Archiwizacja dokumentów podatkowych

Archiwizacja jako krytyczny element bezpieczeństwa prawnego spółki

Postrzeganie archiwizacji jako zwykłej formalności jest jednak w obecnym klimacie legislacyjnym nie tylko przestarzałe, ale stanowi bezpośrednie zagrożenie dla istnienia spółki. Archiwizacja dokumentów podatkowych i księgowych nie jest czynnością administracyjną – to podstawowy filar obrony prawnej Państwa spółki w przypadku kontroli, sporu lub niewypłacalności.

Jeśli system archiwizacji zawiedzie, nie chodzi jedynie o utratę papieru czy danych. Chodzi o utratę możliwości udźwignięcia ciężaru dowodu. W momencie, gdy czeski urząd skarbowy (finanční úřad), czeska Administracja Celna (celní správa) lub organy ścigania wszczynają postępowanie, Państwa archiwum staje się jedyną tarczą, która stoi między Państwa majątkiem a władzą państwową. Niepowodzenie w tym obszarze prowadzi do wymiaru podatku w drodze szacowania (tzw. pomůcky), co dla podatnika jest praktycznie zawsze najmniej korzystnym wariantem, połączonym z maksymalnymi sankcjami.

Kancelaria prawna ARROWS, z ponad dwudziestoletnim doświadczeniem i portfelem obejmującym ponad 150 spółek akcyjnych, 250 spółek z ograniczoną odpowiedzialnością i dziesiątki gmin, spotyka się z takimi scenariuszami codziennie. Widzimy, jak zaniedbany obowiązek przechowywania dokumentów przeradza się w ściganie karne za zniekształcanie danych o stanie gospodarki i majątku (§ 254 czeskiej ustawy Kodeks karny (ustawa nr 40/2009 Sb., dalej „TZ”)). 

Naszym celem nie jest wywoływanie paniki, lecz zapewnienie Państwu solidnych, fachowych i sprawdzonych międzynarodowo ram, które eliminują te ryzyka. Ponieważ ARROWS jest ubezpieczona od szkód do kwoty 350 000 000 CZK (ok. 14,4 mln EUR), jesteśmy dla naszych klientów partnerem, który nie tylko doradza, ale ponosi także realną odpowiedzialność.

Chcą Państwo mieć pewność, że Państwa firma przetrwa każdą kontrolę? W celu natychmiastowego rozwiązania Państwa sytuacji prosimy o kontakt pod adresem konsultacja@arws.cz. 

Trudności w poruszaniu się po przepisach: gdzie kryją się obowiązki i ryzyka

Orientacja w obowiązkach archiwizacyjnych jest dla laika, a nawet dla przeciętnego prawnika wewnętrznego, niezwykle trudna. Nie istnieje bowiem jedna „ustawa o archiwizacji dla firm”, która ujednolicałaby wszystkie terminy i obowiązki w jednym miejscu. Przepisy są rozproszone w wielu aktach prawnych, które wzajemnie się uzupełniają, ale w niektórych aspektach także krzyżują.

Podstawowe ramy prawne

Podstawą jest czeska ustawa o rachunkowości (ustawa nr 563/1991 Sb., dalej „ustawa o rachunkowości”), która określa podstawowe obowiązki jednostek rachunkowych. Ustawa ta nakłada obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych w sposób prawidłowy, kompletny, udokumentowany, zrozumiały, przejrzysty i gwarantujący trwałość zapisów księgowych. 

Jednak dla większości naszych klientów, którzy są płatnikami VAT, nadrzędna jest czeska ustawa o podatku od wartości dodanej (ustawa nr 235/2004 Sb., dalej „ustawa o VAT”). Stawia ona archiwizacji dokumentów podatkowych znacznie surowsze wymagania, zwłaszcza w zakresie wykazania autentyczności pochodzenia i integralności treści.

Dalej do gry wchodzi czeska ustawa o organizacji i wykonywaniu zabezpieczenia społecznego (ustawa nr 582/1991 Sb.), która wprowadza wyjątkowo długie terminy dla dokumentacji płacowej, oraz czeska ustawa o archiwistyce i służbie kancelaryjnej (ustawa nr 499/2004 Sb., dalej „ustawa o archiwistyce”), która reguluje proces brakowania dokumentów oraz komunikację z archiwami państwowymi. Zignorowanie któregokolwiek z tych przepisów otwiera drogę do sankcji.

Konflikt terminów: dlaczego „10 lat” nie wystarcza

Wśród przedsiębiorców panuje mit, że „wszystko archiwizuje się 10 lat”. Takie uogólnienie jest niebezpieczne. Terminy różnią się w zależności od rodzaju dokumentu oraz – co ważniejsze – od biegu terminów przedawnienia i terminów zawitych.

Należy odróżnić okres archiwizacji określony w ustawie o rachunkowości od terminu na wymiar podatku zgodnie z czeską ordynacją podatkową (ustawa nr 280/2009 Sb., dalej „ordynacja podatkowa”). Podczas gdy ustawa o rachunkowości może przewidywać 5 lat dla dowodów księgowych, ordynacja podatkowa pozwala na dodatkowy wymiar podatku także po upływie tego okresu, jeżeli dokonano czynności zmierzającej do wszczęcia kontroli podatkowej lub jeżeli wykazano stratę podatkową. 

W takich przypadkach okres archiwizacji faktycznie się wydłuża, a jeśli zniszczą Państwo dokumenty dokładnie po 5 lub 10 latach, znajdą się Państwo w sytuacji braku dowodów. Poszczególne kroki, które wyglądają na proste (np. zniszczenie dokumentów po 10 latach), mają w rzeczywistości ukryte wyjątki i powiązania z innymi przepisami, których laik często nie dostrzega.

Potrzebują Państwo audytu prawnego systemu archiwizacji, aby mieć pewność, że spełniają Państwo wszystkie wymogi ustawowe, także z uwzględnieniem biegnących terminów? Prosimy o kontakt pod adresem konsultacja@arws.cz. 

Więcej o tej usłudze mogą Państwo przeczytać TUTAJ.

Szczegółowy przewodnik po okresach przechowywania: co i jak długo przechowywać

Aby wprowadzić porządek w ten chaos, przygotowaliśmy szczegółowy przegląd terminów dla kluczowych rodzajów dokumentów. Terminy te wynikają z aktualnych przepisów obowiązujących w 2025 roku.

Sprawozdania finansowe i raporty roczne (10 lat i więcej)

Sprawozdanie finansowe jest „aktem urodzenia” i „świadectwem” Państwa firmy za każdy rok. Zgodnie z § 31 ustawy o rachunkowości sprawozdania finansowe i raporty roczne należy przechowywać przez 10 lat, licząc od końca okresu sprawozdawczego, którego dotyczą.

Sprawozdanie finansowe za rok 2024 muszą Państwo przechowywać co najmniej do końca 2035 roku. W praktyce adwokackiej zalecamy jednak klientom ARROWS przechowywanie tych dokumentów na stałe. Stanowią one kluczową podstawę przy sprzedaży firmy (Due Diligence), w negocjacjach z bankami w sprawie kredytów lub przy wstecznym wykazywaniu historii spółki wobec inwestorów. Utrata historycznych sprawozdań może obniżyć wycenę spółki przy wyjściu z inwestycji.

Dokumenty podatkowe istotne dla VAT (10 lat)

Dla płatników VAT jest to kategoria krytyczna. Ustawa o VAT w § 35 i nast. nakłada obowiązek przechowywania dokumentów podatkowych przez 10 lat od końca okresu rozliczeniowego, w którym dokonano świadczenia.

Należy tu podkreślić ryzyko związane z odwrotnym obciążeniem i transakcjami międzynarodowymi. Jeśli prowadzą Państwo handel w ramach UE lub korzystają z procedury OSS (One Stop Shop), dziesięcioletni termin jest absolutnym minimum, a jego naruszenie może prowadzić do dodatkowego wymiaru VAT nie tylko w Republice Czeskiej, ale także w innych państwach członkowskich.

Eksportują Państwo lub korzystają z OSS? Zapewnimy Państwu doradztwo prawne w zakresie opodatkowania międzynarodowego i archiwizacji. Prosimy o kontakt pod adresem konsultacja@arws.cz. 

Dowody i księgi rachunkowe (5 lat a 10 lat)

Ustawa o rachunkowości przewiduje dla dowodów księgowych (faktury, dowody kasowe), ksiąg rachunkowych (dzienniki, księgi główne), planów amortyzacji i spisów z natury termin 5 lat.

I tu powstaje najczęstszy błąd. Większość faktur jest jednocześnie dokumentem podatkowym dla celów VAT. Jeśli są Państwo płatnikami VAT, zawsze obowiązuje dłuższy termin, czyli 10 lat zgodnie z ustawą o VAT. Termin pięcioletni dotyczy więc w praktyce przede wszystkim podmiotów niebędących płatnikami VAT lub dokumentów wewnętrznych, które nie mają wpływu na VAT. Zalecamy ujednolicenie okresu archiwizacji do 10 lat dla wszystkich dokumentów źródłowych, aby uniknąć pomyłki przy brakowaniu.

Dokumentacja płacowa (do 45 lat)

W obszarze HR i wynagrodzeń terminy są najdłuższe, a ich niedotrzymanie może zaszkodzić Państwa pracownikom przy obliczaniu emerytury, co może prowadzić do pozwów o odszkodowanie, za które jako pracodawca Państwo odpowiadają.

• Karty wynagrodzeń i karty ewidencyjne ubezpieczenia emerytalnego: Muszą być przechowywane 30 lat (w niektórych przypadkach nawet 45 lat dla celów ubezpieczenia emerytalnego).

• Odpisy kart ewidencyjnych: 3 lata.

• Dokumenty płacowe (ewidencja obecności, urlopy): Z reguły 3–5 lat, o ile nie służą do wykazania uprawnień emerytalnych.

Dokumenty o wartości trwałej

Niektórych dokumentów nie wolno nigdy zniszczyć bez wyraźnej zgody archiwum państwowego. Chodzi o dokumenty kategorii „A” (Archiwum), do których należą akty założycielskie, statuty, protokoły z walnych zgromadzeń, umowy zbycia udziałów, patenty, znaki towarowe oraz wyjątkowa dokumentacja dotycząca historii firmy. Dokumenty te tworzą pamięć korporacyjną, a ich utrata może oznaczać prawne zakwestionowanie samego istnienia lub struktury właścicielskiej spółki.

Archiwizacja elektroniczna i ścieżka audytu: konieczność techniczna

Przejście na cyfryzację nie jest wyborem, lecz koniecznością. W sieci ARROWS International widzimy, że papierowe archiwa stają się dla nowoczesnych korporacji nie do utrzymania. Archiwizacja cyfrowa niesie jednak specyficzne ryzyka. Dokument elektroniczny jest w oczach prawa znacznie bardziej kruchy niż papier.

Trzy filary ważnego dokumentu elektronicznego

Aby elektroniczny dokument podatkowy (np. faktura w PDF) był uznawany dla celów podatkowych również po pięciu latach, musi zgodnie z ustawą o VAT (§ 34) i dyrektywą europejską spełniać przez cały okres archiwizacji trzy kryteria:

• Autentyczność pochodzenia (Authenticity): Muszą Państwo być w stanie wykazać tożsamość dostawcy.

• Integralność treści (Integrity): Muszą Państwo wykazać, że treść dokumentu od chwili wystawienia nie została zmieniona nawet o jeden bit.

• Czytelność (Legibility): Dokument musi być czytelny dla człowieka przez cały okres przechowywania (uwaga na formaty zastrzeżone, których za 10 lat może nie dać się otworzyć).

Ścieżka audytu (Audit Trail): Państwa lina ratunkowa

Jak zapewnić powyższe warunki w praktyce? Najczęstszym i zalecanym przez nas sposobem jest stworzenie wiarygodnej ścieżki audytu.

Ścieżka audytu to udokumentowany przepływ informacji i procesów, który łączy dowód księgowy z rzeczywistym świadczeniem. To nie tylko sama faktura, ale łańcuch dowodów. Jeśli mają Państwo jedynie fakturę w PDF bez podpisu elektronicznego, organ podatkowy może ją zakwestionować. Jeśli jednak przedłożą Państwo solidną ścieżkę audytu (np. powiązanie z zamówieniem i wyciągiem bankowym w systemie ERP), wykażą Państwo, że świadczenie rzeczywiście miało miejsce. 

Kancelaria prawna ARROWS może przygotować dla Państwa firmy wewnętrzną instrukcję obiegu dokumentów, która definiuje ścieżkę audytu i tym samym chroni Państwa podczas kontroli. Brakuje Państwu instrukcji obiegu dokumentów i ścieżki audytu? W celu przygotowania instrukcji na miarę prosimy o kontakt pod adresem konsultacja@arws.cz. 

Znaczniki czasu i podpisy elektroniczne według eIDAS

W celu zapewnienia niezmienności (integralności) dokumentów w czasie najbezpieczniejszym rozwiązaniem technicznym jest stosowanie kwalifikowanych podpisów elektronicznych i kwalifikowanych znaczników czasu.

Rozporządzenie eIDAS (rozporządzenie UE nr 910/2014) wprowadza ogólnoeuropejski standard. Kwalifikowany znacznik czasu to kryptograficzny dowód, że dany dokument istniał w określonym czasie i w określonej postaci. Bez znacznika czasu po kilku latach może wygasnąć ważność certyfikatu podpisu elektronicznego, a dokument stanie się niemożliwy do zweryfikowania. W oczach kontrolera to tak, jakby nie istniał.

Inwestycja w automatyczne „opatrywanie znacznikiem” archiwizowanych faktur jest znikoma w porównaniu z ryzykiem zakwestionowania całej księgowości. Nasi prawnicy IT we współpracy z doradcami podatkowymi są w stanie ocenić, czy Państwa obecne rozwiązanie spełnia wymogi rozporządzenia eIDAS.

Zmiany na horyzoncie: nowa ustawa o rachunkowości

Otoczenie prawne jest dynamiczne, a obecnie przygotowywana jest rekodyfikacja przepisów o rachunkowości, która przyniesie rewolucyjne zmiany. Choć pierwotne oczekiwania wskazywały na rok 2025, proces legislacyjny uległ opóźnieniu. Według aktualnych informacji czeskiego Ministerstwa Finansów (Ministerstvo financí) wejście w życie nowej ustawy o rachunkowości oczekiwane jest najwcześniej 1 stycznia 2026 lub 2027.

Mimo odroczenia należy jednak przygotować się na zaostrzenie zasad, m.in. w postaci wyższych kar (do 6 % aktywów) i nowych obowiązków dotyczących informacji o zrównoważonym rozwoju (ESG).

Podczas gdy dotychczas maksymalna kara za niektóre wykroczenia wynosiła 3 % wartości aktywów, projekt ustawy przewiduje jej podwyższenie do 6 % wartości aktywów. Ta drakońska zmiana jest wymierzona przede wszystkim w duże korporacje, ale jej skutki odczuje każdy podmiot, który rażąco zaniedba swoje obowiązki.

Duże spółki będą musiały archiwizować i publikować także informacje niefinansowe dotyczące zrównoważonego rozwoju (ESG). Raporty te będą podlegać weryfikacji przez biegłego rewidenta, a ich brak lub błędy będą karane równie surowo jak błędy w księgowości. Nasi prawnicy i doradcy podatkowi codziennie śledzą proces legislacyjny nowej ustawy o rachunkowości. Prosimy przygotować firmę na zmiany z wyprzedzeniem – piszcie na konsultacja@arws.cz. 

Postępowanie brakowania: jak legalnie pozbyć się dokumentów

Wiele firm uważa, że po upływie 10 lat może po prostu załadować dokumenty do samochodu i zawieźć je do skupu surowców wtórnych albo wrzucić do niszczarki. To zasadniczy błąd, zwłaszcza jeśli są Państwo spółką wpisaną do czeskiego rejestru handlowego (obchodní rejstřík).

Zgodnie z ustawą o archiwistyce są Państwo tzw. prywatnoprawnym wytwórcą dokumentacji i mają Państwo obowiązek zaoferować dokumenty do wyboru materiałów archiwalnych właściwemu czeskiemu państwowemu archiwum regionalnemu (státní oblastní archiv). Proces ten nazywa się postępowaniem brakowania.

Przebieg postępowania brakowania:

• Wniosek o brakowanie: Muszą Państwo sporządzić wykaz dokumentów przeznaczonych do wybrakowania i przesłać go do archiwum.

• Ocena przez archiwum: Archiwiści ustalą, które dokumenty mają trwałą wartość historyczną (np. kroniki firmy, ważne umowy, projekty unikatowych budowli, raporty roczne), i przejmą je pod opiekę państwa.

• Zgoda na brakowanie: Dopiero po wydaniu urzędowej zgody archiwum mogą Państwo fizycznie zniszczyć pozostałe dokumenty (np. zwykłe faktury).

Jeśli zniszczą Państwo dokumenty bez przeprowadzenia tego procesu, grozi Państwu kara na podstawie ustawy o archiwistyce. Ponadto w razie sporu nie będą Państwo mieli „urzędowej pieczątki” potwierdzającej, że dokumenty zniszczono legalnie, co może zostać zinterpretowane jako próba ukrycia dowodów. 

W praktyce zagadnienie to jest znacznie bardziej złożone, niż się wydaje. Plany brakowania, instrukcje kancelaryjne i komunikacja z archiwum wymagają zasobów administracyjnych i znajomości kategorii archiwalnych. Często spotykamy się z sytuacją, gdy firmy „zapominają” o postępowaniu brakowania, a przy likwidacji spółki okazuje się, że nie mogą zostać wykreślone z rejestru handlowego, dopóki nie wypełnią tego obowiązku.

Pozwólcie Państwo, że przygotujemy dla Państwa regulamin brakowania i będziemy reprezentować Państwa w kontaktach z archiwum państwowym. Zaoszczędzą Państwo czas i unikną biurokracji. Prosimy o kontakt: konsultacja@arws.cz. 

Rola kancelarii prawnej ARROWS: Państwa zabezpieczenie

Z powyższego jasno wynika, że archiwizacja to nie tylko „pudła w magazynie”. To złożona dyscyplina prawna przenikająca się z prawem podatkowym, prawem karnym, bezpieczeństwem IT i prawem międzynarodowym. Kancelaria prawna ARROWS zajmuje się tą tematyką codziennie, dzięki czemu może znacząco skrócić klientowi czas i zminimalizować ryzyko błędów.

Kluczowe jest dla nas, aby mogli się Państwo skupić na swoim biznesie, podczas gdy my pilnujemy Państwa tyłów. Przypominamy, że kancelaria prawna ARROWS jest ubezpieczona od szkód do kwoty 350 000 000 CZK. Dla klienta bezpieczniej jest więc powierzyć sprawę profesjonalnie nam, niż ryzykować działanie na własną rękę. Często jesteśmy również partnerami prawników wewnętrznych (in-house lawyers) w sprawach specjalistycznych, takich jak właśnie ustawienie procesów compliance w archiwizacji.

Podsumowanie

Archiwizacja dokumentów podatkowych i księgowych nie jest działalnością bierną. To aktywny proces zarządzania ryzykiem i ochrony wartości spółki. W dobie postępującej cyfryzacji, zaostrzających się przepisów i coraz bardziej agresywnych kontroli podatkowych poleganie na „zdrowym rozsądku” nie wystarcza. Niezbędna jest fachowa wiedza prawna i podatkowa.

Jeśli nie chcą Państwo ryzykować, że firma zapłaci za formalny błąd w archiwizacji lub że nie udźwigną Państwo ciężaru dowodu w sporze podatkowym, prosimy o kontakt z profesjonalistami. W ARROWS International łączymy dogłębną znajomość prawa czeskiego z międzynarodowym zasięgiem i praktycznym podejściem do biznesu. W naszym portfelu jest ponad 150 spółek akcyjnych, 250 s.r.o. (spółek z ograniczoną odpowiedzialnością prawa czeskiego) oraz 50 gmin i krajów. Stawiamy na szybkość i wysoką jakość.

Jednocześnie potrafimy łączyć klientów ze sobą, jeśli mają ciekawe możliwości inwestycyjne lub biznesowe. Chętnie wysłuchamy również ciekawych pomysłów przedsiębiorczych i biznesowych. Jeśli poszukują Państwo w danej dziedzinie finansowania lub partnera handlowego do zakupu bądź sprzedaży, zachęcamy do kontaktu z naszą kancelarią – konsultacja@arws.cz.