Dobrowolne audyty śladu węglowego

Dlaczego nie da się już obejść bez audytu śladu węglowego

Przepisy stają się coraz surowsze. Unia Europejska w pełni wdrożyła dyrektywę w sprawie sprawozdawczości przedsiębiorstw w zakresie zrównoważonego rozwoju (Corporate Sustainability Reporting Directive, CSRD), która nakłada na duże, a stopniowo także na średnie przedsiębiorstwa obowiązek raportowania informacji dotyczących zrównoważonego rozwoju. Równolegle obowiązują rygorystyczne limity emisji w transporcie i przemyśle.

Rozporządzenie określa cele redukcji emisji CO₂ dla nowych pojazdów z perspektywą zerowych emisji od 2035 roku, co ma bezpośredni wpływ na floty firmowe. Rozporządzenie (UE) 2019/631 znacząco wpływa zatem na politykę amortyzacji spółek.

Nie chodzi jednak wyłącznie o formalne wypełnienie tabel. Zgodnie z obowiązującymi przepisami i powiązanymi standardami dane muszą być weryfikowalne i udokumentowane. Regulatorzy i audytorzy sprawdzają, czy raportowane liczby odpowiadają rzeczywistości.

Jeżeli wykazują Państwo „zielone dane”, a rzeczywistość jest inna, narażają się Państwo na sankcje za wprowadzanie konsumentów w błąd i nieuczciwą konkurencję.

Jeżeli zdecydują się Państwo czekać, grozi Państwu kontrola państwowa lub podatkowa w najmniej odpowiednim momencie. Organy kontrolne mają prawo żądać dokumentów do sprawozdania finansowego, w tym umów z podwykonawcami i faktur za energię.

Wsteczne wymierzenie sankcji lub kar za nieprawidłowe prowadzenie rachunkowości może mieć dla firmy skutki likwidacyjne.

Prewencja jako strategia prawna

Firmy, które dobrowolnie przeprowadziły audyt wewnętrzny i zaczęły usuwać stwierdzone nieprawidłowości przed wszczęciem postępowania, mają lepszą pozycję negocjacyjną. W czeskim prawie administracyjnym dążenie do usunięcia szkodliwego skutku i współpraca z organem są traktowane jako okoliczność łagodząca przy wymiarze sankcji. Podejście proaktywne jest zatem najlepszą obroną.

Czy przepisy dotyczą Państwa firmy?

Zgodnie z aktualnym brzmieniem transpozycji CSRD w czeskiej ustawie o rachunkowości (ustawa nr 563/1991 Sb., dalej „ustawa o rachunkowości”) obowiązek dotyczy firm spełniających co najmniej dwa z trzech kryteriów. Są to: ponad 250 pracowników, obrót netto przekraczający 50 milionów EUR lub aktywa przekraczające 25 milionów EUR.

Niemniej jednak także mniejsze firmy zostają wciągnięte do gry, jeżeli są dostawcami dużych korporacji, które będą wymagać danych o emisjach. Kryteria te zostały dostosowane w związku z inflacją (dyrektywa delegowana (UE) 2023/2775).

Przepisy faktycznie obejmują więc cały łańcuch dostaw. Odbiorcy mogą żądać danych (Scope 3) pod groźbą wypowiedzenia umowy. Aby wymagania dotyczące danych i ich przekazywania można było bezpiecznie ustalić i egzekwować, warto oprzeć się na usłudze umowy i negocjacje.

Ryzyka i sankcje grożące w przypadku braku audytu

Ignorowanie wymogów dotyczących monitorowania śladu węglowego i raportowania ESG niesie ze sobą konkretne ryzyka prawne i finansowe.

Sankcje finansowe i kary pieniężne

Mechanizmy sankcyjne działają na kilku poziomach. Za nieprawidłowe lub brakujące sprawozdania dotyczące zrównoważonego rozwoju grożą sankcje w wysokości określonego procentu całkowitych aktywów lub obrotu, w zależności od wagi naruszenia.

W przypadku największych firm dyrektywa CSDDD wprowadza sankcje, które mogą sięgać nawet 5 % światowego obrotu netto spółki. Dyrektywa (UE) 2024/1760 (CSDDD) stanowi zatem istotne ryzyko finansowe.

Za nieudokumentowane twierdzenia ekologiczne grożą sankcje, które zgodnie z dyrektywą muszą być skuteczne, proporcjonalne i odstraszające. Często sięgają kilku procent rocznego obrotu i obejmują konfiskatę zysków z transakcji.

Niewystarczające kontrole wewnętrzne i greenwashing

Wiele firm dopuszcza się nieumyślnego greenwashingu. Przykładowo firma przedstawia swoje produkty jako „neutralne węglowo” na podstawie zakupu tanich offsetów, nie mając obliczonych swoich rzeczywistych emisji. Praktyczne skutki i możliwe sankcje za problematyczne postępowanie z odpadami i emisjami podsumowuje również artykuł Spalanie opon, tworzyw sztucznych i odpadów: kwalifikacja prawna i sankcje.

Zgodnie z dyrektywą w sprawie wzmocnienia pozycji konsumentów i dyrektywą w sprawie oświadczeń środowiskowych takie postępowanie podlega karze. Do częstych błędów należy brak danych z łańcucha dostaw (Scope 3) lub stosowanie nieaktualnych wskaźników emisji.

Prawnicy z kancelarii ARROWS zajmują się sprawami, w których firmy mierzą się ze skargami konkurencji lub organizacji konsumenckich. Przyczyną są zazwyczaj techniczne błędy w danych, które mają konsekwencje prawne. Podobnie rozwiązuje się sytuacje, w których skutki środowiskowe prowadzą do interwencji urzędów, jak opisuje artykuł Kiedy zanieczyszczenie powietrza może być podstawą do wstrzymania budowy lub działalności.

Odpowiedzialność organów statutowych

Członkowie organów statutowych mają obowiązek działać z należytą starannością dobrego gospodarza. Ignorowanie ryzyk klimatycznych i powiązanych przepisów może zostać ocenione jako naruszenie tej staranności, co rodzi osobistą odpowiedzialność wobec spółki za powstałą szkodę.

Tabela ryzyk i rozwiązań z ARROWS

Jak przygotować się do dobrowolnego audytu: kroki w praktyce

Jeżeli chcą Państwo wykorzystać audyt jako dowód compliance, proces musi być formalnie bezbłędny.

Wyznaczenie granic audytu (Organizational Boundaries)

Należy określić, które podmioty są objęte audytem. Czy chodzi o dane skonsolidowane dla całej grupy, czy tylko dla czeskiego podmiotu? Z prawnego punktu widzenia kluczowe jest ustalenie, kto sprawuje kontrolę operacyjną lub finansową nad źródłami emisji (zgodnie z metodyką GHG Protocol).

Kancelaria ARROWS pomaga zdefiniować ten zakres zgodnie ze strukturą Państwa spółki.

Gromadzenie danych – Scope 1, 2 i 3

Scope 1 obejmuje emisje bezpośrednie, Scope 2 emisje pośrednie z zakupionej energii, a Scope 3 emisje pośrednie w całym łańcuchu wartości.

Z prawnego punktu widzenia Scope 3 jest najtrudniejszy, ponieważ trzeba uzyskać dane od osób trzecich. Należy zweryfikować, czy przysługuje Państwu umowne prawo do danych i czy dostawcy są zobowiązani do ich przekazania.

Tu zaczyna się praca prawników polegająca na przeglądzie umów z dostawcami i stworzeniu prawnej presji na przekazanie danych.

Obliczenia, walidacja i metodyka

Obliczenia muszą być prowadzone według uznanej metodyki, takiej jak GHG Protocol lub ISO 14064. Kluczowe jest stosowanie prawidłowych i aktualnych wskaźników emisji.

Jeżeli korzystają Państwo z oprogramowania, muszą Państwo rozumieć jego metodykę. Odpowiedzialność prawną za wynik ponosi firma, a nie oprogramowanie.

Dokumentacja i ścieżka audytu (audit trail)

Muszą Państwo być w stanie wstecznie udokumentować każdą liczbę – kto wprowadził dane i na podstawie jakiej faktury. Ta „ścieżka audytu” jest właśnie tym, co interesuje kontrolerów.

W Excelu dane łatwo się gubią lub zostają nadpisane. Potrzebny jest system kontroli wewnętrznej, którego zasady pomożemy Państwu sformalizować w wewnętrznych regulaminach.

Weryfikacja (Assurance)

Zgodnie z CSRD obowiązkowa jest atestacja z ograniczoną pewnością przeprowadzana przez biegłego rewidenta lub innego akredytowanego dostawcę. W przypadku audytów dobrowolnych taka weryfikacja zwiększa wiarygodność raportu wobec banków i inwestorów.

Dobrowolne audyty jako narzędzie obrony

Posiadanie przeprowadzonego audytu i ustalonych procesów stanowi zasadniczą przewagę w razie kontroli. Organy administracyjne przy ustalaniu wysokości kary uwzględniają okoliczności łagodzące.

Jeżeli firma wykaże, że dołożyła maksymalnych starań w celu przestrzegania przepisów i miała wdrożony program compliance, może całkowicie uniknąć sankcji. Błąd może wówczas zostać uznany za eksces jednostki, a nie za systemową awarię.

Prawnicy z kancelarii ARROWS specjalizują się w reprezentowaniu klientów w postępowaniach administracyjnych. Jeżeli dysponują Państwo rzetelną dokumentacją z audytu, nasza praca przy Państwa obronie jest znacznie skuteczniejsza.

Podsumowanie: prewencja opłaca się ekonomicznie

Koszt ustalenia procesów i przeprowadzenia audytu wynosi od kilkudziesięciu do kilkuset tysięcy koron czeskich. Kary za naruszenie obowiązków mogą sięgać milionów koron czeskich, nie licząc szkód wizerunkowych i utraty partnerów handlowych.

Prawnicy z kancelarii ARROWS zapewniają kompleksowe wsparcie prawne w obszarze ESG. Łączymy znajomość prawa, aspektów podatkowych i regulacji.

W naszym portfolio są setki spółek, którym pomagamy poruszać się w złożonym świecie europejskich regulacji.

Jakie usługi świadczy Państwu kancelaria ARROWS

• Analiza prawna obowiązków i określenie, które dyrektywy Państwa dotyczą.
• Przygotowanie umów z dostawcami i regulaminów wewnętrznych dotyczących gromadzenia danych.
• Przegląd compliance raportów i zapobieganie greenwashingowi.
• Reprezentacja przed organami kontrolnymi lub w przypadku sporów.

Posiadamy ubezpieczenie od odpowiedzialności za szkody do wysokości 350 000 000 CZK (ok. 14,4 mln EUR) . Z nami mają Państwo pewność silnego partnera.

Są Państwo zainteresowani prawnym zabezpieczeniem audytu śladu węglowego? Prosimy o kontakt pod adresem konsultacja@arws.cz.