Effektive Kommunikation bei der Aufklärung von Angeboten
Der Schlüssel zu einem erfolgreichen Vergabeverfahren?
Die Aufklärung von Angeboten bei öffentlichen Aufträgen in der Tschechischen Republik kann einen unnötigen Ausschluss eines Bieters verhindern und zugleich die Gleichbehandlung wahren. Der Auftraggeber muss genau festlegen, welche Angaben oder Nachweise nachzureichen sind, und eine angemessene Frist für die Antwort setzen. Der Beitrag erläutert, wie die Aufforderung formuliert werden sollte, wie sich eine wiederholte Aufklärung vermeiden lässt und wann der Auftraggeber dem Bieter keine weitere Möglichkeit zur Nachbesserung mehr einräumen muss.
Warum und wie sollte man § 46 des tschechischen Gesetzes über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Gesetz Nr. 134/2016 Slg., im Folgenden „ZZVZ“) nutzen?
- Aufklärung der vorgelegten Angaben, Nachweise, Muster oder Modelle verlangen,
- die Ergänzung weiterer Angaben anfordern, die ursprünglich nicht verlangt wurden,
- formale Mängel beheben, ohne den Grundsatz der Gleichbehandlung nach § 6 ZZVZ zu verletzen.
Stellen Sie sich vor, ein wichtiges Angebot enthält eine geringfügige Unstimmigkeit in den Unterlagen. Ohne die Möglichkeit einer Aufklärung würde das Angebot ausgeschlossen, was theoretisch zur Auswahl eines weniger vorteilhaften Angebots führen könnte. Durch die Anwendung von § 46 ZZVZ lässt sich somit ein transparentes und faires Verfahren sicherstellen, in dem ein solches Angebot bei erfolgreicher Aufklärung im Vergabeverfahren verbleiben kann.
Wie formuliert man eine Aufforderung, die den Prozess nicht „in Schleifen“ führt?
Der Schlüssel zu einer effektiven Aufklärung von Angeboten ist eine eindeutig und verständlich formulierte Aufforderung.
Wie geht man vor?
- Grenzen Sie die Anforderungen klar ab. Erläutern Sie genau, was ergänzt oder aufgeklärt werden muss.
- Vermeiden Sie Unbestimmtheit. Eine Aufforderung, die mehrere Auslegungen zulässt, führt zu weiteren Fragen und lässt den Prozess „in Schleifen“ laufen.
- Fristen. Setzen Sie eine realistische und angemessene Frist für die Antwort.
Ist die Aufforderung nicht konkret, droht die Gefahr, dass der Bieter irrelevante Informationen liefert, wodurch der Auftraggeber eine Verlängerung des Verfahrens riskiert.
Worauf Sie achten sollten
Obwohl § 46 ZZVZ ein wirkungsvolles Instrument ist, kann er gewisse Fallstricke mit sich bringen. Auftraggeber sollten sich der folgenden Risiken bewusst sein:
Guter Glaube. Der Auftraggeber muss redlich und transparent vorgehen. Eine unklar formulierte Aufforderung kann einen redlichen Bieter in die Irre führen.
Fehlerhafte Anwendung. Formuliert der Auftraggeber die Aufforderung nicht korrekt, kann er gezwungen sein, sie zu wiederholen, was den Prozess verlängert.
Manipulation. Der Bieter kann seine Antworten bewusst so darstellen, dass er zwar die formalen Anforderungen erfüllt, nicht aber die tatsächlichen Bedingungen der Ausschreibung.
Aus der Entscheidungspraxis des Amtes für den Schutz des wirtschaftlichen Wettbewerbs (ÚOHS)
Die Entscheidung des ÚOHS vom 3.10.2023, Az. ÚOHS-R0146/2023/VZ, betont, dass der Auftraggeber nicht verpflichtet ist, die Aufforderung zu wiederholen, wenn die erste Aufforderung eindeutig war und der Bieter die Zweifel nicht ausgeräumt hat – es handelt sich lediglich um eine Möglichkeit des Auftraggebers, die Aufforderung zu wiederholen. Dieser Ansatz schützt den Auftraggeber vor einer ineffizienten Verlängerung des Verfahrens.
Wie sich aus der Entscheidung des ÚOHS vom 13.5.2022, Az. ÚOHS-S0118/2022/VZ, ergibt, kann der Bieter selbst nicht damit rechnen, dass der Auftraggeber das Verfahren nach § 46 ZZVZ „endlos“ anwenden wird; daher sollten auch die Bieter selbst auf eine korrekt formulierte Aufforderung des Auftraggebers „beim ersten Mal“ antworten. Andernfalls könnte es nämlich zu einer ineffizienten Verlängerung des Verfahrens aus Gründen kommen, die auf Seiten des aufgeforderten Bieters liegen.
Die Aufklärung von Angeboten ist ein Instrument, das Ihnen ermöglicht, das Vergabeverfahren effizient und gerecht zu führen. Der Schlüssel zum Erfolg ist jedoch die richtige Formulierung der Aufforderung. Dank ihr kann im Vergabeverfahren ein Angebot erhalten bleiben, das weniger schwerwiegende Mängel aufweist, wegen derer es jedoch aus dem Vergabeverfahren ausgeschlossen werden könnte.