Ausschreibung von Rechtsdienstleistungen in Asien: Worauf Sie bei der Zusammenarbeit mit lokalen Kanzleien achten sollten

Zusammenfassung für das Management

• Eine Ausschreibung von Rechtsdienstleistungen in Asien erfordert fachkundige Vorbereitung: Es geht nicht nur um den Preis, sondern auch um Zulassung, Versicherung und Kenntnis des lokalen Umfelds.
• Entscheidend ist die Rolle des Lead Counsel: Die Koordination mehrerer Rechtsordnungen von einer Stelle aus spart Kosten und senkt das Fehlerrisiko.
• Der Vertrag muss wasserdicht sein: Bestehen Sie auf einem Engagement Letter mit klaren Honorarobergrenzen (Fee Caps).
• Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser: Referenzen und ein Conflict Check sind unerlässlich.

Warum sich eine Ausschreibung von Rechtsdienstleistungen in Asien von einer Ausschreibung im Inland unterscheidet

Der zweite wesentliche Unterschied besteht darin, dass das Verhältnis zur Anwaltskanzlei auf Vertrauen und Verschwiegenheit beruht und sich grundsätzlich nach den Regeln des Auftragsvertrags gemäß dem tschechischen Bürgerlichen Gesetzbuch (Gesetz Nr. 89/2012 Slg., im Folgenden „BGB“) richtet. Anders als bei einer klassischen Ausschreibung, bei der Sie einen Lieferanten einmalig auswählen, erfordern Rechtsdienstleistungen eine langfristige Zusammenarbeit und ein tiefes Verständnis Ihres Geschäfts. Die Anwälte der Kanzlei ARROWS führen regelmäßig Ausschreibungen von Rechtsdienstleistungen für ihre ausländischen Mandanten durch und wissen, worauf es ankommt.

Sie kennen die besonderen Herausforderungen des asiatischen Rechtsmarkts und die häufigsten Fehler, die Auftraggebern unterlaufen.

Beschaffung von Rechtsdienstleistungen in Asien – Strategien und Risiken

Wenn Unternehmen entscheiden, wie sie Rechtsdienstleistungen in Asien beschaffen, stehen ihnen mehrere Ansätze offen. Am häufigsten sind die direkte Zusammenarbeit mit einer lokalen Kanzlei, die Nutzung eines internationalen Netzwerks mit Präsenz vor Ort oder eine Kombination beider Ansätze unter der Leitung eines heimischen Rechtsvertreters (Lead Counsel). Werfen Sie einen Blick auf unsere Leistung, bei der wir diese Strategien umsetzen. Jede Strategie hat ihre Vor- und Nachteile.

Ausschreibungen im asiatischen Rechtsraum müssen Verfahren berücksichtigen, die sich von Land zu Land unterscheiden, da Behörden in Singapur oder China andere Transparenzanforderungen stellen als der Privatsektor. Der Rechtsrahmen des jeweiligen Landes bestimmt, welche Unterlagen die Bieter vorlegen und welche Kriterien sie erfüllen müssen. Die Erfahrung der Anwälte der Kanzlei ARROWS zeigt, dass Unternehmen den lokalen Vorschriften oft nicht genügend Aufmerksamkeit schenken.

Ein entscheidender Faktor sind regulatorische Beschränkungen dazu, wer überhaupt Rechtsdienstleistungen erbringen darf. In Indonesien etwa dürfen vollwertige Rechtsdienstleistungen und die Vertretung vor Gericht nur nach indonesischem Recht zugelassene Anwälte erbringen. In Indien ist die Präsenz ausländischer Kanzleien reguliert und unterliegt besonderen Regeln. Die Anwälte der Kanzlei ARROWS haben praktische Erfahrung mit diesen Beschränkungen und stellen sicher, dass Sie eine Kanzlei wählen, die Sie umfassend vertreten darf.

Vorbereitungsphase der Ausschreibung – planen Sie so früh wie möglich

Die Vorbereitung einer Ausschreibung von Rechtsdienstleistungen beginnt lange bevor Sie einen Request for Proposal (RFP) veröffentlichen. Zunächst müssen Sie den Umfang der Rechtsdienstleistungen (Scope of Work) festlegen. Das ist nicht immer einfach, da sich der rechtliche Bedarf in den einzelnen asiatischen Ländern unterscheidet. In China beispielsweise benötigen Sie Anwälte, die sowohl die lokalen Vorschriften als auch die Devisenbeschränkungen für die Repatriierung von Gewinnen kennen.

Der zweite Schritt ist die Festlegung von Budget und Zeitrahmen, da Rechtsdienstleistungen in Asien vor allem in den Finanzzentren kostspielig sein können. Es geht nicht nur um die Stundensätze der Anwälte. In Hongkong oder Singapur bewegen sich die Sätze von Senior Partnern in einer Größenordnung, die mit London oder New York vergleichbar ist, während sie in Vietnam oder Thailand nominal niedriger sein können. Bedenken Sie jedoch, dass ein niedrigerer Satz nicht zwangsläufig niedrigere Gesamtkosten bedeutet.

Das dritte Element der Vorbereitung ist die Analyse der Rechtsordnungen. Wenn Sie nur in einem Land tätig sind, ist die Lage einfacher. Benötigen Sie jedoch Unterstützung in mehreren Ländern, müssen Sie eine Kanzlei wählen, die über ein Netzwerk verfügt oder mit bewährten lokalen Anwälten zusammenarbeitet (sogenannte „Best Friends“-Netzwerke). Die Anwälte der Kanzlei ARROWS arbeiten täglich mit mehreren asiatischen Rechtsordnungen und kennen die besonderen Herausforderungen der Koordination der Rechtsberatung in der Region.

Kriterien für die Auswahl eines Rechtspartners in Asien

Sobald die Ausschreibung vorbereitet ist, müssen Sie die Bewertungskriterien klar festlegen. In Asien ist das besonders wichtig, da sich Rechtskultur und Verständnis von Mandantenservice von europäischen Standards unterscheiden können.

Die Bewertung sollte sich auf Referenzen und Rankings stützen, wobei die Anwälte der Kanzlei ARROWS regelmäßig Unterlagen prüfen, um die tatsächliche Erfahrung des Teams festzustellen. Wenn Sie Unterstützung bei M&A in Singapur benötigen, wählen Sie eine Kanzlei mit nachgewiesener Transaktionserfahrung in der betreffenden Branche. Eine gute Ausschreibung muss eine Überprüfung der Referenzen umfassen – Sie sollten frühere Mandanten kontaktieren oder sich auf unabhängige Bewertungen stützen.

Das zweite Kriterium sind lokale Kenntnisse und Beziehungen. Die Kanzlei sollte nicht nur die Gesetze, sondern auch die Anwendungspraxis der Behörden genau kennen. In einigen asiatischen Ländern ist die Kenntnis ungeschriebener Regeln und administrativer Abläufe entscheidend dafür, wie schnell eine Angelegenheit erledigt wird.

Wegen der Zeitverschiebung ist es entscheidend, dass die Kanzlei einen klaren Kommunikationsplan hat; vereinbaren Sie daher vorab Ansprechpartner und Reaktionszeiten. Die Anwälte der Kanzlei ARROWS haben Erfahrung mit der Koordination von Arbeit über Zeitzonen hinweg und fungieren als effizienter Vermittler.

Das vierte Kriterium sind Preis und Vergütungsstruktur. Die Sätze unterscheiden sich in Asien stark. Einige Kanzleien bevorzugen Stundensätze (Hourly Rates), andere Pauschalhonorare für einzelne Leistungen (Fixed Fees) oder eine Kombination mit Obergrenze (Capped Fees). In letzter Zeit kommen bei Streitigkeiten auch Success Fees (Erfolgsbeteiligung) vor – Vorsicht jedoch, in einigen asiatischen Rechtsordnungen ist dieses Modell eingeschränkt. In der Tschechischen Republik ist dieses Modell standesrechtlich durch den Beschluss über den Ethikkodex geregelt.

Die Anwaltskanzlei ARROWS verfügt über eine Berufshaftpflichtversicherung bis zu 350.000.000 CZK (ca. 14,4 Mio. EUR), was den Mandanten ein hohes Maß an Sicherheit bietet.

Achten Sie darauf, ob und in welcher Höhe die Kanzlei gegen berufliche Fehler versichert ist, da sich die Deckungssummen in Asien unterscheiden.

1. Wie kann ich die Qualität einer Anwaltskanzlei in Asien überprüfen?
Neben direkten Referenzen sollten Sie die Bewertungen in renommierten juristischen Verzeichnissen wie Chambers & Partners, The Legal 500 Asia Pacific oder IFLR1000 heranziehen.

Aufbau eines Request for Proposal (RFP) für Rechtsdienstleistungen

Der RFP ist das zentrale Dokument jeder Ausschreibung. Im internationalen Verkehr sollte er auf Englisch verfasst sein.

Ein idealer RFP enthält:

• Einleitung und Kontext: Beschreibung Ihres Unternehmens und des Grundes für die Suche nach einem Rechtspartner. Angabe der Länder, die das Projekt betrifft.
• Scope of Work (Arbeitsumfang): Seien Sie konkret (z. B. „Wir benötigen eine rechtliche Due Diligence der Zielgesellschaft in Vietnam“).
• Bewertungskriterien: Wie Sie auswählen werden (Gewichtung von Preis, Erfahrung, Team).
• Anforderungen an das Angebot: Teamstruktur (Partner, Associate, Junior), Lebensläufe der wichtigsten Anwälte, Stundensätze, Schätzung der Gesamtkosten.
• Vertrags- und Geschäftsbedingungen: Zahlungsbedingungen, Fälligkeit der Rechnungen, Rechnungswährung, Streitbeilegung.
• Verfahrensinformationen: Frist für die Angebotsabgabe (Deadline), Ansprechpartner, Zeitplan der Auswahl.

Bewertung der Angebote – worauf Sie achten sollten

Konzentrieren Sie sich bei der Bewertung der Angebote nicht nur auf den Endpreis, sondern auf das Preis-Leistungs-Verhältnis (Value for Money).

• Verständnis der Aufgabe: Das Angebot sollte keine kopierte Vorlage sein. Es muss auf Ihre spezifischen Probleme eingehen.
• Zusammensetzung des Teams: Wer wird die Arbeit tatsächlich erledigen? Oft verkauft der Partner („Rainmaker“), die Arbeit machen aber Junioren. Lassen Sie sich die Teamzusammensetzung nennen und wer Ihr „Key Contact“ ist.
• Interessenkonflikt (Conflict Check): Dies ist ein kritischer Punkt. Die Kanzlei muss bestätigen, dass sie weder die Gegenpartei noch einen Beteiligten mit gegensätzlichen Interessen vertritt. In Asien, wo Geschäftskreise oft eng verflochten sind, ist ein gründlicher Conflict Check unerlässlich.
• Preis im Kontext: Das günstigste Angebot kann eine Falle sein (z. B. niedriger Satz, aber hohe Stundenzahl). Vergleichen Sie die Gesamtschätzungen (Budget Estimates) und verlangen Sie Obergrenzen (Caps).

Vertragliche Vereinbarungen – was Sie vor Beginn regeln sollten

Die Zusammenarbeit sollte auf einem Vertrag über die Erbringung von Rechtsdienstleistungen (Engagement Letter) oder einem Rahmenvertrag beruhen, der mit den lokalen anwaltsrechtlichen Vorschriften im Einklang stehen muss – in der Tschechischen Republik etwa mit dem tschechischen Rechtsanwaltsgesetz (Gesetz Nr. 85/1996 Slg., im Folgenden „RAG“).

Wesentliche Vertragspunkte:

• Leistungsbeschreibung: Abgrenzung, was Gegenstand der Leistung ist und was nicht (In-Scope vs. Out-of-Scope).
• Honorar und Kosten: Klare Regeln für die Abrechnung, die Berechnung von Auslagen (Reisekosten, Kuriere, Gerichtsgebühren) sowie Mehrwertsteuer bzw. lokale Steuern (z. B. GST/VAT).
• Servicestandards: Erwartete Reaktionszeit, Form der Arbeitsergebnisse.
• Verschwiegenheit und Datenschutz: Verschwiegenheitsverpflichtung (NDA) und Einhaltung der Datenschutzvorschriften, in Asien etwa der einschlägigen Datenschutzgesetze in Singapur oder China.
• Haftung: Haftungsbegrenzung des Anwalts (in der Regel auf die Versicherungssumme oder ein Vielfaches des Honorars) – hier ist Vorsicht geboten.
• Anwendbares Recht und Streitbeilegung: Wo werden Sie gegen Ihren eigenen Anwalt klagen, wenn er einen Fehler macht? Ideal ist ein Schiedsverfahren an einem neutralen Ort oder die Zuständigkeit der Gerichte im Land des Mandanten, sofern die Gegenseite dies akzeptiert.

Koordination mit lokalen Anwälten – Best Practices

Am wichtigsten ist eine einheitliche Steuerung (Legal Project Management). Wenn Sie mehrere Anwälte in verschiedenen Ländern haben, bestimmen Sie einen „Lead Counsel“ (z. B. ARROWS), der die Anweisungen vereinheitlicht und die Arbeitsergebnisse kontrolliert. So stellen Sie sicher, dass die Rechtsdokumentation in der gesamten Region konsistent ist.

Wichtig sind auch Dokumentation und Archivierung. Alle Ratschläge und Stellungnahmen sollten schriftlich vorliegen. In Asien ist darauf zu achten, dass die endgültigen Ergebnisse in einer Sprache vorliegen, die Sie verstehen (Englisch), einschließlich Übersetzungen lokaler Verträge.

Besondere Fragen – Arbeit mit mehreren Rechtsordnungen

Bei Projekten, die mehrere Länder umfassen (z. B. China, Vietnam, Singapur), stoßen Sie auf unterschiedliche Rechtssysteme (Common Law vs. Civil Law). Die Anwälte der Kanzlei ARROWS stellen sicher, dass die rechtliche Struktur einer Holding oder Transaktion als Ganzes funktioniert und es nicht zu Kollisionen kommt (z. B. steuerlicher Art oder im Bereich der Haftung der Geschäftsleitungsorgane).

Risiken bei der Auswahl eines Rechtspartners – was häufig passiert

• Sprachbarriere: Der Anwalt behauptet, Englisch zu sprechen, verfasst Verträge aber in „Czenglish“ oder „Chinglish“. Eine Prüfung durch einen Muttersprachler oder einen international tätigen Anwalt ist dann notwendig.
• Versteckte Kosten: Abrechnung jeder angefangenen Viertelstunde, Kopien, Telefonate. Verlangen Sie „All-in“-Sätze oder eine klare Kostenaufstellung.
• Interessenkonflikt: Eine lokale Kanzlei kann Verbindungen zu Staatsbeamten oder zu Ihren Wettbewerbern haben, von denen Sie nichts wissen.

Fazit

Die Wahl des richtigen Rechtspartners in Asien ist eine strategische Entscheidung. Der richtige Partner hilft Ihnen, sich im komplexen rechtlichen Umfeld zurechtzufinden und Sanktionen zu vermeiden. Die Anwälte der Kanzlei ARROWS befassen sich täglich mit diesen Prozessen und nutzen das Netzwerk ARROWS International. Sie wissen, wie man eine Ausschreibung strukturiert und sicherstellt, dass der Rechtspartner Ihre Erwartungen erfüllt.

Wir verfügen über Erfahrung in der Betreuung Hunderter Unternehmensmandanten und über eine Berufshaftpflichtversicherung auf hohem Niveau. Wenn Ihr Unternehmen den Eintritt in asiatische Märkte plant und Beratung sucht, bietet Ihnen die Anwaltskanzlei ARROWS fachkundige Begleitung.

Für eine Beratung kontaktieren Sie uns gerne unter beratung@arws.cz.