Zatrudnianie kadry zarządzającej wyższego szczebla (C-level) w Republice Czeskiej

Jak prawo czeskie traktuje kadrę C-level i organy statutowe

Aby ocenić, czy rzeczywiście potrzebują Państwo umowy menedżerskiej, trzeba najpierw zrozumieć, jak prawo czeskie klasyfikuje członków wyższej kadry kierowniczej. Czeski system prawny odróżnia organy statutowe spółki (na przykład członka zarządu, po czesku jednatel , w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością lub zarząd spółki akcyjnej) od pozostałych pracowników na stanowiskach kierowniczych.

Ci pozostali pracownicy mogą nosić imponujące tytuły, takie jak „Chief Executive Officer” czy „Chief Financial Officer”, ale formalnie nie działają jako organ statutowy spółki. To organ statutowy jest uprawniony do działania na zewnątrz w imieniu spółki i ponosi podstawowe obowiązki wynikające z prawa spółek.

Obowiązki te obejmują działanie z należytą starannością menedżerską i lojalnością w interesie spółki. Same tytuły C-level nie mają rozstrzygającego znaczenia prawnego; liczy się to, czy dana osoba jest wpisana do czeskiego rejestru handlowego ( obchodní rejstřík ) jako członek organu statutowego lub innego organu spółki.

To rozróżnienie ma bardzo realne konsekwencje. Stosunki z pracownikami, w tym z członkami kadry kierowniczej, którzy nie są przedstawicielami statutowymi, reguluje przede wszystkim czeski Kodeks pracy (ustawa nr 262/2006 Sb., dalej „Kodeks pracy”) ( zákoník práce ). Kodeks ten narzuca bezwzględnie obowiązujące przepisy dotyczące czasu pracy, minimalnego płatnego urlopu, ochrony przed wypowiedzeniem i ustawowej odprawy.

Natomiast stosunek między spółką a członkami jej organów statutowych jest traktowany jako stosunek prywatnoprawny podlegający czeskiemu Kodeksowi cywilnemu (ustawa nr 89/2012 Sb., dalej „Kodeks cywilny”) oraz czeskiej ustawie o korporacjach handlowych (ustawa nr 90/2012 Sb., dalej „ZOK”). Zazwyczaj reguluje go umowa o wykonywaniu funkcji ( smlouva o výkonu funkce ).

Sąd Najwyższy Republiki Czeskiej (Nejvyšší soud) wielokrotnie potwierdzał, że powołanie członka zarządu tworzy stosunek prawa handlowego odrębny od stosunku pracy. W odniesieniu do tych samych czynności nie można być jednocześnie organem statutowym i pracownikiem w klasycznym rozumieniu. Często zaskakuje to zagranicznych inwestorów oraz działy HR przyzwyczajone do bardziej elastycznych systemów.

Głównymi ramami ustawowymi jest tu ZOK w obowiązującym brzmieniu. Określa on zasady zakładania i organizacji wewnętrznej spółek z ograniczoną odpowiedzialnością i spółek akcyjnych, w tym powoływania i odwoływania członków zarządu oraz ich obowiązku należytej staranności.

Kodeks cywilny uzupełnia te przepisy i formułuje ogólny obowiązek każdej osoby pełniącej funkcję członka organu osoby prawnej do zachowania należytej staranności menedżerskiej i lojalności wobec tej osoby prawnej. Prawo pracy, a konkretnie Kodeks pracy, reguluje z kolei prawa i obowiązki wynikające ze stosunków pracy, w tym stosunków pracy kadry kierowniczej.

Każda „umowa menedżerska”, która w rzeczywistości jest umową o pracę, musi być zgodna z tymi bezwzględnie obowiązującymi przepisami. Prawnicy ARROWS regularnie wyjaśniają klientom, że prawidłowa kwalifikacja roli C-level od samego początku ma kluczowe znaczenie: przesądza o tym, jaki reżim prawny ma zastosowanie, jakiej umowy potrzeba i jakie ryzyka przyjmuje spółka.

Z praktycznego punktu widzenia, mówiąc „zatrudniamy CEO”, mogą Państwo robić co najmniej dwie różne rzeczy naraz. Mogą Państwo powoływać członka organu statutowego, na przykład jedynego członka zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, uchwałą wspólników.

Mogą Państwo również zatrudniać tę samą osobę jako najwyższego rangą pracownika na podstawie Kodeksu pracy do zarządzania działalnością operacyjną. Ewentualnie tytuł „CEO” może nosić pracownik wyższego szczebla, podczas gdy formalną funkcję organu statutowego pełni ktoś inny, na przykład założyciel lub osoba nominowana przez spółkę holdingową.

Każda z tych konfiguracji inaczej wpływa na to, czy potrzebna jest umowa o wykonywaniu funkcji, umowa o pracę, czy obie. Ze względu na złożoność i liczbę zmiennych kancelaria ARROWS często zaleca spółkom uzyskanie uporządkowanej opinii prawnej przed ostatecznym ustaleniem struktury zespołu C-level. Jeśli rozważają Państwo taką strukturę, mogą się Państwo zwrócić do kancelarii ARROWS pod adresem konsultacja@arws.cz.

Powiązane pytania – wskazówki prawne dotyczące kwalifikacji kadry zarządzającej

1. Czy każdy „CEO” w Republice Czeskiej musi być wpisany jako członek organu statutowego?
Nie. Tytuł „CEO” sam w sobie nie jest kategorią prawną. Liczy się to, czy dana osoba została powołana na członka organu statutowego wpisanego do rejestru handlowego. Jeśli nie, zazwyczaj będzie pracownikiem wyższego szczebla w rozumieniu Kodeksu pracy. Jeśli nie są Państwo pewni, jak to ułożyć, prawnicy ARROWS ocenią Państwa sytuację i zaproponują bezpieczne rozwiązanie; prosimy o kontakt pod adresem konsultacja@arws.cz.

2. Czy ta sama osoba może być jednocześnie członkiem zarządu i pracownikiem?
Zgodnie z czeskim orzecznictwem członek organu statutowego nie może być skutecznie zatrudniony do wykonywania tych samych czynności zarządczych, ponieważ taka umowa o pracę byłaby bezwzględnie nieważna. Odrębna umowa o pracę na inny rodzaj pracy może być jednak możliwa przy spełnieniu ścisłych warunków. Mogłoby to dotyczyć na przykład specjalistycznej działalności B+R lub kierowania produkcją, niezwiązanych z podstawową funkcją zarządczą organu statutowego. W praktyce granice są subtelne, a błędy częste. Kancelaria ARROWS często weryfikuje takie podwójne role na rzecz klientów, aby zapobiec późniejszym sporom; jeśli mają Państwo wątpliwości co do istniejącego rozwiązania, prosimy o kontakt: konsultacja@arws.cz.

Umowy o wykonywaniu funkcji a umowy o pracę: dlaczego to rozróżnienie ma znaczenie

Gdy już wiadomo, czy nowy członek kadry C-level będzie członkiem organu statutowego, pracownikiem wyższego szczebla, czy jednym i drugim, kolejnym krokiem jest zrozumienie dwóch głównych instrumentów umownych, które mogą być potrzebne. Dla członków organów statutowych podstawową umową jest umowa o wykonywaniu funkcji, uregulowana szczegółowo w ZOK.

Umowa ta określa prawa i obowiązki członka organu spółki, w szczególności zakres jego funkcji, wynagrodzenie oraz ewentualne dodatkowe świadczenia. Musi zostać zatwierdzona przez właściwy organ spółki, zazwyczaj zgromadzenie wspólników (walne zgromadzenie) lub radę nadzorczą.

Jeżeli ważna umowa o wykonywaniu funkcji nie istnieje lub nie została prawidłowo zatwierdzona, ustawa domniemywa, że funkcja jest wykonywana nieodpłatnie. Dla członka kadry C-level jest to zazwyczaj nie do przyjęcia i może powodować komplikacje podatkowe i księgowe.

Umowy o pracę są natomiast zdefiniowane i uregulowane w Kodeksie pracy. Tworzą stosunek pracy, w którym pracownik osobiście wykonuje pracę w warunkach podporządkowania i za wynagrodzeniem. Stosunek pracy może powstać na podstawie pisemnej umowy o pracę albo, w ograniczonych przypadkach przewidzianych ustawą, na podstawie mianowania, np. na niektóre stanowiska publiczne. Nie dotyczy to członków organów statutowych spółek prywatnych.

Kodeks pracy określa obowiązkową treść umów o pracę, taką jak rodzaj pracy, miejsce pracy i dzień rozpoczęcia pracy. Przyznaje pracownikom szeroki zakres ochrony, na przykład w zakresie czasu pracy, minimalnego płatnego urlopu i ochrony przed wypowiedzeniem.

Członkowie najwyższej kadry kierowniczej będący pracownikami są objęci tą ochroną, z pewnymi ograniczonymi odstępstwami dla tzw. „pracowników kierowniczych”. Chodzi o menedżerów bezpośrednio kierujących innymi pracownikami, a odstępstwa dotyczą m.in. czasu pracy i nadgodzin.

Kwestia „nakładania się” umowy o wykonywaniu funkcji i umowy o pracę była przedmiotem intensywnych sporów sądowych i orzecznictwa Sądu Najwyższego. Przez wiele lat sądy stały na restrykcyjnym stanowisku, że członek organu statutowego nie może jednocześnie pozostawać ze spółką w stosunku pracy w zakresie tych samych czynności zarządczych.

Każda umowa o pracę mająca obejmować te obowiązki byłaby bezwzględnie nieważna. W orzeczeniu z 2018 roku (Pl. ÚS 40/14) Sąd Najwyższy złagodził to stanowisko, dopuszczając, by strony uzgodniły, że ich stosunek handlowy będzie w pewnym zakresie podlegał przepisom Kodeksu pracy na zasadzie odesłania umownego.

Takie odesłanie umowne nie przekształca stosunku handlowego w rzeczywisty stosunek pracy. Nawet po tej zmianie bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa spółek, w tym mechanizmy powoływania i odwoływania oraz nadrzędność obowiązków takich jak należyta staranność menedżerska, pozostają jednak pierwszorzędne. Nie można ich wyłączyć umownie, po prostu nazywając stosunek „zatrudnieniem”.

Z punktu widzenia ryzyka błędna kwalifikacja stosunku lub oparcie się na nieważnej umowie może być bardzo kosztowne. Jeżeli rzekoma umowa o pracę dotycząca czynności zarządczych członka organu statutowego jest nieważna, menedżer może później twierdzić, że pełnił funkcję bez wynagrodzenia, i dochodzić zwrotu bezpodstawnego wzbogacenia lub odszkodowania.

Organy inspekcji pracy i organy podatkowe mogą również kwestionować składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne lub możliwość zaliczenia „wynagrodzenia” do kosztów podatkowych. I odwrotnie, ryzyka powstają również wtedy, gdy stosunek traktuje się jako zatrudnienie, choć prawnie jest to funkcja w organie spółki.

Ryzyka te obejmują błędne stosowanie przepisów o wypowiedzeniu, żądanie odprawy tam, gdzie jej nie przewidywano, lub niewykonalność klauzul o zakazie konkurencji niespełniających wymogów Kodeksu pracy. Prawnicy ARROWS regularnie rozwiązują tego rodzaju spory i restrukturyzują umowy menedżerskie czeskich i zagranicznych klientów, korzystając z codziennego doświadczenia w sprawach transgranicznych. Jeśli chcą Państwo zweryfikować obecne umowy z kadrą zarządzającą, mogą się Państwo skontaktować z kancelarią ARROWS pod adresem konsultacja@arws.cz.

Gdzie Sąd Najwyższy wyznaczył granicę

Orzeczenie Sądu Najwyższego z 2018 roku, często omawiane przez prawników korporacyjnych, wyjaśniło, że choć strony mogą włączyć niektóre przepisy Kodeksu pracy do umowy o wykonywaniu funkcji, nie tworzy to stosunku pracy.

W praktyce oznacza to, że można uzgodnić, iż niektóre aspekty urlopu lub diet z tytułu podróży służbowych będą podlegały standardom Kodeksu pracy albo że spory będą rozstrzygane zgodnie z niektórymi procedurami Kodeksu pracy. Nie można jednak w ten sposób obejść bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa spółek dotyczących powoływania, odwoływania i odpowiedzialności.

Sąd podkreślił, że bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa handlowego, takie jak te regulujące sposób powoływania i odwoływania członków zarządu, kwalifikacje do pełnienia funkcji oraz obowiązek należytej staranności, mają pierwszeństwo przed wszelkimi sprzecznymi przepisami Kodeksu pracy, które strony chciałyby stosować.

Co istotne, Sąd Najwyższy potwierdził, że członkowie zarządu nadal nie są pracownikami swoich spółek, a spółki nie są ich pracodawcami, nawet jeśli umowa o wykonywaniu funkcji odsyła do Kodeksu pracy.

Ma to znaczenie m.in. dla właściwości sądów pracy, dostępności niektórych form ochrony prawa pracy oraz stosowania przepisów o zakazie konkurencji i odprawach. Dla zagranicznych inwestorów przyzwyczajonych do systemów, w których członkowie zarządu mogą być jednocześnie pracownikami z pełną ochroną pracowniczą, czeskie podejście może być nieintuicyjne.

Podkreśla to również, dlaczego dobrze przygotowana umowa menedżerska, osadzona we właściwej kategorii prawnej, jest niezbędna. Nie można po prostu polegać na zagranicznych wzorach lub wewnętrznych precedensach HR, zwłaszcza pochodzących z jurysdykcji common law, bez dostosowania ich do czeskiego prawa spółek i prawa pracy.

Czy naprawdę potrzebują Państwo „umowy menedżerskiej” – i w jakich sytuacjach?

Na tym tle możemy odpowiedzieć na kluczowe pytanie: czy przy zatrudnianiu kadry C-level w Republice Czeskiej rzeczywiście potrzebna jest szczególna umowa menedżerska? Z prawnego punktu widzenia odpowiedź zależy od roli.

W przypadku członków organów statutowych umowa o wykonywaniu funkcji jest nie tylko wysoce wskazana, ale w praktyce niezbędna do uregulowania wynagrodzenia i świadczeń. Bez takiej umowy lub bez jej prawidłowego zatwierdzenia przez zgromadzenie wspólników (walne zgromadzenie) albo organ nadzorczy obowiązuje zasada, że funkcja jest nieodpłatna.

Spółka może także napotkać trudności przy uzasadnianiu wypłat wynagrodzeń i premii w swoich księgach. W przypadku członków najwyższej kadry kierowniczej, którzy nie są przedstawicielami statutowymi, prawo czeskie nie wymaga szczególnej formy „umowy menedżerskiej”. Każda umowa o pracę musi jednak spełniać standardy Kodeksu pracy i powinna uwzględniać specyfikę stanowisk kierowniczych wyższego szczebla.

Powołując członka zarządu spółki z o.o. lub zarządu spółki akcyjnej, należy więc przewidzieć co najmniej dwa podstawowe dokumenty: formalną uchwałę właściwego organu spółki o powołaniu oraz pisemną umowę o wykonywaniu funkcji. Uchwała o powołaniu określa zazwyczaj, kto zostaje powołany, na jaką kadencję i z jakimi uprawnieniami, i jest składana do rejestru handlowego. Umowa o wykonywaniu funkcji określa następnie warunki, na jakich funkcja jest wykonywana.

Obejmuje to wynagrodzenie, ewentualne premie, zwrot wydatków, świadczenia oraz wszelkie dodatkowe prawa i obowiązki. Umowa ta musi mieć formę pisemną i zostać zatwierdzona przez ten sam organ, który powołuje członka zarządu; bez zatwierdzenia jest co do zasady bezskuteczna do czasu jego udzielenia.

W praktyce wiele spółek nadal zaniedbuje te formalności, zwłaszcza na wczesnych etapach działalności. Powoduje to później problemy podczas audytów, rund finansowania lub transakcji wyjścia. Kancelaria ARROWS często pomaga rozwijającym się spółkom „uporządkować” dokumentację ładu korporacyjnego przed badaniem due diligence przez inwestorów. W przypadku menedżerów C-level, którzy nie są członkami organu statutowego, np. dyrektora finansowego w większej korporacji z wieloosobowym zarządem z siedzibą za granicą, nie istnieje ustawowy wymóg zawarcia szczególnej „umowy menedżerskiej”.

W takim przypadku formalnie wystarcza standardowa umowa o pracę zgodna z Kodeksem pracy, o ile zawiera wszystkie obowiązkowe elementy i odzwierciedla uzgodnione warunki. W praktyce biznesowej spółki często decydują się jednak na przygotowanie bardziej rozbudowanych umów z kadrą kierowniczą wyższego szczebla, które różnią się strukturą i treścią od standardowych umów pracowniczych.

Umowy te zwykle regulują długoterminowe programy motywacyjne, złożone systemy premiowe, poufność, zasady dotyczące konfliktu interesów oraz szczególne zasady rozwiązania umowy odbiegające od domyślnych ram Kodeksu pracy tam, gdzie jest to dopuszczalne. Prawnicy ARROWS regularnie przygotowują takie indywidualnie dopasowane umowy, dbając o ich wykonalność na gruncie prawa czeskiego oraz spójność z wewnętrznymi politykami HR i ładu korporacyjnego.

Dla wielu zagranicznych spółek szczególnym wyzwaniem jest próba przeniesienia istniejącej „Executive Service Agreement” lub „CEO Employment Agreement” z innej jurysdykcji do czeskiego środowiska. Postanowienia standardowe gdzie indziej, takie jak szerokie prawo do rozwiązania umowy bez przyczyny (at-will), bardzo długie okresy zakazu konkurencji czy niektóre mechanizmy opcji na akcje, mogą być niezgodne z czeskimi przepisami bezwzględnie obowiązującymi i okazać się niewykonalne lub powodować nieoczekiwane obciążenia podatkowe.

Z kolei prawo czeskie przewiduje pewne instrumenty nieznane zagranicznym działom HR, takie jak ustawowe klauzule o zakazie konkurencji z obowiązkowym odszkodowaniem pieniężnym czy odpowiedzialność odszkodowawczą za naruszenie obowiązków członka zarządu. Kancelaria ARROWS, jako międzynarodowa kancelaria działająca w Pradze w Unii Europejskiej, łączy głęboką znajomość czeskiego otoczenia prawnego z doświadczeniem w transakcjach transgranicznych. Może pomóc dostosować zagraniczne wzory umów menedżerskich tak, aby działały na gruncie prawa czeskiego. Jeśli zmagają się Państwo z taką sytuacją transgraniczną, prosimy o kontakt: konsultacja@arws.cz.

Powiązane pytania – wskazówki prawne, kiedy umowa menedżerska jest konieczna

1. Czy wystarczy podjęcie uchwały wspólników o powołaniu członka zarządu?
Nie. Uchwała o powołaniu jest niezbędna do ustanowienia funkcji w organie spółki, ale nie reguluje wynagrodzenia ani innych warunków. Bez zatwierdzonej umowy o wykonywaniu funkcji domniemywa się, że członek zarządu pełni funkcję nieodpłatnie, a wiele kwestii praktycznych pozostaje nierozstrzygniętych. Kancelaria ARROWS może przygotować lub zweryfikować Państwa umowy o wykonywaniu funkcji pod kątem wymogów ustawowych; w razie potrzeby prosimy o kontakt: konsultacja@arws.cz.

2. Czy możemy oprzeć się na naszym globalnym wzorze „Executive Employment Agreement”?
Tylko z ostrożnością. Wiele międzynarodowych wzorów jest sprzecznych z bezwzględnie obowiązującym czeskim prawem pracy i prawem spółek, zwłaszcza w zakresie rozwiązania umowy, zakazu konkurencji i czasu pracy. Lokalizacja takich wzorów jest niezbędna. Prawnicy ARROWS mogą dostosować Państwa globalne wzory do użytku w Czechach; jeśli potrzebują Państwo lokalizacji umów, prosimy o kontakt: konsultacja@arws.cz.

3. Czy pracownicy wyższego szczebla, którzy nie są członkami organu statutowego, wymagają odrębnej umowy menedżerskiej?
Nie jest wymagana żadna szczególna forma, ale umowę o pracę należy przygotować z uwzględnieniem specyfiki stanowisk kierowniczych, w tym wynagrodzenia zmiennego, wskaźników premiowych i ochrony informacji poufnych. Ogólna umowa pracownicza rzadko jest wystarczająca. Kancelaria ARROWS regularnie przygotowuje takie umowy o pracę dla kadry kierowniczej; w celu weryfikacji Państwa wzorów prosimy o kontakt: konsultacja@arws.cz.

Kluczowe elementy solidnej umowy menedżerskiej w czeskiej praktyce

Choć prawo czeskie nie określa szczegółowej listy elementów umowy menedżerskiej, praktyka rynkowa i orzecznictwo wskazują szereg kwestii, które należy uregulować, aby ograniczyć ryzyko sporów i zharmonizować motywacje stron.

W umowach o wykonywaniu funkcji członków organów statutowych punktem wyjścia jest jasny opis zakresu funkcji. Obejmuje to kwestię, czy członek zarządu jest jedynym członkiem zarządu, czy jednym z kilku, jak reprezentuje spółkę na zewnątrz oraz jakie wewnętrzne ograniczenia dotyczą jego uprawnień.

Choć ograniczenia wewnętrzne co do zasady nie mogą wywierać skutku wobec osób trzecich, jeżeli nie są wpisane do rejestru handlowego, ich doprecyzowanie w umowie pomaga podzielić odpowiedzialność między kilku członków zarządu i ułatwia egzekwowanie obowiązku należytej staranności.

Kolejnym kluczowym elementem jest wynagrodzenie. Umowa menedżerska zazwyczaj określa stałe wynagrodzenie miesięczne, premie uzależnione od wyników oraz ewentualne zachęty kapitałowe. Do tego dochodzą świadczenia, takie jak samochód służbowy, dodatek mieszkaniowy lub składki emerytalne.

W przypadku członków organów statutowych kluczowe jest zatwierdzenie struktury wynagrodzenia przez właściwy organ spółki. Zgodnie z ZOK wynagrodzenie niezatwierdzone w umowie o wykonywaniu funkcji może zostać uznane za bezskuteczne, a członek zarządu może być zobowiązany do jego zwrotu.

W przypadku menedżerów będących pracownikami do wynagrodzeń zastosowanie ma Kodeks pracy, jednak zmienne składniki i systemy premiowe nadal wymagają jasnych definicji umownych. Pomaga to ograniczyć spory o prawo do premii i sposób jej obliczania. Prawnicy ARROWS często spotykają się w praktyce ze sporami o premie i podkreślają znaczenie precyzyjnych i obiektywnych kryteriów premiowych w umowach menedżerskich.

Szczególnej uwagi wymagają postanowienia dotyczące rozwiązania umowy, ponieważ wzajemne oddziaływanie prawa spółek i prawa pracy może być złożone. W przypadku członków zarządu ZOK dopuszcza odwołanie z funkcji w każdym czasie, co do zasady bez podania przyczyny, chyba że umowa spółki lub statut stanowią inaczej.

Umowa o wykonywaniu funkcji może jednak uregulować, jakie wynagrodzenie, jeśli w ogóle, członek zarządu otrzyma po odwołaniu. Może to obejmować umowną odprawę w razie odwołania bez ważnego powodu lub w przypadku zmiany kontroli. W przypadku menedżerów będących pracownikami Kodeks pracy wymaga, aby wypowiedzenie opierało się na przyczynie ustawowej. Należy zachować minimalny okres wypowiedzenia (zwykle dwa miesiące), a w niektórych przypadkach, np. przy likwidacji stanowiska z przyczyn organizacyjnych, wypłacić odprawę.

Umowy menedżerskie muszą harmonizować oba te reżimy, aby uniknąć niezamierzonej odpowiedzialności. To jeden z obszarów, w których kancelaria ARROWS przy weryfikacji dokumentacji klientów regularnie identyfikuje i usuwa ukryte ryzyka. Wreszcie solidna umowa menedżerska powinna regulować kwestie compliance i odpowiedzialności. Członkowie zarządu i kadra kierownicza wyższego szczebla w Republice Czeskiej są zobowiązani do należytej staranności menedżerskiej, która obejmuje zarówno obowiązek lojalności, jak i obowiązek posiadania niezbędnych kompetencji.

Mogą ponosić osobistą odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną spółce naruszeniem tego obowiązku. Jeżeli naruszą ten obowiązek i wyrządzą szkodę, mogą zostać zobowiązani do jej naprawienia. Jeżeli tego nie uczynią, wierzyciele spółki mogą w niektórych przypadkach pozwać ich bezpośrednio do wysokości nienaprawionej szkody. W skrajnych przypadkach poważne naruszenia mogą prowadzić do odpowiedzialności karnej, na przykład za naruszenie obowiązku przy zarządzaniu cudzym majątkiem lub oszustwo kredytowe na podstawie czeskiego Kodeksu karnego (ustawa nr 40/2009 Sb.).

Ryzyka te nie są teoretyczne; czeskie sądy coraz częściej przypisują członkom zarządu odpowiedzialność osobistą, zwłaszcza w sytuacjach niewypłacalności, gdy nie złożyli w porę wniosku o ogłoszenie upadłości lub dokonali transakcji szkodliwych dla spółki. Umowy menedżerskie nie mogą wyeliminować obowiązków ustawowych, ale mogą istotnie wpłynąć na sposób rozstrzygania sporów. Umowy mogą na przykład określać, jakie informacje i wsparcie członek zarządu otrzyma od spółki, aby podejmować świadome decyzje, lub w jaki sposób konflikty interesów będą ujawniane i zarządzane.

Mogą także przewidywać mechanizmy zwolnienia z odpowiedzialności (indemnifikacji) i ubezpieczenie D&O, w granicach wyznaczonych prawem, aby chronić członków zarządu przed finansowymi skutkami niektórych roszczeń. Zasada business judgment rule, w kształcie wypracowanym w prawie czeskim, zapewnia członkom zarządu ochronę. Ochrona ta przysługuje, jeżeli wykażą, że działali na podstawie odpowiednich informacji, w dobrej wierze i w uzasadnionym interesie spółki, nawet jeśli wynik okazał się niekorzystny. Kancelaria ARROWS często pomaga klientom wdrażać procedury decyzyjne i praktyki dokumentacyjne, które w razie sporu wspierają zastosowanie business judgment rule na korzyść członków zarządu.

Umowy na czas określony, na czas nieokreślony i kadencje w organach spółki: co można uzgodnić?

Klienci często pytają, czy menedżerowie C-level powinni mieć umowy na czas określony czy nieokreślony i jak ma się to do kadencji ich funkcji w organie spółki. Zgodnie z czeskim Kodeksem pracy umowy o pracę na czas określony są dopuszczalne, ale podlegają ścisłym ograniczeniom. Można je zawierać na maksymalnie trzy lata i przedłużać lub ponawiać najwyżej dwukrotnie.

Oznacza to, że łączny okres zatrudnienia u tego samego pracodawcy nie przekracza dziewięciu lat, tj. trzech następujących po sobie okresów trzyletnich. W razie przekroczenia tych limitów lub gdy pracownik kontynuuje pracę po upływie okresu, na który umowa została zawarta, za wiedzą pracodawcy, umowa może automatycznie przekształcić się w umowę o pracę na czas nieokreślony.

Istnieją pewne wyjątki, na przykład z ważnych przyczyn operacyjnych lub w związku z zastępstwem w czasie urlopu rodzicielskiego, ale należy je interpretować wąsko. Natomiast ZOK nie przewiduje ogólnej maksymalnej kadencji członków organów statutowych. Umowa spółki lub statut mogą stanowić, że członek zarządu jest powoływany na czas określony (np. pięć lat) lub na czas nieokreślony.

Zależy to od preferencji spółki i rodzaju organu. Z upływem kadencji funkcja wygasa automatycznie, nie powoduje to jednak automatycznego rozwiązania równoległych stosunków umownych, takich jak stosunek pracy. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy umowa wyraźnie wiąże okres swojego obowiązywania z kadencją. Jest więc całkowicie możliwe, że funkcja członka zarządu wygaśnie, a jego stosunek pracy będzie trwał nadal, lub odwrotnie, jeżeli dokumenty nie są ze sobą spójne.

Z punktu widzenia zarządzania ryzykiem spółki powinny starannie koordynować kadencję i okres obowiązywania umowy menedżerskiej. Jeżeli powołają Państwo członka zarządu na pięcioletnią kadencję, ale zawrą z nim umowę o pracę na czas nieokreślony z wysoką odprawą, zmiana kierownictwa w razie słabych wyników może okazać się utrudniona.

Z drugiej strony bardzo krótkie okresy mogą powodować niestabilność i zniechęcać wysokiej klasy kandydatów, zwłaszcza w sytuacjach transgranicznych wymagających relokacji. Należy przestrzegać ścisłych przepisów Kodeksu pracy dotyczących zatrudnienia na czas określony, dlatego spółki nie mogą dowolnie odzwierciedlać kadencji w umowie o pracę ponad dopuszczalne limity.

Kancelaria ARROWS może pomóc zaprojektować struktury łączące kadencję i okres umowny w sposób zgodny z prawem, a zarazem zapewniający obu stronom potrzebną elastyczność i bezpieczeństwo. Jeśli stoją Państwo przed taką decyzją, prosimy o kontakt: konsultacja@arws.cz.

Rozwiązanie umowy, odprawa i odpowiedzialność: jak zarządzać zakończeniem współpracy

Żadna spółka nie lubi myśleć o zakończeniu współpracy w momencie zatrudniania renomowanego menedżera, ale z prawnego punktu widzenia scenariusze rozwiązania umowy należą do najważniejszych części każdej umowy menedżerskiej.

W przypadku pracowników Kodeks pracy zawiera zamknięty katalog przyczyn, z których pracodawca może wypowiedzieć umowę, w tym likwidację stanowiska z przyczyn organizacyjnych, długotrwałą utratę zdolności zdrowotnej do pracy i poważne naruszenie obowiązków. Wypowiedzenie musi mieć formę pisemną, wskazywać konkretną przyczynę i uwzględniać minimalny dwumiesięczny okres wypowiedzenia, który rozpoczyna się pierwszego dnia miesiąca kalendarzowego następującego po doręczeniu.

W niektórych przypadkach, np. przy likwidacji stanowiska lub wypadku przy pracy, pracownikowi przysługuje ustawowa odprawa. Wynosi ona od jednokrotności do trzykrotności przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w zależności od stażu pracy i może być wyższa w razie uszczerbku na zdrowiu związanego z pracą. W przypadku członków organów statutowych ZOK co do zasady dopuszcza odwołanie z funkcji w każdym czasie, bez konieczności podawania lub udowadniania przyczyny, chyba że statut ogranicza to prawo. Odwołanie staje się zazwyczaj skuteczne z chwilą podjęcia decyzji przez organ powołujący lub w późniejszym wskazanym terminie.

Odwołanie z funkcji nie powoduje automatycznego rozwiązania stosunku umownego. Jeżeli członek zarządu ma także umowę o pracę, stosunek ten musi zostać rozwiązany odrębnie zgodnie z Kodeksem pracy, chyba że umowa o pracę wygasa automatycznie wraz z funkcją (w granicach dopuszczonych przez Kodeks pracy).

Podobnie, jeżeli umowa o wykonywaniu funkcji zawiera klauzulę przyznającą umowną odprawę lub okres wypowiedzenia po odwołaniu, spółka może być zobowiązana do ich wypłaty nawet wtedy, gdy odwołanie nastąpiło z powodu słabych wyników, chyba że „ważna przyczyna” została jasno zdefiniowana i udowodniona. Dlatego prawnicy ARROWS uznają postanowienia dotyczące rozwiązania umowy za jeden z najważniejszych elementów każdej weryfikacji umowy menedżerskiej.

Klauzule ograniczające, poufność i obowiązki po zakończeniu współpracy

Klauzule ograniczające to kolejny obszar, w którym czeskie umowy menedżerskie wymagają starannego dopasowania. Zgodnie z Kodeksem pracy klauzula o zakazie konkurencji po ustaniu zatrudnienia jest ważna tylko wtedy, gdy została uzgodniona na piśmie i jest ograniczona do maksymalnie jednego roku po zakończeniu zatrudnienia.

Pracodawca musi także zobowiązać się do wypłaty byłemu pracownikowi odszkodowania w wysokości co najmniej 50% jego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za każdy miesiąc obowiązywania zakazu. Zakaz konkurencji musi być racjonalnie uzasadniony charakterem informacji, wiedzy lub metod pracy uzyskanych przez pracownika.

Za naruszenie zakazu można zastrzec karę umowną, nie zwalnia to jednak pracodawcy z obowiązku wypłaty odszkodowania. Zasady te dotyczą pracowników, w tym członków kadry kierowniczej posiadających status pracownika. W przypadku członków organów statutowych ZOK przewiduje własne ramy zakazu konkurencji, często nazywane ustawowym zakazem konkurencji.

O ile dokumenty założycielskie spółki nie stanowią inaczej, członek zarządu nie może m.in. prowadzić działalności konkurencyjnej wobec spółki. Obejmuje to na przykład członkostwo w organie statutowym lub nadzorczym innej spółki o podobnym przedmiocie działalności.

Ten ustawowy zakaz konkurencji jest jednak stosunkowo wąski i może nie obejmować wszystkich sytuacji, które spółka chciałaby uregulować. Dlatego umowy o wykonywaniu funkcji często uzupełniają przepisy ustawowe o umowne klauzule o zakazie konkurencji i zakazie przejmowania pracowników i klientów, dopasowane do roli członka zarządu i branży spółki.

Klauzule te uwzględniają zasady proporcjonalności i racjonalności, co zwiększa ich wykonalność. Prawnicy ARROWS, którzy regularnie redagują i negocjują takie klauzule, podkreślają, że zbyt szerokie lub represyjne ograniczenia mogą zostać przez sądy uchylone lub złagodzone.

Centralnym elementem umów menedżerskich są również obowiązki zachowania poufności (często regulowane w umowach o zachowaniu poufności lub klauzulach NDA). Zarówno czeskie prawo pracy, jak i prawo cywilne wspierają ochronę tajemnic przedsiębiorstwa i informacji poufnych. Aby skutecznie je egzekwować, trzeba jasno określić, jakie informacje są chronione, kogo obowiązek dotyczy i jakie obowiązują wyjątki. NDA może stanowić część umowy menedżerskiej lub odrębny dokument.

W każdym przypadku powinna obejmować nie tylko klasyczne tajemnice handlowe, takie jak listy klientów i strategie cenowe, lecz także wewnętrzne know-how, systemy informatyczne oraz wrażliwe informacje kadrowe i dotyczące compliance, z którymi menedżerowie mają codziennie do czynienia. W kontekście czeskiego prawa pracy kary umowne są dopuszczalne za naruszenie zakazu konkurencji, ale co do zasady nie za naruszenie innych obowiązków poufności. O ile prawo lub orzecznictwo wyraźnie nie dopuszcza ich w określonych sytuacjach, należy rozważyć inne środki, takie jak roszczenia odszkodowawcze i zabezpieczenie w postaci zakazu.

Spółki o zasięgu międzynarodowym muszą też uwzględnić, jak klauzule ograniczające w czeskich umowach menedżerskich współgrają z klauzulami w innych jurysdykcjach. Często zdarza się na przykład, że zakaz konkurencji na poziomie grupy, amerykański lub brytyjski, podlega prawu obcemu, podczas gdy czeska umowa o pracę lub o wykonywaniu funkcji podlega prawu czeskiemu.

Może to rodzić trudności w egzekwowaniu oraz kolizje praw. Kancelaria ARROWS, dzięki sieci ARROWS International i wieloletniej współpracy z zagranicznymi kancelariami partnerskimi, ma doświadczenie w koordynowaniu takich rozwiązań transgranicznych. Może pomóc zapewnić, aby Państwa klauzule ograniczające były spójne i wykonalne we wszystkich jurysdykcjach, w których działają Państwa menedżerowie. Jeśli przygotowują Państwo transgraniczne klauzule o zakazie konkurencji lub NDA, mogą Państwo skonsultować się z kancelarią ARROWS pod adresem konsultacja@arws.cz.

Compliance, whistleblowing i procesy HR dotyczące kadry zarządzającej

Poza treścią umowy spółki muszą osadzić swoją kadrę C-level w szerszych ramach regulacji wewnętrznych, systemów compliance i procesów HR. Niedawne czeskie przepisy (ustawa nr 171/2023 Sb. o ochronie sygnalistów) zobowiązują pracodawców zatrudniających 50 lub więcej pracowników do ustanowienia wewnętrznych kanałów zgłaszania naruszeń prawa. Ustawa ta, obowiązująca od końca 2023 roku, zakazuje działań odwetowych wobec sygnalistów.

Dotyczy to w równym stopniu zarzutów wobec kadry C-level, jak i wobec pracowników niższego szczebla. Umowy menedżerskie powinny więc określać, w jaki sposób menedżerowie będą wspierać mechanizmy whistleblowingu, a nie je utrudniać.

Powinny także określać konsekwencje działań odwetowych wobec sygnalistów lub braku reakcji na wiarygodne zgłoszenia. Prawnicy ARROWS coraz częściej umieszczają w umowach menedżerskich wyraźne odesłania do polityk whistleblowingu i kodeksów etyki, co odzwierciedla rosnące znaczenie kultury compliance.

Prawo czeskie zawiera również rozbudowane przepisy antydyskryminacyjne i dotyczące równego wynagrodzenia, które obowiązują na wszystkich szczeblach zatrudnienia. Znajdują się one na przykład w Kodeksie pracy oraz w ustawie nr 198/2009 Sb. o równym traktowaniu i prawnych środkach ochrony przed dyskryminacją.

Menedżerowie odgrywają podwójną rolę: jako pracownicy są chronieni tymi przepisami, a jednocześnie odpowiadają za ich przestrzeganie przez spółkę. Umowy menedżerskie mogą w tym pomóc, jasno przypisując odpowiedzialność za polityki HR, inicjatywy na rzecz różnorodności i reagowanie na skargi dotyczące dyskryminacji. Zgodnie z czeską Kartą podstawowych praw i wolności (Listina základních práv a svobod) oraz Kodeksem pracy pracownikom przysługuje godziwe wynagrodzenie i równa płaca za równą pracę. W sporach o dyskryminację płacową ciężar dowodu spoczywa na pracodawcy.

Systemy premiowe i struktury wynagrodzeń kadry zarządzającej należy więc projektować i dokumentować starannie, aby uniknąć nieuzasadnionych dysproporcji, które mogłyby wywołać roszczenia lub kontrole czeskiej inspekcji pracy (inspekce práce). Z perspektywy procesów HR zatrudnieniu menedżera C-level powinien towarzyszyć rzetelny proces wdrożenia. Obejmuje on nie tylko podpisanie umowy menedżerskiej, ale też zapoznanie menedżera z wewnętrznymi politykami, dokumentami ładu korporacyjnego i otoczeniem prawnym.

Jest to szczególnie ważne w przypadku zagranicznych menedżerów nieznających prawa czeskiego. Kancelaria ARROWS często wspiera klientów, prowadząc szkolenia wdrożeniowe obejmujące m.in. obowiązki członków zarządu, business judgment rule i kluczowe cechy czeskiego prawa pracy. Niekiedy przygotowuje też pisemne opinie prawne lub „playbooki”, z których menedżerowie mogą korzystać przy codziennym podejmowaniu decyzji. Jeśli planują Państwo zatrudnienie zagranicznego menedżera C-level lub zmianę procesu wdrażania kadry zarządzającej, mogą Państwo zapytać prawników ARROWS o dopasowane szkolenia i dokumentację pod adresem konsultacja@arws.cz.

Aspekty transgraniczne: zagraniczni menedżerowie, wybór prawa i imigracja

W zglobalizowanej gospodarce wiele czeskich spółek oraz czeskich spółek zależnych zagranicznych grup powierza funkcje C-level cudzoziemcom. Dodaje to kolejny poziom złożoności w zakresie imigracji, ubezpieczeń społecznych, podatków i wyboru prawa.

Z perspektywy imigracyjnej cudzoziemcy spoza UE/EOG co do zasady potrzebują zezwolenia na pracę, karty pracownika, Niebieskiej Karty lub podobnego zezwolenia, aby pracować w Republice Czeskiej. Kwestie te regulują przede wszystkim czeska ustawa nr 326/1999 Sb. o pobycie cudzoziemców oraz czeska ustawa o zatrudnieniu (ustawa nr 435/2004 Sb.).

Niektóre kategorie przedstawicieli statutowych, którzy w rzeczywistości nie wykonują pracy zależnej na terytorium Czech, mogą być zwolnieni z części wymogów dotyczących zezwoleń, jest to jednak wąski wyjątek. Szczegóły zależą od obywatelstwa menedżera, planów pobytowych oraz tego, czy będzie on zatrudniony, czy jedynie będzie pełnił funkcję w organie spółki.

Błąd w tym zakresie może prowadzić do kar za nielegalne zatrudnienie i trudności z wnioskami pobytowymi. Kancelaria ARROWS rutynowo współpracuje ze specjalistami ds. imigracji, aby umowy menedżerskie i struktury powołań były spójne ze strategią imigracyjną.

Kolejnym newralgicznym obszarem są klauzule wyboru prawa. Strony zakładają czasem, że mogą po prostu wybrać prawo jurysdykcji spółki dominującej, np. niemieckie lub amerykańskie, dla umowy menedżerskiej z menedżerem pracującym w Republice Czeskiej. Choć rozporządzenie (WE) nr 593/2008 (Rzym I) przyznaje pewną swobodę wyboru, wybór ten nie może pozbawić pracownika ochrony przyznanej mu przez przepisy bezwzględnie obowiązujące prawa, które byłoby właściwe w braku wyboru.

Jest to zazwyczaj prawo miejsca, z którego pracownik zwykle świadczy pracę, czyli w przypadku menedżera pracującego w Republice Czeskiej prawo czeskie. W praktyce, nawet jeśli umowa stanowi, że podlega prawu obcemu, kluczowe przepisy czeskiego prawa pracy mogą nadal mieć zastosowanie, zwłaszcza w sporach przed czeskimi sądami.

W przypadku członków organów statutowych istnieje pewna swoboda, ponieważ ich stosunek nie jest stosunkiem pracy. Bezwzględnie obowiązujących przepisów czeskiego prawa spółek i porządku publicznego nadal nie można jednak wyłączyć. Prawnicy ARROWS mogą doradzić, jak konstruować klauzule wyboru prawa i jurysdykcji, które w transgranicznych umowach menedżerskich będą realistyczne i wykonalne.

Wyzwaniem może być również koordynacja podatkowa i w zakresie ubezpieczeń społecznych. Menedżerowie dzielący czas między różne jurysdykcje lub otrzymujący wynagrodzenie kapitałowe od zagranicznej spółki dominującej mogą podlegać złożonym zasadom unikania podwójnego opodatkowania i koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.

Świadczenia powszechne gdzie indziej, takie jak niektóre programy opcji na akcje czy systemy wynagrodzenia odroczonego, mogą być w czeskim systemie podatkowym traktowane inaczej. Umowy menedżerskie powinny określać, kto ponosi ryzyko podatkowe, jak działają klauzule gross-up i co się dzieje, gdy organy podatkowe zmienią kwalifikację niektórych dochodów.

Jako wiodąca czeska kancelaria w Pradze w UE, kancelaria ARROWS często współpracuje z doradcami podatkowymi przy przygotowywaniu umów menedżerskich, które są efektywne podatkowo i zgodne z prawem, zwłaszcza dla międzynarodowych klientów korporacyjnych.

Podsumowanie dla kadry zarządzającej

Dla zapracowanych właścicieli, członków zarządów i najwyższej kadry kierowniczej praktyczny wniosek jest następujący: w Republice Czeskiej nie można bezpiecznie zatrudnić menedżera C-level na podstawie nieformalnych ustaleń ani zagranicznego wzoru umowy.

Członkowie organów statutowych wymagają prawidłowo zatwierdzonej umowy o wykonywaniu funkcji, a jej brak może skutkować bezskutecznością wynagrodzenia, problemami podatkowymi i zwiększoną odpowiedzialnością osobistą. Menedżerowie wyższego szczebla będący pracownikami podlegają ścisłym przepisom Kodeksu pracy dotyczącym rozwiązania umowy, limitów umów na czas określony i zakazu konkurencji. Próby kopiowania koncepcji „at-will” z innych jurysdykcji nie przyniosą efektu.

Najczęstsze i najkosztowniejsze błędy dotyczą niejasnych lub sprzecznych relacji między powołaniami do organów, umowami o wykonywaniu funkcji i umowami o pracę. Prowadzi to do nieoczekiwanych obowiązków wypłaty odpraw, sporów o premie, a nawet procesów o to, kto odpowiada za naruszenia regulacyjne.

Prawnicy ARROWS zajmują się tymi kwestiami na co dzień dla ponad 150 spółek akcyjnych, 250 spółek z ograniczoną odpowiedzialnością oraz dziesiątek gmin i regionów. Dzięki temu zazwyczaj szybko identyfikują ryzyka i proponują sprawdzone, pragmatyczne rozwiązania.

Jeśli rozważają Państwo zatrudnienie lub restrukturyzację kadry C-level w swoich czeskich podmiotach, zwykle efektywniej i bezpieczniej jest zlecić kancelarii ARROWS weryfikację struktur i umów z wyprzedzeniem niż spierać się o nie później; taką weryfikację można zainicjować, pisząc na adres konsultacja@arws.cz.

Podsumowanie artykułu

Zatrudnienie kadry C-level w Republice Czeskiej to nie tylko znalezienie odpowiedniej osoby. To także osadzenie jej we właściwych ramach prawnych i udokumentowanie jej roli w sposób zgodny z czeskim prawem spółek, prawem pracy i Państwa celami biznesowymi.

Pytanie „Czy naprawdę potrzebujemy umowy menedżerskiej?” jest w praktyce pytaniem „Czy jasno i skutecznie uregulowaliśmy stosunek między naszą spółką a tą osobą w sposób, jakiego oczekuje prawo czeskie?”

W przypadku członków organów statutowych niezbędna jest pisemna i należycie zatwierdzona umowa o wykonywaniu funkcji. W przypadku pracowników wyższego szczebla niezbędna jest starannie przygotowana umowa o pracę, uwzględniająca limity umów na czas określony, warunki rozwiązania, zasady zakazu konkurencji i systemy premiowe.

Pozorna prostota niektórych kroków, takich jak podjęcie uchwały o powołaniu, podpisanie umowy czy włączenie klauzuli o zakazie konkurencji, kryje liczne kwestie techniczne, wyjątki i powiązania z innymi przepisami, które laicy często bagatelizują.

Prawnicy ARROWS od dawna specjalizują się w tej dziedzinie i na co dzień obsługują powołania i odwołania menedżerów, umowy o wykonywaniu funkcji oraz umowy z kadrą kierowniczą dla klientów czeskich i międzynarodowych.

Dzięki temu doświadczeniu kancelaria ARROWS może znacząco skrócić czas poświęcany przez Państwa na dokumentację, ograniczyć ryzyko błędów i pomóc uniknąć sporów, kar i komplikacji podatkowych.

Jako wiodąca czeska kancelaria z siedzibą w Pradze w Unii Europejskiej, dysponująca silną siecią ARROWS International, kancelaria jest również dobrze przygotowana do koordynowania transgranicznych rozwiązań dotyczących kadry zarządzającej i harmonizowania czeskich umów z globalnymi politykami grupy.

Jeśli nie chcą Państwo ryzykować błędów, szkód ani kar przy zatrudnianiu lub restrukturyzacji kadry zarządzającej najwyższego szczebla (c-level), mogą Państwo bezpiecznie powierzyć całą sprawę kancelarii ARROWS – wystarczy napisać na adres konsultacja@arws.cz, a prawnicy zaproponują dopasowane, praktyczne rozwiązanie.