Najczęstsze błędy prawne i podatkowe przy zakładaniu spółek s.r.o. i a.s.

Główne błędy prawne przy zakładaniu spółki

Źle przygotowane dokumenty założycielskie (umowa spółki lub statut)

Jednym z najczęstszych uchybień jest użycie uniwersalnego wzoru umowy założycielskiej lub statutu bez dostosowania go do konkretnej sytuacji Państwa firmy. Umowa spółki w przypadku s.r.o. (lub statut w przypadku a.s.) stanowi przecież podstawowe „zasady gry” – reguluje stosunki między wspólnikami, udziały, prawa głosu, sposób podejmowania decyzji przez członka zarządu (jednatel) lub zarząd i wiele innych kwestii. Błędy w umowie spółki mogą obejmować na przykład pominięcie prawa pierwokupu przy zbyciu udziałów, niejasne określenie kompetencji członków zarządu lub nieodpowiednio ustalone zasady podziału zysku.

Takie braki nie muszą ujawnić się od razu, ale w sytuacjach kryzysowych (np. przy sporze wspólników lub wejściu inwestora) mogą skutkować długimi i kosztownymi sporami. Jeśli na przykład umowa spółki nie przewiduje procedury na wypadek sytuacji patowej (deadlock) między dwoma wspólnikami po 50%, może dojść nawet do paraliżu decyzyjnego firmy. Rozwiązaniem jest zawsze zlecenie przygotowania dokumentów założycielskich na miarę – doświadczony adwokat omówi z Państwem konkretne potrzeby i uwzględni w umowie wszystkie istotne scenariusze, które mogą wystąpić w trakcie funkcjonowania spółki.

Nieodpowiedni wybór organów statutowych (członkowie zarządu i organów)

Drugim częstym problemem jest wybór nieodpowiednich osób do kierownictwa spółki. Członek zarządu s.r.o. lub członek zarządu bądź rady nadzorczej a.s. powinien być nie tylko godny zaufania, ale także kompetentny i dysponować czasem na wykonywanie swojej funkcji. Błędem jest powołanie na członka zarządu np. członka rodziny lub znajomego wyłącznie z lojalności, mimo że nie ma on potrzebnego doświadczenia. Ryzykowne jest także powierzenie funkcji komuś, kto nie rozumie swoich ustawowych obowiązków – organy statutowe ponoszą bowiem odpowiedzialność prawną za prowadzenie spraw spółki i muszą działać z należytą starannością dobrego gospodarza.

Kolejnym zaniedbaniem jest niesprawdzenie przeszkód ustawowych u przyszłych członków zarządu. Czeskie przepisy stanowią, że członkiem zarządu lub organu nie może być osoba, która np. przeszła upadłość lub ma orzeczony przez sąd zakaz działalności. Gdyby powołali Państwo taką osobę, sąd rejestrowy i tak nie wpisze jej do czeskiego rejestru handlowego (obchodní rejstřík), a cały proces się opóźni. Ponadto należy z góry ustalić, w jaki sposób członkowie zarządu będą reprezentować spółkę (samodzielnie każdy w pełnym lub ograniczonym zakresie, czy łącznie dwóch lub więcej) i wyraźnie zapisać to w umowie spółki. Zły wybór lub niejasne określenie kompetencji kierownictwa firmy może prowadzić do chaosu w zarządzaniu, a w gorszym przypadku także do szkód finansowych lub odpowiedzialności prawnej wobec wspólników lub osób trzecich.

Lekceważenie wymogów dotyczących zezwoleń na działalność i licencji

Aby spółka mogła legalnie rozpocząć działalność, nie wystarczy sam wpis do rejestru handlowego. Konieczne jest także prawidłowe uzyskanie wszystkich uprawnień do prowadzenia działalności. Bardzo częstym błędem, zwłaszcza u początkujących przedsiębiorców, jest nieprawidłowe wskazanie w dokumentach założycielskich wszystkich rodzajów działalności gospodarczej (živnosti) w przedmiocie działalności lub przeoczenie, że niektóre czynności nie należą do działalności wolnych i wymagają wykazania kwalifikacji zawodowych. Na przykład prowadzenie działalności rzemieślniczej (takiej jak budownictwo czy gastronomia) wymaga, aby Państwo osobiście lub Państwa przedstawiciel odpowiedzialny mieli odpowiednie wykształcenie lub praktykę i uzyskali zezwolenie na działalność w danej branży.

Jeżeli firma nie ma takich kwalifikacji ustawowych, a mimo to rozpocznie działalność, naraża się na ryzyko kar i zakazu działalności ze strony czeskiego urzędu ds. działalności gospodarczej (živnostenský úřad). Innym przykładem jest sytuacja, gdy przedsiębiorca zapomni uzyskać szczególną licencję lub zezwolenie (np. koncesję na transport drogowy lub licencję Czeskiego Banku Narodowego (ČNB) na niektóre usługi finansowe) i zorientuje się dopiero wtedy, gdy zainwestował już czas i pieniądze w rozruch działalności. Dlatego niezbędne jest, aby już na początku sprawdzić wszystkie wymogi dla Państwa branży i upewnić się, że spółka spełnia warunki uzyskania odpowiednich uprawnień. Adwokat lub wyspecjalizowany doradca pomoże określić, jakie dokumenty i kwalifikacje są potrzebne, aby Państwa firma mogła od pierwszego dnia działać w pełni legalnie.

Ryzykowna struktura własności i kapitału

Kolejnym obszarem, w którym dochodzi do pomyłek, jest ustalenie udziałów własnościowych i kapitału spółki. Formalnie można wprawdzie założyć s.r.o. z kapitałem już 1 CZK (ok. 0,04 EUR), ale zbyt niski kapitał zakładowy może wysłać partnerom handlowym i inwestorom niepożądany sygnał co do Państwa wiarygodności. Spotykam się również z tym, że wspólnicy nie przemyślą proporcji swoich udziałów i zasad podejmowania decyzji. Na przykład dwaj wspólnicy z udziałami 50/50 często pozostawiają decyzje zasadzie jednomyślności, co na początku może wydawać się sprawiedliwe, ale przy najmniejszym sporze całkowicie paraliżuje firmę.

W przypadku spółek akcyjnych trzeba z kolei zdecydować, czy wybrać dualistyczny model zarządzania (zarząd + rada nadzorcza), czy model monistyczny (rada administrująca z jednym dyrektorem statutowym). Błędny wybór lub niezrozumienie tych struktur może prowadzić do niezgodności z prawem lub komplikacji w zarządzaniu spółką. Ważne jest także rozważenie, czy i jak uregulować w statucie ograniczenia zbywalności akcji, prawa akcjonariuszy mniejszościowych itp., jeśli nie chcą Państwo, aby do firmy wszedł niepożądany inwestor. Zaniedbania w zakresie struktury własności mogą skutkować rozbieżnymi oczekiwaniami wspólników, sporami o kontrolę nad firmą, a nawet przyszłymi trudnościami przy sprzedaży spółki lub wejściu inwestora. Również tu obowiązuje zasada: wszystko starannie zaplanować i zapisać w umowach od razu na początku, zamiast dokonywać skomplikowanych zmian później.

Główne błędy podatkowe przy zakładaniu spółki

Nieuwzględnienie skutków podatkowych wkładów początkowych

Aspekty podatkowe założenia spółki są często niedoceniane, co może się zemścić zwłaszcza przy wnoszeniu majątku do kapitału zakładowego. Wielu przedsiębiorców uważa, że przeniesienie majątku (np. maszyn, pojazdów lub nieruchomości) do nowo zakładanej s.r.o. jest czysto wewnętrzną sprawą bez skutków podatkowych. Jeśli jednak wnoszący wkład (założyciel) przenosi do spółki majątek, który znacząco zmienił swoją wartość (typowo nieruchomość kupiona tanio przed laty, której cena obecnie wielokrotnie wzrosła), może to mieć wpływ na jego podatek dochodowy. W pewnych okolicznościach konieczne jest bowiem opodatkowanie tej różnicy wartości, nawet jeśli zamiast pieniędzy otrzymują Państwo udział w spółce.

Podobnie zdradliwe mogą być wkłady, w przypadku których wartość rynkowa nie jest jasna – ustawa wymaga wyceny wkładów niepieniężnych do kapitału zakładowego przez biegłego, a błędne oszacowanie lub zaniżenie wartości majątku może spowodować problemy podczas późniejszych kontroli (np. czeski urząd skarbowy (finanční úřad) może badać, czy wycena odpowiadała rzeczywistości). W spółkach akcyjnych surowa regulacja wkładów niepieniężnych jest oczywistością, ale również w s.r.o. założyciele powinni zachować ostrożność i raczej zasięgnąć porady. Nierozwiązane aspekty podatkowe wkładów mogą prowadzić do nieoczekiwanych obowiązków podatkowych, a w gorszym przypadku nawet do sporów z urzędem skarbowym. Rozwiązaniem jest skonsultowanie planowanych wkładów już przy zakładaniu spółki z doradcą podatkowym lub adwokatem, który oceni, jak przeprowadzić transakcję w sposób optymalny podatkowo – czasem korzystniejsze może być na przykład sprzedanie majątku firmie po cenie rynkowej lub wykorzystanie innego mechanizmu przeniesienia niż wniesienie go do kapitału.

Błędy przy rejestracji do VAT i innych podatków

Kolejną częstą pomyłką jest zaniedbanie terminowej rejestracji do odpowiednich podatków. Nowo założona firma ma obowiązek zarejestrować się do podatku dochodowego od osób prawnych zazwyczaj w ciągu 15 dni od powstania. Większość przedsiębiorców zdaje sobie z tego sprawę, ale często zapomina się o obszarze VAT (podatku od wartości dodanej). Jeżeli od początku wiedzą Państwo, że firma będzie realizować większe wolumeny świadczeń, warto rozważyć dobrowolną rejestrację do VAT od razu na początku, aby móc odliczyć VAT od początkowych inwestycji. Z kolei niedoszacowanie obrotu i przekroczenie limitu rejestracyjnego 2 000 000 CZK (ok. 82 300 EUR; aktualny próg obowiązkowej rejestracji do VAT) bez terminowej rejestracji może prowadzić do domiaru VAT i kar.

Podobnie należy pamiętać o innych obowiązkach podatkowych: jeśli będą Państwo zatrudniać pracowników, trzeba zarejestrować się również jako płatnik podatku od wynagrodzeń i odprowadzać za pracowników zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. W przypadku pojazdów firmowych istnieje podatek drogowy, o którym również często się zapomina. A jeśli Państwa nowa spółka powstała przez wydzielenie części przedsiębiorstwa innej firmy, trzeba rozwiązać także kwestie związane z VAT przy zbyciu części przedsiębiorstwa (pod pewnymi warunkami może to być transakcja niepodlegająca VAT, ale konieczne jest dopełnienie formalności). W każdym razie brak terminowej rejestracji do podatków lub niewypełnienie obowiązków zgłoszeniowych może pociągnąć za sobą nieprzyjemne sankcje. Dobrą praktyką jest zatem konsultowanie z ekspertami również tej administracyjnej strony już przy zakładaniu firmy – często przekażą Państwu listę kontrolną obowiązkowych rejestracji i pomogą załatwić wszystko prawidłowo i na czas.

Lekceważenie długoterminowych skutków i korzyści podatkowych

Strategicznego planowania podatkowego nie należy odkładać do czasu, gdy firma urośnie. Już przy samym zakładaniu spółki można podjąć decyzje, które wpłyną na efektywność podatkową w przyszłości. Częstym błędem jest na przykład nieoddzielenie finansów osobistych od firmowych – przedsiębiorca wnosi do firmy pieniądze lub majątek chaotycznie, bez dokumentacji, a potem nie wie, co jest pożyczką, co wkładem i jak to się opodatkowuje. Może się tym samym narazić na ryzyko, że urząd skarbowy przekwalifikuje niektóre transakcje (np. „ukryte” wkłady lub pożyczki mogą mieć skutki podatkowe, jeśli nie są należycie uregulowane umową).

Bardziej doświadczone firmy niekiedy zapominają rozważyć wykorzystanie ulg podatkowych lub optymalizacji już przy strukturze zakładanego nowego podmiotu. Na przykład przy zakładaniu nowej spółki zajmującej się badaniami i rozwojem można od początku planować wykorzystanie pozycji odliczanych na badania i rozwój (tzw. odliczenie na B+R). Albo przy ekspansji za granicę warto zasięgnąć porady, jak uniknąć podwójnego opodatkowania i wykorzystać umowy międzynarodowe o unikaniu podwójnego opodatkowania, ewentualnie czy ze względów strategicznych nie założyć spółki zależnej w innym kraju. Choć kwestie te wykraczają poza sam akt założenia firmy, właśnie na starcie jest czas, by się nad nimi zastanowić. Jeśli tego Państwo nie zrobią, w przyszłości mogą Państwo płacić wyższe podatki, niż byłoby to konieczne, lub czekają Państwa kosztowne restrukturyzacje. We współpracy z doradcą podatkowym można zatem już przy narodzinach spółki ustawić wszystko tak, aby legalnie zminimalizować przyszłe obciążenia podatkowe i zapobiec problemom.

Historie z praktyki: jakie trudności mogą wystąpić

Przykład 1: Zlekceważone przygotowanie nowego przedsiębiorcy – Pan Dvořák postanowił założyć swoją pierwszą s.r.o. w branży usług budowlanych. Aby zaoszczędzić, zlecił notariuszowi przygotowanie tzw. wzorcowej umowy spółki „za sto euro”, zawierającej jedynie obowiązkowe elementy. W przedmiocie działalności wpisał ogólnie „budowa i remonty”, nie wiedział jednak, że do rzemieślniczej działalności murarskiej potrzebuje przedstawiciela odpowiedzialnego ze świadectwem czeladniczym w tym zawodzie. Urząd ds. działalności gospodarczej zawiesił postępowanie w sprawie jego zgłoszenia i wezwał do uzupełnienia kwalifikacji, co oznaczało opóźnienie startu działalności o kilka tygodni. W tym czasie pan Dvořák omal nie stracił pierwszego zlecenia.

Kiedy w końcu zarejestrował spółkę i zaczął pracować, okazało się, że on i jego wspólnik mają udziały 50/50, a umowa spółki nie przewiduje, co robić w razie braku porozumienia. Pierwsze nieporozumienia nie kazały na siebie długo czekać – wspólnicy nie mogli porozumieć się co do inwestycji w nowe wyposażenie i firma znalazła się w martwym punkcie. Ponadto pan Dvořák zaniedbał rejestrację do VAT, a gdy w ciągu pół roku przekroczyli ustawowy limit obrotów, urząd skarbowy wstecznie wymierzył im VAT i kary. Wniosek? Gdyby pan Dvořák od początku współpracował z adwokatem i doradcą podatkowym, wiedziałby o potrzebie kwalifikacji zawodowych, umowa spółki zostałaby lepiej skonstruowana (np. rozwiązanie sytuacji patowych), a o obowiązkach podatkowych zostałby poinformowany na czas. Ostatecznie zwrócił się do nas o pomoc w naprawieniu sytuacji – zmianę umowy spółki, ustalenie procesu decyzyjnego i załatwienie dodatkowej rejestracji do VAT. Kosztowało go to jednak znacznie więcej czasu, energii i pieniędzy, niż gdyby nie zlekceważył tych kroków na samym początku.

Przykład 2: Doświadczona firma, nowy podmiot i nieoczekiwane komplikacje – Spółka ABC, s.r.o., od dziesięciu lat z powodzeniem działająca w e-commerce, postanowiła się rozwijać i założyć spółkę akcyjną dla nowego działu skoncentrowanego na fintechu. Kierownictwo zakładało, że założenie a.s. będzie podobną rutyną jak w przypadku s.r.o. Przeoczyło jednak, że statut a.s. musi być bardziej szczegółowy – zabrakło w nim jasnych zasad emisji akcji i ograniczenia ich zbywalności. Gdy następnie chcieli zaprosić do a.s. inwestora, natrafili na problem: statut nie pozwalał łatwo wyemitować nowych akcji z wyłączeniem prawa poboru dotychczasowych akcjonariuszy, co skomplikowało całą transakcję.

Jeszcze większy problem pojawił się w obszarze podatkowym: spółka matka ABC wniosła do nowej a.s. część swojej działalności jako wkład niepieniężny. Księgowo wszystko się zgadzało, ale od strony podatkowej zlekceważono przygotowanie wyceny. Urząd skarbowy badał następnie, czy wycena wniesionej części przedsiębiorstwa odpowiadała realiom rynkowym, a kontrola zaabsorbowała firmę na kilka miesięcy. Okazało się ponadto, że niektóre transakcje między s.r.o. a nową a.s. powinny były zostać ukształtowane jako zwykłe stosunki handlowe z cenami rynkowymi – ponieważ formalnie tego nie uregulowano, ryzykowano domiar podatku dochodowego z powodu tzw. cen transferowych. Kierownictwo ABC przyznało w końcu, że podejście „poradzimy sobie sami” i przekonanie, że wystarczy statut zawierający jedynie podstawowe elementy ustawowe, nie było idealne. Po konsultacji z naszą kancelarią pomogliśmy przeredagować statut a.s. tak, aby odpowiadał ich zamierzeniom, oraz ustaliliśmy wraz z księgowymi firmy bezpieczne zasady wyceny i obrotu między podmiotami powiązanymi. Historia ABC pokazuje, że nawet doświadczony management może natrafić na nowe pułapki, jeśli wkracza na niezbadane wody bez odpowiedniego wsparcia ekspertów.

Zalecenia dotyczące bezbłędnego założenia spółki

Aby Państwa nowo zakładana firma nie stała się kolejnym przypadkiem z opisanych wyżej historii, przedstawiam kilka zaleceń i sprawdzonych praktyk:

• Zlećcie przygotowanie dokumentów założycielskich na miarę – Unikajcie uniwersalnych dokumentów założycielskich od notariusza, zawierających jedynie obowiązkowe elementy. Każdy biznes ma swoją specyfikę, a umowa spółki lub statut powinny ją odzwierciedlać. Inwestycja w precyzyjnie sporządzone dokumenty na samym początku oszczędzi Państwu wielu kłopotów w przyszłości.
  
  
• Sprawdźcie przyszłych członków zarządu i ustalcie jasne zasady zarządzania – Na funkcje statutowe wybierajcie wyłącznie osoby, które spełniają wymogi ustawowe i którym ufacie pod względem zawodowym i ludzkim. Ustalcie, jak będą podejmowane decyzje w firmie (samodzielnie, łącznie), i ujmijcie wszystko w dokumentach założycielskich. Zapobiegniecie w ten sposób konfliktom wewnętrznym i niewydolnemu kierownictwu.
  
  
• Sprawdźcie wymogi dotyczące działalności i zezwoleń – Jeszcze przed złożeniem wniosku o wpis do rejestru handlowego zweryfikujcie, jakie konkretne rodzaje działalności musicie zgłosić i czy nie potrzebujecie szczególnej licencji. Jeśli nie macie wymaganych kwalifikacji, zapewnijcie sobie przedstawiciela odpowiedzialnego lub inny sposób spełnienia tego warunku. Bez ważnych uprawnień w ogóle nie rozpoczynajcie działalności.
  
  
• Myślcie o skutkach podatkowych od samego początku – Planujecie wnieść do firmy majątek lub środki finansowe? Porozmawiajcie z naszym ekspertem podatkowym o najlepszym rozwiązaniu. Ustalcie, kiedy zarejestrować się do VAT i innych podatków, i wykorzystajcie możliwości optymalizacji (np. odliczenie VAT od inwestycji, wybór odpowiedniego okresu rozliczeniowego). Prawidłowe ustawienie od początku może zaoszczędzić Państwu niemałe pieniądze i zmartwienia.
  
  
• Planujcie z myślą o przyszłości – Wyobraźcie sobie, gdzie chcecie, aby Państwa firma była za kilka lat. Zamierzacie na przykład pozyskać inwestora, rozwinąć działalność za granicą lub przekazać firmę dzieciom? Takie plany powinny znaleźć odzwierciedlenie już w strukturze nowej spółki. Można do nich dostosować treść umowy spółki/statutu, rodzaje udziałów lub akcji, konfigurację organów, a także strategię podatkową. To, co łatwo załatwić teraz, później może być trudne lub kosztowne do zmiany.
  
  
• Nie wahajcie się skorzystać z pomocy ekspertów – Konsultacja z kancelarią adwokacką lub doradcą podatkowym nie jest zbędnym wydatkiem, lecz formą prewencji. Doświadczony prawnik zwróci Państwu uwagę na ryzyka, o których sami moglibyście nie pomyśleć, i zaproponuje rozwiązania. Może w Państwa imieniu prowadzić komunikację z urzędami, przygotować wszystkie dokumenty i zapewnić sprawny przebieg założenia firmy, podczas gdy Państwo mogą skupić się na swoim przedsięwzięciu biznesowym.
  

Podsumowanie: unikajcie błędów i rozpocznijcie działalność z pewnością

Założenie spółki stanowi kluczowy kamień milowy, dlatego warto zrobić wszystko prawidłowo od samego początku. Opisane wyżej błędy nie omijają nikogo – mogą przytrafić się zarówno nowicjuszowi, jak i doświadczonemu przedsiębiorcy. Dobra wiadomość jest jednak taka, że tym potknięciom można zapobiegać. Kluczem jest nie lekceważyć przygotowań i nie bać się poprosić o poradę prawną.

Jako adwokaci z wieloletnią praktyką w dziedzinie prawa handlowego jesteśmy gotowi pomóc również Państwu. Jeśli nie są Państwo pewni, o czym należy pamiętać przy zakładaniu s.r.o. lub a.s., prosimy zwrócić się do naszej kancelarii adwokackiej. Wspólnie przeanalizujemy Państwa zamierzenie, wskażemy możliwe pułapki i zadbamy o to, aby cały proces przebiegł sprawnie oraz zgodnie z prawem i Państwa celami biznesowymi. Zachęcamy do kontaktu w celu niezobowiązującej konsultacji – często zaoszczędzą Państwo w ten sposób nie tylko czas i pieniądze, ale przede wszystkim zapewnią sobie spokojny start działalności bez zbędnych ryzyk.