Udzielanie zamówień publicznych na usługi prawne

Pojęcie zamówienia publicznego na usługi prawne w prawie czeskim

Postępuje się przy tym zgodnie z zasadami określonymi w ustawie, przy czym dla niektórych kategorii usług prawnych istnieją istotne wyjątki. Czeska ustawa o zamówieniach publicznych (ustawa nr 134/2016 Sb., dalej „ZZVZ”) reguluje postępowanie zamawiającego publicznego, który decyduje się na zakup usług prawnych. Usługi prawne należą do kategorii usług i są klasyfikowane według kodów CPV, najczęściej 79100000-5.

Z punktu widzenia progów finansowych w 2026 roku rozróżnia się zamówienia publiczne małej wartości, podprogowe i nadprogowe. Podstawowy próg dla zamówień publicznych małej wartości na usługi wynosi 2 000 000 CZK (ok. 82 300 EUR) bez VAT. Jeżeli szacunkowa wartość zamówienia przekracza tę kwotę, zamawiający musi zastosować jeden z trybów postępowania o udzielenie zamówienia, chyba że usługa jest objęta ustawowym wyjątkiem.

Kiedy usługi prawne nie są udzielane w postępowaniu o udzielenie zamówienia

Jednym z najważniejszych aspektów jest fakt, że nie wszystkie usługi prawne są udzielane w sformalizowanym postępowaniu o udzielenie zamówienia. Ustawa zawiera w § 29 lit. k) wyjątek, który dotyczy konkretnie wybranych usług prawnych. Zamawiający nie jest zobowiązany do udzielenia zamówienia w postępowaniu, jeżeli chodzi o reprezentowanie klienta w postępowaniu sądowym, arbitrażowym lub administracyjnym albo o przygotowanie do takich postępowań.

Wyjątek dotyczy również usług prawnych związanych z obroną w postępowaniu karnym. Ta kategoria ma w praktyce zasadnicze znaczenie, ponieważ wiele instytucji potrzebuje zatrudnić adwokata do reprezentowania przed czeskim Urzędem Ochrony Konkurencji (ÚOHS) lub przed sądami. Kiedy dokładnie można zastosować wyjątek, a kiedy chodzi o ogólne doradztwo, jest kwestią szczegółowej wykładni prawnej.

Progi finansowe i ich rola w kategoryzacji zamówienia publicznego

Progi finansowe odgrywają w systemie zamówień publicznych kluczową rolę. Dla usług prawnych obowiązują w 2026 roku następujące podstawowe zasady określania trybu (kwoty podano bez VAT):

• Do 2 000 000 CZK – zamówienie publiczne małej wartości (VZMR). Zamawiający nie jest zobowiązany do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia według ZZVZ, musi jednak przestrzegać podstawowych zasad udzielania zamówień.
• Powyżej 2 000 000 CZK – tu chodzi już o zamówienie publiczne podprogowe lub nadprogowe, w przypadku którego konieczne jest postępowanie zgodnie z ustawą.

Specyfiką usług prawnych jest to, że należą do tzw. usług społecznych i innych szczególnych usług (załącznik nr 4 do ZZVZ). Dla tych usług obowiązuje w trybie nadprogowym wyższy próg finansowy niż dla zwykłych usług. Próg ten wynika z przepisów europejskich i wynosi 750 000 EUR, co odpowiada kwocie ok. 18–19 mln CZK w zależności od aktualnego kursu ustalonego komunikatem czeskiego Ministerstwa Rozwoju Regionalnego (Ministerstvo pro místní rozvoj).

Jeżeli wartość usług prawnych przekroczy 2 mln CZK, ale nie osiągnie progu 750 000 EUR, chodzi o szczególny tryb zamówienia podprogowego. W tym trybie zamawiający ma pewną elastyczność, musi jednak postępować już bardziej formalnie niż w przypadku zamówień małej wartości. Jeżeli wartość przekroczy 750 000 EUR, stosuje się uproszczony tryb dla zamówień nadprogowych.

Należy uważać na sumowanie – szacunkowe wartości świadczeń sumuje się, jeżeli usługi są ze sobą powiązane przedmiotowo, miejscowo i czasowo oraz tworzą jedną funkcjonalną całość. Jeżeli zamawiający w ciągu roku zatrudni jedną kancelarię do kompleksowego doradztwa prawnego w formie zamówień cząstkowych, wartości się sumują i może dojść do przekroczenia progu. Prawnicy z kancelarii adwokackiej ARROWS mogą przeprowadzić dla Państwa analizę szacunkowej wartości zamówienia.

Warunki kwalifikacji i ich prawidłowe ustalenie

Warunki kwalifikacji to wymogi, które musi spełnić wykonawca, aby móc uczestniczyć w postępowaniu o udzielenie zamówienia. Ich prawidłowe ustalenie jest kluczowe, aby pozyskać kompetentnego partnera, a jednocześnie nie dyskryminować zdolnych oferentów. Kwalifikacja obejmuje:

1. Podstawową zdolność (niekaralność, brak zaległości).
2. Zdolność zawodową (wpis do czeskiego rejestru handlowego (obchodní rejstřík)).
3. Kwalifikację techniczną (doświadczenie, zespół).

W przypadku usług prawnych kwalifikację techniczną najczęściej wykazuje się wykazem istotnych usług świadczonych w ciągu ostatnich 3 lat. Zamawiający powinien wymagać referencji adekwatnych do przedmiotu zamówienia.

• Błąd: wymaganie referencji dotyczących całkowicie identycznego, specyficznego problemu (np. „reprezentowanie gminy liczącej dokładnie 5000 mieszkańców”).
• Prawidłowe postępowanie: wymaganie referencji dotyczących usług prawnych w danej dziedzinie prawa (np. „usługi prawne w zakresie sądownictwa administracyjnego”).

Specyfika kwalifikacji osób prawnych i fizycznych

W postępowaniu o udzielenie zamówienia oferty mogą składać zarówno kancelarie adwokackie (osoby prawne), jak i samodzielni adwokaci (osoby fizyczne). Zamawiający nie może bezpodstawnie wykluczyć osób fizycznych, jeżeli spełniają one warunki kwalifikacji.

Może jednak zasadnie wymagać dokumentu potwierdzającego ubezpieczenie od odpowiedzialności za szkodę na określoną kwotę, jeżeli uzasadnia to ryzyko związane z zamówieniem. Podczas gdy taryfy adwokackie i przepisy samorządu zawodowego określają minimalne limity, w przypadku istotnych zamówień zamawiający może wymagać wyższego ubezpieczenia. W ten sposób w naturalny i uprawniony sposób odfiltrowuje się wykonawców bez wystarczającego zaplecza.

Ocena ofert: cena, jakość i korzystność ekonomiczna

Jednym z najbardziej palących tematów jest to, jak wyważyć cenę i jakość. W przypadku usług prawnych podwójnie prawdziwe jest, że najniższa stawka godzinowa nie gwarantuje najniższych kosztów całkowitych ani sukcesu w sprawie. Prawnik z niską stawką może poświęcić sprawie wielokrotnie więcej czasu lub wybrać błędną strategię.

Czeski Urząd Ochrony Konkurencji (ÚOHS), jak i środowisko eksperckie zalecają w przypadku usług intelektualnych, do których należą usługi prawne, nieocenianie ofert wyłącznie na podstawie najniższej ceny.

ZZVZ umożliwia ocenę według korzystności ekonomicznej, która może obejmować:

• Cenę ofertową (całkowitą lub stawkę godzinową).
• Jakość (doświadczenie konkretnych osób, które będą uczestniczyć w realizacji).
• Organizację, kwalifikacje i doświadczenie personelu.

Zalecanym podejściem w przypadku usług prawnych jest ustalenie wagi ceny na przykład na 40–50 %, a pozostałą część przeznaczenie na kryteria jakościowe. Alternatywą jest postępowanie zgodnie z § 119 ust. 1 ZZVZ, w którym zamawiający ustala stałą cenę, a konkurencja dotyczy wyłącznie tego, kto zaoferuje najwyższą jakość.

Ochrona przed rażąco niską ceną oferty

Zamawiający ma obowiązek ocenić, czy cena oferty nie jest rażąco niska (§ 113 ZZVZ). Jeżeli w ofercie pojawi się cena, która znacząco odbiega od pozostałych lub od założeń zamawiającego, zamawiający musi wezwać uczestnika do wyjaśnień.

Szczególne procedury dla różnych rodzajów usług prawnych

Jak wskazano powyżej, reprezentowanie w postępowaniach przed sądami i organami administracji oraz przygotowanie do nich jest objęte wyjątkiem z § 29 lit. k) ZZVZ. W tym przypadku zamawiający nie musi ogłaszać postępowania o udzielenie zamówienia i może bezpośrednio zwrócić się do wybranej kancelarii adwokackiej. Zaleca się jednak, aby również tutaj zachować zasadę gospodarności i mieć uzasadniony wybór.

Doradztwo prawne i prewencja (sprawy niesporne)

W przypadku ogólnego doradztwa (analizy, regulaminy wewnętrzne, obsługa umów), które nie wiąże się z konkretnym sporem, wyjątek nie ma zastosowania.

• Jeżeli wartość nie przekracza 2 000 000 CZK bez VAT, chodzi o zamówienie małej wartości (VZMR).
• Jeżeli wartość jest wyższa, musi zostać przeprowadzone postępowanie o udzielenie zamówienia (np. uproszczone postępowanie podprogowe lub postępowanie otwarte).

Twierdzenie, że doradztwa „zdecydowanie nie udziela się w trybie konkurencyjnym”, jest błędne. Jeżeli nie jest objęte wyjątkiem i przekracza próg VZMR, konkurs musi się odbyć.

Przygotowanie dokumentów prawnych i umów

Również tutaj obowiązuje zasada, że w przypadku przygotowania wzorcowej dokumentacji lub projektów legislacyjnych chodzi o standardowe zamówienie publiczne. Kluczem jest precyzyjne określenie przedmiotu zamówienia, ponieważ niejasny opis prowadzi do nieporównywalnych ofert.

Przejrzystość i podstawowe zasady udzielania zamówień

Zamawiający muszą przy wszystkich zamówieniach publicznych przestrzegać zasad określonych w § 6 ZZVZ: przejrzystości, proporcjonalności, równego traktowania i zakazu dyskryminacji.

Przejrzystość oznacza, że postępowanie zamawiającego musi być czytelne, przewidywalne i możliwe do skontrolowania po fakcie. Wszystkie warunki muszą zostać określone z góry i nie mogą być zmieniane w trakcie gry w sposób, który by kogoś faworyzował.

Jeżeli zamawiający ustali warunki tak, aby odpowiadały wcześniej wybranemu „faworytowi”, naraża się na ryzyko sankcji ze strony ÚOHS, a także organów ścigania. Kancelaria adwokacka ARROWS pomoże Państwu ustalić proces tak, aby był bezpieczny i przejrzysty - konsultacja@arws.cz

Praktyczne kroki przy przygotowaniu dokumentacji zamówienia

Jeżeli udzielają Państwo zamówienia na usługi prawne w trybie ustawowym (powyżej 2 mln CZK i poza wyjątkiem), zalecamy następujące postępowanie:

1. Określenie potrzeby: Proszę jak najdokładniej zdefiniować, czego Państwo wymagają (np. zakres obsługi umów).
2. Oszacowanie wartości: Proszę ustalić realistyczny szacunek ceny za cały okres obowiązywania umowy.
3. Ustalenie kwalifikacji: Proszę określić, jakie doświadczenie (referencje) i jaki zespół są niezbędne.
4. Kryteria oceny: Proszę wybrać korzystność ekonomiczną z naciskiem na jakość (np. 50 % cena, 50 % jakość).
5. Ogłoszenie: Proszę wszcząć postępowanie poprzez ogłoszenie w dzienniku zamówień publicznych lub na profilu zamawiającego.
6. Ocena i wybór: Proszę ocenić oferty, zweryfikować referencje i wybrać wykonawcę.
7. Umowa: Proszę zawrzeć umowę, która musi odpowiadać projektowi zawartemu w dokumentacji zamówienia.

Typowe błędy i jak ich unikać

1. Ocena wyłącznie według najniższej ceny: prowadzi do wyboru najtańszego, a nie najlepszego rozwiązania.
2. Nieprawidłowe zastosowanie wyjątku: zamawiający stosuje wyjątek przewidziany dla sporów również do ogólnego doradztwa.
3. Błędne oszacowanie ceny: zamawiający zaniża wartość i dopuszcza się niezgodnego z prawem podziału zamówienia.
4. Dyskryminacja: ustalenie nieracjonalnie surowych wymogów dotyczących referencji.
5. Niewystarczające określenie przedmiotu: zamawiający zamawia „godziny usług prawnych” bez kontekstu.
6. Konflikt interesów: członek komisji oceniającej ma powiązania z oferentem.
7. Ignorowanie rażąco niskiej ceny: przyjęcie ceny, która nie pokrywa kosztów.

Podsumowanie

Udzielanie zamówień publicznych na usługi prawne to złożona dziedzina, która wymaga równowagi między przestrzeganiem surowych przepisów ustawowych a potrzebą pozyskania wiarygodnego pełnomocnika prawnego. Kluczem jest prawidłowe wykorzystanie możliwości przewidzianych w ustawie i staranne przygotowanie dokumentacji zamówienia.

Prawnicy z kancelarii adwokackiej ARROWS mają bogate doświadczenie zarówno w obsłudze zamówień publicznych po stronie zamawiających, jak i w udziale w przetargach. Dysponujemy ubezpieczeniem od odpowiedzialności na kwotę setek milionów koron czeskich oraz zapleczem międzynarodowej sieci.

Jeżeli nie mają Państwo pewności, jak postąpić – czy to jako zamawiający publiczny, czy jako oferent – prosimy o kontakt pod adresem konsultacja@arws.cz. Chętnie pomożemy Państwu ustalić proces tak, aby był bezpieczny i efektywny.