Wiederholte Beschaffungen ohne Verwaltungsaufwand

Dieses spezifische Instrument, das dynamische Beschaffungssystem (DBS), ist in den §§ 138–142 des tschechischen Gesetzes über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Gesetz Nr. 134/2016 Slg., im Folgenden „ZZVZ“) geregelt und bietet eine effiziente Alternative zu herkömmlichen Vergabeverfahren, die langwierig und verwaltungsaufwendig sein können. Dank vollständiger Digitalisierung und Offenheit wird das DBS zu einer attraktiven Wahl für Auftraggeber wie auch für Lieferanten. Anders als Rahmenverträge, die nach ihrem Abschluss neuen Bietern den Zugang verwehren, bleibt das DBS während seiner gesamten Laufzeit offen und ermöglicht die laufende Aufnahme neuer Lieferanten.

Wie funktioniert das dynamische Beschaffungssystem?

Das DBS lässt sich am besten als zweistufiges Verfahren beschreiben. In der ersten Phase richtet der Auftraggeber das System im Rahmen eines Vergabeverfahrens ein, auf das die Vorschriften über das nicht offene Verfahren entsprechend anzuwenden sind. In der Bekanntmachung über die Einleitung des Vergabeverfahrens legt der Auftraggeber die Teilnahmebedingungen, die Laufzeit des dynamischen Beschaffungssystems und die Kriterien für die Zulassung der Lieferanten fest, wobei die Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge nicht kürzer als dreißig Tage sein darf.

Zugleich muss der Auftraggeber sicherstellen, dass alle Interessenten bis zum Ende der Laufzeit des dynamischen Beschaffungssystems uneingeschränkten elektronischen Fernzugang zu den Vergabeunterlagen haben. Eine weitere wichtige Voraussetzung ist das Verbot, von den Verfahrensteilnehmern ein Entgelt (oder die Stellung einer Sicherheit) zu verlangen, wodurch Zugangshürden für kleine und mittlere Unternehmen beseitigt werden.

Anschließend prüft der Auftraggeber alle fristgerecht eingereichten Teilnahmeanträge auf ihre Übereinstimmung mit den Vergabebedingungen. Teilnehmer, die diese Bedingungen nicht erfüllen, schließt der Auftraggeber vom Vergabeverfahren aus. Allen Teilnehmern, deren Anträge die Vergabebedingungen erfüllen, stellt der Auftraggeber eine Mitteilung über die Aufnahme in das DBS zu, wobei das dynamische Beschaffungssystem als eingerichtet gilt, sobald die Mitteilung dem letzten Teilnehmer zugestellt worden ist.

Wurde jedoch einer der Teilnehmer vom Auftraggeber ausgeschlossen, ist nach § 139 Abs. 8 ZZVZ vorzugehen und abzuwarten, bis die Frist für die Einlegung von Einwänden abgelaufen ist, bzw. im Falle eingelegter Einwände die Frist für die Stellung eines Nachprüfungsantrags, bzw. im Falle eines gestellten Antrags, bis die Entscheidung über die Einstellung des Verwaltungsverfahrens oder die Zurückweisung des Antrags rechtskräftig geworden ist. Die korrekte Bestimmung des Zeitpunkts der Einrichtung des DBS ist wichtig, da den Teilnehmern ohne diese Einrichtung keine Aufforderung zur Angebotsabgabe übermittelt werden darf.

Die zweite Phase besteht in der eigentlichen Vergabe von Aufträgen innerhalb des DBS. Benötigt der Auftraggeber eine konkrete Leistung, wendet er sich an alle Lieferanten, die in das System aufgenommen sind und der jeweiligen Auftragskategorie entsprechen. Die Lieferanten reichen daraufhin ihre Angebote ein, und die Auswahl erfolgt anhand vorab festgelegter Zuschlagskriterien. Dieser Ansatz gewährleistet maximale Transparenz und wirtschaftlichen Wettbewerb, da jeder Auftrag gesondert ausgeschrieben wird und sich alle qualifizierten Lieferanten beteiligen können, die in das betreffende dynamische Beschaffungssystem aufgenommen sind.

Während der gesamten Laufzeit des DBS können Lieferanten jederzeit einen Antrag auf Aufnahme stellen, sodass der Auftraggeber stets über eine aktuelle und wettbewerbsfähige Liste potenzieller Lieferanten verfügt. Jeder Antrag ist gemäß § 140 Abs. 1 ZZVZ innerhalb von zehn Arbeitstagen nach seinem Eingang zu bewerten, in Ausnahmefällen innerhalb von fünfzehn. Erfüllt der Lieferant die Bedingungen, wird er in das System aufgenommen; andernfalls erhält er eine begründete Ablehnung.

Vorteile des dynamischen Beschaffungssystems

Der wichtigste Nutzen des DBS ist seine Flexibilität. Auftraggeber müssen für gleichartige Leistungen nicht wiederholt neue Wettbewerbe ausschreiben, sondern können das bereits eingerichtete System nutzen, in dem sie nur relevante Lieferanten ansprechen. Zudem werden die in der zweiten Phase des DBS vergebenen Einzelaufträge nicht mehr nach ihrem geschätzten Auftragswert unterschieden. Im DBS kann somit auch ein Auftrag oberhalb der EU-Schwellenwerte vergeben werden, was die Vergabedauer erheblich verkürzt und den Verwaltungsaufwand senkt.

Für Lieferanten bedeutet das DBS einen leichteren Zugang zum Markt für öffentliche Aufträge. Sie können dem System jederzeit während seiner Laufzeit beitreten und sind nicht auf einmalige Ausschreibungen angewiesen. Dieser Aspekt ist vor allem für kleine und mittlere Unternehmen entscheidend, die oft nicht über die Kapazitäten verfügen, sich an komplexen und zeitaufwendigen öffentlichen Ausschreibungen zu beteiligen.

Ein weiterer wesentlicher Vorteil ist die Transparenz. Jeder Auftrag wird im Wettbewerb unter allen Lieferanten vergeben, die die Bedingungen erfüllt haben, was einen fairen wirtschaftlichen Wettbewerb und bessere Preise gewährleistet. Das System ermöglicht zudem eine effizientere Haushaltsführung, da die Auftraggeber einen besseren Überblick über Preisentwicklungen am Markt haben und flexibel auf Veränderungen reagieren können.

DBS vs. Rahmenvereinbarung: Welches System ist für Sie besser?

Sowohl das dynamische Beschaffungssystem als auch die Rahmenvereinbarung erleichtern wiederholte Beschaffungen, unterscheiden sich jedoch grundlegend in Offenheit und Flexibilität. Während die Rahmenvereinbarung den Kreis der Lieferanten schließt und nach ihrem Abschluss keine neuen Teilnehmer mehr aufnimmt, bleibt das DBS während der gesamten Laufzeit offen. Dies ermöglicht ständigen Wettbewerb und eine bessere Anpassung an die aktuellen Marktbedingungen.

Ein weiterer Unterschied betrifft die Laufzeit. Eine Rahmenvereinbarung darf, abgesehen von außergewöhnlichen und ordnungsgemäß begründeten Fällen, höchstens 4 Jahre dauern. Für das DBS gibt es keine zeitliche Begrenzung seiner Laufzeit. Unterschiedlich ist auch die Art der Auftragsvergabe. Im DBS wird jeder Wettbewerb gesondert durchgeführt, was bessere Preisangebote und Transparenz fördert. Die Rahmenvereinbarung arbeitet dagegen mit einem fest bestimmten Kreis von Lieferanten, was für langfristige, stabile Zusammenarbeit vorteilhaft sein kann.

Die Wahl zwischen DBS und Rahmenvereinbarung hängt von den Prioritäten des Auftraggebers ab. Stehen maximaler Wettbewerb, Flexibilität und die Möglichkeit des laufenden Eintritts neuer Lieferanten im Vordergrund, ist das DBS die ideale Wahl. Für Planbarkeit und garantierte Bedingungen der Zusammenarbeit über einen längeren Zeitraum kann dagegen eine Rahmenvereinbarung besser geeignet sein.

Richten Sie das dynamische Beschaffungssystem noch heute korrekt und reibungslos ein

Das dynamische Beschaffungssystem ist ein moderner Ansatz im öffentlichen Auftragswesen, der den Bedürfnissen von Auftraggebern und Lieferanten gleichermaßen entgegenkommt. Dank vollständiger Digitalisierung, Offenheit und Flexibilität ermöglicht es schnelle und effiziente Beschaffungen marktüblicher Waren und Dienstleistungen ohne unnötigen Verwaltungsaufwand. Für Auftraggeber mit wiederkehrendem Beschaffungsbedarf bietet das DBS somit eine ideale Lösung, um Abläufe zu vereinfachen und die Transparenz zu erhöhen.

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