Umowa handlowa a zamówienie

Różnica między zamówieniem a umową

Zamówienie jest w sensie prawnym konkretną formą propozycji zawarcia umowy (oferty), którą kupujący kieruje do sprzedającego. Mówiąc prościej: kupujący informuje o zamiarze nabycia określonego towaru lub usługi za ustaloną cenę i na określonych warunkach. Nie oznacza to jednak automatycznie, że umowa istnieje. Jeżeli nie mają Państwo pewności, czy komunikacja między stronami spełniła już przesłanki zawarcia umowy, pomocna może być ocena prawna w ramach usług umowy i negocjacje.

Z czeskiej ustawy Kodeks cywilny (ustawa nr 89/2012 Sb., dalej „k.c.”) wynika jasna zasada: aby umowa powstała, strony muszą złożyć zgodne i pełne oświadczenia woli co do jej treści (§ 1725, § 1745 k.c.). W praktyce oznacza to, że zamówienie jest dopiero pierwszym krokiem.

Sprzedający musi je przyjąć, i to bez zastrzeżeń. Jeżeli sprzedający odrzuci zamówienie, zmodyfikuje je lub odpowie na nie, stawiając warunki odmienne od pierwotnego zamówienia, zgodnie z § 1740 ust. 2 k.c. zwykle uważa się to za odrzucenie pierwotnego zamówienia i złożenie nowej oferty przez sprzedającego.

Prawnicy kancelarii prawnej ARROWS spotykają w praktyce tysiące przypadków, w których obie strony sądziły, że umowa istnieje, a stan prawny był inny. Kupujący sądził, że sprzedający jest związany, sprzedający zaś – że może jeszcze zdecydować, czy zamówienie zrealizuje. Ta niejasność prowadzi do nieporozumień, przekroczonych terminów, a w konsekwencji do sporów sądowych. W praktyce podobne sytuacje często rozwiązuje się także jako spory handlowe i sądowe, zwłaszcza gdy strony nie zgadzają się co do tego, czy i kiedy doszło do akceptacji zamówienia.

Kiedy zamówienie rzeczywiście staje się umową

Zamówienie staje się umową w chwili, gdy sprzedający je zaakceptuje – czyli przyjmie bez zastrzeżeń. Zgodnie z k.c. (§ 1745) umowa zostaje zawarta z chwilą, gdy przyjęcie oferty staje się skuteczne.

W praktyce oznacza to:

• Sprzedający wysyła e-mail lub pisemne potwierdzenie, w którym jasno stwierdza „Akceptuję Państwa zamówienie” lub „Potwierdzam przyjęcie Państwa zamówienia”. Umowa właśnie powstała.
• Sprzedający faktycznie przystępuje do wykonania – na przykład pakuje lub wysyła towar albo rozpoczyna prace. Zgodnie z § 1744 k.c. takie zachowanie może zostać uznane za akceptację konkludentną, czyli przyjęcie wyrażone czynami, a nie słowami. Również tutaj grozi jednak szereg ryzyk, o czym powiemy dalej.
• Ogólne warunki handlowe sprzedającego jasno stanowią, że zamówienie złożone przez formularz internetowy zostaje przyjęte automatycznie. Także w tym przypadku obowiązują jednak ścisłe zasady – warunki muszą być prawidłowo opublikowane, a formularz zamówienia musi zawierać do nich widoczne odesłanie.

Zgodnie z nowelizacją Kodeksu cywilnego, obowiązującą od 1 stycznia 2023 i dotyczącą przede wszystkim e-commerce, przy zamówieniu online musi być jasno zakomunikowane, że składając zamówienie, zobowiązują się Państwo do zapłaty. Przycisk zamówienia lub podobna funkcja musi być widocznie oznaczona jasnym i zrozumiałym napisem „zamówienie z obowiązkiem zapłaty” lub inną równoważną formułą (§ 1826 ust. 2 k.c.). Jeżeli nie jest to widocznie wskazane, konsument nie jest związany zamówieniem ani umową, nawet jeśli faktycznie złożył zamówienie. W sprzedaży online warto ponadto na bieżąco weryfikować ustawienia umowne i ogólne warunki handlowe również ze względu na dalsze skutki w praktyce, co pokazuje artykuł niezapłacone należności w B2B.

Ogólne warunki handlowe i ich decydująca rola

Ogólne warunki handlowe nie są obowiązkowe – żadna ustawa nie nakazuje ich posiadania. To jednak właśnie one odgrywają kluczową rolę w tym, czy zamówienie przekształci się w umowę, czy pozostanie jedynie ofertą.

Ogólne warunki handlowe to postanowienia, które nie są zawarte bezpośrednio w samym tekście umowy, lecz w innym dokumencie, do którego umowa odsyła, albo są wydrukowane na przykład na odwrocie umowy. W sklepach internetowych reżimowi ogólnych warunków handlowych podlegają wszystkie warunki, do których odsyła się poza głównym tekstem formularza zamówienia – niezależnie od tego, czy nazwą je Państwo ogólnymi warunkami handlowymi, regulaminem reklamacji, regulaminem gwarancji itp.

Kiedy ogólne warunki handlowe mają do Państwa zastosowanie, a kiedy nie

Ogólne warunki handlowe wiążą strony umowy tylko wtedy, gdy są prawidłowo opublikowane, sama umowa (lub w przypadku sklepów internetowych formularz zamówienia) wyraźnie do nich odsyła, a druga strona wyraziła na nie zgodę (§ 1751 k.c.). Odesłanie musi być widoczne, jasne i napisane czcionką odpowiedniej wielkości – nie może być ukryte drobnym drukiem ani umieszczone w miejscu, które czytelnik zwykle przeoczy.

W szczególności w przypadku umów z konsumentami sprzedający musi przed zawarciem umowy, a najpóźniej przy jej zawarciu, przekazać kupującemu informacje wymagane przez k.c. oraz czeską ustawę o ochronie konsumentów (ustawa nr 634/1992 Sb.) (§ 1811, § 1820 k.c.).

Informacje te obejmują zazwyczaj:

• Główne cechy towaru lub usługi, ich cenę i koszty.
• Prawo konsumenta do odstąpienia od umowy (zwykle 14 dni w przypadku umów zawieranych na odległość lub poza lokalem przedsiębiorstwa).
• Informacje o uprawnieniach z tytułu wadliwego wykonania (reklamacji), ich zakresie, warunkach i sposobie dochodzenia.
• Informacje o sposobie rozstrzygania sporów, w tym pozasądowego.
• Informacje o ochronie danych osobowych (RODO).

Jeżeli ogólne warunki handlowe nie są prawidłowo opublikowane i umowa wyraźnie do nich nie odsyła albo druga strona ich nie zaakceptowała, do umowy stosuje się wyłącznie przepisy ustawowe, a nie te warunki. Ma to drastyczne skutki – kupujący nie może wówczas znać ograniczeń, które warunki mogłyby zawierać.

W przypadku umów konsumenckich obowiązuje ponadto zasada, że jeżeli konsument nie został należycie pouczony o prawie odstąpienia od umowy, termin na odstąpienie wydłuża się do jednego roku i czternastu dni (§ 1829 ust. 2 k.c.).

Ogólne warunki handlowe a e-commerce – obowiązek dotyczący przycisku

Czeska regulacja prawna rozwinęła się w ostatnich latach przede wszystkim pod wpływem dyrektyw unijnych. Od 1 stycznia 2023 sklepy internetowe mają nowy obowiązek: przycisk zamówienia lub podobna funkcja muszą być widocznie oznaczone jasnym i zrozumiałym napisem „zamówienie z obowiązkiem zapłaty” lub inną równoważną formułą, która jednoznacznie informuje klienta, że składając zamówienie, zobowiązuje się do zapłaty (§ 1826 ust. 2 k.c.).

Celem jest ochrona konsumentów przed tym, by przez pomyłkę nie zobowiązali się do zakupu. Jeżeli sklep internetowy nie dopełni tego obowiązku, konsument nie jest związany zamówieniem ani umową – nawet jeśli faktycznie je złożył.

W przypadku przedsiębiorców prowadzących sprzedaż B2B (czyli między przedsiębiorcami) obowiązek ten nie jest tak rygorystyczny, jednak również tutaj warto stosować jasne sformułowania i odesłanie do ogólnych warunków handlowych. Ogólne warunki handlowe dla przedsiębiorców mogą być bardziej elastyczne i mogą zawierać także klauzule, które w umowach konsumenckich byłyby nieważne.

Istotne elementy zamówienia i umowy

Aby zamówienie było prawnie wiarygodne i mogło stać się umową, musi zawierać tzw. istotne elementy umowy. Bez nich zamówienie jest nieprecyzyjne i może nie zostać uznane za wiążącą ofertę.

Istotnymi elementami umowy sprzedaży są zgodnie z ustawą i utrwalonym orzecznictwem Ministerstwa Sprawiedliwości Republiki Czeskiej (Ministerstvo spravedlnosti ČR):

• Oznaczenie stron umowy – kto jest kupującym, a kto sprzedającym. W przypadku osób fizycznych należy podać imię i nazwisko albo firmę handlową. W przypadku osób prawnych należy podać nazwę, IČO (czeski numer identyfikacyjny), siedzibę i najlepiej odesłanie do wpisu w czeskim rejestrze handlowym (obchodní rejstřík).
• Dokładne określenie przedmiotu sprzedaży – co jest sprzedawane. Ogólne określenie, takie jak „towar” czy „usługi”, nie wystarcza. Należy podać konkretne parametry: w przypadku rzeczy ruchomej model, typ, jakość, ilość; w przypadku nieruchomości numer działki i obręb katastralny; w przypadku usługi konkretny opis czynności i jej zakresu.
• Cena sprzedaży lub przynajmniej sposób jej ustalenia – bez wysokości ceny lub sposobu jej ustalenia umowa nie może być wiążąca. Cenę można określić kwotą stałą, formułą (na przykład „według aktualnej tabeli kursów”), odesłaniem do cennika lub szacunkowo. Nie może być ona pozostawiona woli jednej strony bez obiektywnych kryteriów.

K.c. dopuszcza (§ 1769), aby cena sprzedaży nie była bezwzględnie istotnym elementem umowy, jeżeli strony wyraźnie wyrażą wolę zawarcia umowy także bez określenia ceny. W takim przypadku obowiązuje cena zwyczajowa za dany rodzaj rzeczy w danym czasie i miejscu. W praktyce jest to jednak bardzo ryzykowne i zaleca się zawsze dokładne uzgodnienie ceny.

Brak istotnych elementów – jakie są skutki

Jeżeli w zamówieniu brakuje któregoś z istotnych elementów, zwykle nie uważa się go za wiążącą ofertę (§ 1732 k.c.). Sprzedający może więc zdecydować, czy je przyjmie, czy nie. Jeżeli niejasność dotyczy ceny lub przedmiotu, może później dojść do sporu sądowego o to, co strony właściwie uzgodniły.

Przykład z praktyki: Kupujący wysyła e-mail: „Chcę kupić 50 szt. produktu XYZ w cenie według aktualnego cennika Państwa firmy”. Jeżeli sprzedający nie ma publicznie dostępnego cennika lub cennik się zmienił, powstaje spór o wysokość ceny. Każda ze stron ma inne stanowisko prawne – a sąd będzie musiał rozstrzygnąć, która z nich miała rację.

Prawnicy kancelarii prawnej ARROWS zalecają więc: w zamówieniu zawsze podawajcie Państwo wszystkie istotne elementy, w tym dokładną cenę, termin dostawy, sposób płatności oraz ewentualnie odesłanie do ogólnych warunków handlowych. Im bardziej precyzyjne zamówienie, tym większa szansa, że bez problemów stanie się wiążącą umową.

Forma zamówienia – kiedy musi być pisemna, a kiedy wystarczy ustna

K.c. co do zasady realizuje zasadę swobody formy (§ 559) – umowy można zawierać ustnie, pisemnie, a nawet w sposób konkludentny (poprzez określone zachowanie). Zasada ta nie obowiązuje jednak bez wyjątków.

Forma pisemna jest obowiązkowa

• Zawsze w przypadku umów dotyczących nieruchomości (umowa sprzedaży nieruchomości musi zostać sporządzona w formie pisemnej, a podpisy stron muszą być urzędowo poświadczone; często musi ona także spełniać szczególne wymogi dotyczące treści).
• W przypadku umów z konsumentami zawieranych na odległość lub poza lokalem przedsiębiorstwa, gdzie konsument musi otrzymać kopię umowy lub potwierdzenie zawarcia umowy w postaci tekstowej (np. e-mailem).
• Jeżeli ustawa wyraźnie tego wymaga dla określonego rodzaju umów (na przykład umowa o przeniesienie udziału w s.r.o. (czeska spółka z ograniczoną odpowiedzialnością)).
• Jeżeli strony wyraźnie zastrzegły formę pisemną jako warunek ważności umowy (§ 1758 k.c.).

Forma pisemna nie jest obowiązkowa (ale jest zalecana)

• Przy zwykłych zakupach towarów między przedsiębiorcami.
• Przy usługach, o ile przepisy szczególne nie stanowią inaczej.
• Przy umowach o dzieło w zwykłym zakresie.

Nawet w przypadkach, gdy ustawa nie wymaga formy pisemnej, jest ona zdecydowanie zalecana. W razie późniejszego sporu e-mail, SMS lub podpisany dokument stanowią dowód, że strony doszły do porozumienia, oraz tego, jaka była jego treść. Bez tego sąd musi odtwarzać treść umowy na podstawie zeznań świadków i poszlak, co jest bardzo skomplikowane.

Zamówienie w formie elektronicznej

We współczesnej gospodarce cyfrowej zamówienia przesyła się zazwyczaj e-mailem, przez strony internetowe lub platformy e-commerce. Ustawa i praktyka sądowa uznają komunikację e-mailową za spełnienie wymogu formy pisemnej, jeżeli możliwa jest identyfikacja nadawcy i odbiorcy, a treść jest jasna. W przypadku szczególnie doniosłych czynności prawnych wymagane są jednak kwalifikowane podpisy elektroniczne lub inne formy uwierzytelnienia.

W przypadku sklepów internetowych istnieje ponadto szczególny obowiązek (zob. wyżej w odniesieniu do przycisku): zamówienie musi być składane w sposób jasno informujący kupującego, że zobowiązuje się do zapłaty. W przeciwnym razie konsument nie jest związany zamówieniem ani umową.

Kiedy zamówienie może nie stać się umową – typowe problemy w praktyce

1. Sprzedający odrzuca lub modyfikuje zamówienie

Jeżeli sprzedający zmienia zamówienie – na przykład zmienia cenę, termin dostawy lub dodaje warunki – jego odpowiedź zgodnie z § 1740 ust. 2 k.c. zwykle uważa się za odrzucenie pierwotnej oferty i złożenie nowej oferty. W takim przypadku to kupujący decyduje, czy tę nową ofertę przyjmie. Jeżeli się jej sprzeciwi, umowa nie powstaje.

Przykład: Kupujący zamawia 100 szt. towaru po 1000 CZK (ok. 40 EUR) za sztukę. Sprzedający odpowiada: „Mogę dostarczyć tylko 80 szt. po 1200 CZK (ok. 50 EUR) za sztukę, dostawa za 2 tygodnie”. Nie jest to przyjęcie pierwotnego zamówienia – jest to nowa oferta sprzedającego. Teraz oczekuje się na decyzję kupującego.

2. Zamówienie zawiera nieprecyzyjne lub nieokreślone warunki

Jeżeli kupujący napisze: „Chcę kupić Państwa produkt zgodnie z wcześniejszymi ustaleniami”, ale ustalenia te nie zostaną dokładnie wskazane, sprzedający może nie mieć pewności, co ma dostarczyć. Taka propozycja może nie zostać uznana za wystarczająco określoną, a zatem nie stanowi ważnej oferty (§ 1732 k.c.).

3. Nieokreślony termin na przyjęcie

Jeżeli zamówienie nie zawiera terminu na przyjęcie, sprzedający musi je przyjąć „w rozsądnym terminie” (§ 1735 k.c.). To, co jest rozsądne, nie jest jednak jasno zdefiniowane i zależy od konkretnych okoliczności – przy zwykłych towarach może to być 24–48 godzin, przy złożonych usługach być może tydzień. Bez jasnego terminu istnieje ryzyko, że strony nie będą wiedziały, kiedy umowa powstała ani czy w ogóle powstała.

Typowe ryzyka i sposoby ochrony

Umowa przedwstępna – czym różni się od zwykłego zamówienia

Istnieje także szczególna konstrukcja prawna zwana umową przedwstępną (smlouva o smlouvě budoucí, §§ 1785–1788 k.c.). Jest to rodzaj porozumienia przedkontraktowego, w którym strony najpierw uzgadniają, że w przyszłości zawrą inną umowę (tzw. umowę przyrzeczoną) o ściśle określonej treści.

W praktyce: Kupujący i sprzedający uzgadniają, że w przyszłości zawrą umowę sprzedaży określonej nieruchomości za ustaloną cenę, przy uzgodnionym finansowaniu i na innych warunkach. Później, gdy wszystko jest gotowe, sporządzają ostateczną umowę sprzedaży zgodnie z warunkami wcześniejszego porozumienia.

Zgodnie z utrwalonym orzecznictwem, jeżeli strony zawrą później umowę przyrzeczoną (w naszym przykładzie ostateczną umowę sprzedaży) na innych warunkach niż te zawarte w pierwotnej umowie przedwstępnej, stosuje się nowe, a nie dawne warunki. Jeżeli więc w porozumieniu przedkontraktowym obiecano przedłużoną gwarancję na 36 miesięcy, ale nie wskazano jej w umowie ostatecznej, kupujący nie może dochodzić przedłużonej gwarancji.

Wynika z tego, że jeżeli strony chcą uzgodnić treść przyszłej umowy w porozumieniu przedkontraktowym, należy zadbać o to, by wszystkie te warunki zostały następnie włączone także do umowy przyrzeczonej. Warto oznaczyć umowę przyrzeczoną jako zawartą „zgodnie z wcześniejszym porozumieniem” lub nawet dołączyć tekst wcześniejszego porozumienia jako załącznik.

Odpowiedzialność za wady nierozerwalnie związana z zawarciem umowy

Z chwilą zawarcia umowy powstają prawa i obowiązki obu stron. Jednym z najważniejszych jest uprawnienie z tytułu wadliwego wykonania (często nazywane odpowiedzialnością za wady) – czyli odpowiedzialność sprzedającego za to, że sprzedana rzecz ma uzgodnione właściwości, a co najmniej właściwości zwykłe.

Zgodnie z k.c. (§ 2165 ust. 1) kupujący może dochodzić uprawnień z tytułu wady, która ujawni się w przypadku dóbr konsumpcyjnych w ciągu 24 miesięcy od odbioru. Jeżeli wada ujawni się w ciągu jednego roku od odbioru, przyjmuje się, że rzecz była wadliwa już w chwili odbioru (§ 2161 ust. 2) – kupujący nie musi tego udowadniać.

Kupujący ma prawo (zwłaszcza w umowach konsumenckich), jak określa to Komisja Europejska:

• Żądać usunięcia wady poprzez naprawę rzeczy.
• Żądać dostarczenia nowej rzeczy wolnej od wad.
• Żądać obniżenia ceny sprzedaży.
• Odstąpić od umowy (w przypadku istotnego naruszenia umowy, wady nieusuwalnej itp.).

W umowach konsumenckich prawa te podlegają silnej ochronie ustawowej i nie mogą być umownie ograniczone ze szkodą dla konsumenta. Natomiast w umowach między przedsiębiorcami zakres uprawnień z tytułu wadliwego wykonania można zmodyfikować w drodze porozumienia stron, na przykład uzgodnić krótszy termin na zgłoszenie wady lub wyłączyć odpowiedzialność za określone wady (np. sprzedaż w stanie „takim, w jakim jest” zgodnie z § 1918 k.c.).

Jeżeli sprzedający wskazał w zamówieniu: „Towar sprzedawany jest «w stanie, w jakim jest» (as is) bez gwarancji”, kupujący musi zachować ostrożność. W umowach konsumenckich takie postanowienie byłoby nieważne, w umowach między przedsiębiorcami mogłoby być ważne (jeżeli ogólne warunki handlowe są prawidłowo opublikowane, a druga strona je zaakceptowała).

Kary umowne, warunki i inne środki zabezpieczające

Zamówienie lub umowa często zawiera tzw. karę umowną – z góry uzgodnioną kwotę, którą dłużnik zapłaci, jeżeli naruszy swój obowiązek (np. nie dostarczy towaru w terminie).

Kary umowne są ważne, ale obowiązują w ich przypadku określone zasady (§§ 2048–2051 k.c.):

• Muszą być jasno określone – za jakie naruszenie i w jakiej wysokości się je płaci.
• Nie powinny być rażąco wygórowane – sąd może je obniżyć, jeżeli są nieproporcjonalne (miarkowanie kary umownej zgodnie z § 2051 k.c.).
• W umowach konsumenckich muszą być zrozumiałe, nie mogą być zaskakujące ani rażąco wygórowane, w przeciwnym razie mogą zostać uznane za nieważne jako niedozwolone postanowienia umowne.
• Jeżeli kara umowna zostanie zastrzeżona za skorzystanie z prawa odstąpienia od umowy (tam, gdzie prawo to przyznaje ustawa), taka klauzula będzie nieważna, ponieważ nieproporcjonalnie ograniczałaby prawo konsumenta.

Kary umowne wywołują inne skutki prawne niż odszkodowanie:

• Kara umowna jest zryczałtowanym odszkodowaniem – płaci się ją niezależnie od tego, jaka szkoda rzeczywiście powstała.
• Odszkodowanie oblicza się według rzeczywiście poniesionej szkody, którą wierzyciel musi udowodnić.

Co do zasady zastrzeżenie kary umownej wyłącza prawo do odszkodowania za szkodę wynikłą z tego samego naruszenia obowiązku, chyba że strony wyraźnie uzgodniły, że kara „nie narusza” prawa do odszkodowania (§ 2050 k.c.).

Podsumowanie

Zamówienie i umowa nie są automatycznie tym samym. Zamówienie jest propozycją zawarcia umowy, która staje się umową dopiero z chwilą przyjęcia przez sprzedającego. Jeżeli sprzedający odrzuci zamówienie, zmodyfikuje je lub na nie nie odpowie, umowa zwykle nie powstaje – a milczenie sprzedającego nie oznacza przyjęcia.

Ogólne warunki handlowe odgrywają kluczową rolę: określają, czy samo zamówienie stanowi umowę, czy konieczne jest dodatkowe potwierdzenie. Jeżeli jednak ogólne warunki handlowe nie są prawidłowo opublikowane i umowa wyraźnie do nich nie odsyła, w ogóle nie mają do niej zastosowania.

Umowa musi zawierać istotne elementy: oznaczenie stron, jasne określenie przedmiotu i ceny (lub sposobu jej ustalenia). Bez nich zamówienie jest nieprecyzyjne, a jego status prawny niejasny.

Brak jasnej i udokumentowanej na piśmie umowy jest jedną z najczęstszych przyczyn sporów handlowych. Kupujący sądzi, że sprzedający jest związany, sprzedający – że zachowuje swobodę decyzji. Gdy sytuacja się komplikuje, każda ze stron broni innego stanowiska prawnego – a spór musi rozstrzygać sąd.

Powinni Państwo mieć jasne ogólne warunki handlowe, do których będą Państwo odsyłać przy każdym zamówieniu. Zamówienie powinno zawierać wszystkie istotne elementy, w tym dokładną cenę i termin. Sprzedający powinien potwierdzić zamówienie na piśmie. Kupujący powinien zadbać o to, by otrzymać potwierdzenie. W ten sposób obie strony zapewnią sobie pewność prawną.

Jeżeli mają Państwo wątpliwości, czy Państwa system zamówień i umów spełnia wymogi prawne, lub znaleźli się Państwo w sytuacji, w której nie mają pewności, czy między stronami istnieje umowa i na jakich warunkach, prosimy zwrócić się do prawników kancelarii prawnej ARROWS.

Pomogą Państwu nie tylko zweryfikować dotychczasową komunikację i ustalić Państwa sytuację prawną, ale także zaproponują, jak usprawnić Państwa system, aby w przyszłości uniknąć podobnych problemów. Ubezpieczenie kancelarii prawnej ARROWS do kwoty 350 000 000 CZK (ok. 14,4 mln EUR) dodatkowo gwarantuje, że mają Państwo rzetelnego partnera prawnego ponoszącego odpowiedzialność. Prosimy o kontakt pod adresem konsultacja@arws.cz.