Moc dowodowa elektronicznego podpisywania umów bez kwalifikowanego certyfikatu (według eIDAS)

Co dokładnie oznacza podpisywanie elektroniczne bez kwalifikowanego certyfikatu?

Rozróżnia się kwalifikowany podpis elektroniczny, zaawansowany podpis elektroniczny oraz podpis elektroniczny (często określany jako zwykły). Ostatnia kategoria to właśnie ten rodzaj podpisu, o którym mówimy w kontekście popularnych platform komercyjnych działających bez tokenów sprzętowych.

Rozporządzenie eIDAS definiuje zwykły podpis elektroniczny jako dane w postaci elektronicznej, które są dołączone do innych danych i które podpisujący wykorzystuje do złożenia podpisu. W praktyce oznacza to szerokie spektrum metod, od zeskanowanego obrazu podpisu w pliku PDF po dynamiczny podpis biometryczny na tablecie.

Kluczowe jest oświadczenie woli. Jeżeli logują się Państwo do aplikacji, otwierają dokument i potwierdzają zgodę (np. przyciskiem „Podpisz”), jednoznacznie wyrażają Państwo wolę bycia związanymi treścią dokumentu.

Czeskie sądy wielokrotnie potwierdziły, że również tzw. zwykły podpis elektroniczny spełnia wymóg formy pisemnej czynności prawnej zgodnie z § 561 czeskiego Kodeksu cywilnego (ustawa nr 89/2012 Sb., dalej „OZ”). Nie jest więc prawdą, że takie umowy są z góry nieważne.

Czym różni się moc dowodowa podpisów z certyfikatem i bez niego?

Tu dochodzimy do zasadniczej kwestii. Nie chodzi o ważność lub nieważność, lecz o moc dowodową w razie sporu.

Kwalifikowane podpisy elektroniczne mają zgodnie z rozporządzeniem eIDAS skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu. Oznacza to, że jeśli dokument opatrzono podpisem kwalifikowanym, sąd wychodzi z założenia, że jest on autentyczny, dopóki nie zostanie wykazane coś przeciwnego.

Zwykłe podpisy elektroniczne (bez kwalifikowanego certyfikatu) nie korzystają z tego automatycznego domniemania. Jeżeli w sporze sądowym druga strona zaprzeczy, że podpisała dokument, ciężar dowodu spoczywa na Państwu. To Państwo muszą wykazać przed sądem, że podpis rzeczywiście należy do danej osoby.

Moc dowodowa znacznie wzrasta, jeżeli podpis składany jest za pośrednictwem wiarygodnej platformy generującej szczegółową ścieżkę audytu (audit trail). Gdy podpisują Państwo umowę w aplikacji, która weryfikuje e-mail i telefon oraz rejestruje czas i adres IP, dysponują Państwo silnym środkiem dowodowym.

Prawnicy z kancelarii adwokackiej ARROWS wiedzą, że w praktyce decyduje jakość tych metadanych. Nie są to jedynie szczegóły techniczne, lecz kluczowe dowody, które oceniają sędziowie.

Jakie praktyczne ryzyka niosą podpisy elektroniczne bez certyfikatów eIDAS?

Zwykłe podpisy elektroniczne wiążą się z pewnymi ryzykami, którymi trzeba zarządzać. W praktyce spotykamy się z trzema głównymi scenariuszami.

Pierwszym ryzykiem jest utrudniona identyfikacja podpisującego, ponieważ zwykły podpis często nie spełnia warunku jednoznacznego powiązania z osobą. Jeżeli druga strona twierdzi, że ktoś przejął dostęp do jej poczty e-mail, bez silnej weryfikacji wykazanie, że było inaczej, może być trudne.

Drugim ryzykiem jest brak ścieżki audytu lub jej niska jakość. Jeżeli podpisują Państwo dokument w sposób, który nie rejestruje metadanych (kiedy, gdzie, z jakiego adresu IP), moc dowodowa jest znikoma. Zwykły skan podpisu bez metadanych jest z punktu widzenia informatyki śledczej niemal bezwartościowy.

Trzecim ryzykiem jest brak możliwości weryfikacji integralności dokumentu, co w przypadku zwykłych podpisów może utrudnić wykazanie jego pierwotnej treści. Przy podpisach kwalifikowanych i zaawansowanych dokument jest zablokowany, a każda zmiana dokonana po podpisaniu jest natychmiast wykrywalna.

Co dokładnie muszą Państwo udowodnić w razie sporu?

Jeżeli druga strona zaprzecza, że podpisała dokument elektroniczny, muszą Państwo przedstawić sądowi kilka konkretnych dowodów.

Po pierwsze, muszą Państwo wykazać tożsamość osoby podpisującej oraz powiązanie podpisu elektronicznego z konkretnym człowiekiem. Pomocny jest tu zapis o wysłaniu kodu na konkretny numer telefonu lub o dostępie do skrzynki e-mail.

Po drugie, chodzi o integralność dokumentu. Muszą Państwo wykazać, że dokument przedkładany sądowi jest identyczny z tym, który został podpisany. Profesjonalne platformy do podpisu opatrują dokument po podpisaniu pieczęcią elektroniczną, która zapewnia jego integralność.

Po trzecie, muszą Państwo wykazać oświadczenie woli, czyli że osoba działała świadomie i nie doszło do pomyłki. Ścieżka audytu, rejestrująca takie kroki jak wyświetlenie dokumentu i kliknięcie podpisu, służy jako dowód świadomego działania.

Co w takiej sytuacji robi kancelaria adwokacka ARROWS? Pomagamy klientom ustawić procesy zawierania umów i weryfikować ogólne warunki handlowe tak, aby strony z góry uzgodniły sposób podpisywania elektronicznego.

Kiedy wystarczy zwykły podpis elektroniczny, a kiedy potrzebny jest kwalifikowany?

To pytanie klienci zadają najczęściej. Odpowiedź zależy od rodzaju dokumentu i przepisów prawa.

Zwykłe podpisy elektroniczne (bez kwalifikowanego certyfikatu) zazwyczaj wystarczają w przypadku standardowych umów handlowych między podmiotami prywatnymi. Sprawdzają się również przy wewnętrznych regulaminach i umowach o niższej wartości, gdzie ryzyko sporu jest akceptowalne.

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest natomiast niezbędny w kontaktach z administracją publiczną i przy pismach kierowanych do urzędów (§ 6 czeskiej ustawy o usługach zaufania). W praktyce kwalifikowany certyfikat wymagany jest również przy wnioskach o wpis do czeskiego katastru nieruchomości (katastr nemovitostí) składanych w formie elektronicznej. Sama umowa sprzedaży jako załącznik podlega szczególnym zasadom, a zwykłego podpisu urzędy katastralne co do zasady nie akceptują bez dodatkowej weryfikacji.

Szczególną ostrożność należy zachować w przypadku dokumentów z zakresu prawa pracy.

Czeski Kodeks pracy (ustawa nr 262/2006 Sb.) w § 334a i nast. stawia bardzo surowe wymagania w zakresie elektronicznego doręczania i podpisywania umów o pracę czy wypowiedzeń. Zwykły podpis często tu nie wystarcza lub jest bardzo ryzykowny z procesowego punktu widzenia.

Czym różni się środowisko eIDAS w obrocie międzynarodowym?

Rozporządzenie eIDAS obowiązuje w całej Unii Europejskiej. Podpis kwalifikowany wydany w Republice Czeskiej jest automatycznie uznawany we wszystkich państwach członkowskich UE, co stanowi ogromną zaletę jednolitego rynku. Zwykłe podpisy elektroniczne są również uznawane w całej UE, jednak w razie sporu stosuje się przepisy procesowe danego państwa.

Jeżeli prowadzą Państwo działalność poza UE, na przykład z USA lub Wielką Brytanią, sytuacja jest inna. Choć zasady są podobne, standardy techniczne mogą się różnić i często zalecamy szczególne klauzule umowne dotyczące prawa właściwego.

Eksperci z kancelarii adwokackiej ARROWS na co dzień zajmują się również kontraktowaniem transgranicznym i zadbają o to, aby podpis był ważny także w jurysdykcji Państwa partnera.

Praktyczne kroki, jak lepiej chronić swoje podpisy elektroniczne

Jeżeli korzystają Państwo ze zwykłych podpisów elektronicznych, należy przestrzegać następujących zasad w celu zwiększenia bezpieczeństwa:

• Krok 1: Wybór renomowanej platformy. Należy korzystać z rozwiązań, które generują certyfikat ukończenia (ścieżkę audytu) i pieczętują dokument przed zmianami.
• Krok 2: Wymaganie uwierzytelniania dwuskładnikowego (2FA). Proces należy ustawić tak, aby druga strona musiała wprowadzić kod z SMS-a, dzięki czemu podpis zostaje powiązany nie tylko z adresem e-mail, ale także z numerem telefonu.
• Krok 3: Archiwizacja ścieżki audytu. Nie wystarczy zapisać samego podpisanego pliku PDF; zawsze należy pobrać i bezpiecznie przechowywać również odrębny plik ze ścieżką audytu.
• Krok 4: Przechowywanie korespondencji kontekstowej. E-maile poprzedzające podpisanie stanowią cenny dowód pośredni woli stron.
• Krok 5: Konsultacja z prawnikiem w przypadku kluczowych umów. Przy transakcjach o wysokiej wartości nie należy polegać na zautomatyzowanych rozwiązaniach bez weryfikacji prawnej.

Podsumowanie

Elektroniczne podpisywanie umów bez kwalifikowanego certyfikatu jest w Republice Czeskiej legalne, powszechne i dzięki orzecznictwu coraz bezpieczniejsze. Porządek prawny nie zmusza Państwa do używania kwalifikowanych certyfikatów przy każdym zamówieniu.

Prawo podpisów elektronicznych przenika się z prawem procesowym, rozporządzeniem RODO i regulacjami sektorowymi, co czyni z niego złożoną dziedzinę. Jeżeli zlekceważą Państwo ustawienie procesów lub archiwizację dowodów, narażają się Państwo na zbędne ryzyko.

Eksperci z kancelarii adwokackiej ARROWS zajmują się tą problematyką codziennie i wiedzą, które rozwiązania się sprawdzają. Nasza kancelaria jest ubezpieczona od odpowiedzialności za szkodę na kwotę 350 mln CZK (ok. 14,4 mln EUR).

Prawnicy z kancelarii adwokackiej ARROWS pomogą Państwu ustawić bezpieczny proces, który będzie chronił Państwa działalność.

Wystarczy napisać na adres konsultacja@arws.cz.