Jak vymáhat peníze za neoprávněně vyplacené mateřské/rodičovské: Právní rizika pro mzdovou účtárnu

Práce ve mzdové účtárně přináší rizika spojená s výplatou dávek. Okresní správa sociálního zabezpečení může nárokovat náhradu škody za chybně vyplacenou peněžitou pomoc v mateřství. Tyto situace nejsou vzácné a v roce 2026 jsou díky digitalizaci státní správy snadno odhalitelné.

Rychlé shrnutí

• Chyby při stanovení peněžité pomoci v mateřství vznikají nejčastěji při nesprávném nahlášení nástupu na mateřskou, chybném vykázání vyměřovacího základu nebo nesprávném posouzení ochranné lhůty.
• Odpovědnost za přeplatek na dávce nese ten, kdo jej zavinil. Pokud zaměstnavatel (mzdová účtárna) dodal chybné podklady, OSSZ bude náhradu přeplatku vymáhat přímo po zaměstnavateli.
• Promlčecí lhůta pro vymáhání přeplatku ze strany státu je podle , 5 let.
• Domněnka, že odpovědnost nese pouze stát (OSSZ) nebo zaměstnankyně, je častým omylem, který končí platebními výměry a sankcemi pro firmu.

Jak vznikají chyby a odpovědnost mzdové účtárny

V běžné praxi se přeplatky peněžité pomoci v mateřství objevují především při složitějších personálních situacích, například když zaměstnankyně přechází z rodičovské dovolené plynule na další mateřskou dovolenou. Právě v těchto chvílích vzniká prostor pro chybu při vyplňování přílohy k žádosti o dávku (NEMPRI). Peněžitá pomoc v mateřství se počítá ze 70 % denního vyměřovacího základu, který zjišťuje OSSZ na základě údajů od zaměstnavatele.

Mzdová účtárna je klíčovou součástí tohoto administrativního řetězce, protože právě zaměstnavatel prostřednictvím svých reportů definuje parametry pro výpočet. Pokud účtárna špatně uvede rozhodné období, nezahrne všechny příjmy, nebo naopak opomene vyloučit dny, kdy zaměstnankyně nepracovala, OSSZ vypočte dávku chybně.

Právníci z ARROWS advokátní kanceláře mají s tímto problémem dlouholeté zkušenosti a řeší situace, kdy mzdové účtárny zpětně zjišťují nesrovnalosti v dokumentaci. Právní rámec dle zákona o nemocenském pojištění je přísný, a pokud přeplatek vznikl proto, že zaměstnavatel potvrdil nesprávné údaje, je povinen tento přeplatek uhradit on.

Související otázky se vznikem chyb

1. Kdo nese odpovědnost za to, že OSSZ vyplatila peníze omylem – zaměstnavatel nebo OSSZ?
Záleží na původci chyby. Pokud OSSZ počítala správně, ale vycházela z chybných čísel od zaměstnavatele, odpovědnost nese zaměstnavatel (§ 118 odst. 1 zákona o nemocenském pojištění). Pokud zaměstnavatel dodal vše správně a chybu ve výpočtu udělal úředník, odpovídá stát.

2. Jaké údaje musí mzdová účtárna hlásit OSSZ?
Zaměstnavatel je povinen na předepsaných tiskopisech (zpravidla elektronicky) hlásit nástup na mateřskou, vyměřovací základy za rozhodné období a vyloučené doby. Jakákoliv změna (např. předčasný návrat do práce) musí být hlášena neprodleně, nejpozději do 8 dnů.

3. Je problém, pokud zaměstnankyně sama neuvedla, že se vrátila do práce?
Ano, je to problém. Zaměstnankyně má oznamovací povinnost, ale zaměstnavatel má povinnost vést evidenci docházky a hlásit změny, které mají vliv na výplatu dávek. Pokud zaměstnanec pracuje a zároveň pobírá PPM (za stejnou činnost), vzniká přeplatek, za který mohou odpovídat oba společně a nerozdílně, nebo ten, kdo měl povinnost hlásit a nehlásil.

Právní povinnost vrátit peníze a 5letá lhůta

Jakmile OSSZ zjistí, že vyplatila dávku neoprávněně nebo ve vyšší částce, než náležela, zahájí řízení o přeplatku. Tato povinnost vychází přímo ze zákona o nemocenském pojištění.

Zásadní informací pro rok 2026 je délka lhůty, po kterou může stát peníze vymáhat, přičemž právo na vymáhání přeplatku zaniká až za 5 let od jeho výplaty. To znamená, že OSSZ může provést kontrolu a doměřit přeplatek i za dávky vyplacené před několika lety, což může představovat částky v řádech desítek až stovek tisíc korun.

Zákon rozlišuje zavinění:

• Zavinění příjemce (zaměstnankyně): Pokud dávku vylákala, zamlčela rozhodné skutečnosti nebo ji přijala, ačkoliv musela vědět, že jí nenáleží (tzv. nedostatek dobré víry).
• Zavinění zaměstnavatele: Pokud přeplatek vznikl v důsledku toho, že zaměstnavatel nepodal předepsané hlášení nebo podal hlášení s nesprávnými údaji (§ 118 zákona o nemocenském pojištění). V takovém případě OSSZ rozhodne o povinnosti zaměstnavatele přeplatek uhradit.

V praxi to často vypadá tak, že matka peníze v dobré víře spotřebovala a OSSZ následně zjistí, že chyba byla v podkladech z účtárny. Jelikož matka byla v dobré víře, stát po ní peníze nechce, ale vydá platební výměr přímo na zaměstnavatele.

Související otázky s povinností vrátit přeplatek

1. Mohu se bránit vrácení, pokud tvrdím, že za chybu nemohu?
Ano, v rámci správního řízení. Musíte prokázat, že údaje odeslané na OSSZ byly v souladu s tehdejší skutečností a že k chybě došlo jinde (např. na straně úřadu nebo zaměstnankyně, která vám zataiila podstatné informace).

2. Jaká je lhůta, během níž musím vrátit peníze?
Po právní moci rozhodnutí o přeplatku stanoví OSSZ lhůtu k úhradě, obvykle v řádu týdnů. Klíčová je však ona 5letá prekluzivní lhůta, po kterou může úřad nárok uplatnit.

3. Pokud zaměstnankyně vrátit nemůže, kdo pak platí?
Pokud je vina na straně zaměstnavatele (chybné hlášení), OSSZ vymáhá částku přímo po něm, bez ohledu na majetkové poměry zaměstnankyně.

ozvěte se nám,
vyřešíme to za Vás

Reagujeme do 24 hodin!

office@arws.cz

245 007 740

ARROWS

Advokátní kancelář
pro business a nemovitosti

Domluvit konzultaci

Tabulka rizik a právní důsledky pro zaměstnavatele

Role zaměstnavatele, OSSZ a mzdové účtárny

Formálně je proces jasný: Zaměstnavatel zasílá data, OSSZ rozhoduje a vyplácí. V realitě roku 2026, kdy je většina komunikace automatizovaná přes VREP/ePortál, se chyby stávají hůře odhalitelnými lidským okem.

Zaměstnavatel ze zákona odpovídá za správnost údajů a nemůže se zbavit odpovědnosti tvrzením, že chybu způsobila externí účetní. Vůči státu je partnerem zaměstnavatel, a pokud externí účetní pochybí, zaměstnavatel musí zaplatit státu a následně škodu vymáhat po účetní firmě soukromoprávní cestou.

Typický scénář nastává, když zaměstnankyně pracuje na dohodu o provedení práce (DPP) nad limit pro účast na pojištění během pobírání PPM u téhož zaměstnavatele.

Mzdová účtárna zapomene tuto souběžnou činnost nahlásit nebo z ní odvést pojistné, což OSSZ zjistí při křížové kontrole. Výsledek je ten, že zaměstnankyně neměla na PPM nárok, vznikl přeplatek a vinu nese zaměstnavatel, který umožnil výkon práce a neoznámil to.

Právníci ARROWS advokátní kanceláře umí v těchto případech rozklíčovat míru zavinění a pomoci při obraně proti automatickému postupu úřadu. Často se stává, že OSSZ postupuje příliš automaticky a nezohlední specifika daného případu.

Související otázky s odpovědností

1. Pokud OSSZ přiznala, že chyba byla i na její straně, musím platit?
Pokud je chyba výlučně na straně úřadu, platit nemusíte. Pokud je zavinění sdílené (vy jste dodali špatná čísla, úředník je bez kontroly přepsal), často úřad trvá na odpovědnosti zaměstnavatele za primární data. Zde je nutná právní obrana.

2. Jak poznat, zda moje mzdová účtárna postupovala správně?
Klíčové jsou odeslané XML soubory a potvrzení o doručení na ePortál OSSZ. Musí sedět data v mzdovém systému s daty odeslanými státu.

3. Mohu chtít náhradu po externí účetní?
Ano, na základě smlouvy o poskytování služeb. Zde neplatí limit 4,5násobku platu jako u zaměstnanců, ale odpovídá se do plné výše škody (pokud není ve smlouvě sjednáno jinak).

Ochranná lhůta a specifika při dalším dítěti

Složitou oblastí je tzv. ochranná lhůta, která slouží k tomu, aby žena, které skončil pracovní poměr v době těhotenství, měla stále nárok na PPM.

Ochranná lhůta činí u žen, jejichž pojištění skončilo v době těhotenství, 180 dnů ode dne zániku pojištění. Pokud však pojištění trvalo kratší dobu, činí ochranná lhůta jen tolik dnů, kolik pojištění trvalo. Mzdové účetní často chybují v tom, že automaticky počítají se 180 dny, aniž by ověřily délku trvání pracovního poměru.

Pokud zaměstnavatel potvrdí do tiskopisů, že ochranná lhůta plyne, ačkoliv podmínky splněny nebyly, a OSSZ na základě toho vyplatí dávku, vzniká přeplatek zaviněný zaměstnavatelem.

Další riziko je u řetězení mateřských, kdy se musí porovnávat denní vyměřovací základ u prvního dítěte s pravděpodobným či skutečným základem u druhého dítěte. Cílem je použít ten základ, který je pro matku výhodnější, pokud pracovní poměr stále trvá.

Související otázky s ochrannou lhůtou

1. Když skončí pracovní poměr těhotné zaměstnankyni, co musím hlásit?
Standardně odhlášku z pojištění. Do tiskopisů je vhodné uvést, že pracovní poměr skončil v době těhotenství, nicméně posouzení nároku na dávku a ochranné lhůty je primárně na OSSZ na základě dat o délce zaměstnání.

2. Co se stane, pokud se matka vrátí do práce, ale smlouva na dobu určitou mezitím skončila?
Pokud pracovní poměr skončil, zaměstnavatel již PPM nevyřizuje ani neposílá podklady pro další dítě (pokud neplyne ochranná lhůta). Matka musí situaci řešit přímo s OSSZ nebo Úřadem práce.

Proces vrácení peněz

Proces vymáhání ze strany OSSZ je formalizovaný správní proces, který začíná obvykle oznámením o zahájení řízení o přeplatku. V této fázi má zaměstnavatel právo nahlížet do spisu a vyjadřovat se k podkladům.

Následuje vydání rozhodnutí o povinnosti uhradit přeplatek, proti kterému lze podat odvolání do 15 dnů od doručení. O odvolání následně rozhoduje Česká správa sociálního zabezpečení (ČSSZ).

Mnoho firem chybuje v tom, že ignoruje první výzvy nebo se snaží věc řešit telefonicky, což nemá právní váhu. Jakmile uplyne lhůta pro odvolání, rozhodnutí nabyde právní moci a je exekučně vymahatelné.

Právníci ARROWS advokátní kanceláře doporučují vstoupit do řízení okamžitě po doručení prvního oznámení. V této fázi lze často vysvětlit skutkový stav, doložit správnost údajů a řízení zastavit ještě před vydáním platebního výměru.

ozvěte se nám,
vyřešíme to za Vás

Reagujeme do 24 hodin!

office@arws.cz

245 007 740

ARROWS

Advokátní kancelář
pro business a nemovitosti

Domluvit konzultaci

Vnitrofiremní zodpovědnost a náhrada škody

Když musí firma zaplatit státu přeplatek (škodu), management logicky hledá viníka uvnitř a zde vstupuje do hry zákoník práce.

Pokud chybu způsobila mzdová účetní v pracovním poměru z nedbalosti, odpovídá za škodu maximálně do výše 4,5násobku svého průměrného měsíčního výdělku. Pokud byla škoda způsobena úmyslně, což je vzácné, tento limit neplatí.

Proces vyžaduje projednání škody se zaměstnancem a písemné uznání závazku, nebo žalobu u soudu. Pozor, i zde běží promlčecí lhůty, proto nelze s vymáháním otálet.

Právníci ARROWS mohou pomoci s formulací dohody o náhradě škody nebo s posouzením, zda k porušení povinností skutečně došlo.

Prevence budoucích chyb

Prevence je levnější než soudní spory, a proto by v roce 2026 měly být standardem automatizované kontroly v mzdových systémech.

1. Dvojí kontrola dat: Údaje odesílané na OSSZ (NEMPRI) by neměly odcházet bez kontroly druhé osoby, zejména u nestandardních případů.

2. Archivace odeslaných podkladů: Uchovávejte elektronická potvrzení o podání po dobu min. 10 let pro účely důchodového pojištění a kontrol.

3. Vzdělávání: Legislativa se mění, proto zajistěte pravidelná školení pro mzdové účetní ohledně aktuálních výkladových stanovisek ČSSZ.

Právníci ARROWS advokátní kanceláře mohou provést audit vašich pracovněprávních procesů a nastavit systém compliance tak, aby se riziko chyb minimalizovalo.

Závěr

Vymáhání neoprávněně vyplacené mateřské či rodičovské je právně komplexní situace propojující správní řád, zákon o nemocenském pojištění a zákoník práce. Pětiletá lhůta pro doměření přeplatku znamená, že riziko si s sebou firma nese dlouhodobě.

Pokud řešíte výzvu od OSSZ nebo máte podezření na chybu ve mzdové účtárně, je rozumné se poradit s odborníky dříve, než rozhodnutí nabyde právní moci. Kontaktujte ARROWS advokátní kancelář na office@arws.cz.

FAQ – Nejčastější právní dotazy k vrácení přeplatku

1. Může OSSZ požadovat vrácení peněz bez písemného rozhodnutí?
Ne, k uložení povinnosti vrátit přeplatek musí OSSZ vydat formální rozhodnutí (správní akt). Pouhá "výzva" dopisem není exekučním titulem, ale často předchází vydání rozhodnutí.

2. Jaké jsou moje možnosti, pokud nesouhlasím s tím, že chyba byla na mé straně?
Musíte podat odvolání proti rozhodnutí OSSZ ve lhůtě 15 dnů od doručení. V odvolání musíte uvést důvody (skutkové i právní) a důkazy. Pokud neuspějete u ČSSZ, lze podat správní žalobu ke krajskému soudu. Kontaktujte nás na office@arws.cz.

3. Co když zaměstnankyně nemůže vrátit peníze, protože je již utratila?
Pokud byla zaměstnankyně v dobré víře (nevěděla o chybě), peníze vracet nemusí. V takovém případě stát vymáhá přeplatek po tom, kdo chybu způsobil – tedy typicky po zaměstnavateli, pokud dodal chybné podklady.

4. Jak dlouho mám čas na to, abych si nechal vrátit peníze od mzdové účetní (zaměstnance)?
Nárok na náhradu škody vůči zaměstnanci se promlčuje v obecné promlčecí lhůtě dle občanského zákoníku (subjektivní lhůta 3 roky), ale je nutné dodržet postupy dle zákoníku práce. Doporučujeme řešit bezodkladně.

5. Mohou mi být uloženy pokuty, pokud se zjistí, že jsem hlásil OSSZ chybné údaje?
Ano, za nesplnění oznamovací povinnosti nebo chybné hlášení může OSSZ uložit pokutu až do výše 20 000 Kč, při opakovaném či závažném jednání i vyšší (až 500 000 Kč za maření součinnosti). Kontaktujte office@arws.cz pro právní zastoupení.

6. Je moje externí účetní pojištěna na takovéto chyby?
Profesionální účetní by pojištění odpovědnosti mít měli. Je však nutné zkontrolovat smlouvu o poskytování služeb a pojistné podmínky. Vymáhání škody po externím subjektu je občanskoprávní spor.

ozvěte se nám,
vyřešíme to za Vás

Reagujeme do 24 hodin!

office@arws.cz

245 007 740

ARROWS

Advokátní kancelář
pro business a nemovitosti

Domluvit konzultaci

Upozornění: Informace obsažené v tomto článku mají pouze obecný informativní charakter a vycházejí z právního stavu platného k roku 2026. Právní předpisy a jejich výklad se mohou měnit. Pro řešení vaší konkrétní situace je nezbytné kontaktovat přímo ARROWS advokátní kancelář (office@arws.cz).