Jakie obowiązki AML ma kantor i co grozi podczas kontroli?

Czym jest ustawa AML i dlaczego dotyczy kantorów

Zgodnie z definicją ustawową kantor (posiadacz zezwolenia na prowadzenie działalności kantorowej) jest podmiotem zobowiązanym, który mieści się w definicji instytucji finansowej zgodnie z § 2 ust. 1 lit. b) pkt 3 czeskiej ustawy AML (ustawa nr 253/2008 Sb., dalej „ustawa AML”). Podmiot zobowiązany musi wykonywać swoje obowiązki AML, niezależnie od tego, czy chodzi o identyfikację klienta, kontrolę klienta, zgłaszanie podejrzanych transakcji, czy prowadzenie i archiwizację dokumentacji.

Kantor nie może się obejść bez opracowanego i sprawnego systemu zasad wewnętrznych (SVZ), regularnego szkolenia pracowników i wiedzy, jak postępować w przypadku podejrzanego zachowania. Często spotykamy się z przedsiębiorcami, którzy lekceważą te kwestie. Gdy przychodzi kontrola, okazuje się, że przepisy wewnętrzne nie są aktualne lub nie są w praktyce przestrzegane, co prowadzi do wysokich sankcji.

Identyfikacja klienta w praktyce

Identyfikacja klienta jest pierwszym i absolutnie kluczowym obowiązkiem. Nie jest to tylko kwestia formalnego zapisu, lecz świadomego ustalenia i weryfikacji tożsamości klienta. W praktyce często zdarza się, że prowadzący kantory jedynie pobieżnie zerkają na dokument. To jednak nie wystarczy. Identyfikacja musi przebiec w sposób określony ustawą, a każde odstępstwo od standardu może zostać później podczas kontroli ocenione jako naruszenie prawa.

Kiedy i jak przeprowadzać identyfikację

Identyfikację należy przeprowadzić w chwili, gdy jest oczywiste, że wartość transakcji (tj. transakcji wymiany walut) osiągnie co najmniej 1 000 EUR, jak stanowi § 7 ust. 1 ustawy AML. Uwaga, obowiązek ten obowiązuje również w przypadku podejrzanej transakcji, niezależnie od limitu.

W praktyce wygląda to tak, że żądają Państwo od klienta ważnego dokumentu tożsamości i zapisują dane identyfikacyjne, w tym numer dokumentu i okres jego ważności.

Ustawa pozwala kantorom sporządzać kopie dokumentów tożsamości do celów AML nawet bez wyraźnej zgody klienta (§ 8a ustawy AML). Dane (lub kopie) muszą być bezpiecznie przechowywane przez 10 lat od przeprowadzenia transakcji zgodnie z § 16 ustawy AML. Oczywistością jest również sprawdzenie, czy klient nie figuruje na listach sankcyjnych (sankcje międzynarodowe, listy UE).

Jeżeli kontroler stwierdzi, że dokumentacja jest niekompletna, nieczytelna lub chaotyczna, zostanie to uznane za niewykonanie obowiązku.

Kontrola klienta i weryfikacja ryzyk

Podczas gdy identyfikacja to ustalenie „kto jest kim”, kontrola klienta (§ 9 ustawy AML) jest procesem, w którym ustalają Państwo pochodzenie środków i cel transakcji. Kontrolę klienta muszą Państwo przeprowadzić zawsze przed realizacją transakcji o wartości 15 000 EUR lub wyższej. Ponadto w przypadku osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne (PEP), transakcji z osobą z kraju wysokiego ryzyka lub zawsze, gdy mają Państwo podejrzenie prania pieniędzy pochodzących z przestępstwa.

Więcej niż tylko zapisanie danych

Kontrola obejmuje ustalenie celu i zamierzonego charakteru transakcji (np. wymiana wynagrodzenia, oszczędności na urlop, transakcja handlowa) oraz ustalenie beneficjenta rzeczywistego, jeżeli klientem jest osoba prawna. Obejmuje także zbadanie źródeł środków pieniężnych. Jeżeli klient wymienia wysoką kwotę, która nie odpowiada jego profilowi (np. student wymieniający setki tysięcy), jest to sygnał do dokładniejszej kontroli.

Wszystkie kroki kontroli muszą zostać udokumentowane. Jeżeli podczas kontroli ČNB lub FAÚ nie wykażą Państwo, w jaki sposób doszli do wniosku, że transakcja nie jest ryzykowna, grozi Państwu sankcja. Argument, że kontrolę przeprowadzili Państwo „w głowie”, się nie obroni.

Monitorowanie transakcji i wykrywanie podejrzanych zachowań

Podejrzana transakcja to taka, która wykazuje oznaki próby prania pieniędzy pochodzących z przestępstwa lub finansowania terroryzmu. Ustawa i rozporządzenia definiują szereg znamion, ale w praktyce często decyduje wyczucie i doświadczenie przeszkolonego pracownika. Więcej dowiedzą się Państwo także w sekcji dlaczego Arrows, gdzie opisujemy nasze podejście do rozwiązywania sytuacji ryzykownych.

Jak to działa w praktyce

Przykłady podejrzanych zachowań:

• Klient przeprowadza transakcje tuż poniżej limitu 1 000 EUR lub 15 000 EUR, aby uniknąć identyfikacji lub kontroli (tzw. smurfing/structuring).

• Klient jest zdenerwowany, odmawia podania źródła pieniędzy lub podaje niewiarygodne powody.

• Klient pochodzi z państwa trzeciego wysokiego ryzyka lub figuruje na liście sankcyjnej (tu podejrzenie jest automatyczne).

• Wolumen transakcji nie odpowiada sytuacji ekonomicznej klienta.

Prawnicy z kancelarii adwokackiej ARROWS pomagają kantorom ustawić wewnętrzne wskaźniki tak, aby system automatycznie sygnalizował ryzykowne działania.

Zgłaszanie podejrzanych transakcji

Gdy tylko ocenią Państwo transakcję jako podejrzaną, muszą to zgłosić czeskiemu Urzędowi Analiz Finansowych (Finanční analytický úřad, FAÚ).

Obowiązek i terminy

Zgłoszenie musi zostać złożone bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu 5 dni kalendarzowych od wykrycia podejrzanej transakcji zgodnie z § 18 czeskiej ustawy AML (ustawa nr 253/2008 Sb., dalej „ustawa AML”). Jeżeli zwłoka grozi niebezpieczeństwem (np. pieniądze mogłyby zniknąć), zgłoszenia dokonuje się niezwłocznie. Zgłoszenie składa się na piśmie, zazwyczaj za pośrednictwem skrzynki danych przy użyciu formularza FAÚ.

Jednocześnie kantor ma obowiązek wstrzymać wykonanie polecenia klienta (tzw. blokada) na 24 godziny od otrzymania zgłoszenia przez FAÚ zgodnie z § 20 ustawy AML, jeżeli przeprowadzenie transakcji mogłoby udaremnić zabezpieczenie korzyści. FAÚ może ten termin dalej przedłużyć.

System zasad wewnętrznych i dokumentacja

System zasad wewnętrznych (SVZ) jest „biblią” Państwa kantoru w obszarze AML, wymaganą przez § 21 ustawy AML. Musi mieć formę pisemną i musi zostać przesłany Czeskiemu Bankowi Narodowemu (ČNB) w ciągu 60 dni od uprawomocnienia się zezwolenia na działalność lub od zmiany danych.

Co musi zawierać SVZ

SVZ zawiera procedury identyfikacji i kontroli, ocenę ryzyk (rodzaje klientów, państw, produktów), postępowanie w przypadku podejrzanej transakcji, zasady archiwizacji i szkoleń. Muszą Państwo także wyznaczyć osobę kontaktową do komunikacji z FAÚ i zgłosić ją urzędowi zgodnie z § 22 ustawy AML.

Jeżeli nie mają Państwo wyznaczonej osoby kontaktowej, grozi Państwu kara do 1 000 000 CZK (ok. 41 200 EUR). Jeżeli nie mają Państwo opracowanego SVZ lub go nie aktualizują, sankcja może sięgnąć milionów koron czeskich.

Kontrole i sankcje

Kontrole przeprowadza najczęściej Czeski Bank Narodowy (pod kątem systemu i procesów) oraz FAÚ. Mogą przeprowadzić kontrolę na miejscu lub zażądać dokumentów zdalnie.

Jak przebiega kontrola

Inspektorzy często przeprowadzają tzw. zakupy kontrolne (mystery shopping), podając się za klientów. Sprawdzają, czy przeprowadzą Państwo identyfikację, czy zapytają o pochodzenie pieniędzy przy wyższych kwotach i czy wydadzą prawidłowy dokument. Następnie kontrolują archiwizację i SVZ.

Wysokość kar

Kary są stopniowane według wagi naruszenia. Za nieprzeprowadzenie identyfikacji lub kontroli grozi kara do 10 000 000 CZK (ok. 411 500 EUR) zgodnie z § 35 i nast. ustawy AML. Za niezgłoszenie podejrzanej transakcji do 5 000 000 CZK (ok. 205 800 EUR), przy czym maksymalne limity mogą być w przypadku poważnych uchybień systemowych jeszcze wyższe. Powtarzające się błędy prowadzą do cofnięcia zezwolenia na prowadzenie działalności kantorowej.

Jak przygotować się do kontroli – prewencja

Najlepszą obroną jest prewencja. Regularnie sprawdzajcie Państwo, czy pracownicy przestrzegają procedur, czy dokumenty są kopiowane czytelnie i czy SVZ jest aktualny. Upewnijcie się Państwo, że listy osób objętych sankcjami są dostępne.

Prawnicy z kancelarii adwokackiej ARROWS mają bogate doświadczenie w problematyce AML. W naszym portfolio znajduje się wiele instytucji finansowych i kantorów, co oznacza, że wiemy, na co zwracają uwagę kontrole.

Podsumowanie

Przepisy dotyczące przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy to złożony zbiór obowiązków, od których zależy istnienie Państwa działalności. Identyfikacja, kontrola, raportowanie i archiwizacja to nie tylko biurokracja, lecz wymogi ustawowe pod groźbą kar mogących doprowadzić do likwidacji firmy.

Przepisy się zmieniają, a interpretacje ČNB i FAÚ ewoluują. Prawnicy z kancelarii adwokackiej ARROWS zajmują się tą tematyką codziennie, a dzięki wysokiemu ubezpieczeniu od odpowiedzialności mają Państwo przy współpracy pewność profesjonalnego zaplecza. 

Jeżeli chcą Państwo zminimalizować ryzyko kar i mieć pewność, że Państwa kantor działa legalnie, prosimy o kontakt z kancelarią adwokacką ARROWS pod adresem konsultacja@arws.cz.