesteście osobą fizyczną, czy osobą prawną.

Rejestracja osoby fizycznej – obywatel Republiki Czeskiej lub UE/EOG

1. Wchodzicie na relob.gov.cz.

2. W prawym górnym rogu klikacie „Zaloguj się” („Přihlásit se”).

3. Zostaniecie przekierowani na stronę logowania, gdzie wybieracie sposób logowania (Tożsamość obywatela – NIA).

4. Logujecie się za pomocą tożsamości elektronicznej (np. eObčanka, tożsamość bankowa, Mobilní klíč itp.).

5. Po weryfikacji tożsamości logujecie się do systemu.

6. Na ekranie głównym klikacie kafelek „Zgłoszenie działalności lobbingowej – osoba fizyczna” lub „Zgłoszenie pośrednika lobbingowego – osoba fizyczna” (w zależności od Waszej roli).

7. Wypełniacie formularz ze wszystkimi wymaganymi danymi (imię i nazwisko, adres, data urodzenia, dane klienta/lobbysty itp.).

8. Potwierdzacie oświadczenie o niekaralności.

9. Wysyłacie wniosek przyciskiem „Wyślij”.

Po wysłaniu zostaniecie przekierowani na ekran potwierdzenia. Ministerstwo Sprawiedliwości rozpatrzy Wasz wniosek w ciągu 7 dni i prześle Wam potwierdzenie wpisu do rejestru. Osoby fizyczne logują się następnie do rejestru przez NIA.

Rejestracja osoby fizycznej – cudzoziemiec (spoza UE/EOG)

Jeżeli jesteście cudzoziemcem z państwa trzeciego, musicie najpierw dokonać zgłoszenia działalności lobbingowej i dołączyć wymagane zaświadczenia o niekaralności. Ministerstwo Sprawiedliwości następnie oceni te dokumenty. Procedura jest bardziej skomplikowana i trwa dłużej, ponieważ obejmuje weryfikację przedłożonych dokumentów.

Rejestracja osoby prawnej

1. Wchodzicie na relob.gov.cz.

2. Na ekranie głównym klikacie kafelek „Zgłoszenie działalności lobbingowej – osoba prawna”.

Uwaga: W odróżnieniu od osób fizycznych na tym etapie logowanie nie jest wymagane. Przechodzicie bezpośrednio do formularza.

3. Wypełniacie wszystkie dane firmy (firma, IČO, siedziba, członkowie organu statutowego z ich identyfikatorami).

4. Obowiązkowo wskazujecie pośrednika lobbingowego (osobę fizyczną, która będzie faktycznie lobbować w Waszym imieniu).

5. Potwierdzacie oświadczenie o niekaralności za firmę i wszystkich członków organu statutowego.

6. Wysyłacie wniosek.

W ciągu 7 dni Ministerstwo Sprawiedliwości prześle dane logowania do Waszej skrzynki danych. Za ich pomocą będziecie logować się do rejestru.

Ważna uwaga: Pośrednik lobbingowy (osoba fizyczna) musi samodzielnie zarejestrować się w rejestrze jako pośrednik lobbingowy i wskazać lobbystę, na rzecz którego będzie prowadził działalność. Powiązanie pojawi się w rejestrze dopiero po potwierdzeniu go w systemie przez obie strony.

Złagodzenia w okresie przejściowym

Ustawa przewidywała okres przejściowy od 1 do 31 lipca 2025, w którym już aktywni lobbyści mogli lobbować bez rejestracji, o ile zarejestrowali się właśnie w tym miesiącu. Okres ten już się zakończył. W 2026 roku i później działalność lobbingową można prowadzić wyłącznie po wpisie do rejestru.

Jeżeli więc Wasza firma nadal nie figuruje w rejestrze, a systematycznie lobbuje, narusza ustawę i grożą jej sankcje.

Obowiązki po rejestracji

Rejestracja nie jest końcem historii, lecz początkiem szeregu obowiązków. Wiele firm nie zdaje sobie z tego sprawy i podejmuje działalność lobbingową bez znajomości poniższych zasad.

Obowiązek przedstawienia się

Przy każdym pierwszym kontakcie z osobą lobbowaną (posłem, senatorem, ministrem, kierownikiem departamentu itp.) musicie poinformować ją, że jesteście lobbystą (lub pośrednikiem lobbingowym) w rozumieniu ustawy o lobbingu, oraz wskazać, w czyim interesie lobbujecie (o ile nie działacie we własnym interesie). Na żądanie osoby lobbowanej macie obowiązek niezwłocznie przekazać jej pisemne potwierdzenie tych danych. Naruszenie tego obowiązku jest zagrożone karą do 50 000 CZK (ok. 2 100 EUR).

W praktyce oznacza to, że kontaktując się z osobą lobbowaną w sprawie zmiany ustawy, musicie od razu na początku powiedzieć: „Jestem lobbystą (lub pośrednikiem lobbingowym) w rozumieniu ustawy o regulacji lobbingu i działam w interesie firmy XY”. Jeżeli komunikacja jest pisemna (e-mail), informacja ta musi znaleźć się w treści. Nie można „zapomnieć” się przedstawić i odłożyć tego „na następny raz”.

Obowiązek prowadzenia dokumentacji

Jeszcze zanim zaczniecie lobbować, musicie wdrożyć system ewidencji. Za każdym razem, gdy lobbujecie, musicie odnotować:

• Datę i godzinę kontaktu
• Identyfikację osoby lobbowanej (tj. z kim rozmawialiście)
• Formę kontaktu (osobiście, telefonicznie, pisemnie)
• Przedmiot działalności lobbingowej
• Ewentualnie konkretną propozycję, żądanie lub cel

Dokumentacja ta będzie niezbędna do wypełnienia obowiązkowego oświadczenia, które musicie składać dwa razy w roku. Bez tej ewidencji nie będziecie w stanie odtworzyć, w jakiej sprawie i z kim lobbowaliście. Zapisy te należy przechowywać przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, którego dotyczą.

Obowiązek składania oświadczeń o działalności lobbingowej

Najważniejszym i najczęściej naruszanym obowiązkiem jest składanie oświadczenia półrocznego. Lobbyści muszą składać oświadczenia dwa razy w roku:

• Do 30 stycznia za okres od lipca do grudnia roku poprzedniego
• Do 30 lipca za okres od stycznia do czerwca

W oświadczeniach tych musicie podać:

• Przedmiot działalności lobbingowej (na jakie przepisy, środki lub dokumenty koncepcyjne próbowaliście wpłynąć)
• Identyfikację osoby lobbowanej (tj. na którego urzędnika lub posła wpływaliście)
• W czyim interesie lobbowaliście (nazwa klienta, jeżeli istnieje)
• Środki finansowe wydatkowane na działalność lobbingową (za miniony okres półroczny)
• Środki finansowe przekazane w formie darowizn partiom politycznym lub posłom w związku z lobbingiem
• Środki otrzymane za działalność lobbingową (jeżeli lobbysta prowadzi działalność odpłatnie)
• Formę komunikacji (osobiście, telefonicznie, pisemnie)

Jeżeli w danym okresie nie prowadzili działalności lobbingowej, muszą złożyć tzw. oświadczenie negatywne – wystarczy wówczas stwierdzenie „nie prowadziłem/prowadziłam działalności lobbingowej”.

Za niezłożenie oświadczenia albo złożenie oświadczenia nieprawdziwego lub niepełnego grozi kara do 300 000 CZK.

Obowiązek zgłaszania zmian

Jeżeli zmieni się którakolwiek z danych podanych w zgłoszeniu działalności lobbingowej (na przykład zmieni się osoba pośrednika lobbingowego, zmieni się Wasz klient, zmienicie siedzibę firmy lub przestaniecie spełniać warunek niekaralności), musicie zgłosić to Ministerstwu Sprawiedliwości bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu 10 dni od wystąpienia zmiany. Niedopełnienie tego obowiązku jest zagrożone karą do 300 000 CZK.

Przykład: Jeżeli Waszym nowym pośrednikiem lobbingowym zostaje nowa osoba, nie możecie zacząć z nią lobbować, dopóki nie zarejestruje się ona jako pośrednik lobbingowy, a Wy nie zgłosicie tej zmiany Ministerstwu. W przeciwnym razie prowadzicie działalność lobbingową z niezarejestrowaną osobą i naruszacie ustawę.

Tabela ryzyk

Podsumowanie

Rejestracja lobbysty na podstawie ustawy o lobbingu (ustawa nr 168/2025 Sb., o regulacji lobbingu) jest od lipca 2025 bezwzględnie obowiązkowa, jeżeli Wasza firma systematycznie wpływa na legislację lub strategiczne decyzje państwa. Sam proces wydaje się na pierwszy rzut oka prosty – wypełniacie formularz i w ciągu tygodnia jesteście zarejestrowani. W praktyce kryje się w nim jednak wiele szczegółów i etapów, których wiele firm nie jest świadomych.

Kluczowe kroki to: prawidłowo ocenić, czy Wasza działalność jest lobbingiem, zidentyfikować wszystkie zaangażowane podmioty (lobbysta, pośrednik lobbingowy, klient), sprawdzić warunek niekaralności, zebrać wszystkie niezbędne dane, zarejestrować się przez RELOB, a następnie wypełniać wszystkie obowiązki – od przedstawiania się jako lobbysta po składanie oświadczeń półrocznych.

Najczęściej błędy pojawiają się w następujących punktach: firmy nie potrafią ustalić, czy rzeczywiście lobbują, rejestrują się, ale zapominają zarejestrować pośredników lobbingowych, albo odwrotnie – rejestrują wszystkich, lecz nie wypełniają obowiązków po rejestracji. Sankcje za błędy są wysokie i mogą prowadzić nawet do zakazu działalności i utraty reputacji.

Jeżeli nie chcecie ryzykować wysokich kar, opóźnień i niepewności prawnej, powierzcie kompleksową rejestrację i późniejszy compliance prawnikom z kancelarii adwokackiej ARROWS. Nasi eksperci znają wszystkie aspekty regulacji lobbingu, mogą przygotować opinię prawną, czy konkretna działalność jest lobbingiem, przeprowadzić audyt Waszej rejestracji i zadbać o wypełnianie wszystkich obowiązków. Skontaktujcie się z nami pod adresem konsultacja@arws.cz, a wyjaśnimy Waszą sytuację.