Zadávání veřejných zakázek metodou best value approach

Hodnocení veřejných zakázek metodou Best Value Approach (BVA) se stává nutností pro každého, kdo chce získat skutečnou kvalitu, nejen nejnižší cenu. Přechod od ceny k hodnotě je však plný právních rizik. V tomto článku se dozvíte, jak BVA správně nastavit podle českého Zákona o zadávání veřejných zakázek (ZZVZ), jaká kritéria kvality zvolit a jak se vyhnout drahým chybám a přezkumu u Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže (ÚOHS).

Potřebujete s tématem poradit? Obraťte se na advokátní kancelář ARROWS na e-mail office@arws.cz nebo telefon +420 245 007 740. Váš dotaz rád zodpoví "JUDr. Jakub Dohnal, Ph.D.,LL.M.", expert na dané téma.

Konec éry nejnižší ceny. Co přesně je Best Value Approach (BVA)?

Veřejní zadavatelé, ale i korporace nakupující v režimu zákona, jsou často frustrovaní. Hodnocení zakázek jen podle nejnižší nabídkové ceny je sice administrativně jednoduché, ale v praxi vede k nekvalitnímu plnění, skrytým vícepracem, budoucím sporům a celkově neefektivnímu nákupu. Je to "old school" přístup, který české právo i evropská legislativa aktivně opouštějí.

Best Value Approach (BVA) je moderní a komplexní přístup k řízení celého projektu, který hledá "Nejlepší poměr ceny a výkonu" (Best Value for Money). Nejde o to koupit nejlevněji, ale nejchytřeji.

Právně je BVA přímou implementací principu, který evropské směrnice i český ZZVZ nazývají ekonomická výhodnost nabídky. BVA je v podstatě jen propracovanou metodikou, jak naplnit cíl evropského konceptu MEAT (Most Economically Advantageous Tender), který klade důraz na kvalitu, inovace a sociální aspekty.

Přechod na BVA není jen změna v zadávací dokumentaci; je to zásadní změna myšlení. Legislativa EU i ZZVZ již nyní tlačí zadavatele k hodnocení na kvalitu. Ignorovat ji a hodnotit jen na cenu je v mnoha případech (viz § 114 odst. 3 ZZVZ) dokonce zakázáno.

Společnosti a obce, které v ARROWS zastupujeme, těží z našich zkušeností s nastavováním hodnotících kritérií. Pro právní konzultace, které chrání před pokutami a kontrolami, nám napište na office@arws.cz.

Jak BVA funguje v praxi? Zadavatel definuje cíl, dodavatel nabízí expertizu

Největší změna, kterou BVA přináší, je v rozdělení rolí. Tradiční model, kdy se zadavatel (často laik v daném oboru) snaží expertovi (dodavateli) detailně popsat, jak má práci udělat, je neefektivní a riskantní.

Model BVA obrací role naruby:

1. Zadavatel ("laik") definuje pouze svůj cíl – účel veřejné zakázky. Nedefinuje detailní postup, ale pouze to, čeho chce dosáhnout (např. "snížit energetickou náročnost budovy o 30 %", nikoli "nainstalovat 15 cm polystyrenu typu X").
2. Dodavatel ("expert") přebírá iniciativu. Je motivován k proaktivitě a jeho úkolem je s využitím své odbornosti přesvědčit zadavatele, že jeho řešení je pro naplnění cíle to nejlepší.

Jak ale může laik objektivně posoudit nabídku experta? K tomu slouží klíčový nástroj BVA, kterým jsou dominantní informace.

Jedná se o první odborný termín: dominantní informace jsou základním prvkem komunikace mezi zadavatelem a expertem. Musí být jasné, pro laika srozumitelné (netechnické), ověřitelné a ideálně vyjádřené v číslech – typicky ve vztahu k času, penězům, spolehlivosti nebo spokojenosti uživatelů.

Správná definice účelu zakázky a vymezení, jaké dominantní informace mají dodavatelé poskytnout, je základem úspěchu. Právník zde hraje roli "překladatele", který pomáhá zadavateli definovat účel tak, aby byl právně pevný, srozumitelný a nediskriminační.

Potřebujete pomoci s přípravou podkladů stanovených zákonem? Kontaktujte nás na office@arws.cz.

FAQ – Právní tipy k principům BVA

• Co když jako zadavatel nevím, jak cíl (účel) přesně definovat?
  To je v pořádku, nejste expert na danou oblast. Právě proto ZZVZ umožňuje využít tzv. předběžné tržní konzultace (PTK). Můžete se tak legálně a transparentně ptát trhu, jaké jsou moderní možnosti řešení vaší potřeby, ještě před vyhlášením zakázky. Naši právníci vám pomohou PTK zorganizovat v souladu se zákonem. Pro pomoc s definicí účelu VZ pište na office@arws.cz.
  
  
• Musí být "dominantní informace" vždy jen čísla?
  Nemusí, ale měly by být ověřitelné. Čísla (např. "garantujeme reakční dobu 2 hodiny", "snížíme náklady o 15 %") jsou nejlepší, protože radikálně snižují subjektivitu hodnocení. Právě subjektivity se ÚOHS nejvíce obává. Obecná tvrzení jako "máme velmi zkušený tým" jsou bez ověřitelného dopadu na projekt bezcenná. Pomůžeme vám nastavit, jaké informace mají dodavatelé poskytnout. Pro revizi kritérií nás kontaktujte na office@arws.cz.

Jaká kritéria kvality BVA používá? Od pohovoru po analýzu rizik

Než se podíváme na konkrétní kritéria, musíme zdůraznit zásadní právní rozdíl. Zadavatelé musí striktně oddělovat kvalifikaci od hodnocení.

Kvalifikace (technické předpoklady) je pouze vstupenka do soutěže (splnil/nesplnil), například doložení referencí nebo certifikací. Kritérium hodnocení je to, za co dáváte body – tedy co dodavatel nabízí navíc oproti konkurenci.

Nejčastější a nejdražší chybou, kterou ÚOHS tvrdě trestá, je záměna těchto dvou. Nesmíte dávat body (hodnotit) za něco, co je ve skutečnosti kvalifikací (např. za počet referencí).

Jaká tedy mohou být legální kritéria kvality (druhý odborný termín)? V české praxi se často používá metodika m4E, která je adaptací BVA, a typicky hodnotí tyto oblasti:

1. Odborná úroveň (Level of Expertise): Nehodnotí se počet let praxe, ale jak tým využije své znalosti k řešení vašeho problému.
2. Plán řízení rizik (Risk Assessment): Schopnost dodavatele identifikovat vaše projektová rizika (ne svá vlastní) a navrhnout konkrétní opatření k jejich mitigaci.
3. Přidaná hodnota (Value Added / Pokročilé řešení): Co dodavatel nabídne nad rámec minimálních požadavků zadávací dokumentace, co lépe naplní váš cíl.
4. Vlastnosti a schopnosti projektového manažera: Jedná se o osobní pohovor s klíčovou osobou dodavatele.

Právě pohovory jsou velkou výhodou BVA, ale zároveň představují nejvyšší právní riziko. Aby bylo hodnocení transparentní a obhajitelné u ÚOHS, musí mít pohovor jasně dané otázky, bodovací archy (kontrolní listy) a ideálně být nahráván.

Nastavení těchto "měkkých" kritérií tak, aby byla objektivní a přezkoumatelná, je právní alchymie. ARROWS zajišťuje jejich 100% soulad se ZZVZ. Potřebujete připravit dokumentaci, která ochrání před pokutami a sankcemi? Napište na office@arws.cz.

Na koho se můžete obrátit?

Nejčastější chyby zadavatelů při nastavování BVA

Přípravná fáze rozhoduje o úspěchu. I drobná právní chyba v zadávací dokumentaci může vést ke zrušení celého řízení a milionovým škodám. Zde jsou nejčastější chyby, které pro naše klienty řešíme.

Rizika a sankce	Jak pomáhá ARROWS
Netransparentní nebo vágní kritéria: Použijete kritérium "kvalita řešení" bez detailní metriky, jak ji budete měřit. ÚOHS vám zruší celé zadávací řízení pro netransparentnost (§ 6 ZZVZ).	Příprava zadávací dokumentace: Připravíme objektivní a měřitelná kritéria (včetně dominantních informací) tak, aby byla 100% přezkoumatelná. Potřebujete připravit dokumentaci? Kontaktujte nás na office@arws.cz.
Záměna kvalifikace a hodnocení: Dáváte body za počet let praxe týmu nebo počet referencí. To je zakázané a je to jeden z nejčastějších důvodů pro zrušení řízení ze strany ÚOHS.	Právní konzultace a audity: Provedeme revizi ("audit") vaší zadávací dokumentace před vyhlášením a odstraníme tyto kritické chyby. Chcete vědět, zda máte kritéria správně? Napište na office@arws.cz.
Přílišná subjektivita u pohovorů: Vaše hodnotící komise hodnotí "dojmem" a "sympatiemi". Neúspěšný dodavatel řízení napadne námitkami a velmi pravděpodobně uspěje.	Odborná školení pro zaměstnance: Proškolíme vaši hodnotící komisi, jak vést a bodovat pohovory a jak o tom vést neprůstřelný protokol o hodnocení. Potřebujete odborné školení včetně certifikátu? Napište na office@arws.cz.
Vágně definovaný účel VZ: Nevíte přesně, co chcete, a tak to popíšete obecně. Dostanete nesrovnatelné nabídky (jablka a hrušky) a výsledek nebude odpovídat vaší reálné potřebě.	Příprava podkladů stanovených zákonem: Pomůžeme vám právně i věcně formulovat účel (cíl) zakázky, klidně i s využitím legálních předběžných tržních konzultací. Neváhejte se obrátit na naši kancelář – office@arws.cz.

Jak se můžete jako dodavatel na BVA soutěž připravit?

Díváte se na BVA z druhé strany? Pro vás jako dodavatele, ať už jste střední firma (SME) nebo korporace, je BVA obrovská příležitost. Konečně můžete porazit levnější, ale méně kvalitní konkurenci tím, v čem jste dobří – odborností a inovací.

Příprava nabídky do BVA soutěže je ale náročnější. Nestačí jen vyplnit cenu do tabulky. Musíte:

• Detailně analyzovat cíle zadavatele.
• Prokázat svou expertizu (pomocí dominantních informací).
• Aktivně identifikovat projektová rizika a navrhnout jejich řešení.
• Nabídnout reálnou přidanou hodnotu.

Největším rizikem pro dodavatele je, že zadavatel BVA jen předstírá – například nastaví hodnocení kvality jen na 10 % a 90 % váhy ponechá na ceně. Druhým rizikem je, že vaše inovativní řešení hodnotící komise nepochopí a odmítne ho jako "obecné" nebo "nedoložené", protože jste ho špatně právně a věcně popsali.

Jako dodavatel musíte být právně proaktivní. Je klíčové vědět, kdy investovat desítky hodin do přípravy kvalitní nabídky a kdy naopak zadavatele napadnout námitkami pro netransparentní kritéria ještě před podáním nabídky.

Máte pocit, že zadavatel nastavil BVA kritéria diskriminačně nebo nejasně? Braňte se. Naši právníci jsou připraveni vám pomoci s analýzou dokumentace i přípravou námitek – napište na office@arws.cz.

BVA a mezinárodní zakázky: Využijte síť ARROWS International

Best Value Approach není český výmysl. Je to globální jazyk, kterým se mluví v nejvyspělejších ekonomikách. Metoda pochází z USA a je masivně využívána v Nizozemsku a Norsku. Je to de facto standard pro kvalitativní nákupy v celé EU.

Pro české firmy, které expandují do zahraničí, je znalost BVA (resp. MEAT) klíčovou kompetencí pro úspěch v mezinárodních tendrech. A naopak – pokud v českém tendru soutěžíte se zahraniční firmou, můžete si být jisti, že ta má s BVA pravděpodobně mnohem více zkušeností.

V ARROWS řešíme denně problematiku s mezinárodním prvkem. Díky naší deset let budované síti ARROWS International vám zajistíme plnou právní podporu pro vaše přeshraniční tendry, ať už jako zadavateli, nebo dodavateli. Pro okamžité řešení vaší situace nám napište na office@arws.cz.

Na co si dát pozor při hodnocení a námitkách (ÚOHS)

Vyhlášením zakázky právní rizika nekončí, naopak. Fáze hodnocení nabídek a vypořádání námitek je z pohledu ÚOHS klíčová. Ani nejlepší zadání vás nezachrání, pokud selžete v samotném procesu hodnocení.

Rizika a sankce	Jak pomáhá ARROWS
Nepřezkoumatelný protokol o hodnocení: Vaše komise skvěle vyhodnotí, ale do protokolu napíše jen "Dodavatel A získal 80b, Dodavatel B 60b" bez detailního popisu myšlenkových pochodů. ÚOHS řízení zruší.	Zastupování u správních orgánů: Připravíme pro vás protokol o hodnocení tak, aby byl neprůstřelný vůči námitkám i přezkumu ÚOHS. Potřebujete zastoupení u ÚOHS? Napište na office@arws.cz.
Neúspěšné námitky (jako dodavatel): Jste si jisti, že zadavatel chyboval, ale podáte námitky po lhůtě nebo je špatně právně odůvodníte. Tím si definitivně zavřete dveře k přezkumu u ÚOHS.	Příprava nebo revize námitek: Sepíšeme pro vás právně fundované námitky, které mají maximální šanci na úspěch u zadavatele i ÚOHS. Potřebujete připravit námitky? Kontaktujte nás na office@arws.cz.
Pokuty a zákaz plnění smlouvy: ÚOHS zjistí chybu (např. netransparentní hodnocení) až po podpisu smlouvy. Může vám uložit pokutu (až 10 % ceny) nebo dokonce zakázat plnění smlouvy.	Příprava dokumentace (ochrana před sankcemi): Jsme specialisté na nastavení procesů tak, aby byly auditně odolné a chránily vás před sankcemi. Spojte se s námi na office@arws.cz.
Trestněprávní odpovědnost: Při hrubém porušení zákona (např. pletichy ve výběrovém řízení nebo sjednání výhody) může jít o trestněprávní odpovědnost, a to i korporátní.	Právní konzultace a Compliance: Nastavíme vám interní compliance programy a směrnice, které chrání vedení společnosti (CEO, CFO) před osobní i firemní odpovědností. Chcete vědět, jaké jsou vaše právní možnosti? Napište na office@arws.cz.

ARROWS je váš partner pro kvalitní veřejné zakázky

Best Value Approach je budoucnost veřejného i korporátního nákupu. Je to cesta k inovacím, skutečné kvalitě a dlouhodobé efektivitě. Tato cesta je však právně a procesně náročná a chyby jsou extrémně drahé.

Nenechte si zrušit strategický tendr kvůli formální chybě v dokumentaci. Naše zkušenosti z poskytování dlouhodobých služeb pro více než 150 akciových společností, 250 s.r.o. a 50 obcí a krajů nám dávají unikátní vhled do problémů zadavatelů i dodavatelů. Zakládáme si na rychlosti a vysoké kvalitě právního servisu.

Náš záběr je kompletní. Od úvodní přípravy interních směrnic pro zadávání, přes odborná školení pro zaměstnance a hodnotící komise, přípravu či revizi smluv až po zastupování u soudů a správních orgánů.

Jsme víc než jen právníci. Rádi propojujeme naše klienty mezi sebou, pokud vidíme zajímavou obchodní příležitost. A sami si rádi poslechneme váš byznysový nápad.

Přechod na Best Value Approach vyžaduje expertní právní vedení, které vám zajistí soulad se zákonem a ochrání vás před sankcemi. Spojte se s našimi specialisty na veřejné zakázky na office@arws.cz a domluvte si úvodní konzultaci.

FAQ – Nejčastější právní dotazy k Best Value Approach

1. Jaký je přesně rozdíl mezi BVA a MEAT?
Můžete je vnímat jako rodinné příslušníky. MEAT (Most Economically Advantageous Tender) je evropský právní princip, který říká, že se má hodnotit "ekonomicky nejvýhodnější nabídka" (tj. kombinace ceny a kvality). BVA (Best Value Approach) je konkrétní, vysoce propracovaná metodika (původem z USA a Nizozemska), jak princip MEAT uvést do praxe. Řešíte, jak princip MEAT implementovat ve vaší firmě? Napište nám na office@arws.cz.

2. Může obec nebo ministerstvo (veřejný zadavatel) použít BVA u jakékoli zakázky?
Ano, a u některých zakázek (např. služby s vysokou intelektuální hodnotou jako IT systémy, projektové práce nebo právní služby) je to nanejvýš vhodné. Zákon (ZZVZ) dává zadavateli volnost volit kritéria, pokud jsou nediskriminační, transparentní a vážou se k předmětu zakázky. Pro rutinní komoditní nákupy (např. kancelářský papír) je ale BVA zbytečně složité. Pomůžeme vám vybrat správný režim hodnocení. Kontaktujte nás na office@arws.cz.

3. Co když dodavatel ve fázi realizace nesplní "sliby", které nabídl v hodnocení BVA?
Toto je kritický bod. Všechny dominantní informace a "přidané hodnoty", za které dodavatel získal body, se musí stát smluvním závazkem. Pokud je nesplní, musí čelit přísným smluvním sankcím. Právě proto je klíčová kvalitní smlouva, která je na hodnocení přímo navázaná. Připravujeme a revidujeme smlouvy, které vás ochrání. Napište nám na office@arws.cz.

4. Jak se boduje pohovor s projektovým manažerem, aby to nebylo subjektivní?
Klíčem je struktura a dokumentace. Zadavatel musí předem zveřejnit okruhy otázek, mít připravený detailní bodovací arch (kontrolní list) a pohovory ideálně nahrávat. Hodnotí se konkrétní odpovědi na konkrétní otázky, nikoli "dojem" nebo "sympatie". Můžeme pro vás připravit kompletní metodiku hodnocení pohovorů. Ozvěte se na office@arws.cz.

5. Jsem dodavatel a myslím, že zadavatel BVA jen předstírá a 80 % váhy dal stejně na cenu. Co mám dělat?
Toto je bohužel častá praxe. Pokud zadavatel nastaví váhy tak, že kvalita reálně nehraje žádnou roli, jedná se o obcházení smyslu zákona. Doporučujeme podat námitky proti zadávacím podmínkám pro jejich netransparentnost nebo diskriminaci, a to ještě před podáním nabídek. Naši právníci jsou připraveni takové námitky sepsat za vás. Napište na office@arws.cz.

6. Jak dlouho trvá příprava BVA zakázky v porovnání s tou na nejnižší cenu?
Příprava BVA zakázky je náročnější. Vyžaduje více času na definování účelu, nastavení kritérií a případné předběžné tržní konzultace. Tato počáteční investice se vám ale mnohonásobně vrátí v podobě kvalitnějšího plnění, menšího počtu víceprací a celkově nižšího rizika projektu. S naší právní pomocí bude proces přípravy maximálně efektivní. Začněte s námi ještě dnes na office@arws.cz.

Nechcete tenhle problém řešit sami? Advokátní kanceláři ARROWS věří více než 2000 klientů a jsme oceněni jako Právnická firma roku 2024. Podívejte se ZDE na naše reference a bude nám ctí pomoci vám při řešení vašeho problému. Poptávka je zdarma.