Polityka ochrony danych osobowych spółki ARROWS advokátní kancelář s.r.o.

1. Postanowienia ogólne

Celem niniejszych Zasad przetwarzania danych osobowych zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej „RODO”) jest przekazanie informacji o tym, jakie dane osobowe osób fizycznych Spółka jako administrator danych osobowych przetwarza przy świadczeniu swoich usług, w jakich celach i jak długo Spółka przetwarza te dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, komu i z jakiego powodu może je przekazać, a także poinformowanie o tym, jakie prawa przysługują osobom fizycznym w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych i w jaki sposób mogą one z nich korzystać.

Niniejsze Zasady dotyczą przetwarzania danych naszych klientów, czyli Państwa, jeżeli są Państwo osobą fizyczną, i/lub Państwa pracowników lub członków organów, jeżeli są Państwo osobą prawną, a także osób odwiedzających strony internetowe ARROWS, zawsze w zakresie danych osobowych odpowiadającym Państwa pozycji względem ARROWS. Wszystkie świadczone przez nas usługi są przeznaczone dla Państwa jako naszego Klienta, który działa w ramach swojej działalności handlowej lub innej działalności gospodarczej i/lub przy wykonywaniu swojego zawodu na rzecz swojego pracodawcy będącego naszym klientem (dalej „Klient” lub „Państwo”).

Niniejsze Zasady obowiązują od 25 maja 2018 r. i zostały wydane zgodnie z RODO w celu realizacji obowiązku informacyjnego Spółki jako administratora zgodnie z art. 13 RODO.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem Państwa danych osobowych jest Spółka, a aktualne dane kontaktowe są dostępne pod adresem https://www.arws.cz/kontakt

3. Inspektor ochrony danych

Spółka nie jest zobowiązana do wyznaczenia inspektora ochrony danych. Inspektor ochrony danych nie został w spółce wyznaczony.

Z ARROWS jako administratorem danych osobowych mogą Państwo kontaktować się bezpośrednio pod adresem

ARROWS advokátní kancelář s.r.o.

U Trezorky 921/2, 158 00 Praha 5

Tel.: +420 245 007 740

E-mail: konsultacja@arws.cz

4. Kategorie danych osobowych przetwarzanych przez spółkę ARROWS

Daną osobową jest wszelka informacja dotycząca osoby fizycznej, czyli Państwa, za pomocą której Spółka jest w stanie Państwa zidentyfikować. W związku ze świadczeniem usług Spółka może przetwarzać następujące kategorie danych osobowych.

4.1 Podstawowe osobowe dane identyfikacyjne

Są to dane, które są lub w określonych przypadkach mogą być niezbędne do zawarcia z Państwem umowy, w szczególności następujące dane osobowe:

• tytuł naukowy;
• imię i nazwisko;
• data urodzenia;
• adres zamieszkania / siedziby;
• Państwa stanowisko (jeżeli zamawiają Państwo nasze usługi/towary jako przedstawiciel spółki);
• Państwa pozycja jako członka organu spółki będącej naszym klientem;
• numer identyfikacyjny (IČO), numer identyfikacji podatkowej (DIČ);
• dane płatnicze.

4.2 Dane kontaktowe

Są to następujące dane osobowe:

• imię i nazwisko;
• e-mail;
• numer telefonu; oraz
• adres do doręczeń.

4.3 Dane płatnicze związane ze świadczoną usługą

Są to następujące dane osobowe:

• dane dotyczące numeru rachunku bankowego
• dane dotyczące dokonanych płatności
• dokumenty podatkowe

4.4 Dane osobowe przetwarzane w związku ze świadczeniem usług prawnych

Są to dane niezbędne do świadczenia usług prawnych, przy czym może chodzić o szeroki zakres danych osobowych, które nam Państwo przekazują w celu ochrony swoich interesów prawnych, w szczególności o następujące dane osobowe:

• imię i nazwisko;
• dane osobowe dotyczące dokumentów tożsamości klienta (paszport, dowód osobisty, prawo jazdy i podobne), przy czym przetwarzany jest numer takiego dokumentu tożsamości, organ, który go wydał, oraz okres jego ważności
• data urodzenia;
• czeski numer identyfikacyjny osoby fizycznej (rodné číslo);
• nazwisko rodowe;
• dane dotyczące stanu zdrowia;
• dane dotyczące wysokości dochodów;
• dane dotyczące sytuacji rodzinnej;
• Państwa pozycja jako członka organu spółki będącej naszym klientem.

4.5 Zapis korespondencji e-mailowej i pisemnej

Chodzi w szczególności o dane osobowe zawarte w korespondencji e-mailowej i pisemnej z Klientem.

4.6 Dane osobowe przetwarzane w związku z wysyłaniem newslettera

Jest to Państwa adres e-mail oraz imię w przypadku personalizacji wysyłanego newslettera.

5. Cel, okres i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych

5.1 Przetwarzanie w celu wykonania umowy, wypełnienia obowiązków prawnych oraz z uwagi na prawnie uzasadnione interesy Spółki

5.1.1 Przetwarzanie danych osobowych w celu wykonania obowiązku umownego

Aby Spółka mogła świadczyć Państwu swoje usługi, musi znać Państwa dane osobowe, które następnie musi również przetwarzać. Państwa dane osobowe przetwarzamy w szczególności w celu zawarcia i wykonania umowy o świadczenie usług prawnych zawartej między Klientem a Spółką, a zatem podstawą prawną przetwarzania jest wykonanie umowy. Do tych celów przetwarzane są dane osobowe w zakresie Podstawowych osobowych danych identyfikacyjnych, zdefiniowanych w pkt 4.1 niniejszych Zasad.

Przetwarzane w ten sposób dane osobowe pozyskujemy od Państwa bezpośrednio przy zawieraniu umowy o świadczenie usług, a także przed jej zawarciem, w trakcie negocjacji dotyczących treści umowy, oraz w trakcie świadczenia usług prawnych.

Te dane osobowe są przetwarzane przez Spółkę wyłącznie przez okres trwania stosunku umownego między Klientem a Spółką, a następnie przez okres pięciu lat od zakończenia świadczenia usług prawnych między Państwem a Spółką, ewentualnie przez okres, w jakim nakładają to na Spółkę przepisy prawa.

5.1.2 Przetwarzanie danych osobowych w celu wypełnienia obowiązku prawnego

Przy świadczeniu usług Spółka jest zobowiązana do wypełniania obowiązków wynikających z następujących przepisów prawa: czeskiej ustawy o rachunkowości (ustawa nr 563/1991 Sb., dalej „ZoÚ”); czeskiej ustawy o podatkach dochodowych (ustawa nr 586/1992 Sb., dalej „ZDP”), czeskiej ustawy o podatku od wartości dodanej (ustawa nr 235/2004 Sb., dalej „ZDPH”) oraz czeskiej ustawy o niektórych środkach przeciwdziałania legalizacji dochodów pochodzących z przestępstwa (ustawa nr 253/2008 Sb., dalej „AML”).

Niektóre dane osobowe mogą być zawarte w dokumentach księgowych (czyli na fakturach lub innych dokumentach). Następujące ustawy: ustawa AML, ZoÚ, ZDP lub ZDPH nakładają na Spółkę obowiązek przechowywania tych dokumentów nawet przez okres 10 lat. Jeżeli zatem na Spółce ciąży ustawowy obowiązek archiwizacji tych dokumentów, wraz z nimi przechowywane są również Państwa dane osobowe zawarte w danym dokumencie.

5.1.3 Przetwarzanie danych osobowych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu

W przypadku gdyby Państwo opóźnili się z płatnością, nie wykonali swojego zobowiązania lub gdybyśmy w ogóle nie otrzymali od Państwa płatności, ewentualnie gdyby z Państwa strony powstała nam inna szkoda lub krzywda, możemy również przetwarzać dane osobowe na podstawie prawnie uzasadnionego interesu polegającego na dochodzeniu naszych wierzytelności i/lub ustaleniu, ochronie i dochodzeniu roszczeń prawnych Spółki. W tym celu możemy przechowywać Państwa dane osobowe przez okres przedawnienia zgodnie z czeskim Kodeksem cywilnym (ustawa nr 89/2012 Sb.).

5.1.4 Przetwarzanie danych osobowych na podstawie Państwa zgody

Spółka przetwarza Państwa dane osobowe co do zasady w przypadkach, gdy wymaga tego prawo, gdy przetwarzanie danych jest niezbędne do wykonania umowy lub gdy odbywa się ono na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Spółki. Jedynie wyjątkowo przetwarzamy dane osobowe na podstawie Państwa zgody, zgodnie z celem i przez okres wskazany w tej zgodzie.

5.1.5 Newsletter

Spółka może przesyłać Państwu jako klientom newslettery oferujące podobne usługi związane z usługami, które zostały już Państwu świadczone, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu spółki lub na podstawie udzielonej przez Państwa zgody. Newslettery będziemy Państwu przesyłać przez okres, w którym są Państwo klientami spółki, lub do czasu wcześniejszego wycofania przez Państwa zgody. Otrzymywanie newslettera mogą Państwo w każdej chwili zakończyć poprzez proste wypisanie się z subskrypcji na końcu każdej wiadomości e-mail lub za pośrednictwem wiadomości e-mail wysłanej na adres konsultacja@arws.cz.

Spółka może przesyłać newsletter również osobom trzecim na podstawie udzielonej przez nie zgody.

6. Którym podmiotom trzecim przekazujemy dane osobowe

Spółka przy wykonywaniu swoich zobowiązań i obowiązków umownych korzysta z profesjonalnych i specjalistycznych usług innych podmiotów. Jeżeli ci dostawcy przetwarzają dane osobowe przekazane przez Spółkę, mają status podmiotów przetwarzających dane osobowe i przetwarzają je wyłącznie zgodnie z poleceniami Spółki i nie mogą ich wykorzystywać w inny sposób.

Są to w szczególności:

• współpracujący adwokaci;
• zewnętrzni dostawcy usług księgowych i podatkowych;
• zewnętrzni dostawcy usług administrowania systemami IT, siecią komputerową i sprzętem,
• pliki cookies, które przetwarzamy w przypadku, gdy odwiedzają Państwo naszą stronę internetową; bliższe informacje o tym, jakie pliki cookies i w jaki sposób przetwarzamy, znajdą Państwo w sekcji Cookies na naszej stronie internetowej.

Z podmiotami przetwarzającymi dane osobowe, o których mowa w poprzednim akapicie, zawarliśmy umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, które gwarantują co najmniej taki sam poziom ochrony Państwa danych osobowych jak niniejsza Polityka ochrony danych osobowych.

Spółka w ramach wypełniania swoich obowiązków prawnych przekazuje Państwa dane osobowe organom administracji i urzędom określonym w obowiązujących przepisach prawa.

7. Zabezpieczenie danych osobowych

Spółka wdrożyła i utrzymuje niezbędne, odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, kontrole wewnętrzne oraz procesy bezpieczeństwa informacji zgodnie z najwyższą starannością wobec użytkowników i z poszanowaniem ich praw, adekwatne do możliwego ryzyka dla osób, których dane dotyczą. Jednocześnie uwzględnia stan rozwoju technologicznego w celu ochrony danych osobowych przed przypadkową utratą, zniszczeniem, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem. Środki te mogą obejmować między innymi w szczególności podjęcie odpowiednich kroków w celu zapewnienia odpowiedzialności pracowników mających dostęp do danych wrażliwych i dokumentów, szkolenia pracowników, regularne tworzenie kopii zapasowych, procedury odtwarzania danych i zarządzania incydentami, ochronę programową urządzeń, na których przechowywane są dane osobowe, i inne.

Pracownicy Spółki są związani obowiązkiem zachowania poufności w odniesieniu do wszystkich faktów dotyczących Państwa, również po ustaniu stosunku pracy. Podpisane oświadczenie o zachowaniu poufności stanowi część umowy o pracę pracownika Spółki.

8. Państwa prawa w zakresie danych osobowych

Jeżeli skorzystają Państwo z któregokolwiek ze swoich praw na podstawie niniejszego pkt 8 lub obowiązujących przepisów prawa, poinformujemy o podjętych działaniach, usunięciu Państwa danych osobowych lub ograniczeniu przetwarzania zgodnie z Państwa żądaniem każdego odbiorcę, któremu dane te zostały przekazane zgodnie z pkt 6 niniejszych Zasad, o ile takie powiadomienie będzie możliwe i/lub nie będzie wymagało niewspółmiernie dużego wysiłku.

Jeżeli chcą Państwo skorzystać z tych praw i/lub uzyskać odpowiednie informacje, mogą Państwo skontaktować się z nami za pośrednictwem e-maila info@arws.cz lub pisemnie na adres siedziby Spółki.

Jeżeli będą Państwo korzystać ze swoich praw, możemy zażądać od Państwa podania niektórych informacji identyfikacyjnych, które nam Państwo przekazali. Podanie takich danych jest niezbędne do zweryfikowania, czy dane żądanie rzeczywiście zostało przesłane przez Państwa. Odpowiemy Państwu w ciągu jednego miesiąca od otrzymania Państwa żądania, przy czym zastrzegamy sobie prawo do przedłużenia tego terminu o dwa miesiące.

8.1 Prawo dostępu do danych osobowych

Zgodnie z art. 15 RODO mają Państwo prawo dostępu do swoich danych osobowych, które obejmuje prawo do uzyskania od Spółki:

• potwierdzenia, czy przetwarza Państwa dane osobowe,
• informacji o celach przetwarzania, kategoriach przetwarzanych danych osobowych, o odbiorcach, którym dane osobowe zostały lub zostaną ujawnione, planowanym okresie przetwarzania, o istnieniu prawa do żądania od Spółki sprostowania lub usunięcia danych osobowych dotyczących Państwa lub ograniczenia ich przetwarzania lub do wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania, o prawie do wniesienia skargi do organu nadzorczego, o wszelkich dostępnych informacjach o źródle danych osobowych, jeżeli nie zostały zebrane od osoby, której dane dotyczą, o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu, o odpowiednich zabezpieczeniach przy przekazywaniu danych poza UE,

a także, o ile nie wpłynie to niekorzystnie na prawa i wolności innych osób, kopii danych osobowych.

W przypadku powtórnego żądania Spółka będzie uprawniona do pobrania rozsądnej opłaty za kopię danych osobowych.

8.2 Prawo do sprostowania nieprawidłowych danych

Zgodnie z art. 16 RODO mają Państwo prawo do sprostowania nieprawidłowych danych osobowych, które Spółka o Państwu przetwarza. Użytkownik ma również obowiązek zgłaszać zmiany swoich danych osobowych i wykazać, że taka zmiana nastąpiła. Jednocześnie jest zobowiązany do współpracy ze Spółką, jeżeli zostanie stwierdzone, że przetwarzane o nim dane osobowe są nieprawidłowe. Sprostowania dokonamy bez zbędnej zwłoki, zawsze jednak z uwzględnieniem istniejących możliwości technicznych.

8.3 Prawo do usunięcia danych osobowych

Zgodnie z art. 17 RODO mają Państwo prawo do usunięcia dotyczących Państwa danych osobowych, jeżeli Spółka nie wykaże prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania tych danych osobowych. Spółka ma wdrożone mechanizmy zapewniające automatyczną anonimizację lub usunięcie danych osobowych w przypadku, gdy nie są one już potrzebne do celu, w jakim były przetwarzane.

8.4 Prawo do ograniczenia przetwarzania

Zgodnie z art. 18 RODO osoba, której dane dotyczą, będzie miała do czasu rozpatrzenia sprawy prawo do ograniczenia przetwarzania, jeżeli kwestionuje prawidłowość danych osobowych, podstawy ich przetwarzania lub jeżeli wniesie sprzeciw wobec ich przetwarzania.

8.5 Prawo do przenoszenia danych osobowych

Zgodnie z art. 20 RODO mają Państwo prawo do przenoszenia danych, które Państwa dotyczą i które nam jako administratorowi Państwo dostarczyli, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego. Mają Państwo także prawo zażądać od nas przesłania tych danych innemu administratorowi.

W przypadku gdyby wykonanie tego prawa mogło niekorzystnie wpłynąć na prawa i wolności osób trzecich, Państwa żądanie nie może zostać uwzględnione.

8.6 Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych

Zgodnie z art. 21 RODO mają Państwo prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych osobowych przez Spółkę.

Jeżeli Spółka nie wykaże istnienia ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów lub praw i wolności osoby, której dane dotyczą, Spółka zakończy przetwarzanie na podstawie sprzeciwu bez zbędnej zwłoki.

8.7 Prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych

Jeżeli udzielą Państwo Spółce zgody na przetwarzanie danych osobowych, można ją w każdej chwili wycofać. Wycofanie musi nastąpić w drodze wyraźnego, zrozumiałego i jednoznacznego oświadczenia woli, pisemnie na adres siedziby Spółki lub za pośrednictwem adresu e-mail konsultacja@arws.cz.

8.8 Prawo do zwrócenia się do czeskiego Urzędu Ochrony Danych Osobowych

Mają Państwo prawo wnieść skargę dotyczącą przetwarzania przez nas Państwa danych osobowych do czeskiego Urzędu Ochrony Danych Osobowych (Úřad pro ochranu osobních údajů, ÚOOÚ), Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7. Strona internetowa urzędu: www.uoou.cz.

9. Aktualizacja Polityki ochrony danych osobowych

Niniejszym informujemy Państwa, że możemy zmieniać lub aktualizować niniejszą Politykę ochrony danych osobowych. Wszelkie zmiany niniejszych Zasad wchodzą w życie z chwilą ich opublikowania na stronie internetowej Spółki.