Unterschwellenwert-Auftrag: Wann das vereinfachte Unterschwellenwertverfahren und wann das offene Verfahren

Entscheidungsrahmen: drei Regime und ein Wert, der sie bestimmt

Die Vergabe beginnt mit einer einzigen Zahl. Der geschätzte Wert des Auftrags entscheidet, in welches der drei Regime der Auftrag fällt, und damit auch darüber, wie viel Zeit und Verwaltungsaufwand er erfordert.

Die unterste Stufe bilden Aufträge von geringem Umfang. Diese müssen nach tschechischem Recht nicht in einem Vergabeverfahren vergeben werden, auch wenn der Auftraggeber die Grundsätze und in der Regel auch eigene interne Vorschriften einhalten muss. Ausführlich behandeln wir sie im Artikel Öffentliche Aufträge von geringem Umfang.

Die mittlere Stufe ist das Unterschwellenwertregime, das in der Praxis am häufigsten vorkommt. Der Auftraggeber kann hier zwischen dem vereinfachten Unterschwellenwertverfahren und den für das Oberschwellenwertregime vorgesehenen Verfahrensarten wählen. Diese Wahl ist die einzige wirkliche Entscheidung, die Sie im Unterschwellenwertregime treffen, und sie wirkt sich unmittelbar auf die Dauer der Vorbereitung sowie darauf aus, ob Sie mit den Anbietern verhandeln können.

Die höchste Stufe ist das Oberschwellenwertregime, in dem europäische Vorschriften, die Veröffentlichung im Amtsblatt und längere Fristen gelten. In dieses Regime gelangt ein Auftrag durch Überschreiten der Wertgrenze, die durch eine tschechische Regierungsverordnung festgelegt wird und sich regelmäßig ändert.

Auftraggeber ist dabei nicht nur eine Behörde, eine Gemeinde oder ein Staatsunternehmen. Ein Unternehmen, das für einen Auftrag mehr als 200 000 000 CZK (ca. 8,2 Mio. EUR) aus öffentlichen Mitteln verwendet oder daraus mehr als die Hälfte des Preises deckt, wird kraft Gesetzes selbst zum Auftraggeber. Andere Zuschussempfänger sind keine Auftraggeber, müssen den Anbieter aber nach den Regeln des Zuschussgebers auswählen. Der Unterschied ist wesentlich: Im ersten Fall gilt das gesamte gesetzliche Regime einschließlich Rügen und Aufsicht durch das Amt für den Schutz des wirtschaftlichen Wettbewerbs (ÚOHS), im zweiten Fall werden die Folgen von Verstößen nur im Verhältnis zum Zuschussgeber geklärt.

In der Praxis ist meist nicht die Wahl des Regimes am schwierigsten, sondern die richtige Ermittlung des geschätzten Werts. Die Aufteilung zusammenhängender Leistungen in kleinere Einheiten, das Übersehen eines Optionsrechts oder die Nichtberücksichtigung der gesamten Laufzeit einer Rahmenvereinbarung stuft den Auftrag eine Stufe tiefer ein und belastet damit das gesamte Verfahren mit einem Mangel.

Schritt für Schritt

Die Reihenfolge der Schritte ist vorgegeben, und jeder Schritt schließt eine Entscheidung ab, zu der Sie später nicht mehr zurückkehren.

Der erste Schritt besteht darin, den geschätzten Wert zu bestimmen und zu dokumentieren, wie Sie zu ihm gelangt sind. In die Akte gehören eine Marktrecherche, eine Kalkulation oder der Preis einer vergleichbaren Leistung aus der Vergangenheit. Ohne diese Unterlagen wird der Auftraggeber bei einer Kontrolle nur schwer nachweisen können, dass er den Wert ordnungsgemäß und nicht zweckgerichtet bestimmt hat.

Der zweite Schritt besteht darin, den Auftrag einem Regime zuzuordnen und zu prüfen, ob eine Ausnahme oder eine Sonderregel für soziale und andere besondere Dienstleistungen greift.

Der dritte Schritt ist die Wahl der Verfahrensart. Das vereinfachte Unterschwellenwertverfahren ist schneller und administrativ am leichtesten, bringt aber zwei wesentliche Einschränkungen mit sich: Über die Angebote darf darin nicht verhandelt werden, und es kann nicht für größere Bauaufträge verwendet werden. Das offene Verfahren hingegen bietet auch bei großen Bauvorhaben Rechtssicherheit, allerdings um den Preis längerer Fristen.

Der vierte Schritt ist die Vorbereitung der Aufforderung und der Vergabeunterlagen. Im vereinfachten Unterschwellenwertverfahren wird das Verfahren durch die Veröffentlichung der Aufforderung auf dem Profil des Auftraggebers eingeleitet, und die Unterlagen müssen dort während der gesamten Angebotsfrist verbleiben. Ein adressiertes Versenden an ausgewählte Anbieter ist zusätzlich möglich, niemals aber anstelle der Veröffentlichung.

Der fünfte Schritt ist die Festlegung der Fristen. Sie werden in Werktagen berechnet, und in den Zeitplan müssen auch die Termine für die Erläuterung der Vergabeunterlagen und für die Besichtigung des Leistungsorts einbezogen werden, da beide dem Ende der Angebotsfrist vorausgehen.

Der sechste Schritt ist die Prüfung der Eignung und die Bewertung. Im vereinfachten Unterschwellenwertverfahren wird die Eignung auf einfache Weise nachgewiesen: Die Unterlagen können in Kopien vorgelegt und durch eine Eigenerklärung oder eine Einheitliche Europäische Eigenerklärung ersetzt werden. Originale oder beglaubigte Kopien kann der Auftraggeber jederzeit während des Verfahrens verlangen, beim ausgewählten Anbieter verlangt er sie dann, wenn er dies in der Aufforderung zur Vorlage der Unterlagen angibt. Der Auftraggeber darf zudem die Zahl der Teilnehmer nicht verringern. Die Festlegung der Eignungs- und technischen Bedingungen ist dabei die häufigste Quelle von Rügen, siehe den Artikel Versteckte Diskriminierung bei der Vergabe öffentlicher Aufträge.

Der siebte Schritt ist der Abschluss. Die Mitteilung über den Ausschluss und über die Auswahl kann auf dem Profil veröffentlicht werden, wenn sich der Auftraggeber dies in den Vergabeunterlagen vorbehalten hat, und gilt dadurch allen Teilnehmern als zugestellt. Dieser Vorbehalt spart eine Woche und fehlt in den Unterlagen häufig.

Was am Markt Standard ist und was ein Warnsignal

Bei gut geführten Auftraggebern ist es Standard, dass der geschätzte Wert einen eigenen Vermerk in der Akte hat, der Zeitplan des Verfahrens vor der Veröffentlichung der Aufforderung entsteht und die technischen Bedingungen von jemandem kommentiert werden, der den Auftrag nicht vorbereitet hat. Ebenso ist es Standard, dass sich der Auftraggeber in den Unterlagen die Veröffentlichung von Mitteilungen auf dem Profil vorbehält.

Auf Seiten der Anbieter ist es Standard, dass Fragen zu den Unterlagen gleich in den ersten Tagen gestellt werden, nicht einen Tag vor Fristende. Die Erläuterung der Vergabeunterlagen hat nämlich eine eigene Frist, und eine verspätete Anfrage muss der Auftraggeber nicht mehr beantworten.

Standard ist auch, dass der Anbieter die Vergabebedingungen mit dem Stift in der Hand liest und sie in zwei Gruppen einteilt: was nur unangenehm ist und was rechtswidrig ist. Gegen Ersteres lässt sich nichts unternehmen, gegen Letzteres nur bis zum Ende der Angebotsfrist, und wenn dies in den Vergabeunterlagen vorbehalten ist, sogar schon 72 Stunden vor deren Ende. Unternehmen, die sich mit diesem Unterschied nicht vorab befassen, kommen erst nach einer verlorenen Bewertung darauf zurück, wenn es bereits zu spät ist.

Es gibt drei Warnsignale, und alle lassen sich vor Abgabe des Angebots erkennen. Das erste ist ein Auftrag, dessen geschätzter Wert verdächtig knapp unter der nächsthöheren Regimegrenze liegt, denn das ist häufig ein Hinweis auf eine Aufsplittung des Auftrags. Das zweite ist ein Verweis auf ein konkretes Produkt oder eine Partnerzertifizierung in den technischen Bedingungen.

Das dritte Signal ist eine unangemessen kurze Angebotsfrist bei einer komplexen Leistung. Das gesetzliche Minimum ist eine Grenze, kein Ziel, und bei einem Auftrag, der die Bepreisung Hunderter Positionen erfordert, ist dessen Anwendung allein schon ein Argument für Rügen. Angebotspreisen, die sich aus einem solchen Verfahren dann als unangemessen niedrig herausstellen, widmen wir uns im Artikel Anwendung und Abwehr des Instituts des außergewöhnlich niedrigen Angebotspreises.

Wo die rechtliche Grenze liegt

Das Gesetz teilt Aufträge nach dem geschätzten Wert in Regime ein und legt die Grenzen auf zwei Ebenen fest.

Nach § 26 des tschechischen Gesetzes über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Gesetz Nr. 134/2016 Slg., im Folgenden „ZVZ“) ist ein Unterschwellenwertauftrag ein Auftrag, dessen geschätzter Wert die Grenze für das Oberschwellenwertregime nicht erreicht und die Werte für Aufträge von geringem Umfang übersteigt. Ein Auftrag von geringem Umfang ist nach § 27 ZVZ ein Auftrag bis 3 000 000 CZK (ca. 123 500 EUR) bei Lieferungen und Dienstleistungen und bis 9 000 000 CZK (ca. 370 400 EUR) bei Bauleistungen.

Die Obergrenze legt eine Regierungsverordnung fest. Nach § 3 der tschechischen Regierungsverordnung Nr. 172/2016 Slg. beträgt die Grenze für einen Oberschwellenwertauftrag über Dienstleistungen 3 491 000 CZK (ca. 143 700 EUR) für Auftraggeber auf staatlicher Ebene, also für die Tschechische Republik, die Tschechische Nationalbank (ČNB) und staatliche Beitragsorganisationen, und 5 386 000 CZK (ca. 221 600 EUR) für sonstige öffentliche Auftraggeber, also auch für Gemeinden, Regionen und deren Beitragsorganisationen. Dieselben Beträge gelten für Lieferungen, und bei Bauleistungen liegt die Grenze bei 134 764 000 CZK (ca. 5,5 Mio. EUR). Diese Beträge ändern sich regelmäßig entsprechend den EU-Schwellenwerten, daher sind sie zum Zeitpunkt der Einleitung des Verfahrens zu prüfen, nicht anhand der vorjährigen Tabelle.

Die Wahl der Verfahrensart regelt § 52 ZVZ. Der Auftraggeber kann das vereinfachte Unterschwellenwertverfahren anwenden, mit Ausnahme von Bauaufträgen, deren geschätzter Wert 50 000 000 CZK (ca. 2,1 Mio. EUR) übersteigt, oder die für das Oberschwellenwertregime vorgesehenen Verfahrensarten.

Die Mechanik des vereinfachten Unterschwellenwertverfahrens regelt § 53 ZVZ. Das Verfahren wird durch die Veröffentlichung der Aufforderung zur Angebotsabgabe auf dem Profil des Auftraggebers eingeleitet, mit der der Auftraggeber eine unbegrenzte Anzahl von Anbietern auffordert; versendet er sie zusätzlich adressiert, muss er sie an mindestens fünf Anbieter senden. Über die eingereichten Angebote darf der Auftraggeber mit den Teilnehmern nicht verhandeln und darf deren Anzahl nicht verringern. Die Aufhebung des Verfahrens veröffentlicht er auf dem Profil innerhalb von fünf Werktagen nach der Entscheidung.

Die Fristen legt§ 54 ZVZ fest. Im vereinfachten Unterschwellenwertverfahren beträgt die Angebotsfrist mindestens 11 Werktage, im offenen Verfahren mindestens 15 Werktage bei Lieferungen und Dienstleistungen und 20 Werktage bei Bauleistungen. Die Frist im offenen Verfahren kann um bis zu 5 Werktage verkürzt werden, wenn der Auftraggeber rechtzeitig eine Vorinformation veröffentlicht hat. Die Erläuterung der Vergabeunterlagen veröffentlicht der Auftraggeber mindestens 4 Werktage vor Fristende, und die Besichtigung des Leistungsorts ermöglicht er spätestens 5 Werktage vor deren Ende.

Abschließende Zusammenfassung

Das Unterschwellenwertregime ist in der Praxis am häufigsten, und die meisten Fehler entstehen darin noch vor Veröffentlichung der Aufforderung. Bestimmen und dokumentieren Sie den geschätzten Wert, wählen Sie danach das Regime und erst dann die Verfahrensart. Wählen Sie das vereinfachte Unterschwellenwertverfahren dort, wo Sie nicht verhandeln müssen und es sich nicht um ein großes Bauvorhaben handelt, und das offene Verfahren dort, wo Sie sich in der Nähe der Fünfzig-Millionen-Grenze bewegen.

Die rechtlichen Grenzen sind dabei hart und lassen sich nachträglich nicht mehr nachholen. Das vereinfachte Unterschwellenwertverfahren kann bei Bauleistungen über fünfzig Millionen Kronen nicht angewendet werden, über Angebote darf darin überhaupt nicht verhandelt werden, und Fristen werden nur dort verkürzt, wo das Gesetz es zulässt. Die Anwaltskanzlei ARROWS führt Vergabeverfahren sowie die Verteidigung von Anbietern im Rahmen der Dienstleistung Öffentliche Aufträge durch und ist für den Fall der Berufshaftung mit einem Limit von 350 000 000 CZK (ca. 14,4 Mio. EUR) versichert. Schreiben Sie an beratung@arws.cz.