Wiederholte Beschaffungen ohne Verwaltungsaufwand

Dieses spezifische Instrument ist in den §§ 138 – 142 des Gesetzes Nr. 134/2016 Slg. über die Vergabe öffentlicher Aufträge (im Folgenden „ZZVZ“ genannt) geregelt und bietet eine effiziente Alternative zu traditionellen Vergabeverfahren, die langwierig und administrativ anspruchsvoll sein können. Dank der vollständigen Digitalisierung und Offenheit wird das DNS zu einer attraktiven Option für Auftraggeber und Lieferanten. Im Gegensatz zu Rahmenvereinbarungen, die nach ihrem Abschluss den Zugang für neue Bewerber einschränken, bleibt das DNS während seiner gesamten Laufzeit offen und ermöglicht den kontinuierlichen Beitritt neuer Lieferanten.

Wie funktioniert ein dynamisches Beschaffungssystem?

Das DNS lässt sich am besten als ein zweistufiges Verfahren beschreiben. In der ersten Phase führt der Auftraggeber das System im Wege eines Vergabeverfahrens ein, auf das die Vorschriften über das nicht offene Verfahren entsprechend Anwendung finden. Der Auftraggeber definiert in der Bekanntmachung über die Einleitung des Vergabeverfahrens die Teilnahmebedingungen, die Laufzeit des dynamischen Beschaffungssystems und die Kriterien, nach denen die Lieferanten zugelassen werden, wobei die Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge nicht weniger als dreißig Tage betragen darf.

Gleichzeitig muss der Auftraggeber sicherstellen, dass alle Interessenten bis zum Ende der Laufzeit des dynamischen Beschaffungssystems einen unbeschränkten Fernzugang zu den Vergabeunterlagen haben. Eine weitere wichtige Bedingung ist das Verbot, von den Verfahrensteilnehmern Gebühren (oder die Stellung einer Sicherheit) zu verlangen, was die Eintrittsbarrieren für kleine und mittlere Unternehmen abbaut.

Der Auftraggeber prüft anschließend alle innerhalb der Antragsfrist eingereichten Teilnahmeanträge auf ihre Übereinstimmung mit den Vergabebedingungen. Teilnehmer, die diese Bedingungen nicht erfüllen, schließt der Auftraggeber von der Teilnahme am Vergabeverfahren aus. Allen Teilnehmern, deren Anträge die Vergabebedingungen erfüllen, stellt der Auftraggeber eine Mitteilung über die Aufnahme in das DNS zu, wobei das dynamische Beschaffungssystem als eingerichtet gilt, sobald die Mitteilung dem letzten der Teilnehmer zugestellt wurde.

Wurde jedoch einer der Teilnehmer vom Auftraggeber ausgeschlossen, ist gemäß § 139 Abs. 8 ZZVZ vorzugehen und abzuwarten, bis die Frist für die Einlegung von Rügen abgelaufen ist bzw. im Falle einer Rüge, bis die Frist für die Einreichung eines Nachprüfungsantrags abgelaufen ist bzw. im Falle eines Nachprüfungsantrags, bis die Entscheidung über die Einstellung des Verwaltungsverfahrens oder die Abweisung des Antrags rechtskräftig wird. Die korrekte Bestimmung des Zeitpunkts der Einrichtung des DNS ist wichtig, da ohne seine Einrichtung keine Aufforderung zur Angebotsabgabe an die Teilnehmer versendet werden kann.

Die zweite Phase besteht in der eigentlichen Vergabe von Aufträgen im Rahmen des DNS. Wenn der Auftraggeber eine bestimmte Leistung beschaffen muss, spricht er alle Lieferanten an, die in das System aufgenommen wurden und der jeweiligen Auftragskategorie entsprechen. Die Lieferanten geben daraufhin ihre Angebote ab, und die Auswahl erfolgt auf der Grundlage vorab festgelegter Zuschlagskriterien. Dieser Ansatz gewährleistet maximale Transparenz und Wettbewerb, da jeder Auftrag separat ausgeschrieben wird und alle qualifizierten Lieferanten, die in dem jeweiligen dynamischen Beschaffungssystem registriert sind, daran teilnehmen können.

Während der gesamten Laufzeit des DNS haben Lieferanten jederzeit die Möglichkeit, einen Antrag auf Aufnahme zu stellen, was bedeutet, dass der Auftraggeber eine ständig aktualisierte und wettbewerbsfähige Liste potenzieller Lieferanten erhält. Jeder Antrag muss gemäß § 140 Abs. 1 ZZVZ innerhalb von zehn Arbeitstagen nach seinem Eingang, in Ausnahmefällen innerhalb von fünfzehn, bewertet werden. Erfüllt der Lieferant die Bedingungen, wird er in das System aufgenommen, andernfalls erhält er eine begründete Ablehnung.

Vorteile des dynamischen Beschaffungssystems

Der Hauptvorteil des DNS ist seine Flexibilität. Auftraggeber müssen nicht wiederholt neue Ausschreibungen für dieselben Leistungsarten veröffentlichen, sondern können ein bereits eingerichtetes System nutzen, in dem sie nur die relevanten Lieferanten ansprechen. Gleichzeitig wird bei den einzelnen Aufträgen, die in der zweiten Phase des DNS vergeben werden, nicht mehr nach ihrem geschätzten Wert unterschieden. Im DNS kann somit auch ein Oberschwellenauftrag vergeben werden, was zu einer erheblichen Verkürzung der Vergabezeit und einer Verringerung des administrativen Aufwands führt.

Für Lieferanten stellt das DNS einen leichteren Zugang zum Markt für öffentliche Aufträge dar. Sie können dem System jederzeit während seiner Laufzeit beitreten und sind nicht auf einmalige Vergabeverfahren angewiesen. Dieser Aspekt ist besonders für kleine und mittlere Unternehmen von entscheidender Bedeutung, die oft nicht über die Kapazitäten verfügen, an komplexen und zeitaufwendigen öffentlichen Ausschreibungen teilzunehmen.

Ein weiterer wesentlicher Vorteil ist die Transparenz. Jeder Auftrag wird unter allen Lieferanten ausgeschrieben, die die Bedingungen erfüllt haben, was einen fairen Wettbewerb und bessere Preise gewährleistet. Das System ermöglicht zudem eine effizientere Budgetverwaltung, da Auftraggeber einen besseren Überblick über die Preisbewegungen auf dem Markt haben und flexibel auf Veränderungen reagieren können.

DNS vs. Rahmenvereinbarung: Welches System ist besser für Sie?

Sowohl das dynamische Beschaffungssystem als auch die Rahmenvereinbarung erleichtern wiederkehrende Beschaffungen, unterscheiden sich jedoch grundlegend in Offenheit und Flexibilität. Während eine Rahmenvereinbarung den Kreis der Lieferanten schließt und nach ihrem Abschluss keine neuen Teilnehmer mehr zulässt, bleibt das DNS über die gesamte Laufzeit offen. Dies ermöglicht einen ständigen Wettbewerb und eine bessere Anpassung an die aktuellen Marktbedingungen.

Ein weiterer Unterschied ist die Laufzeit. Eine Rahmenvereinbarung darf, abgesehen von außergewöhnlichen und ordnungsgemäß begründeten Fällen, nicht länger als 4 Jahre dauern. Beim DNS gibt es keine zeitlichen Beschränkungen hinsichtlich seiner Laufzeit. Unterschiedlich ist auch die Art und Weise der Auftragsvergabe. Im DNS wird jeder Wettbewerb separat durchgeführt, was bessere Preisangebote und Transparenz fördert. Die Rahmenvereinbarung arbeitet hingegen mit einer festen Liste von Lieferanten, was für eine langfristige, stabile Zusammenarbeit vorteilhaft sein kann.

Die Wahl zwischen DNS und Rahmenvereinbarung hängt von den Prioritäten des Auftraggebers ab. Wenn maximaler Wettbewerb, Flexibilität und die Möglichkeit des kontinuierlichen Beitritts neuer Lieferanten das Ziel sind, ist das DNS die ideale Wahl. Für Vorhersehbarkeit und garantierte Kooperationsbedingungen über einen längeren Zeitraum kann hingegen eine Rahmenvereinbarung besser geeignet sein.

Abschließende Zusammenfassung

Das dynamische Beschaffungssystem stellt einen modernen Ansatz für das öffentliche Auftragswesen dar, der den Bedürfnissen von Auftraggebern und Lieferanten gleichermaßen gerecht wird. Dank vollständiger Digitalisierung, Offenheit und Flexibilität ermöglicht es eine schnelle und effiziente Beschaffung von Standardgütern und -dienstleistungen ohne unnötigen administrativen Aufwand. Für Auftraggeber, die mit wiederkehrenden Beschaffungen konfrontiert sind, bietet das DNS somit eine ideale Lösung, um Prozesse zu vereinfachen und die Transparenz zu erhöhen.

Möchten Sie ein dynamisches Beschaffungssystem korrekt und ohne Komplikationen einführen? Schreiben Sie uns an beratung@arws.cz.