Domy aukcyjne

AML a domy aukcyjne: dlaczego są Państwo instytucją obowiązaną także poza sektorem finansowym

Przepisy dotyczące przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (AML/CFT) nie powstały z myślą o rynku sztuki, lecz przede wszystkim dla banków i instytucji finansowych. Ich podstawą są międzynarodowe standardy Financial Action Task Force (FATF), która wydała 40 rekomendacji regulujących m.in. obowiązek poznania klienta (KYC), stosowania środków należytej staranności wobec klienta (Customer Due Diligence, CDD) oraz ustalania beneficjentów rzeczywistych spółek i innych struktur. Standardy te są stopniowo przenoszone przez państwa do ich przepisów, a Unia Europejska odzwierciedla je w dyrektywach AML, a obecnie także w bezpośrednio stosowanych rozporządzeniach.

Republika Czeska wdraża rekomendacje FATF przede wszystkim za pomocą ustawy nr 253/2008 Sb. o niektórych środkach przeciwko legalizacji dochodów z działalności przestępczej i finansowaniu terroryzmu, określanej jako ustawa AML. Ustawa ta precyzyjnie określa krąg tzw. instytucji obowiązanych, do których od dawna należą nie tylko banki, lecz także biura nieruchomości, doradcy podatkowi, dostawcy usług w zakresie kryptoaktywów, podmioty handlujące towarami o wysokiej wartości, a właśnie także handlarze dziełami sztuki i domy aukcyjne.

Powód jest prosty: rynek sztuki jest z punktu widzenia FATF i organów krajowych uważany za wysoce ryzykowny, ponieważ umożliwia szybkie przemieszczanie wysokich wartości, często z elementem międzynarodowym i przy stosunkowo niskiej przejrzystości.

W praktyce oznacza to, że jeśli prowadzą Państwo dom aukcyjny lub handlują dziełami sztuki, antykami czy przedmiotami kolekcjonerskimi o wartościach, które ustawa AML uznaje za istotne, wchodzą Państwo w reżim instytucji obowiązanej. W tej roli muszą Państwo wypełniać szereg obowiązków – od identyfikacji klientów, przez ocenę ryzyka konkretnych transakcji, aż po zgłaszanie podejrzanych transakcji do czeskiego Urzędu Analiz Finansowych (Finanční analytický úřad, FAÚ). Jeżeli obok klasycznych płatności pracują Państwo również z aktywami wirtualnymi, pomocne może być oparcie się na doświadczeniach z wdrażania compliance w środowisku kryptowalut, które podsumowujemy w artykule Dlaczego ARROWS jest pierwszym wyborem dla projektów kryptowalutowych: pełna zgodność z przepisami i bezpieczne poruszanie się w wciąż nieustabilizowanym otoczeniu regulacyjnym.

Nie chodzi więc o „dodatkową” agendę, lecz o ramy prawne, których niewypełnienie może prowadzić do milionowych kar, naruszenia reputacji domu aukcyjnego, a w skrajnym przypadku nawet do odpowiedzialności karnej niektórych osób.

Kiedy dom aukcyjny staje się instytucją obowiązaną w rozumieniu ustawy AML

Ustawa AML określa, kto jest instytucją obowiązaną, zarówno ogólnie, jak i poprzez szczególne kategorie, do których należą handlarze dziełami sztuki, domy aukcyjne, galerie i antykwariusze. Co do zasady obowiązki AML mają zastosowanie zwłaszcza do podmiotów, które dysponują cudzymi środkami pieniężnymi lub uczestniczą w transakcjach gotówkowych bądź w aktywach wirtualnych o wartości co najmniej 10 000 EUR, a także do pośredników w sprzedaży rzeczy o wysokiej wartości, takich jak złoto, biżuteria czy dzieła sztuki.

Jeżeli zatem dom aukcyjny organizuje licytację obrazu, którego cenę wywoławczą i przewidywaną cenę końcową można rozsądnie oczekiwać na tym poziomie lub wyższym, powinien przygotować się na pełny reżim AML.

Ustawa posługuje się jednocześnie pojęciami transakcji i stosunku gospodarczego: transakcją jest każde działanie instytucji obowiązanej z inną osobą zmierzające do dysponowania jej majątkiem lub do świadczenia usługi, a stosunkiem gospodarczym – stosunki umowne (a obecnie także niektóre stosunki powstające z mocy ustawy), których celem jest wielokrotne dysponowanie majątkiem klienta lub świadczenie usług. W praktyce sporne sytuacje często rozstrzygają się na tym, jak ukształtowano warunki umowne i odpowiedzialność stron, a ewentualne konflikty rozwiązuje następnie agenda sporów gospodarczych i sądowych.

W typowym scenariuszu dom aukcyjny występuje jako pośrednik między sprzedającym (zlecającym licytację) a kupującym (licytantem), a z perspektywy AML chodzi o dwóch odrębnych klientów, czyli dwa odrębne kontrahenty, wobec których stosuje się obowiązki identyfikacji i weryfikacji. Ta dwoistość jest w praktyce często niedoceniana, zwłaszcza jeśli sprzedającym jest wieloletni klient domu aukcyjnego, a relacje postrzegane są jako „partnerskie” – ustawa AML nie przewiduje jednak żadnej takiej pobłażliwości.

Należy pamiętać, że dom aukcyjny wchodzi w reżim AML nie tylko przy aukcjach stacjonarnych, lecz także przy licytacjach online, sprzedaży prywatnej (private sales) czy pośrednictwie w sprzedaży poza salą aukcyjną, jeżeli spełniają one definicję transakcji lub stosunku gospodarczego oraz progi wartościowe.

Nowoczesne domy aukcyjne, organizujące aukcje hybrydowe z udziałem klientów zagranicznych, zazwyczaj łączą więc regulacje AML kilku jurysdykcji i muszą pogodzić wymogi czeskiej ustawy AML z oczekiwaniami zagranicznych banków i organów nadzoru. Te transgraniczne aspekty bywają źródłem praktycznych problemów, a ich zlekceważenie może prowadzić do zablokowania płatności na rachunkach walutowych, odmowy płatności przez bank lub do zapytań ze strony zagranicznych jednostek analityki finansowej. Podobne „blokady” ze strony banku pojawiają się w praktyce także w stosunkach kredytowych, a sposoby ich rozwiązania omawiamy w artykule Spory o kredyty dla przedsiębiorców: kiedy można bronić się przed postępowaniem banku przy postawieniu kredytu w stan natychmiastowej wymagalności.

Nowe europejskie przepisy AML i ich wpływ na domy aukcyjne

W obszarze prawa AML trwa obecnie istotna regulacja na poziomie Unii Europejskiej, często określana jako „pakiet AML”. Należy do niego przede wszystkim rozporządzenie AMLR, które ma bezpośrednio zharmonizować obowiązki instytucji obowiązanych w całej UE, rozporządzenie AMLA regulujące nowo powstający europejski organ nadzoru w zakresie AML, a także nowa dyrektywa AMLD, która uzupełni regulację w obszarach pozostawionych państwom członkowskim. W związku z nowymi wymogami europejskimi warto na bieżąco weryfikować również przetwarzanie danych osobowych w ramach KYC i procesów wewnętrznych, czego może dotyczyć także wsparcie prawne w zakresie RODO (GDPR).

Przepisy te stopniowo wchodzą w życie w latach 2025–2027, przy czym niektóre elementy, takie jak objęcie dostawców usług w zakresie kryptoaktywów (CASP), zostały już odzwierciedlone również w czeskiej ustawie AML.

Dla domów aukcyjnych istotne jest, że europejskie ramy regulacyjne kładą coraz większy nacisk na podejście oparte na ryzyku, konsekwentną identyfikację beneficjenta rzeczywistego, postępowanie wobec osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne i list sankcyjnych oraz przejrzystość złożonych struktur własnościowych. Choć pakiet AML nie koncentruje się wyłącznie na rynku sztuki, presja na podmioty umożliwiające przemieszczanie wysokich wartości, w tym na domy aukcyjne, obiektywnie przez to rośnie.

Dla zarządów domów aukcyjnych racjonalne jest zatem inwestowanie w wysokiej jakości procesy wewnętrzne i rozwiązania prawne jeszcze zanim nowe przepisy zaczną być konsekwentnie egzekwowane – działania prewencyjne są zawsze tańsze niż późniejsza obrona przed karami czy blokadami transakcji.

Prawnicy kancelarii adwokackiej ARROWS śledzą w tej dziedzinie nie tylko czeskie ustawodawstwo, lecz także przygotowanie i stosowanie przepisów europejskich, w tym AMLR i rozporządzenia MiCA dotyczącego kryptoaktywów. W przypadku klientów z grona domów aukcyjnych zajmują się więc nie tylko formalnym spełnieniem obecnego brzmienia ustawy AML, lecz wdrażają również procesy, które sprawdzą się w przyszłym jednolitym reżimie europejskim, zwłaszcza w podmiotach z klientelą transgraniczną i rachunkami prowadzonymi za granicą.

Płatności gotówkowe w domu aukcyjnym: limity, zakazy i praktyczne pułapki

Przy zakupach w domu aukcyjnym pojęcie „płatność gotówkowa” w potocznym języku często oznacza, że kupujący finansuje zakup ze środków własnych bez kredytu – zwykle bez kredytu hipotecznego. Z prawnego punktu widzenia kluczowe jest jednak odróżnienie źródła środków od formy płatności: płatność gotówkowa to płatność dokonywana banknotami i monetami lub innymi instrumentami, które ustawa uznaje za gotówkę, natomiast płatność bezgotówkowa odbywa się przelewem z rachunku bankowego lub innym kanałem bezgotówkowym.

W praktyce aukcyjnej ważne jest więc, by nie polegać na „potocznym” określeniu i zawsze wewnętrznie wyjaśnić, czy chodzi o fizyczne przekazanie gotówki, czy o przelew bezgotówkowy.

Płatności gotówkowe między przedsiębiorcami w Republice Czeskiej podlegają odrębnej czeskiej ustawie o ograniczeniu płatności gotówkowych (ustawa nr 254/2004 Sb.), która określa maksymalną wysokość jednej płatności gotówkowej, a także reguluje wyjątki i skutki naruszenia. Ustawa ta wiąże zarówno płatników, jak i odbiorców, a więc także domy aukcyjne, jeśli przyjmują lub dokonują płatności gotówkowych powyżej ustalonego limitu.

Naruszenie tych zasad może skutkować nałożeniem sankcji zarówno na osobę, która płatności dokonała, jak i na osobę, która ją przyjęła, a w przypadku osób prawnych wysokość kar może sięgać milionów koron czeskich. Przyjęcie gotówki powyżej ustawowego limitu nie jest więc „ryzykiem kupującego”, lecz bezpośrednim ryzykiem także dla domu aukcyjnego.

Oprócz limitu wysokości płatności gotówkowej ważne jest również to, że ustawa o ograniczeniu płatności gotówkowych zakazuje obchodzenia przepisów, na przykład przez formalne podzielenie jednej powiązanej gospodarczo transakcji na kilka mniejszych płatności lub wykorzystanie kilku osób.

Jeżeli dom aukcyjny przyjmie kilka płatności gotówkowych dokonywanych przez różne osoby, które w rzeczywistości stanowią świadczenie tego samego kupującego za ten sam przedmiot, takie działanie może zostać ocenione jako obejście prawa – nie tylko w świetle ustawy o ograniczeniu płatności gotówkowych, lecz także w świetle AML, gdzie takie dzielenie zazwyczaj wypełnia znamiona podejrzanej transakcji.

Powiązanie między gotówką a obowiązkami AML

Ustawa AML wprost traktuje transakcje gotówkowe jako jeden z czynników ryzyka, zarówno w odniesieniu do samego powstania obowiązku identyfikacji klienta, jak i do oceny, czy konkretna transakcja jest podejrzana. Instytucja obowiązana musi przeprowadzić identyfikację klienta najpóźniej wtedy, gdy staje się jasne, że wartość transakcji przekroczy ustawowy limit, a weryfikację klienta (pogłębioną kontrolę) zazwyczaj przed przeprowadzeniem transakcji o wartości co najmniej 15 000 EUR lub w przypadku transakcji gotówkowych powyżej 10 000 EUR.

W domach aukcyjnych połączenie wysokiej wartości dzieła sztuki i gotówkowej formy płatności oznacza zatem praktycznie zawsze, że bez przeprowadzenia identyfikacji i weryfikacji klienta transakcji nie można zrealizować bez naruszenia ustawy AML.

Szczególną uwagę należy zwrócić na sytuację, gdy klient nalega na płatność gotówkową, a jednocześnie odmawia podania informacji o pochodzeniu środków, beneficjencie rzeczywistym lub celu transakcji. Ustawa AML wprost zalicza takie zachowanie do przesłanek podejrzanej transakcji i nakłada na instytucję obowiązaną zarówno obowiązek odmowy przeprowadzenia takiej transakcji, jak i obowiązek zgłoszenia jej do Urzędu Analiz Finansowych.

Zarząd domu aukcyjnego powinien zatem mieć świadomość, że chęć „wyjścia naprzeciw dobremu klientowi”, który nie chce ujawniać swojego zaplecza, może prowadzić do znacznie poważniejszych konsekwencji niż utrata jednej transakcji – w tym do konieczności wyjaśniania swoich procedur przed FAÚ i obrony przed wnioskiem o nałożenie kary.

Przy płatnościach gotówkowych częstą praktyką jest również korzystanie z depozytu adwokackiego, notarialnego lub bankowego, zwłaszcza przy transakcjach o wyższej wartości, co jest standardem znanym np. z obrotu nieruchomościami. Praktyka ta sama w sobie nie oznacza, że odpada obowiązek AML domu aukcyjnego – nadal jest on zobowiązany identyfikować i weryfikować swoich klientów zgodnie z ustawą AML, natomiast adwokat lub bank, który prowadzi depozyt, realizuje własne obowiązki AML w ramach swojego zawodu.

Jeżeli jednak dom aukcyjny ustawi proces tak, że bezpośrednio rekomenduje klientom skorzystanie z depozytu u konkretnego adwokata lub instytucji finansowej, warto zharmonizować procedury AML obu podmiotów, aby nie dochodziło do dublowania działań ani do luk, które w razie kontroli mogłyby świadczyć o braku należytej staranności.

Typowe błędy domów aukcyjnych przy płatnościach gotówkowych

W praktyce obserwujemy kilka powtarzających się błędów, dotyczących przede wszystkim połączenia płatności gotówkowych i obowiązków AML. Jednym z nich jest akceptowanie płatności gotówkowej powyżej ustawowego limitu z założeniem, że dział księgowości następnie „rozpisze” ją na kilka dokumentów lub że część płatności zostanie formalnie przypisana innej osobie, na przykład członkowi rodziny kupującego.

Takie postępowanie może zostać ocenione jako świadome obejście ustawy o ograniczeniu płatności gotówkowych, a oprócz sankcji na podstawie tej ustawy będzie miało bardzo negatywny wpływ także na ocenę systemu AML domu aukcyjnego w razie kontroli.

Kolejnym błędem jest traktowanie przez dom aukcyjny płatności gotówkowych jako „usługi VIP” zarezerwowanej dla najlepszych klientów i gotowość do obniżania wobec nich wymogów w zakresie identyfikacji i weryfikacji klienta, na przykład rezygnacja z żądania udokumentowania pochodzenia środków lub umocowania do działania w imieniu innej osoby. Ustawa AML nie zna jednak żadnego statusu „klienta VIP” i przeciwnie – wobec osób bardzo zamożnych oraz osób o znaczących wpływach politycznych lub publicznych zakłada podwyższony poziom ostrożności.

Jeśli więc dom aukcyjny zrobi dla „dobrego klienta” wyjątek od wewnętrznych procedur AML, taki przypadek zazwyczaj staje się najsłabszym punktem całego systemu, na którym skoncentrują się organy kontrolne.

Trzecim typowym błędem jest niewystarczająca dokumentacja transakcji gotówkowych, zarówno na poziomie księgowości, jak i na poziomie zapisów AML. Ustawa AML wymaga, aby instytucja obowiązana przechowywała dane i dokumenty uzyskane w ramach identyfikacji i weryfikacji klienta przez dziesięć lat od przeprowadzenia transakcji, a jednocześnie kładzie nacisk na tzw. możliwość odtworzenia, czyli zdolność do wykazania po czasie, co konkretnie ustalono, jakie rozważania przeprowadziła instytucja obowiązana i dlaczego doszła do wniosku, że transakcja nie była podejrzana.

Jeżeli dom aukcyjny rejestruje jedynie minimalne dane i nie tworzy rzetelnych zapisów AML, trudno mu będzie obronić swoją staranność, nawet jeśli pracownicy w chwili transakcji subiektywnie starali się działać ostrożnie.

Identyfikacja i weryfikacja klienta w domu aukcyjnym

W potocznym rozumieniu za klienta domu aukcyjnego uważa się czasem tylko tego, kto płaci prowizję lub regularnie dokonuje transakcji, ewentualnie tego, z kim dom aukcyjny ma długotrwałą relację. Ustawa AML używa jednak pojęcia klienta w węższym, precyzyjniejszym znaczeniu i łączy je z pojęciami transakcji i stosunku gospodarczego, czyli z każdą osobą, z którą dom aukcyjny działa w ten sposób, że dysponuje jej majątkiem lub świadczy jej usługi w ramach swojej działalności.

W typowym scenariuszu aukcyjnym klientami będą więc co najmniej dwie osoby – sprzedający (właściciel licytowanego dzieła) i kupujący (nabywca na licytacji), przy czym wobec obu stosuje się obowiązki AML.

Bardziej skomplikowana sytuacja powstaje, gdy dom aukcyjny ma do czynienia z osobą, która twierdzi, że działa w imieniu innej – na przykład profesjonalny handlarz licytuje dla swojego klienta, członek rodziny występuje za spółkę albo adwokat działa na podstawie pełnomocnictwa. W takich przypadkach klientem z punktu widzenia AML jest nie tylko osoba, która faktycznie występuje wobec domu aukcyjnego, ale także osoba, w imieniu której działa, a w odniesieniu do osób prawnych dodatkowo ich beneficjent rzeczywisty.

Ta wielopoziomowa identyfikacja jest dla domów aukcyjnych bardziej wymagająca, ale nieunikniona, jeśli chcą one sprostać wymogom ustawowym i jednocześnie uniknąć ryzyka, że staną się narzędziem do ukrywania tożsamości rzeczywistych kupujących.

Podstawowa identyfikacja klienta (KYC)

Ustawa AML stanowi, że instytucja obowiązana musi przeprowadzić identyfikację klienta najpóźniej w chwili, gdy staje się jasne, że wartość transakcji przekroczy ustawowy limit, a ponadto zawsze, gdy chodzi o podejrzaną transakcję lub dochodzi do nawiązania stosunku gospodarczego. W domach aukcyjnych moment ten wiąże się zazwyczaj z rejestracją licytanta przed aukcją, przyjęciem dzieła na aukcję od sprzedającego lub z zawarciem umowy o długoterminowej współpracy, na przykład z klientami, którzy regularnie kupują na wielu aukcjach.

Identyfikacja osoby fizycznej polega zazwyczaj na weryfikacji tożsamości na podstawie dokumentu tożsamości (dowód osobisty, paszport), odnotowaniu określonych danych identyfikacyjnych i ewentualnie sporządzeniu kopii dokumentu, jeśli ustawa AML na to pozwala.

W przypadku osób prawnych identyfikacja obejmuje weryfikację istnienia klienta, zazwyczaj na podstawie odpisu z czeskiego rejestru handlowego (obchodní rejstřík) lub innego rejestru publicznego, identyfikację osoby działającej w imieniu osoby prawnej, a następnie ustalenie i weryfikację jej beneficjenta rzeczywistego. Beneficjent rzeczywisty (UBO) to osoba, która faktycznie ma decydujący wpływ na zarządzanie osobą prawną lub jej własność, a standardy AML oraz czeska ustawa AML kładą nacisk na to, by instytucje obowiązane znały tę osobę i sprawdziły, czy nie jest ona na przykład osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne lub osobą z listy sankcyjnej.

W praktyce domów aukcyjnych nie wystarczy więc poprzestać na tym, że kupujący jest „poważną firmą” wpisaną do rejestru handlowego; konieczne jest zejście o poziom głębiej.

Nowoczesna praktyka AML dopuszcza ponadto identyfikację zdalną, na przykład za pomocą tożsamości bankowej, kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub wideorozmowy, jeżeli spełnione są warunki techniczne i prawne. Dla domów aukcyjnych obsługujących klientelę zagraniczną i organizujących licytacje online korzystanie z tych narzędzi jest często niezbędne, ponieważ fizyczna obecność klienta w sali aukcyjnej nie jest realnie możliwa.

Wdrożenie zdalnej identyfikacji jest jednak wrażliwe pod względem prawnym i technicznym, dlatego zaleca się skonsultowanie go ze specjalistami, aby proces był zgodny z wymogami ustawy AML oraz z RODO.

Weryfikacja klienta (CDD) i ustalanie pochodzenia środków

Identyfikacja klienta jest pierwszym krokiem, ale sama w sobie nie wystarcza – ustawa AML przewiduje także obowiązek przeprowadzenia weryfikacji klienta, która jest bardziej szczegółowa i ma na celu ustalenie, czy konkretna transakcja nie stwarza podwyższonego ryzyka prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu. Weryfikacja klienta obejmuje w szczególności ustalenie celu i zamierzonego charakteru transakcji lub stosunku gospodarczego, ustalenie struktury własnościowej i zarządczej klienta, identyfikację i weryfikację beneficjenta rzeczywistego, zbadanie źródeł środków pieniężnych lub innego majątku, którego transakcja dotyczy, oraz bieżące monitorowanie stosunku gospodarczego.

W domach aukcyjnych weryfikacja klienta następuje zazwyczaj przy transakcjach o wartości co najmniej 15 000 EUR, przy transakcjach gotówkowych powyżej 10 000 EUR, w przypadku osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne (PEP) oraz klientów z jurysdykcji uznawanych za wysokiego ryzyka. W praktyce może to oznaczać, że dom aukcyjny będzie żądał od kupującego udokumentowania, z jakiego źródła pochodzą środki na zakup wyjątkowo drogiego dzieła, na przykład w postaci zaświadczenia o dochodach, wyciągu z rachunku, dokumentu potwierdzającego sprzedaż innej wartościowej rzeczy lub umowy kredytowej.

Od sprzedającego dom aukcyjny może żądać dokumentów potwierdzających sposób nabycia dzieła, na przykład wcześniejszej umowy sprzedaży, potwierdzenia nabycia w drodze spadku lub darowizny albo udokumentowania historii rodzinnej danego dzieła.

Częścią weryfikacji klienta jest również sprawdzenie, czy klient lub jego beneficjent rzeczywisty nie jest osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne, czy nie figuruje na listach sankcyjnych i czy nie pojawia się w negatywnych doniesieniach medialnych. Wobec osób PEP stosuje się zazwyczaj wzmożone środki należytej staranności (enhanced due diligence), co może obejmować bardziej szczegółowe badanie pochodzenia majątku, zatwierdzenie transakcji przez wyższe kierownictwo i częstsze monitorowanie stosunku gospodarczego.

Dla domu aukcyjnego ważne jest zatem dysponowanie narzędziami i procedurami wewnętrznymi, które umożliwią efektywne pozyskiwanie i ocenę tych informacji, a jednocześnie przestrzeganie zasad ochrony danych osobowych.

Dokumentacja i przechowywanie danych

Jednym z najczęściej niedocenianych obszarów jest dokumentacja i przechowywanie danych dotyczących identyfikacji i weryfikacji klienta. Ustawa AML wymaga, aby instytucja obowiązana przechowywała dane uzyskane w ramach identyfikacji i weryfikacji klienta, dokumenty dotyczące przeprowadzonych transakcji oraz wewnętrzne zapisy z oceny ryzyka przez dziesięć lat od przeprowadzenia transakcji lub od zakończenia stosunku gospodarczego. Celem jest, by Urząd Analiz Finansowych lub inny organ nadzoru mógł także po upływie czasu odtworzyć, jak instytucja obowiązana postępowała, jakimi informacjami dysponowała i czy przyjęte wnioski odpowiadały należytej staranności zawodowej.

Dla domów aukcyjnych oznacza to, że nie wystarczy „mieć do dyspozycji” podstawowe dane identyfikacyjne i faktury – konieczne jest systematyczne prowadzenie teczki AML dla poszczególnych spraw lub klientów, w której przechowywane będą kopie dokumentów, odpisy z rejestrów, wewnętrzne formularze AML, zapisy z przeprowadzonych sprawdzeń list sankcyjnych i baz danych PEP, a także wewnętrzne notatki wyjaśniające, dlaczego transakcję oceniono jako mniej lub bardziej ryzykowną.

Z punktu widzenia obrony przed FAÚ często kluczowe jest, czy dom aukcyjny może wykazać nie tylko, że podjął określone kroki, ale również jak je rozważał – czyli czy istnieją pisemne analizy lub notatki osoby odpowiedzialnej.

Niewystarczająca dokumentacja może przy tym prowadzić do wniosku, że system AML domu aukcyjnego ma charakter wyłącznie formalny, nawet jeśli pracownicy subiektywnie starali się postępować ostrożnie. Dlatego prawnicy kancelarii adwokackiej ARROWS przy przeglądzie systemów AML kładą nacisk nie tylko na treść wewnętrznych zasad, ale również na to, jak skonstruowane są konkretne formularze, szablony notatek wewnętrznych i narzędzia IT, aby pracownicy domu aukcyjnego nie byli przeciążeni, a jednocześnie mieli realną szansę postąpić właściwie i dysponować na to wiarygodnym zapisem.

Zakupy przez osoby pośredniczące (proxy), pośredników i „bidding agentów”

Na rynku sztuki i w domach aukcyjnych powszechną praktyką jest, że w licytacji nie występuje rzeczywisty nabywca końcowy, lecz pośrednik – osoba proxy. Może to być profesjonalny handlarz dziełami sztuki, galerzysta, doradca kolekcjonerów, adwokat, członek rodziny lub pracownik licytujący na rachunek swojego pracodawcy.

Model ten ma uzasadnienie gospodarcze, ale z punktu widzenia AML stanowi podwyższone ryzyko, ponieważ może zostać nadużyty do ukrycia tożsamości rzeczywistego kupującego lub do przerwania śladu pochodzenia pieniędzy.

Ustawa AML uwzględnia tę sytuację, wymagając, aby instytucja obowiązana zidentyfikowała nie tylko osobę działającą w imieniu klienta, ale również samego klienta i jego beneficjenta rzeczywistego. Jeżeli więc dom aukcyjny dopuści do licytacji osobę, która deklaruje, że działa „w imieniu klienta”, musi dysponować nie tylko jej danymi identyfikacyjnymi, ale także danymi reprezentowanego klienta, wystarczającą weryfikacją umocowania do działania w jego imieniu oraz informacjami o beneficjencie rzeczywistym, jeśli klientem jest osoba prawna lub inna struktura.

Zaniedbanie tego obowiązku jest jednym z typowych uchybień sankcjonowanych przez organy kontrolne, ponieważ stanowi bezpośrednie naruszenie przejrzystości transakcji.

Osoby proxy są postrzegane jako ryzykowne także w międzynarodowych standardach FATF, które podkreślają, że instytucje obowiązane muszą zapobiegać wykorzystywaniu złożonych lub nieprzejrzystych struktur do ukrywania beneficjentów rzeczywistych i utrudniania śledzenia przepływów finansowych.

Jeżeli dom aukcyjny przyjmie model, w którym cała komunikacja odbywa się wyłącznie z osobą proxy, a tożsamość rzeczywistego kupującego pozostaje nieznana lub niewystarczająco zweryfikowana, staje się obiektywnie atrakcyjnym narzędziem dla osób chcących legalizować dochody z działalności przestępczej. Dlatego z osobami proxy należy pracować systematycznie, a nie ad hoc.

Reprezentacja klienta i weryfikacja umocowania do działania

Pierwszym krokiem jest sprawdzenie, czy osoba występująca jako przedstawiciel rzeczywiście jest umocowana do działania w imieniu klienta. W praktyce oznacza to zazwyczaj zażądanie pełnomocnictwa, umowy zlecenia lub innego dokumentu, z którego wynika, w jakim zakresie i w jakim celu przedstawiciel jest uprawniony do „podnoszenia lizytacyjnej tabliczki (paddle)” w imieniu klienta.

W przypadku adwokatów, notariuszy lub organów statutowych osób prawnych umocowanie może wynikać bezpośrednio z ustawy lub rejestru publicznego, jednak i tu warto sprawdzić, czy konkretna osoba jest umocowana do działania w danym zakresie (na przykład czy nie zachodzi konflikt interesów, czy nie doszło do ograniczenia umocowania itp.).

Z perspektywy AML nie chodzi tylko o formalne istnienie pełnomocnictwa, ale także o jego treść – dom aukcyjny powinien rozumieć, czy osoba proxy działa na rachunek jednego konkretnego klienta, czy „ogólnie”, czy ma jedynie jednorazowe zlecenie na konkretną aukcję, czy długoterminowe upoważnienie, oraz w jakim zakresie finansowym może działać.

Informacje te są ważne nie tylko dla zapisów AML, ale także dla rozstrzygania ewentualnych sporów, na przykład gdy klient odmówi odbioru wylicytowanego dzieła, twierdząc, że przedstawiciel przekroczył umocowanie, lub że w ogóle nie wiedział o licytacji. Znaczenie dobrej dokumentacji widać szczególnie w sytuacjach, w których takie spory przenikają się z kwestiami AML – na przykład gdy FAÚ bada, kto był rzeczywistym kupującym i jakie było pochodzenie środków.

Ustalanie beneficjenta rzeczywistego (UBO) i struktury

Jeżeli osoba proxy działa w imieniu osoby prawnej, funduszu powierniczego (svěřenský fond) lub innej struktury, dom aukcyjny musi zgodnie z ustawą AML ustalić beneficjenta rzeczywistego tej struktury i uzyskać o nim odpowiednie informacje. W czeskich realiach oznacza to zazwyczaj pracę z czeską ewidencją beneficjentów rzeczywistych (evidence skutečných majitelů), z rejestrem handlowym i innymi dostępnymi źródłami, przy czym sam formalny wpis w ewidencji beneficjentów rzeczywistych nie zawsze musi być wystarczający.

Standardy AML zalecają, aby instytucja obowiązana weryfikowała informacje o beneficjencie rzeczywistym w wielu źródłach, zwłaszcza jeśli istnieją przesłanki, że zarejestrowane dane mogą nie być aktualne lub że struktura została utworzona celowo.

Szczególnej uwagi wymagają przypadki, gdy za zakupem drogiego dzieła sztuki stoi złożona struktura międzynarodowa, na przykład łańcuch spółek w różnych jurysdykcjach, trust lub fundacja z siedzibą w kraju o ograniczonej przejrzystości. W takich sytuacjach ważne jest, by dom aukcyjny nie uległ presji „szybkiego zamknięcia transakcji”, lecz ocenił, czy struktura jest przejrzysta w zakresie odpowiadającym ryzyku danej transakcji, i w razie potrzeby zażądał dodatkowych dokumentów.

Jeżeli nawet po tych krokach nie można wiarygodnie ustalić tożsamości beneficjenta rzeczywistego, może to być wskaźnik podejrzanej transakcji, który należy rozważyć pod kątem zgłoszenia do FAÚ.

Sprawdzanie PEP i list sankcyjnych przy zakupach przez osoby proxy

Osoby proxy mogą być wykorzystywane także do ukrycia faktu, że rzeczywistym kupującym jest osoba zajmująca eksponowane stanowisko polityczne (PEP) lub osoba objęta sankcjami międzynarodowymi. Ustawa AML nakłada na instytucje obowiązane obowiązek sprawdzania, czy klient lub jego beneficjent rzeczywisty nie jest PEP, oraz stosowania w takich przypadkach szczególnych procedur oceny ryzyka, w tym zaostrzonego zatwierdzania transakcji.

Jednocześnie należy sprawdzać, czy klient, jego beneficjent rzeczywisty lub przedmiot transakcji nie są powiązane z reżimami sankcyjnymi, które Republika Czeska stosuje na podstawie prawa UE lub zobowiązań międzynarodowych.

Jeżeli osoba proxy odmawia ujawnienia tożsamości klienta lub widać wyraźnie, że stara się ukryć, iż klient jest osobą publicznie znaną lub PEP, jest to silny sygnał podwyższonego ryzyka. Dom aukcyjny powinien w takiej sytuacji postępować bardzo ostrożnie, rozważyć, czy kontynuowanie rozmów odpowiada jego apetytowi na ryzyko, a jeśli nie można uzyskać niezbędnych informacji – odmówić przeprowadzenia transakcji i ewentualnie zgłosić ją do FAÚ.

Wskazane jest, aby tak wrażliwe przypadki podlegały również ocenie prawnej, ponieważ decyzja o zakończeniu lub zgłoszeniu transakcji może mieć zarówno skutki prawne, jak i istotne skutki wizerunkowe.

System wewnętrznych zasad AML w domu aukcyjnym

Ustawa AML nakłada na każdą instytucję obowiązaną obowiązek posiadania systemu wewnętrznych zasad, który opisuje, jak będzie ona wypełniać swoje obowiązki w zakresie identyfikacji i weryfikacji klienta, oceny ryzyka, zgłaszania podejrzanych transakcji i przechowywania danych. W przypadku domów aukcyjnych często spotykamy się z tym, że dokument ten został przejęty z innej branży, na przykład z sektora bankowego, lub że jest to ogólny szablon nieuwzględniający specyfiki rynku sztuki.

Organy nadzoru oczekują jednak, że wewnętrzne zasady będą rzeczywiście „szyte na miarę” konkretnej działalności i będą odpowiadać wielkości, charakterowi oraz profilowi ryzyka domu aukcyjnego.

W domach aukcyjnych należy uwzględnić na przykład to, że prowadzą aukcje stacjonarne i online, że ich klientela składa się z osób fizycznych, osób prawnych, międzynarodowych kolekcjonerów i funduszy inwestycyjnych, że organizują sprzedaż komisową, sprzedaż prywatną i aukcje publiczne oraz że handlują przedmiotami, w przypadku których zakłada się wyższe ryzyko fałszerstwa, kradzieży lub wykorzystania jako narzędzia prania pieniędzy.

Wewnętrzne zasady muszą być w stanie uchwycić te sytuacje, określić osoby odpowiedzialne, procesy zatwierdzania oraz konkretne kroki, które pracownicy mają podjąć w poszczególnych scenariuszach.

Brak rzetelnego systemu wewnętrznych zasad lub jego faktyczne nieprzestrzeganie stanowią same w sobie odrębne wykroczenie administracyjne, za które mogą być nakładane wysokie kary. Organy kontrolne podczas kontroli zazwyczaj nie badają wyłącznie treści wewnętrznego regulaminu, lecz porównują go z rzeczywistą praktyką – na przykład czy pracownicy są szkoleni, czy rozumieją, co mają robić, i czy zapisy AML są faktycznie prowadzone zgodnie z procedurami wewnętrznymi.

Dom aukcyjny potrzebuje zatem nie tylko formalnie poprawnego dokumentu, ale przede wszystkim funkcjonalnego systemu, który będzie realnie stosowalny w codziennej działalności.

Osoba kontaktowa dla FAÚ i odpowiedzialność zarządu

Ustawa AML nakłada na instytucje obowiązane obowiązek wyznaczenia osoby kontaktowej dla Urzędu Analiz Finansowych, która będzie zapewniać komunikację z tym organem, w szczególności składanie zgłoszeń podejrzanych transakcji i odpowiadanie na zapytania FAÚ. Osoba ta musi zostać zgłoszona do FAÚ w ustawowym terminie i musi być dostępna w godzinach pracy instytucji obowiązanej oraz w czasie przeprowadzania transakcji, aby możliwe było elastyczne reagowanie na powstające podejrzane sytuacje.

Niewypełnienie tego obowiązku lub opóźnione zgłoszenie osoby kontaktowej może prowadzić do wysokich sankcji, sięgających nawet milionów koron czeskich.

Jednocześnie odpowiedzialność za przestrzeganie obowiązków AML nie spoczywa wyłącznie na osobie kontaktowej, lecz także na organach statutowych i innych osobach kierujących domem aukcyjnym. W przypadku awarii systemu może zostać rozważona osobista odpowiedzialność tych osób, w tym odpowiedzialność za wykroczenie administracyjne, a w skrajnych przypadkach nawet odpowiedzialność karna, zwłaszcza gdyby chodziło o świadome ignorowanie obowiązków lub aktywny udział w legalizacji dochodów z działalności przestępczej.

Dlatego w interesie zarządu domu aukcyjnego leży zapewnienie, aby osoba kontaktowa miała rzeczywiste uprawnienia, dostęp do informacji i wsparcie, a nie była formalną „figurą” bez realnego wpływu.

Prawnicy kancelarii adwokackiej ARROWS mogą pomóc zarówno w wyborze i określeniu roli osoby kontaktowej, jak i w jej bieżącym wsparciu, na przykład w formie zewnętrznego doradcy AML lub szkoleń i nadzoru metodycznego. Jest to korzystne zwłaszcza dla małych i średnich domów aukcyjnych, które nie mają zasobów na własny rozbudowany dział compliance, a mimo to muszą spełniać te same wymogi AML co duzi gracze.

Szkolenia, praktyka i kultura compliance

Nawet najlepsze wewnętrzne zasady nie będą działać w praktyce, jeśli pracownicy domu aukcyjnego nie będą wiedzieć, jakie mają obowiązki i jak je konkretnie wypełniać. Przepisy AML kładą więc nacisk na szkolenia i ciągłe kształcenie pracowników, którzy mają kontakt z klientami, oceniają transakcje, przeprowadzają identyfikację klientów i oceniają ryzyko transakcji.

W domu aukcyjnym obejmuje to zazwyczaj zarówno pracowników pierwszej linii (recepcja, rejestracja licytantów, specjaliści ds. przyjmowania dzieł na aukcję), jak i pracowników back-office (księgowość, dział prawny, zarząd).

Oprócz formalnych szkoleń kluczowa jest także kultura compliance, czyli to, jak zarząd domu aukcyjnego komunikuje znaczenie zasad AML i jak reaguje na sytuacje, w których pracownik zwraca uwagę na podejrzaną transakcję. Jeżeli pracownikom daje się do zrozumienia, że AML to „hamulec biznesu” i że nie powinni „psuć relacji z klientami” zbyt wieloma pytaniami, prędzej czy później doprowadzi to do naruszenia obowiązków i powstania rzeczywistych problemów.

Przeciwnie, wyraźne wsparcie zarządu, wewnętrzne zgłaszanie podejrzeń i ochrona pracowników, którzy zwracają uwagę na problematyczną transakcję, są warunkiem funkcjonowania systemu AML.

Kancelaria adwokacka ARROWS w praktyce często łączy przygotowanie wewnętrznych zasad z praktycznymi szkoleniami opartymi na konkretnych kazusach z rynku sztuki, aby pracownicy domów aukcyjnych widzieli, jak zasady AML stosuje się w rzeczywistych sytuacjach. Dzięki temu AML staje się mniej „abstrakcyjną regulacją”, a bardziej narzędziem zarządzania ryzykiem, które chroni dom aukcyjny i jego klientów przed realnymi skutkami – od zablokowania transakcji przez bank aż po negatywną aferę medialną.

Podsumowanie

Zasady AML dotyczące zakupów za gotówkę i przez osoby proxy stanowią dla domów aukcyjnych złożone, ale nieuniknione ramy, w których muszą się dziś poruszać, jeśli chcą działać długoterminowo i współpracować z bankami, klientami i organami nadzoru. W praktyce nie chodzi tylko o spełnienie formalnych obowiązków, ale o wdrożenie procesów, które pozwolą w porę rozpoznać ryzykowne transakcje, umieć je uzasadnić, a jednocześnie niepotrzebnie nie blokować legalnych okazji biznesowych.

Nieprzestrzeganie zasad nie oznacza przy tym wyłącznie kar – może prowadzić do blokady płatności, rozwiązania relacji przez bank, szkód wizerunkowych, a w skrajnych przypadkach nawet do konsekwencji karnych.

Dla właścicieli i kierownictwa domów aukcyjnych racjonalne jest zatem postrzeganie AML jako części strategicznego zarządzania ryzykiem, a nie jako „zła koniecznego”, które można odkładać na później lub „outsourcować” wyłącznie na poszczególnych pracowników bez wyraźnego wsparcia zarządu. Dobrze skonstruowane wewnętrzne zasady, funkcjonalny system identyfikacji i weryfikacji klientów, przemyślane podejście do płatności gotówkowych i zakupów przez osoby proxy oraz rzetelna dokumentacja są kluczowymi elementami, które w razie kontroli lub sporu zasadniczo wpłyną na pozycję domu aukcyjnego.