Datenschutzgrundsätze der ARROWS advokátní kancelář s.r.o.

1. Allgemeine Bestimmungen

Ziel dieser Grundsätze zur Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27.4.2016 (im Folgenden „DSGVO“) ist es, darüber zu informieren, welche personenbezogenen Daten natürlicher Personen die Gesellschaft als Verantwortlicher bei der Erbringung ihrer Dienstleistungen verarbeitet, zu welchen Zwecken und wie lange die Gesellschaft diese Daten im Einklang mit den geltenden Rechtsvorschriften verarbeitet, an wen und aus welchem Grund sie diese weitergeben kann, sowie darüber, welche Rechte natürlichen Personen im Zusammenhang mit der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zustehen und wie sie diese geltend machen können.

Diese Grundsätze betreffen die Verarbeitung der Daten unserer Mandanten, also Ihrer Daten, sofern Sie eine natürliche Person sind, und/oder der Daten Ihrer Mitarbeiter oder Organmitglieder, sofern Sie eine juristische Person sind, oder der Besucher der Internetseiten von ARROWS, und zwar stets im Umfang der personenbezogenen Daten, der Ihrer Stellung gegenüber ARROWS entspricht. Sämtliche von uns erbrachten Dienstleistungen richten sich an Sie als unseren Mandanten, der im Rahmen seiner geschäftlichen oder sonstigen unternehmerischen Tätigkeit und/oder in Ausübung seines Berufs für seinen Arbeitgeber handelt, der unser Mandant ist (im Folgenden „Mandant“ oder „Sie“).

Diese Grundsätze sind ab dem 25.5.2018 wirksam und werden im Einklang mit der DSGVO zur Erfüllung der Informationspflicht der Gesellschaft als Verantwortlicher gemäß Art. 13 DSGVO herausgegeben.

2. Verantwortlicher

Verantwortlicher für Ihre personenbezogenen Daten ist die Gesellschaft; die aktuellen Kontaktdaten sind abrufbar unter https://www.arws.cz/kontakt

3. Datenschutzbeauftragter

Die Gesellschaft ist nicht verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Ein Datenschutzbeauftragter wurde in der Gesellschaft nicht benannt.

Sie können ARROWS als Verantwortlichen direkt unter folgender Adresse kontaktieren:

ARROWS advokátní kancelář s.r.o.

U Trezorky 921/2, 158 00 Praha 5

Tel.: +420 245 007 740

E-Mail: beratung@arws.cz

4. Kategorien der von ARROWS verarbeiteten personenbezogenen Daten

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine natürliche Person, also auf Sie, beziehen und anhand derer die Gesellschaft Sie identifizieren kann. Im Zusammenhang mit der Erbringung von Dienstleistungen kann die Gesellschaft folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten.

4.1 Grundlegende persönliche Identifikationsdaten

Es handelt sich um Daten, die für den Abschluss eines Vertrags mit Ihnen erforderlich sind oder in bestimmten Fällen erforderlich sein können, insbesondere um folgende personenbezogene Daten:

• akademischer Grad;
• Vor- und Nachname;
• Geburtsdatum;
• Wohn- bzw. Sitzadresse;
• Ihre berufliche Position (sofern Sie unsere Dienstleistungen/Waren als Vertreter einer Gesellschaft bestellen);
• Ihre Stellung als Organ einer Gesellschaft, die unser Mandant ist;
• Id.-Nr. (IČO), Steuer-Id.-Nr. (DIČ);
• Zahlungsdaten.

4.2 Kontaktdaten

Es handelt sich um folgende personenbezogene Daten:

• Vor- und Nachname;
• E-Mail;
• Telefonnummer; und
• Zustellanschrift.

4.3 Zahlungsdaten im Zusammenhang mit der erbrachten Dienstleistung

Es handelt sich um folgende personenbezogene Daten:

• Angaben zur Bankkontonummer
• Angaben zu getätigten Zahlungen
• Steuerbelege

4.4 Im Zusammenhang mit der Erbringung von Rechtsdienstleistungen verarbeitete personenbezogene Daten

Es handelt sich um Daten, die für die Erbringung von Rechtsdienstleistungen erforderlich sind; dies kann ein breites Spektrum personenbezogener Daten umfassen, die Sie uns zum Schutz Ihrer rechtlichen Interessen mitteilen, insbesondere folgende personenbezogene Daten:

• Vor- und Nachname;
• personenbezogene Daten aus Ausweisdokumenten des Kunden (Reisepass, Personalausweis, Führerschein u. Ä.), wobei die Nummer des Ausweisdokuments, die ausstellende Behörde und dessen Gültigkeit verarbeitet werden
• Geburtsdatum;
• Geburtsnummer (rodné číslo);
• Geburtsname;
• Angaben zum Gesundheitszustand;
• Angaben zur Einkommenshöhe;
• Angaben zu den familiären Verhältnissen;
• Ihre Stellung als Organ einer Gesellschaft, die unser Mandant ist.

4.5 Aufzeichnungen der E-Mail- und Schriftkommunikation

Es handelt sich insbesondere um personenbezogene Daten, die in der E-Mail- und Schriftkommunikation mit dem Mandanten enthalten sind.

4.6 Im Zusammenhang mit dem Versand des Newsletters verarbeitete personenbezogene Daten

Es handelt sich um Ihre E-Mail-Adresse sowie Ihren Namen im Falle einer Personalisierung des versandten Newsletters.

5. Zweck, Dauer und Rechtsgrundlage der Verarbeitung personenbezogener Daten

5.1 Verarbeitung zur Vertragserfüllung, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten und aufgrund berechtigter Interessen der Gesellschaft

5.1.1 Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung vertraglicher Pflichten

Damit die Gesellschaft Ihnen ihre Dienstleistungen erbringen kann, muss sie Ihre personenbezogenen Daten kennen und diese anschließend auch verarbeiten. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten insbesondere zum Abschluss und zur Erfüllung des zwischen dem Mandanten und der Gesellschaft geschlossenen Vertrags über die Erbringung von Rechtsdienstleistungen; Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist somit die Vertragserfüllung. Zu diesen Zwecken werden personenbezogene Daten im Umfang der grundlegenden persönlichen Identifikationsdaten gemäß Ziff. 4.1 dieser Grundsätze verarbeitet.

Die so verarbeiteten personenbezogenen Daten erhalten wir unmittelbar von Ihnen beim Abschluss des Dienstleistungsvertrags, aber auch bereits vor dessen Abschluss im Rahmen der Verhandlungen über den Vertragsinhalt sowie im Laufe der Erbringung der Rechtsdienstleistungen.

Diese personenbezogenen Daten verarbeitet die Gesellschaft nur für die Dauer des Vertragsverhältnisses zwischen dem Mandanten und der Gesellschaft sowie für fünf Jahre nach Beendigung der Erbringung von Rechtsdienstleistungen zwischen Ihnen und der Gesellschaft bzw. für den Zeitraum, der der Gesellschaft durch Rechtsvorschriften vorgeschrieben ist.

5.1.2 Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten

Bei der Erbringung von Dienstleistungen ist die Gesellschaft verpflichtet, die Pflichten aus folgenden Rechtsvorschriften zu erfüllen: dem tschechischen Rechnungslegungsgesetz (Gesetz Nr. 563/1991 Slg., im Folgenden „ZoÚ“), dem tschechischen Einkommensteuergesetz (Gesetz Nr. 586/1992 Slg., im Folgenden „ZDP“), dem tschechischen Mehrwertsteuergesetz (Gesetz Nr. 235/2004 Slg., im Folgenden „ZDPH“) sowie dem tschechischen Gesetz über bestimmte Maßnahmen gegen die Legalisierung von Erträgen aus Straftaten (Gesetz Nr. 253/2008 Slg., im Folgenden „AML“).

Einige personenbezogene Daten können auf Buchungsbelegen (also auf Rechnungen oder anderen Belegen) angegeben sein. Die folgenden Gesetze: AML, ZoÚ, ZDP oder ZDPH verpflichten die Gesellschaft, diese Belege bis zu 10 Jahre aufzubewahren. Entsteht der Gesellschaft somit eine gesetzliche Pflicht zur Archivierung dieser Belege, werden zusammen mit ihnen auch Ihre auf dem jeweiligen Beleg angegebenen personenbezogenen Daten gespeichert.

5.1.3 Verarbeitung personenbezogener Daten aufgrund berechtigten Interesses

Sollten Sie mit einer Zahlung in Verzug geraten, Ihre Verpflichtung nicht erfüllen oder sollten wir die Zahlung von Ihnen überhaupt nicht erhalten oder sollte uns Ihrerseits ein sonstiger Schaden oder Nachteil entstehen, können wir personenbezogene Daten auch aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Beitreibung unserer Forderungen und/oder an der Feststellung, Wahrung und Durchsetzung von Rechtsansprüchen der Gesellschaft verarbeiten. Zu diesem Zweck können wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer der Verjährungsfrist nach dem tschechischen Bürgerlichen Gesetzbuch (Gesetz Nr. 89/2012 Slg.) speichern.

5.1.4 Verarbeitung personenbezogener Daten aufgrund Ihrer Einwilligung

Die Gesellschaft verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich in Fällen, in denen das Gesetz dies verlangt, die Datenverarbeitung zur Vertragserfüllung erforderlich ist oder dies aufgrund eines berechtigten Interesses der Gesellschaft erfolgt. Nur ausnahmsweise verarbeiten wir personenbezogene Daten aufgrund Ihrer Einwilligung, und zwar im Einklang mit dem Zweck und für die Dauer, die in dieser Einwilligung angegeben sind.

5.1.5 Newsletter

Die Gesellschaft kann Ihnen als Mandanten Newsletter zusenden, die ähnliche Dienstleistungen im Zusammenhang mit bereits für Sie erbrachten Dienstleistungen anbieten, und zwar aufgrund des berechtigten Interesses der Gesellschaft oder aufgrund Ihrer Einwilligung. Wir senden Ihnen Newsletter, solange Sie Mandanten der Gesellschaft sind oder bis Sie Ihre Einwilligung vorher widerrufen. Den Newsletter-Versand können Sie jederzeit durch einfache Abmeldung am Ende jeder E-Mail oder per E-Mail an beratung@arws.cz beenden.

Die Gesellschaft kann den Newsletter auch an Dritte auf Grundlage ihrer erteilten Einwilligung versenden.

6. An welche Dritten wir personenbezogene Daten weitergeben

Die Gesellschaft nimmt bei der Erfüllung ihrer vertraglichen Verpflichtungen und Pflichten fachliche und spezialisierte Dienstleistungen anderer Stellen in Anspruch. Soweit diese Dienstleister von der Gesellschaft übermittelte personenbezogene Daten verarbeiten, haben sie die Stellung von Auftragsverarbeitern, verarbeiten die personenbezogenen Daten ausschließlich im Rahmen der Weisungen der Gesellschaft und dürfen sie nicht anderweitig verwenden.

Es handelt sich insbesondere um:

• kooperierende Rechtsanwälte;
• externe Anbieter von Buchhaltungs- und Steuerdienstleistungen;
• externe Anbieter von Dienstleistungen zur Verwaltung von IT-Systemen, Computernetzwerken und Hardware,
• Cookies, die wir verarbeiten, wenn Sie unsere Website besuchen; nähere Informationen darüber, welche Cookies wir auf welche Weise verarbeiten, finden Sie im Abschnitt Cookies auf unserer Website.

Mit den Auftragsverarbeitern gemäß dem vorstehenden Absatz haben wir Auftragsverarbeitungsverträge geschlossen, die mindestens das gleiche Schutzniveau für Ihre personenbezogenen Daten gewährleisten wie diese Datenschutzgrundsätze.

Im Rahmen der Erfüllung ihrer gesetzlichen Pflichten übermittelt die Gesellschaft Ihre personenbezogenen Daten an die durch die geltende Gesetzgebung bestimmten Verwaltungsbehörden und Ämter.

7. Sicherheit personenbezogener Daten

Die Gesellschaft hat die erforderlichen angemessenen technischen und organisatorischen Maßnahmen, internen Kontrollen und Informationssicherheitsprozesse eingeführt und hält diese aufrecht, und zwar im Einklang mit der bestmöglichen Sorgfalt gegenüber den Nutzern und unter Berücksichtigung ihrer Rechte, entsprechend dem möglichen Risiko für die betroffenen Personen. Zugleich berücksichtigt sie den Stand der Technik, um personenbezogene Daten vor versehentlichem Verlust, Zerstörung, Veränderung, unbefugter Offenlegung oder unbefugtem Zugriff zu schützen. Diese Maßnahmen können unter anderem insbesondere angemessene Schritte zur Gewährleistung der Verantwortlichkeit von Mitarbeitern mit Zugang zu sensiblen Daten und Unterlagen, Mitarbeiterschulungen, regelmäßige Datensicherungen, Verfahren zur Datenwiederherstellung und zum Incident-Management, Softwareschutz der Geräte, auf denen personenbezogene Daten gespeichert sind, und Weiteres umfassen.

Die Mitarbeiter der Gesellschaft sind zur Verschwiegenheit über alle Sie betreffenden Tatsachen verpflichtet, und zwar auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Eine unterzeichnete Verschwiegenheitserklärung ist Bestandteil des Arbeitsvertrags der Mitarbeiter der Gesellschaft.

8. Ihre Rechte in Bezug auf personenbezogene Daten

Machen Sie eines Ihrer Rechte nach dieser Ziff. 8 oder nach den geltenden Rechtsvorschriften geltend, informieren wir jeden Empfänger, dem diese Daten gemäß Ziff. 6 dieser Grundsätze bereitgestellt wurden, über die getroffene Maßnahme, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten oder die Einschränkung der Verarbeitung entsprechend Ihrem Antrag, sofern eine solche Mitteilung möglich ist und/oder keinen unverhältnismäßigen Aufwand erfordert.

Wenn Sie diese Rechte ausüben und/oder entsprechende Informationen erhalten möchten, können Sie uns per E-Mail an info@arws.cz oder schriftlich an die Sitzadresse der Gesellschaft kontaktieren.

Wenn Sie Ihre Rechte geltend machen, können wir von Ihnen die Angabe bestimmter Identifikationsinformationen verlangen, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben. Die Angabe solcher Daten ist erforderlich, um zu überprüfen, ob der jeweilige Antrag tatsächlich von Ihnen stammt. Wir antworten Ihnen innerhalb eines Monats nach Eingang Ihres Antrags, behalten uns jedoch das Recht vor, diese Frist um zwei Monate zu verlängern.

8.1 Recht auf Auskunft über personenbezogene Daten

Gemäß Art. 15 DSGVO haben Sie das Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten, das insbesondere das Recht umfasst, von der Gesellschaft Folgendes zu erhalten:

• eine Bestätigung, ob sie Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet,
• Informationen über die Verarbeitungszwecke, die Kategorien der betroffenen personenbezogenen Daten, die Empfänger, denen die personenbezogenen Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Verarbeitungsdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten oder auf Einschränkung ihrer Verarbeitung oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung, das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten, sofern diese nicht bei der betroffenen Person erhoben wurden, das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling sowie geeignete Garantien bei einer Übermittlung von Daten außerhalb der EU,

sowie, sofern die Rechte und Freiheiten anderer Personen nicht beeinträchtigt werden, eine Kopie der personenbezogenen Daten.

Bei wiederholten Anträgen ist die Gesellschaft berechtigt, für die Kopie der personenbezogenen Daten ein angemessenes Entgelt zu verlangen.

8.2 Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten

Gemäß Art. 16 DSGVO haben Sie das Recht auf Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten, die die Gesellschaft über Sie verarbeitet. Der Nutzer ist zudem verpflichtet, Änderungen seiner personenbezogenen Daten mitzuteilen und nachzuweisen, dass eine solche Änderung eingetreten ist. Zugleich ist er verpflichtet, mit der Gesellschaft zusammenzuwirken, falls festgestellt wird, dass die über ihn verarbeiteten personenbezogenen Daten unrichtig sind. Die Berichtigung nehmen wir unverzüglich vor, stets jedoch unter Berücksichtigung der technischen Möglichkeiten.

8.3 Recht auf Löschung personenbezogener Daten

Gemäß Art. 17 DSGVO haben Sie das Recht auf Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, sofern die Gesellschaft keine berechtigten Gründe für deren Verarbeitung nachweist. Die Gesellschaft verfügt über Mechanismen zur automatischen Anonymisierung oder Löschung personenbezogener Daten, sobald diese für den Zweck, zu dem sie verarbeitet wurden, nicht mehr benötigt werden.

8.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Gemäß Art. 18 DSGVO hat die betroffene Person bis zur Klärung ihres Anliegens das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, wenn sie die Richtigkeit der personenbezogenen Daten oder die Gründe ihrer Verarbeitung bestreitet oder Widerspruch gegen ihre Verarbeitung einlegt.

8.5 Recht auf Datenübertragbarkeit

Gemäß Art. 20 DSGVO haben Sie das Recht auf Übertragbarkeit der Sie betreffenden Daten, die Sie uns als Verantwortlichem bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format. Zugleich haben Sie das Recht, von uns die Übermittlung dieser Daten an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.

Könnte die Ausübung dieses Rechts die Rechte und Freiheiten Dritter beeinträchtigen, kann Ihrem Antrag nicht entsprochen werden.

8.6 Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten

Gemäß Art. 21 DSGVO haben Sie das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Gesellschaft zu widersprechen.

Weist die Gesellschaft keine zwingenden schutzwürdigen Gründe für die Verarbeitung nach, die die Interessen oder Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, beendet die Gesellschaft die Verarbeitung aufgrund des Widerspruchs unverzüglich.

8.7 Recht auf Widerruf der Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten

Haben Sie der Gesellschaft Ihre Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten erteilt, können Sie diese jederzeit widerrufen. Der Widerruf muss durch eine ausdrückliche, verständliche und eindeutige Willenserklärung erfolgen, und zwar entweder schriftlich an die Sitzadresse der Gesellschaft oder per E-Mail an beratung@arws.cz.

8.8 Recht, sich an das Amt für den Schutz personenbezogener Daten zu wenden

Sie haben das Recht, eine Beschwerde über unsere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beim Amt für den Schutz personenbezogener Daten (ÚOOÚ), Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, einzureichen. Website der Behörde: www.uoou.cz.

9. Aktualisierung der Datenschutzgrundsätze

Wir weisen Sie hiermit darauf hin, dass wir diese Datenschutzgrundsätze ändern oder aktualisieren können. Jegliche Änderungen dieser Grundsätze werden mit ihrer Veröffentlichung auf der Website der Gesellschaft wirksam.