Czy pracodawca może zakazać korzystania z AI?

Sztuczna inteligencja w pracy: cichy wspólnik czy bomba zegarowa?

Problem polega na tym, że o ile korzyści z AI są widoczne natychmiast, o tyle zagrożenia kryją się w szczegółach prawnych, warunkach licencyjnych i technicznym działaniu tych narzędzi. Nie chodzi o to, czy AI zakazać, czy na nią zezwolić. Kluczowe pytanie dla każdego odpowiedzialnego menedżera i właściciela firmy brzmi inaczej: jak kierować korzystaniem z AI w firmie, aby uniknąć fatalnych skutków?

Podstawowa zasada prawna jest nieubłagana: za szkodę wyrządzoną przez pracownika przy wykonywaniu pracy odpowiada pracodawca. Jeżeli pracownik użyje AI jako narzędzia pracy i wyrządzi szkodę – czy to przez wyciek danych, naruszenie praw autorskich, czy błędną decyzję podjętą na podstawie wyniku AI – odpowiedzialność ponosi firma. Biorąc pod uwagę ogromną skalę potencjalnych szkód, od druzgocących kar za naruszenie RODO po nieodwracalną utratę tajemnicy przedsiębiorstwa, regulacja AI staje się nie opcją, lecz wręcz obowiązkiem.

Ignorowanie tej problematyki nie jest decyzją strategiczną, lecz zaniedbaniem podstawowego obowiązku należytej staranności (péče řádného hospodáře). Bezczynność w tym obszarze naraża Państwa firmę na ryzyka, które mogą zagrozić jej stabilności, reputacji, a nawet samemu istnieniu. Celem nie jest hamowanie innowacji, lecz kierowanie nimi tak, aby służyły firmie, a nie jej zagrażały.

Państwa kluczowe narzędzie: oparcie w czeskim Kodeksie pracy

Wielu pracodawców czuje się bezradnych wobec niekontrolowanego rozprzestrzeniania się narzędzi AI wśród pracowników. Czeska ustawa Kodeks pracy (ustawa nr 262/2006 Sb., dalej „KP”) daje jednak Państwu do ręki silne i jednoznaczne narzędzia, by tą sytuacją kierować. Kluczem jest zrozumienie swoich praw i ich prawidłowe stosowanie w praktyce. To Państwo ustalają reguły gry, a nie Państwa pracownicy ani dostawcy AI.

W jaki sposób Kodeks pracy daje Państwu prawo kierowania pracą pracowników?

Fundamentem stosunku pracy jest jego charakter – jest to stosunek nadrzędności pracodawcy i podporządkowania pracownika. Zasada ta daje Państwu prawo do organizowania pracy, kierowania nią i jej kontrolowania. Pracownik jest zobowiązany wykonywać te polecenia.

Podstawę prawną znajdą Państwo w § 301 lit. a) KP, który jednoznacznie stanowi, że pracownicy są zobowiązani „wykonywać polecenia przełożonych wydane zgodnie z przepisami prawa”. Polecenie to może mieć formę bezpośredniego nakazu, ale także bardziej ogólnej zasady ustalonej w regulaminie wewnętrznym. Polecenie zakazujące korzystania z określonych narzędzi programowych (w tym publicznych modeli AI) lub przeciwnie – nakazujące korzystanie wyłącznie z zatwierdzonego narzędzia firmowego – jest w pełni uprawnione. Pracownik nie jest uprawniony do oceny jego logiki biznesowej czy sensowności; jeżeli polecenie jest zgodne z prawem, musi je wykonać.

Czy mogą Państwo kontrolować prywatne korzystanie z firmowych środków i go zakazać?

Tak, i to całkowicie jednoznacznie. Firmowy komputer, oprogramowanie, połączenie z internetem i inne środki pracy są własnością pracodawcy. Korzystanie z nich do celów prywatnych jest możliwe wyłącznie za Państwa wyraźną zgodą.

Uprawnienie to zapisano w § 316 ust. 1 KP, zgodnie z którym pracownicy „nie mogą bez zgody pracodawcy używać do swoich potrzeb osobistych środków produkcji i środków pracy pracodawcy, w tym sprzętu komputerowego”. Ustawa daje Państwu jednocześnie prawo do „kontrolowania w odpowiedni sposób” przestrzegania tego zakazu. Przepis ten ma bezpośrednie zastosowanie do sytuacji, w której pracownik korzysta na firmowym komputerze z ogólnodostępnych wersji narzędzi AI, czy to do celów służbowych, czy prywatnych.

Jaki związek ma ochrona mienia z korzystaniem z AI?

Pojęcie „mienia” w XXI wieku wykracza daleko poza rzeczy fizyczne. Największym bogactwem nowoczesnej firmy są jej dane, know-how, bazy klientów i tajemnice przedsiębiorstwa. To właśnie te aktywa niematerialne są najbardziej zagrożone niekontrolowanym korzystaniem z AI.

Kodeks pracy również tutaj zapewnia Państwu ochronę. Zgodnie z § 301 lit. d) KP pracownik jest zobowiązany „strzec mienia pracodawcy i chronić je przed uszkodzeniem, utratą, zniszczeniem i nadużyciem”. Wprowadzanie wrażliwych danych firmowych do publicznych platform AI stanowi bezpośrednie naruszenie tego obowiązku. Państwa prawo do kontroli w celu ochrony mienia potwierdza ponadto § 248 ust. 2 KP. Regulacja korzystania z AI nie jest więc jedynie wykonywaniem Państwa uprawnień, lecz realizacją obowiązku ochrony mienia firmy.

Zespół adwokatów ARROWS codziennie pomaga klientom, wśród których jest ponad 150 spółek akcyjnych i 250 spółek s.r.o. (společnost s ručením omezeným – czeska spółka z ograniczoną odpowiedzialnością), prawidłowo sformułować te uprawnienia w umowach o pracę i przepisach wewnętrznych tak, aby były prawnie niepodważalne.

Konkretne ryzyka niekontrolowanej AI: co Państwu realnie grozi?

Zrozumienie teoretycznych praw to pierwszy krok. Drugim, kluczowym dla biznesu, jest uświadomienie sobie konkretnych, namacalnych ryzyk wynikających z niekontrolowanego korzystania z AI. Nie chodzi o abstrakcyjne zagrożenia, lecz o realne scenariusze, które mogą kosztować Państwa firmę miliony koron czeskich, zaszkodzić jej reputacji i zniweczyć przewagę konkurencyjną.

Wyciek tajemnicy przedsiębiorstwa i danych wrażliwych

To największe i najpoważniejsze ryzyko. Pracownik, chcąc zaoszczędzić czas, kopiuje do okna publicznie dostępnego czatu AI wewnętrzny dokument – plan finansowy, strategię na kolejny kwartał, listę kluczowych klientów, kod źródłowy oprogramowania lub projekt nowej kampanii marketingowej. W tym momencie tracą Państwo nad tymi danymi wszelką kontrolę.

Dostawcy bezpłatnych narzędzi AI często zastrzegają w swoich warunkach prawo do wykorzystania wprowadzonych danych do „trenowania” swoich modeli. Państwa tajemnica przedsiębiorstwa może więc stać się częścią bazy danych, z której korzystają również Państwa konkurenci.

Dochodzi do nieodwracalnej utraty wartości Państwa najcenniejszego know-how oraz do naruszenia wszystkich umów o zachowaniu poufności (NDA) zawartych z klientami i partnerami. ARROWS może pomóc wdrożyć środki techniczne i prawne, w tym przygotować solidne umowy o zachowaniu poufności (NDA) i regulaminy wewnętrzne, które minimalizują to ryzyko.

Naruszenie RODO i groźba druzgocących kar

Każda informacja umożliwiająca identyfikację osoby fizycznej (imię i nazwisko, e-mail, numer telefonu, ale także stanowisko w połączeniu z innymi informacjami) jest daną osobową chronioną przez RODO. Pracownicy przetwarzają takie dane codziennie. Wykorzystanie AI do ich przetwarzania to bomba zegarowa.

Proszę sobie wyobrazić, że menedżer HR wprowadza do narzędzia AI życiorysy kandydatów, aby pomogło mu je ocenić. Albo handlowiec wgrywa do AI notatkę ze spotkania zawierającą nazwiska i opinie klientów, aby uzyskać podsumowanie. W obu przypadkach dochodzi do przetwarzania i przekazania danych osobowych osobie trzeciej (dostawcy AI). Jeżeli dostawca ten nie jest umownie związany jako podmiot przetwarzający dane osobowe zgodnie z RODO, mamy do czynienia z nieuprawnionym przetwarzaniem.

Grozi Państwu kara w wysokości do 4 % całkowitego rocznego światowego obrotu spółki. Konsultacje prawne z ARROWS pomogą Państwu zidentyfikować procesy, w których grozi naruszenie RODO, i przygotować niezbędną dokumentację, taką jak ocena skutków dla ochrony danych (DPIA).

Utrata kontroli nad własnością intelektualną

Państwa firma inwestuje niemałe środki w tworzenie treści – tekstów marketingowych, grafik, logotypów, kodu oprogramowania. Jeżeli pracownik użyje do ich stworzenia AI, powstaje poważny problem prawny. Zgodnie z czeską ustawą o prawie autorskim autorem może być wyłącznie osoba fizyczna; utwór musi być niepowtarzalnym wynikiem twórczej działalności człowieka.

Wynik wygenerowany przez sztuczną inteligencję bez istotnego twórczego wkładu człowieka nie spełnia tych warunków. W efekcie Państwa firma nie jest właścicielem praw autorskich do treści, za które zapłaciła. Nie mogą Państwo skutecznie chronić ich przed kopiowaniem przez konkurencję ani udzielać do nich licencji. Ponadto istnieje drugie ryzyko: AI była trenowana na ogromnej ilości danych z internetu, z których znaczna część była chroniona prawem autorskim. Wygenerowany wynik może więc być nieumyślnie plagiatem lub utworem zależnym, co naraża Państwa na pozwy ze strony pierwotnych autorów.

Nasi specjaliści ds. własności intelektualnej w ARROWS pomogą Państwu przeanalizować warunki korzystania z narzędzi AI i ustalić procesy tak, aby zminimalizować ryzyko naruszenia cudzych praw i chronić Państwa inwestycje.

Kto ponosi odpowiedzialność za szkody wyrządzone przez błąd AI?

Narzędzia AI, zwłaszcza modele językowe, są podatne na tzw. „halucynacje” – generowanie informacji nieprawdziwych, wprowadzających w błąd lub całkowicie zmyślonych. Co się stanie, gdy Państwa pracownik zaufa takiemu błędnemu wynikowi?

Proszę sobie wyobrazić, że analityk finansowy wykorzysta AI do analizy rynku, która okaże się błędna, a firma na jej podstawie dokona stratnej inwestycji. Albo asystent prawny zleci AI przygotowanie projektu umowy, który będzie zawierał poważny błąd szkodzący Państwa firmie. Kto za to odpowiada? Odpowiedź jest jednoznaczna: Państwo jako pracodawca.

Z punktu widzenia prawa AI jest jedynie narzędziem, podobnie jak kalkulator czy edytor tekstu. Za jego prawidłowe użycie i kontrolę jego wyników w pełni odpowiada pracownik, a pośrednio więc pracodawca. ARROWS może reprezentować Państwa w ewentualnych sporach i pomóc ukształtować stosunki umowne z dostawcami AI tak, aby część odpowiedzialności została przeniesiona na nich.

Rozwiązanie istnieje: jak ustalić jasne i prawnie egzekwowalne zasady?

W obliczu opisanych wyżej ryzyk jest oczywiste, że strategia „nic nie robić” jest nie do utrzymania. Jedyną drogą naprzód jest proaktywna regulacja. Nie muszą Państwo zakazywać AI w całości, ale muszą Państwo ustalić jasne zasady korzystania z niej. Podstawowym i absolutnie niezbędnym narzędziem dla każdej firmy jest wprowadzenie regulaminu wewnętrznego.

Dlaczego regulamin wewnętrzny jest koniecznością, a nie opcją?

Proszę sobie wyobrazić, że pracownik mimo Państwa ustnego ostrzeżenia wyrządzi szkodę przez wyciek danych za pośrednictwem AI. Chcą Państwo wypowiedzieć mu umowę z powodu naruszenia obowiązków pracowniczych. W sądzie napotkają Państwo jednak przeszkodę. Jeżeli nie mają Państwo jasno, na piśmie i w sposób możliwy do udowodnienia ustalonej zasady, którą pracownik naruszył, Państwa szanse na wygranie sporu z zakresu prawa pracy są minimalne.

Dobrze opracowany regulamin wewnętrzny to nie tylko zbiór zasad; to Państwa tarcza prawna. Stanowi kluczowy dowód, że jako pracodawca wypełnili Państwo swój obowiązek prewencyjny. Dowodzi, że należycie poinformowali Państwo pracowników o ryzykach i ustalili wiążące procedury. W razie sporu z organem nadzorczym (np. z czeskim Urzędem Ochrony Danych Osobowych (ÚOOÚ)) lub w postępowaniu sądowym istnienie i przestrzeganie takiego regulaminu jest zasadniczym czynnikiem, który może znacząco obniżyć wysokość ewentualnych sankcji i chronić kadrę zarządzającą przed odpowiedzialnością osobistą.

Nasi prawnicy w ARROWS specjalizują się w opracowywaniu regulaminów wewnętrznych, które są nie tylko praktyczne, ale przede wszystkim prawnie egzekwowalne i stanowią skuteczną tarczę przed odpowiedzialnością.

Co musi zawierać skuteczny regulamin korzystania z AI?

Aby regulamin był skuteczny, musi być kompleksowy, zrozumiały i konkretny. Nie wystarczy ogólna deklaracja „korzystajcie z AI odpowiedzialnie”. Skuteczny regulamin musi zawierać co najmniej następujące punkty:

• Cel i zakres: Jasne określenie, kogo i jakich czynności regulamin dotyczy.

• Lista narzędzi zatwierdzonych i zakazanych: Należy wyraźnie wskazać, które narzędzia AI (np. płatna wersja firmowa) są dozwolone, a które (np. wszystkie publicznie dostępne bezpłatne wersje) są surowo zakazane.

• Zasady wprowadzania danych: Część zasadnicza. Musi zawierać ścisły zakaz wprowadzania jakichkolwiek danych osobowych, tajemnic przedsiębiorstwa i informacji poufnych do niezatwierdzonych narzędzi AI.

• Obowiązek kontroli przez człowieka: Należy ustanowić obowiązek krytycznej weryfikacji
  i sprawdzenia przez każdego pracownika wszelkich wyników wygenerowanych przez AI przed ich dalszym wykorzystaniem. AI jest narzędziem, a nie autorytetem.

• Prawa autorskie i własność wyników: Należy wyjaśnić pracownikom status prawny wyników AI i określić, jak z nimi postępować.

• Odpowiedzialność i sankcje: Należy jasno określić, co uznaje się za naruszenie regulaminu i jakie konsekwencje (od upomnienia po rozwiązanie stosunku pracy) z tego wynikają.

ARROWS oferuje nie tylko wzory, ale kompleksowe przygotowanie regulaminu dopasowanego do Państwa firmy, w tym listy kontrolne do wdrażania nowych narzędzi, które zapewnią zgodność z przepisami prawa i zminimalizują Państwa ryzyka.

Czy są Państwo gotowi na AI Act? Nowe obowiązki dla firm w UE

Regulacja AI szybko przechodzi z poziomu zaleceń na poziom twardego prawa. Kluczowym aktem jest rozporządzenie UE w sprawie sztucznej inteligencji (AI Act), które wprowadza nowe, obowiązujące w całej Europie obowiązki dla firm korzystających z AI.

AI Act klasyfikuje systemy AI według poziomu ryzyka. Dla firm zasadnicze znaczenie ma to, że wykorzystanie AI w obszarze zasobów ludzkich (HR) – na przykład do rekrutacji, selekcji, oceny wyników lub podejmowania decyzji o awansie czy rozwiązaniu stosunku pracy – zostało wyraźnie zaliczone do kategorii systemów wysokiego ryzyka. Dla Państwa jako pracodawcy oznacza to nowe obowiązki, do których należą:

• Przeprowadzanie oceny skutków i ryzyk przed wdrożeniem systemu.

• Zapewnienie rzetelnego nadzoru człowieka nad działaniem i decyzjami AI.

• Prowadzenie szczegółowej dokumentacji technicznej i rejestrów działania systemu.

• Zapewnienie tzw. „kompetencji w zakresie AI” wszystkim pracownikom, którzy z tymi systemami pracują lub je nadzorują.

AI Act nie jest pieśnią odległej przyszłości; jego części już wchodzą w życie. Przygotować się na niego muszą Państwo już teraz. Dzięki naszej międzynarodowej sieci ARROWS International śledzimy rozwój prawodawstwa europejskiego w czasie rzeczywistym i jesteśmy gotowi pomóc Państwu we wdrożeniu wymogów AI Act, aby uniknęli Państwo sankcji i byli o krok przed konkurencją.

Chrońcie Państwo swoją firmę z ekspertami, którzy rozumieją Państwa biznes i środowisko międzynarodowe

Regulacja korzystania ze sztucznej inteligencji w firmie nie polega na hamowaniu innowacji. Chodzi o profesjonalne zarządzanie poważnymi ryzykami prawnymi i finansowymi, które mogą zagrozić stabilności i przyszłości Państwa działalności. Jak pokazał ten artykuł, bezczynność jest wariantem najdroższym i najbardziej ryzykownym.

Kancelaria adwokacka ARROWS świadczy kompleksową obsługę prawną, która bezpiecznie przeprowadzi Państwa firmę przez erę sztucznej inteligencji. Nasze usługi obejmują wszystko – od wstępnej konsultacji prawnej i szczegółowej analizy ryzyk, przez przygotowanie całej niezbędnej dokumentacji (regulaminy wewnętrzne, umowy o pracę, aneksy, umowy o zachowaniu poufności, opinie prawne), aż po specjalistyczne szkolenia dla Państwa pracowników i kadry zarządzającej, które zapoznają ich z ryzykami i zasadami. Jeżeli problem już wystąpił, jesteśmy gotowi skutecznie reprezentować Państwa przed sądami i organami administracji.

Nasze doświadczenie opiera się na długoletniej współpracy z portfelem klientów liczącym ponad 150 spółek akcyjnych i 250 spółek z ograniczoną odpowiedzialnością. Stawiamy na szybkość, wysoką jakość i głębokie zrozumienie potrzeb biznesowych naszych klientów.

Dzięki budowanej od dziesięciu lat międzynarodowej sieci ARROWS International codziennie zajmujemy się sprawami z elementem międzynarodowym i zapewniamy naszym klientom globalne know-how oraz perspektywę, która w dziedzinie tak dynamicznej jak AI jest absolutnie kluczowa. Chętnie też łączymy naszych klientów, jeśli dostrzegamy interesujące synergie biznesowe lub inwestycyjne, i sami chętnie wysłuchamy ciekawych pomysłów biznesowych.

Nie czekajcie Państwo, aż ryzyko zamieni się w realny problem. Prosimy o kontakt jeszcze dziś – zapewnijcie sobie pewność prawną w erze sztucznej inteligencji. Zespół ARROWS jest gotowy chronić Państwa interesy w Republice Czeskiej i za granicą.