Branża jubilerska a AML

Co oznacza ustawodawstwo AML dla branży jubilerskiej?

W oczach regulatorów branża jubilerska uchodzi za sektor podwyższonego ryzyka. Prawnicy kancelarii prawnej ARROWS zajmują się tą problematyką na co dzień i wiedzą, że metale szlachetne łatwo się przewozi, a w niewielkiej objętości kryją dużą wartość. Dlatego Unia Europejska, a także czeski Urząd Analiz Finansowych (Finanční analytický úřad, FAÚ) konsekwentnie monitorują handlowców metalami szlachetnymi.

Czego mogą się Państwo spodziewać? Jeśli zawierają Państwo z klientem transakcję o wartości przekraczającej limit ustawowy, nie wystarczy po prostu sprzedać towar. Muszą Państwo znać klienta, ustalić, skąd pochodzą jego pieniądze i czy nie jest osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne, a w określonych sytuacjach zgłosić podejrzaną transakcję organom państwowym. Nieprzestrzeganie tych zasad nie jest błahostką – grożą Państwu kary administracyjne do wysokości 5 mln CZK (ok. 0,2 mln EUR), a także możliwa odpowiedzialność karna.

Kiedy obowiązki AML dotyczą Państwa?

Kluczowym momentem, który z mocy ustawy uruchamia Państwa obowiązki AML jako handlowca towarami, jest transakcja o wartości równej lub wyższej niż 10 000 EUR, jeżeli płatność dokonywana jest w gotówce. Ten limit jest wyzwalaczem, który zmienia zwykłą sprzedaż w transakcję regulowaną.

Uwaga na pułapkę legislacyjną w postaci czeskiej ustawy o ograniczeniu płatności gotówkowych (ustawa nr 254/2004 Sb.), która zakazuje płatności gotówkowych powyżej 270 000 CZK (ok. 11 100 EUR). Mogą się więc Państwo znaleźć w sytuacji, w której przyjmując gotówkę powyżej 10 000 EUR podlegają Państwo czeskiej ustawie o niektórych środkach przeciwko legalizacji dochodów z przestępstwa i finansowaniu terroryzmu (ustawa nr 253/2008 Sb., dalej „ustawa AML”), a jednocześnie naruszają zakaz płatności gotówkowych. Szczegóły znajdą Państwo w sekcji poświęconej prawu podatkowemu, gdzie omawiamy również limity dla operacji finansowych. Wielu handlowców woli więc w ramach zarządzania ryzykiem stosować procedury AML także przy niższych kwotach lub przy transakcjach bezgotówkowych.

Ustawa uwzględnia również sumy kilku transakcji, jeżeli są realizowane w krótkim czasie i są ze sobą powiązane. Jeśli klient podzieli zakup złota na częściowe płatności, „aby uniknąć limitu”, transakcja nadal jest traktowana jako jedna, a Państwo mają obowiązek działać.

Identyfikacja klienta: pierwszy i niezastąpiony krok

Identyfikacja klienta (w tekstach anglojęzycznych „Know Your Client” lub KYC) to Państwa pierwszy i niezbędny krok. Zgodnie z § 7 ustawy AML muszą ją Państwo przeprowadzić przy każdej transakcji przekraczającej 10 000 EUR lub zawsze, gdy podejrzewają Państwo pranie pieniędzy, niezależnie od limitu. Co to oznacza w praktyce? Gdy klient chce kupić złoto inwestycyjne powyżej ustalonego limitu, muszą Państwo sprawdzić, kim naprawdę jest. Ustalają Państwo jego imię i nazwisko, numer identyfikacyjny (rodné číslo), adres stałego zamieszkania oraz rodzaj i numer dokumentu tożsamości. W przypadku osób prawnych należy zidentyfikować samą osobę prawną oraz osobę fizyczną, która działa w jej imieniu.

Identyfikację przeprowadza się najczęściej osobiście – klient przedstawia się i okazuje dokument. Przy transakcjach na odległość można skorzystać z identyfikacji elektronicznej (np. za pośrednictwem tożsamości bankowej), jeśli pozwalają na to Państwa procesy. Po przeprowadzeniu identyfikacji i nawiązaniu z klientem tzw. relacji gospodarczej nie muszą jej Państwo powtarzać w pełnym zakresie przy każdej wizycie – wystarczy zweryfikować tożsamość. Pierwsza identyfikacja musi być jednak bezbłędnie udokumentowana.

Zasadnicza reguła: identyfikację należy przeprowadzić przed sfinalizowaniem transakcji. Jeśli klient odmówi okazania dokumentu, ustawa zabrania Państwu zawarcia transakcji (§ 11 ustawy AML ).

Weryfikacja klienta w praktyce: co trzeba ustalić?

Sama identyfikacja nie wystarczy. Przy transakcjach o podwyższonym ryzyku (typowo powyżej 15 000 EUR, u handlowców przyjmujących gotówkę powyżej 10 000 EUR, przy podejrzanej transakcji lub przy nawiązaniu relacji gospodarczej) muszą Państwo przeprowadzić weryfikację klienta. Zgodnie z § 9 ustawy AML weryfikacja obejmuje kilka kluczowych obszarów.

Cel i zamierzony charakter transakcji

Dlaczego klient kupuje złoto inwestycyjne o takiej wartości? Chodzi o ulokowanie długoterminowych oszczędności, czy o prezent? Tę informację muszą Państwo uzyskać od klienta. Jeśli wyjaśnienie jest nielogiczne (np. zakup kamieni szlachetnych w celu natychmiastowej sprzedaży ze stratą), jest to sygnał ostrzegawczy.

Pochodzenie środków finansowych

Skąd pochodzą pieniądze na zakup? Ustawa wymaga ustalenia pochodzenia majątku. Przy niższych kwotach może wystarczyć oświadczenie klienta, przy wysokich kwotach należy żądać udokumentowania. Jeśli klient odmówi udokumentowania pochodzenia środków lub wyjaśnienie jest niewiarygodne, nie wolno Państwu zawrzeć transakcji.

Beneficjent rzeczywisty

Jeśli kupującym jest firma, muszą Państwo ustalić, kto ją faktycznie kontroluje – tzw. beneficjenta rzeczywistego. Nie można poprzestać na członku zarządu. Należy dotrzeć do osoby fizycznej, która ma wpływ na firmę lub udział w niej, do czego służy czeska ewidencja beneficjentów rzeczywistych (Evidence skutečných majitelů).

Osoba zajmująca eksponowane stanowisko polityczne i listy sankcyjne

Muszą Państwo sprawdzić, czy klient nie jest osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne (polityk, wysoki urzędnik, sędzia itp.) ani osobą figurującą na międzynarodowej liście sankcyjnej. Transakcje z PEP wymagają zaostrzonej weryfikacji i często zgody organu statutowego Państwa firmy.

Bieżące monitorowanie

Jeśli łączy Państwa z klientem stała relacja gospodarcza, muszą Państwo na bieżąco monitorować transakcje. Jeżeli zachowanie klienta nagle się zmieni (zacznie kupować wielokrotnie większe ilości), należy zachować czujność i przeprowadzić ponowną weryfikację.

Ocena ryzyka – jak rozpoznać podejrzaną transakcję?

Podejrzana transakcja to taka, która budzi podejrzenie próby legalizacji dochodów z przestępstwa lub finansowania terroryzmu. Państwa zadaniem nie jest prowadzenie śledztwa w sprawie przestępstwa, lecz zgłoszenie podejrzenia. Do typowych sygnałów ostrzegawczych (red flags) w branży jubilerskiej należy structuring lub nietypowe zachowanie.

Podejrzany jest również zakup i natychmiastowa sprzedaż, gdy klient kupuje metale szlachetne i od razu je odsprzedaje. Czujność powinna wzbudzić także sytuacja, w której środki nie odpowiadają profilowi klienta, na przykład gdy student kupuje diamenty za miliony koron bez wiarygodnego wyjaśnienia. Ryzykowne są też transakcje powiązane z krajami o wysokim poziomie korupcji.

Ewidencja i przechowywanie dokumentacji: jak długo i w jakiej formie?

Ustawa wymaga przechowywania dokumentów dotyczących identyfikacji, weryfikacji klienta oraz danych o transakcjach przez 10 lat od dokonania transakcji lub zakończenia relacji gospodarczej. Archiwizować należy kopie dokumentów tożsamości, zapisy z weryfikacji, dokumenty transakcji oraz ewentualną korespondencję.

Forma może być papierowa lub elektroniczna – kluczowe jest, aby dane były bezpieczne i w razie kontroli natychmiast dostępne. Jeśli podczas kontroli FAÚ nie przedłożą Państwo kompletnej teczki klienta, traktuje się to tak, jakby obowiązek nie został spełniony.

Prawnicy kancelarii prawnej ARROWS zalecają wdrożenie systematycznej archiwizacji. Dane nie mogą zaginąć nawet po latach. Nieprzemyślana archiwizacja to częsta przeszkoda podczas kontroli.

System zasad wewnętrznych: niezbędny podręcznik wewnętrzny

Jako podmiot zobowiązany muszą Państwo posiadać pisemnie opracowany System zasad wewnętrznych (SVZ), jeśli wymaga tego ustawa. SVZ musi zostać zatwierdzony przez organ statutowy, jak stanowi § 21 ustawy AML. Musi zawierać ocenę ryzyka, procedury identyfikacji, wykaz cech podejrzanych transakcji, procedurę zgłaszania oraz zasady archiwizacji.

Pobranie ogólnego wzoru z internetu jest ryzykowne, ponieważ SVZ musi odpowiadać Państwa rzeczywistej praktyce. Jeśli dokument nie odpowiada rzeczywistości, jest to dla organu kontrolnego sygnał niefunkcjonującego systemu.

Co zmieni się w przepisach do 2027 roku?

Unia Europejska finalizuje nowe przepisy w ramach tzw. pakietu AML, które bezpośrednio dotkną sektor metali szlachetnych.

Surowsze limity dla gotówki

Nowe przepisy UE zmierzają do ogólnoeuropejskiego ograniczenia płatności gotówkowych. Zasadniczą zmianą będzie jednak rozszerzenie obowiązku przeprowadzania pogłębionej weryfikacji (Due Diligence) u handlowców towarami już przy niższych kwotach gotówkowych.

Jednolite zasady i nadzór

Powstanie nowy europejski Urząd ds. Przeciwdziałania Praniu Pieniędzy (AMLA), który będzie ujednolicał nadzór. Oznacza to, że wykładnia przepisów będzie mniej rozproszona, a kontrole mogą być bardziej rygorystyczne.

Koniec anonimowości

Tendencją jest całkowita eliminacja anonimowych transakcji o wysokiej wartości. Handlowcy muszą się przygotować na to, że identyfikacja będzie wymagana przy szerszym spektrum transakcji.

Zalecamy nie czekać do 2027 roku i już teraz wdrożyć solidne procesy AML.

Podsumowanie artykułu

Przepisy dotyczące przeciwdziałania praniu pieniędzy są złożone i stanowią dla handlowców złotem niemałe obciążenie administracyjne. To jednak cena za bezpieczeństwo systemu finansowego. Muszą Państwo znać swoich klientów, weryfikować pochodzenie ich pieniędzy, archiwizować dokumenty i nie obawiać się zgłaszania podejrzeń.

Prawnicy kancelarii prawnej ARROWS od dawna zajmują się problematyką AML. Wiemy, jak ustawić procesy tak, aby były zgodne z prawem, a zarazem jak najmniej obciążały Państwa biznes. Znacznie efektywniej jest powierzyć ustawienie systemu profesjonalistom, niż mierzyć się ze skutkami kontroli.

Jeśli chcą Państwo mieć pewność, że Państwa działalność jest bezpieczna i legalna, prosimy o kontakt z kancelarią prawną ARROWS. Pomożemy w przygotowaniu SVZ, szkoleniach i rozwiązywaniu konkretnych spraw. Prosimy o kontakt pod adresem konsultacja@arws.cz .