Zamówienia publiczne a przejrzystość

Przejrzystość struktury właścicielskiej to podstawowy obowiązek prawny – prawidłowe i aktualne dane w ewidencji beneficjentów rzeczywistych oraz w dokumentacji przetargowej są niezbędnym warunkiem udziału. Błędy w tym obszarze prowadzą do wykluczenia z postępowania.

Konkurencja monitoruje Państwa dokumentację – oponenci celowo wyszukują niespójności w stosunkach majątkowych, danych o powiązaniach i historii podmiotu. Nawet drobna nieścisłość staje się ich skutecznym narzędziem do wniesienia zastrzeżeń.

Weryfikacja przez zamawiających się nasila – zamawiający i ich prawnicy są coraz bardziej skrupulatni. Sami bowiem ryzykują sankcje, jeśli przeoczą niespełnienie warunków udziału przez wykonawcę.

Błędy w zakresie przejrzystości mają długofalowe skutki – porażka w jednym przetargu to tylko jeden z przejawów. Powtarzające się błędy mogą szkodzić Państwa reputacji w branży i prowadzić do trwałego wykluczenia z przyszłych przetargów.

Co kryje się za pojęciem przejrzystości w udzielaniu zamówień publicznych

Przejrzystość w kontekście zamówień publicznych to nie tylko ogólne „bycie do dyspozycji”. W praktyce opłaca się więc mieć wdrożone procesy wewnętrzne i kontrolę prawną w zakresie zamówień publicznych, w czym pomocne może być również wsparcie w obszarze zamówień publicznych. Chodzi o konkretny obowiązek prawny przekazania, zgodnie z czeską ustawą nr 134/2016 Sb. o zamówieniach publicznych (ZVZ) oraz czeską ustawą nr 37/2021 Sb. o ewidencji beneficjentów rzeczywistych (dalej „ZESM”), pełnych, dokładnych i aktualnych danych o:

• rzeczywistej strukturze właścicielskiej – kto faktycznie jest właścicielem Państwa wykonawcy lub firmy, jakie są relacje między akcjonariuszami, wspólnikami i innymi osobami mającymi wpływ, aż do osób fizycznych,
• osobach o decydującym wpływie – członkach organów statutowych, organów nadzorczych, prokurentach i innych osobach mających istotny wpływ na zarządzanie wykonawcą,
• danych z ewidencji beneficjentów rzeczywistych (RSM), wynikających z obowiązku na podstawie ZESM,
• historii i wcześniejszych uchybieniach zawodowych – czy dana osoba lub podmiot w przeszłości poważnie naruszyły zobowiązania wobec instytucji publicznych, zostały ukarane w związku z zamówieniami publicznymi itp. (zgodnie z § 48 ust. 5 ZVZ).

ZVZ (§ 48 i § 77) wyraźnie wymaga, aby wykonawcy wykazali spełnienie warunków udziału, w tym brak podstaw do wykluczenia, ze szczególnym uwzględnieniem rzetelności zawodowej i przejrzystości właścicieli. Zamawiający ma obowiązek wykluczyć wykonawcę, który nie wykaże spełnienia podstawowej kwalifikacji lub nie przedstawi wymaganych informacji o beneficjencie rzeczywistym.

Problem praktyczny: wielu małych i średnich przedsiębiorców uważa, że wystarczy po prostu przepisać dane z czeskiego rejestru handlowego (obchodní rejstřík) lub ograniczyć się do danych o jedynym członku zarządu. To nie wystarcza. W praktycznym odróżnieniu tego, co jeszcze spełnia wymagania zamawiającego, od tego, co może już prowadzić do wykluczenia, pomocna może być również analiza w artykule umowa handlowa a zamówienie: kiedy wystarczy zamówienie, a kiedy firmie grozi problem. ZVZ w połączeniu z ZESM wymaga głębszego wglądu w ukryte stosunki własnościowe, w tym bezpośrednich i pośrednich właścicieli, aż do osób fizycznych.

Najczęstsze błędy wykorzystywane przez konkurencję

Niezgodność między ewidencją beneficjentów rzeczywistych (RSM) a dokumentacją przetargową

Ewidencja beneficjentów rzeczywistych (RSM) to system informacyjny administracji publicznej prowadzony przez czeskie Ministerstwo Sprawiedliwości (Ministerstvo spravedlnosti); od 17 grudnia 2025 nie jest ona dostępna dla szerokiej publiczności. Każda osoba prawna, z wyjątkiem przypadków określonych w ustawie (np. państwo, jednostki samorządu terytorialnego), powinna mieć w niej w przejrzysty sposób wskazanych swoich beneficjentów rzeczywistych.

Jeżeli dane w RSM nie są aktualne, kompletne lub różnią się od danych podanych w ofercie przetargowej (w tzw. „dokumentacji zamówienia publicznego”), mają Państwo problem. Zamawiający ma obowiązek ocenić, czy beneficjent rzeczywisty wykonawcy odpowiada informacjom w RSM. Jeżeli spór o spełnienie warunków udziału lub o wykluczenie wykonawcy się zaostrzy, zasadne bywa rozwiązanie sprawy również na drodze proceduralnej w ramach sporów handlowych i sądowych.

Przykład: firma X ma w RSM wskazanego pana Y jako właściciela 51% udziałów. W dokumentacji przetargowej wykonawca podaje jednak jedynie ogólną informację o formie prawnej – s.r.o. (czeska spółka z ograniczoną odpowiedzialnością) – bez wzmianki o konkretnym beneficjencie rzeczywistym.

Konkurent wykrywa tę niespójność, wnosi zastrzeżenie i w ten sposób powstaje uzasadnione podejrzenie ukrywania struktury. Zamawiający, aby uniknąć własnego ryzyka sankcji ze strony czeskiego Urzędu Ochrony Konkurencji (ÚOHS), wyklucza firmę X z przetargu.

Powiązania z osobami lub podmiotami, które dopuściły się „poważnego uchybienia zawodowego”

Jeżeli Państwa beneficjent rzeczywisty lub jakikolwiek inny podmiot w łańcuchu własności był w przeszłości: prawomocnie skazany za przestępstwo związane z jego działalnością gospodarczą lub inne poważne przestępstwo gospodarcze, ukarany karą administracyjną (np. przez ÚOHS za poważne naruszenie ZVZ),

niewypłacalny lub w likwidacji, ogłoszono wobec niego upadłość albo był powiązany z podmiotem, u którego stwierdzono poważne uchybienie zawodowe (np. niewykonywanie umów), to mają Państwo w przetargach problem.

ZVZ (§ 48 ust. 5) wyraźnie bowiem umożliwia wykluczenie wykonawców, u których wykazano poważne uchybienie zawodowe podważające ich wiarygodność. Do tematu odpowiedzialności kadry zarządzającej i ryzyk w razie podejrzenia przestępczości gospodarczej lub podatkowej nawiązuje również artykuł dlaczego menedżerowie w sprawach karnych zwracają się do ARROWS. Jeżeli nie ujawnią Państwo tego z wyprzedzeniem, a konkurent odkryje to w trakcie kontroli, stanowi to bezpośrednią podstawę do wykluczenia.

Niejasność stosunków majątkowych lub ukryte powiązania

Jeżeli własność jest ustrukturyzowana poprzez kilka spółek w różnych państwach, za pośrednictwem funduszy powierniczych (svěřenské fondy, trusty) lub innych złożonych modeli bez jasnego wskazania ostatecznego beneficjenta rzeczywistego, zamawiający lub organy kontrolne mogą twierdzić, że przejrzystość jest niewystarczająca. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy w łańcuchu występują elementy zagraniczne bez należytej i weryfikowalnej dokumentacji.

Przykład: Spółka Z jest własnością spółki węgierskiej, która z kolei należy do szwajcarskiego funduszu powierniczego zarządzanego przez irlandzkiego pełnomocnika. Gdzie kryje się beneficjent rzeczywisty?

Jeżeli nie jest to jasno udokumentowane i wyjaśnione, konkurent wniesie zastrzeżenie: „Struktura właścicielska nie jest przejrzysta, a zatem wykonawca nie jest wiarygodny”, co może prowadzić do wykluczenia.

Nieaktualne dane lub nieprawidłowe skutki prawne przy zmianach

Jeżeli doszło do zmiany w strukturze akcjonariatu, połączenia, podziału, przekształcenia formy prawnej lub innej przemiany wykonawcy, a Państwo nie odzwierciedlili tego prawidłowo w ewidencji beneficjentów rzeczywistych, a następnie w dokumentacji przetargowej, powstaje problem. ZESM (§ 9 ust. 1) nakłada obowiązek wpisania zmian bez zbędnej zwłoki; jeżeli firma nie zapewni wpisu nawet w odpowiednim terminie wyznaczonym przez sąd (§ 43) lub w ciągu 15 dni od uprawomocnienia się orzeczenia sądu o niezgodności (§ 48), grozi jej kara do 500 000 CZK (ok. 20 600 EUR) (§ 55).

Konkurent stwierdzi: „Ich dane nie są aktualne” – i to jest podstawa do wykluczenia wykonawcy z przetargu z powodu niespełnienia warunków udziału.

Jak ustawa o zamówieniach publicznych funkcjonuje w praktyce

Proces i punkty kontrolne

Udzielanie zamówień publicznych przebiega zazwyczaj w następujących etapach:

• Publikacja dokumentacji zamówienia – zamawiający publikuje warunki, wymagania techniczne, kryteria finansowe i dokumenty administracyjne.
• Złożenie oferty – wykonawca składa dokumentację wraz z oświadczeniem o spełnieniu wszystkich wymogów prawnych (w szczególności braku podstaw do wykluczenia i spełnieniu kwalifikacji).
• Kontrola administracyjna – zamawiający sprawdza, czy załączono wszystkie obowiązkowe załączniki i czy spełniono warunki formalne. Na tym etapie kontrolowana jest również Państwa lista beneficjentów rzeczywistych i powiązane dokumenty, w tym weryfikacja z RSM.
• Kontrola podstaw wykluczenia – zamawiający (lub zewnętrzny prawnik) sprawdza, czy dane w ewidencji beneficjentów rzeczywistych i w dokumentacji przetargowej są zgodne, czy wykonawca nie dopuścił się „poważnego uchybienia zawodowego” i czy struktura jest jasno wyjaśniona. Zamawiający może ponadto wezwać wykonawcę do wyjaśnienia lub uzupełnienia tych informacji.
• Ocena ofert – standardowa ocena ceny i jakości.
• Termin na wniesienie zastrzeżeń – konkurenci mogą wnieść zastrzeżenia wobec decyzji zamawiającego, zazwyczaj wobec wykluczenia wykonawcy lub wyboru najkorzystniejszej oferty.

Właśnie w punktach 3 i 4 najczęściej spotykają się Państwo z atakami konkurencji. Jeżeli konkurent wykryje niespójność w Państwa danych lub istnienie podstawy do wykluczenia, może skutecznie wykorzystać ją do wniesienia zastrzeżeń.

Najczęściej zadawane pytania

1. Czy przed każdym przetargiem muszę aktualizować dane w ewidencji beneficjentów rzeczywistych?

Tak, powinni Państwo. Ewidencja beneficjentów rzeczywistych musi być aktualna zgodnie z ZESM (§ 8), i to nie tylko przed przetargiem, lecz na bieżąco. Jeżeli jednak przed złożeniem oferty przetargowej sprawdzą Państwo, że dane w RSM są prawidłowe, a następnie konsekwentnie podadzą je w dokumentacji przetargowej, znacznie ograniczą Państwo ryzyko wykluczenia.

Prawnicy kancelarii prawnej ARROWS podczas przygotowania przetargu zweryfikują zgodność między RSM a Państwa dokumentami i wykryją ewentualne błędy, zanim wskaże je konkurencja.

2. Co jeśli moim właścicielem jest podmiot zagraniczny – czy to automatycznie problem?

Ustawa nie zakazuje własności zagranicznej. Problem powstaje, jeżeli struktura nie jest jasno udokumentowana i wyjaśniona aż do beneficjenta rzeczywistego będącego osobą fizyczną. Muszą Państwo być w stanie przedstawić pełny łańcuch właścicieli, w tym odpowiednie dokumenty prawne (zagraniczne odpisy z rejestrów, poświadczenia notarialne, umowy itp.) potwierdzające ostatecznego beneficjenta rzeczywistego. Jeżeli coś nie jest jasne lub weryfikowalne, konkurent może to wykorzystać do wniesienia zastrzeżeń.

Prawnicy kancelarii prawnej ARROWS, dysponującej ogólnoświatową siecią ARROWS International, pomogą Państwu zweryfikować i udokumentować strukturę również w przypadku zagranicznego właściciela.

3. Czy wykluczenie z jednego przetargu oznacza, że nie będę miał szans w kolejnych?

Wykluczenie z jednego przetargu nie wyklucza Państwa automatycznie z kolejnych. Jeżeli jednak zostaną Państwo raz wykluczeni z powodu nieprawidłowej przejrzystości lub poważnego uchybienia zawodowego, inni zamawiający mogą się o tym dowiedzieć – ma to wpływ na reputację. Ponadto, jeżeli przyczyna wykluczenia była obiektywna (np. trwające naruszenie ZESM), będzie się to powtarzać również w kolejnych przetargach, dopóki nie naprawią Państwo sytuacji.

Prawnicy kancelarii prawnej ARROWS pomogą Państwu w skutecznej obronie lub w postępowaniu dotyczącym zastrzeżeń, jeżeli wykluczenie było nieuzasadnione, a także w zapobiegawczym usunięciu błędów.

Tabela praktycznych ryzyk i jak pomaga ARROWS

Praktyczne kroki: jak się chronić i przygotować do przetargów

Audyt przejrzystości

Zanim w ogóle przystąpią Państwo do przetargu, warto zlecić audyt przejrzystości:

• Weryfikacja RSM: proszę uzyskać wyciąg aktualnych danych z ewidencji beneficjentów rzeczywistych. Czy są kompletne? Czy są prawidłowe? Czy są aktualne? Czy są zgodne z ZESM?
• Porównanie z danymi wewnętrznymi: proszę porównać dane z RSM z wewnętrznymi stosunkami majątkowymi i organami statutowymi. Czy się zgadzają? Czy nie ma rozbieżności?
• Kontrola przeszłości: proszę sprawdzić, czy Państwo, Państwa beneficjenci rzeczywiści lub kluczowe podmioty w łańcuchu nie mają tzw. „poważnego uchybienia zawodowego” – czyli sankcji, upadłości, sporów sądowych lub naruszeń obowiązków prawnych w rozumieniu § 48 ust. 5 ZVZ.

Prawnicy kancelarii prawnej ARROWS przeprowadzają taki audyt jako standardowy element przygotowania do większych przetargów. Identyfikują ryzyka, których sami Państwo by nie dostrzegli.

Dokumentacja i wyjaśnienia

Jeżeli wykryją Państwo jakiekolwiek ryzyko lub złożoność w swojej strukturze, nie należy zakładać, że zamawiający sam ją zinterpretuje. Proszę przygotować zwięzłe, jasne wyjaśnienie dotyczące struktury majątkowej:

• Graficzne przedstawienie łańcucha własności aż do beneficjentów rzeczywistych będących osobami fizycznymi.
• Wyjaśnienie, dlaczego struktura wygląda tak, a nie inaczej (np. „Zagraniczny właściciel X został utworzony w celu optymalizacji podatkowej, ale działalność prowadzona jest w Republice Czeskiej”).
• Dowody legalności (np. kopia zagranicznej rejestracji, raporty o wiarygodności finansowej itp.).
• Wyjaśnienie wszelkich „problematycznych” elementów (np. „Członek zarządu W został w przeszłości ukarany za X, ale od tego czasu wprowadzono nowe mechanizmy wewnętrzne zapobiegające powtórzeniu”).

W ten sposób nie są Państwo jedynie „reaktywni” – działają Państwo proaktywnie i budują zaufanie.

Gotowość formalna

Przy samym składaniu oferty przetargowej:

• Proszę sprawdzić, czy wszystkie dokumenty są aktualne i podpisane przez osoby uprawnione.
• Proszę dołączyć wszystkie wymagane oświadczenia o spełnieniu warunków prawnych.
• Warto zlecić weryfikację formy i treści zewnętrznemu prawnikowi z kancelarii prawnej ARROWS – błędy w ofercie trudno lub nie sposób później poprawić (§ 46 ust. 3 i § 76 ZVZ).

Warto zlecić weryfikację formy i treści zewnętrznemu prawnikowi z kancelarii prawnej ARROWS – błędy w ofercie trudno lub nie sposób później poprawić.

Monitorowanie i obrona

Po złożeniu oferty przetargowej:

• Proszę śledzić publiczne komunikaty zamawiającego – jeżeli pojawią się informacje o wnioskach lub zastrzeżeniach, należy reagować na czas, w wyznaczonych terminach.
• Proszę być przygotowanym na pytania zamawiającego – jeżeli zamawiający skontaktuje się z Państwem w sprawie przejrzystości (np. na podstawie § 46 ust. 3 ZVZ), należy odpowiedzieć wyczerpująco i bez zbędnej zwłoki.
• W przypadku zastrzeżenia ze strony konkurenta – proszę zwrócić się do prawników kancelarii prawnej ARROWS, którzy pomogą w obronie prawnej i zabezpieczeniu Państwa pozycji w postępowaniu o udzielenie zamówienia.

W przypadku zastrzeżenia ze strony konkurenta – proszę zwrócić się do prawników kancelarii prawnej ARROWS, którzy pomogą w obronie prawnej i zabezpieczeniu Państwa pozycji w postępowaniu o udzielenie zamówienia.

Podsumowanie

Przejrzystość w przetargach to nie tylko kwestia administracyjna. To bezpośrednia droga do sukcesu lub do wykluczenia z lukratywnych zamówień. Błędy w danych o strukturze właścicielskiej, niezgodność między ewidencją beneficjentów rzeczywistych a dokumentacją przetargową czy ukryte powiązania z podmiotami, które dopuściły się poważnego uchybienia zawodowego, to dokładnie to, czego szuka i na co czeka konkurencja.

Wielu przedsiębiorców nie docenia administracyjnego i prawnego przygotowania przetargu, koncentrując się wyłącznie na jakości technicznej, cenie i referencjach. To jednak zasadniczy błąd. Konkurencja często wykorzystuje błędy administracyjne i prawne do wyeliminowania niedostatecznie przygotowanych wykonawców.

Prewencja to najtańsze i najskuteczniejsze rozwiązanie: warto zlecić audyt przejrzystości, sprawdzić i zaktualizować dane w ewidencji beneficjentów rzeczywistych, przygotować jasne i weryfikowalne wyjaśnienie struktury, a dopiero potem składać oferty. Jeżeli pojawi się problem, nie należy czekać – trzeba reagować szybko i profesjonalnie.

Prawnicy kancelarii prawnej ARROWS specjalizują się w problematyce zamówień publicznych i przejrzystości. Znają typowe błędy w przetargach i potrafią je skutecznie eliminować. Jeżeli chcą Państwo zwiększyć szanse na sukces i uniknąć wykluczenia z powodu błędów administracyjnych i prawnych, tak częstych w przetargach, prosimy o kontakt z kancelarią prawną ARROWS pod adresem konsultacja@arws.cz.

Początkowa inwestycja w prawny audyt przejrzystości i przygotowanie dokumentacji przed rozpoczęciem przetargu często zwraca się już przy pierwszym wygranym przetargu. Prawnicy kancelarii prawnej ARROWS oferują właśnie takie rozwiązania prewencyjne.